二级学院教学档案管理信息化建设研究

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[摘要]教学活动是高等学校工作的核心，衡量教学活动质量的重要指标就是教学档案。尤其在大数据信息化的新时代以及本科教学评估和专业认证的背景下，教学档案的信息化管理建设对高效教育教学具有重要的意义。本文首先对二级学院的教学档案特点进行了分析，进而提出了现阶段各地方高校二级学院在教学档案方面存在的问题。最后本文从加大档案管理信息化建设宣传力度；建立完善相应的制度和标准；实行信息化管理系统；如何提高档案管理人员的专业素质等几方面，阐释如何实现地方高校二级学院教学档案管理信息化建设。

[关键词]地方高校；二级学院；教学档案；信息化管理

1地方高校二级学院教学档案信息化建设的意义

1.1便于本科高校教学水平评估相关材料提供。在如今本科高校教学评估常态化和基础状态数据库填报常态化背景下，基础教学状态数据库将成为本科教学评估工作重要的依据。作为高校档案重要组成部分的二级学院的教学档案，已成为高等学校教学审核评估和专业评估以及专业认证的最直接最基础的支撑材料。开发建设好二级学院的教学档案管理的信息化将方便于高校基础状态数据库的填报，进而促进专业评估和专业认证工作顺利开展。此外，二级学院教学档案管理的信息化建设还有助于高等院校进行自我评价，及时发现教学活动中存在的问题，充分发挥教学档案对教学质量的监督与反馈作用。1.2提高地方高校学校建设水平。为全面落实全国全省教育大会、新时代本科教育工作会议精神，围绕全面振兴本科教育，全国各类高校都在推进一流专业和一流课程建设，各高校都在积极加强教育内涵式发展，提升人才培养质量，努力推动院校整体建设水平的提升。把如今信息技术引入二级学院教学档案管理中，将促进地方高校教育现代化建设，提高地方高校学校建设水平。此外，地方高校的教学档案管理的信息化的建设，方便对教师的教学成效进行评估，有利于教师及时调整教学模式和教学方法。教学档案客观全面地记录了各高校一线教师教学活动和全校师生教学成果，反映了地方高校的整体素质以及办学水平。二级学院教学档案管理的信息化建设，对新形势下高等教育改革具有重要意义[1]。

2地方高校二级学院教学档案特点

2.1教学档案内容丰富。地方高校二级学院教学活动环节多，教学材料内容种类丰富，要归档教学材料包括：一是有关教学管理材料，包括学校教务处以及二级学院制定的各类教学管理文件，包括人才培养方案、教师年度考核办法、教学任务书、教材管理办法、教学实习安排情况、教学情况检查统计表等；二是教学材料，包括教学进度表、教师课程表、调停课申请表、听课记录等[3]；三是学生材料，包括学生的学籍表、毕业论文材料、考试试卷、命题表、成绩单、考试情况记录表、各科试卷分析单、等；四是教师业务档案，包括教师教研论文的汇总、教学工作量、指导学生获奖和自己获得的各项奖励等材料。2.2教学档案形式多样，层次多，具有周期性。地方高校办学一般包括专升本生、本科生、研究生以及成人教育四个层次，各层次根据学校建设特色及地方需求分为不同的专业，不同的专业的目标定位以及教学管理特点使得教学档案也互不相同。教学活动形式多样，包括课堂教学、线上教学以及实验实践教学等，使得教学档案的材料有纸张、音视频以及图片等多种形式。学生培养的周期导致了教学活动周期，使得教学档案表现出周期性特点。

3地方高校二级学院教学档案管理现状

3.1教学档案规档意识淡薄。由于学校办学理念和办学目标的制约，一些地方高校的工作重心放在招生就业工作上，忽视了教学档案管理工作的重要性。另外，学校的相关领导以及教职工没有正确认识到教学档案的重要性和相关应用性，导致教学档