水利档案管理信息化建设研究

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摘要：档案管理工作是水利部门管理运行的重要环节，通过对水利资料数据的科学管理，可为水利工作开展提供可靠的参考和依据，有效提升水利部门管理水平，为经济社会发展提供基础保障。信息技术在水利档案管理中的科学运用对提升档案管理质量起到关键作用，本文结合水利档案管理实际，对信息技术的重要作用进行详细阐述，对当前管理工作中存在的问题进行深入分析，探讨科学的信息化建设策略，充分发挥信息技术优势，推动档案管理质量和服务水平的提升。

关键词：水利；档案；管理；信息化

1引言

水利事业作为经济社会发展的重要基础，是推动中国特色社会主义建设的重要动力，为社会生产生活提供基础保障。而随着水利事业的快速发展，档案工作作为水利管理部门的重要工作内容，传统的档案管理模式已经不能适应社会发展需求，推动管理模式的科学转型已经成为档案工作的重要任务，但是在实际的信息技术运用中存在着一些问题，制约着管理效果的提升，需要管理部门充分发挥技术优势，构建完善的信号管理体系，对档案工作进行科学优化，推动管理水平的提升。

2水利档案管理信息化建设的重要性

水利档案是对水文资料和水利建设管理中产生额数据资料进行全面收集，并进行科学的管理和利用，为水利事业发展提供基础保障。水利档案信息化建设，能够冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理。信息技术的运用能够有效提升档案管理效率，可一次投入，多次产出，远程服务，实现对管理流程的高效整合，并利用网络途径实现管理决策和资料信息的高效传递，实现档案资源的高效共享。同时利用技术手段对资料数据进行科学分析，保证资料的真实有效，为水利工作开展提供科学依据。专业信息设备和技术的运用能够实现传统档案存储模式的数字化转变，有效提升档案存储的安全性，提升档案利用效率。［1］

3水利档案管理信息化建设存在的问题

3.1缺乏有效的重视和投入。档案工作的高效开展对提升水利管理工作水平起到关键作用，但是当前管理部门对档案工作的重视程度相对不足，对信息技术的重要作用缺乏正确的认识，相关的信息基础设施建设相对不足，无法形成较好的管理效果。缺乏有效的资金投入，使得相应的专业信息设备得不到有效的配置，不利于管理效率的提升。同时当前的网络环境建设相对滞后，无法为管理工作提供高效的信息传输通道，网络安全得不到保障，影响档案安全。［2］3.2管理制度不够完善。信息技术在档案工作中的高效运用，使得传统的管理制度已经无法适应实际的管理工作需求，管理部门缺乏主动意识，无法结合管理工作实际，对相关规章制度进行针对性的调整，不能对管理流程形成有效的规范，使得各个管理环节缺乏有效的协调，容易影响档案有效性。缺乏完善的监管机制，对管理过程不能形成全面的监督，对管理问题和漏洞不能做到及时的发现和解决，对资料数据缺乏有效的审核，无法保障资料信息的真实性。［3］3.3管理人员的素质能力存在不足。信息技术具有较强的专业性，需要管理人员具备相应的信息知识能力，档案管理人员自身学历、专业、知识面等条件达不到要求，知识结构不合理，尤其缺乏能适应档案资源整合需要的人才，而且当前档案部门组织结构不够科学，管理人员的专业素养和信息能力水平相对薄弱，面对水利行业信息需求显得力不从心，无法保证较好的管理效果。同时缺乏完善的培训机制，管理人员缺乏主动提升意识，不能根据实际工作需求进行有效的学习提升。3.4档案资源整合技术落后。档案信息资源整合不仅包括档案实体的整合，还包括数字档案信息（即档案信息资源存在场所的信息与数字化信息）的整合，传统的档案硬件设施不齐全无法完成整合的任务。除档案人员技术掌握能力外，档案部门软硬件设施存在明显差距，没有充分利用现有技术条件来开展整合工作，有的单位连基本的编目都不完整，没有建立档案目录中心，直接影响档案信息资源的整合。3.5档案收集工作不完善。水利档案传统的收集存在诸多弊端：个别部门或单位移交拖延，部分文件收集不全；有的科研成果等重要档案材料掌握在少数人手里，甚至在人员流动中有文件丢失的现象；有的受历史传统影响，馆（室）藏档案资料比较单一。同时由于收集、服务利用面狭窄等原因，档案信息资源得不到充分的发掘，无法发挥真正效益。

4完善水利档案管理信息化建设的有效策略

4.1加强重视支持力度。水利档案管理水平的提升对推动水利事业发展起到关键作用，管理部门要对信息化管理模式的构建形成正确的认识，充分结合水利工作实际，对管理工作进行科学优化，为信息化建设提供有效的条件。要加强资金投入，推进信息基础设施的高效建设，利用专业信息设备，实现对管理流程的科学优化，有效提升管理效率，并推动档案存储形式的数字化转变，有效降低管理成本。要优化网络环境，提升网络传输效率，构建完善的网络安全防护体系，合理利用防火墙、VPN等先进技术，有效抵御外界威胁的入侵，保障档案信息安全。4.2完善管理制度。完善的管理机制是保证档案工作高效开展的重要基础，信息技术的运用实现了档案管理流程的高效整合，需要管理部门对相关的管理制度进行针对性的调整，实现对管理工作的科学规范。要完善监管机制，利用技术手段对档案管理操作进行全面记录和科学分析，准确定位管理问题，对相关的规章制度进行针对性的调整，提升管理工作的科学性。要建设长效管理机制，结合管理工作情况进行动态化调整，有效适应实际管理需求。4.3构建完善的信息化管理平台。管理部门要充分发挥技术优势，构建完善的信息化管理平台，实现对管理流程的科学优化，并通过网络渠道实现各个管理环节的高效互联，有效提升管理水平。要结合水利档案特点，对系统功能进行科学优化，实现对大量数据资料的高效管理，为档案利用环节提供基础保障。要利用系统管理优势，实现管理制度的高效落实，在系统功能开发中对相关的资料收集、整理、排序、存储和利用等环节进行科学规范，构建规范化的管理体系，有效提升管理质量。4.4加大基础档案收集、整理力度。管理部门要调动各方面的积极性，加强全员档案意识，使水利档案的收集工作贯穿于水利工程建设和水利事业管理的各个阶段和环节。从水利工程建设和管理前期就进行文件材料的收集和整理工作：在签订有关合同、协议时，对水利档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，同时审查、验收水利档案的内容与质量。参与水利工程建设的各个单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内档案的收集、整理、归档和保管工作，工程建设的专业技术人员和管理人员工作变动时，应先交清原岗位应归档的文件材料，确保文件材料不丢失，并及时向有关部门移交，使水利档案基础资料的收集完整和整理规范。同时，应按照信息化建设的有关要求，利用新技术开展数字化工作，建立水利档案数据库，开发档案信息资源，提高档案管理水平。4.5优化档案利用环节。水利档案的高效利用对推动水利事业发展起到重要作用，信息技术的运用能够有效提升档案利用效率和服务水平，为水利建设和管理工作提供有效支持。管理部门要依托信息系统，利用先进信息技术，对资料数据进行深入分析和科学整理，建设完善的资料数据库，能够结合实际使用需求，实现资料的准确定位。要优化检索机制，对使用需求进行深入分析，为其提供个性化的关键词检索，提升档案利用体验。要合理利用网络渠道，对档案数据库进行开放，设置相应的检索权限，实现对档案资料的远程调用，推动档案服务水平的提升。4.6强化队伍建设。信息技术的运用对管理人员的素质能力的要求不断提升，特别是随着水利事业快速发展，大量的数据资料随之出现，需要管理人员能够合理利用技术手段，对资料信息进行科学管理，保证档案的全面性。管理部门要加强对档案管理队伍建设的重视，积极引进档案专业人才和信息技术人才，充实管理队伍。要完善培训机制，结合信息化管理模式需求，对培训工作进行科学规划，将信息知识技能作用重要的培训内容，推动管理人员信息素养的提升。要完善考评机制，对管理人员的素质能力和工作水平进行准确评价，结合具体的岗位职能制定相应的考核标准，并将考核结果与激励政策进行有效结合，对管理人员形成有效的督促作用，激发其工作积极性和责任心，营造积极的档案工作环境。

水利档案管理模式的信息化转型对提升档案管理水平起到关键作用，档案部门要充分结合水利事业发展形势，转变传统的管理思路，加强对信息化建设的重视，创新管理模式，推动档案管理质量和服务水平的提升。

参考文献：

［1］张扬.水利档案管理信息化建设现存问题及对策研究［J］.数字化用户，2019，25（12）：53—53.

［2］刘芳.水利档案管理中信息化建设的问题及措施探讨［J］.卷宗，2018（21）：106—106.

［3］刘少凤.加强水利档案管理的信息化建设［J］.中国民商，2018，64（4）：117，119.

作者:张越 单位:山东黄河河务局东平湖管理局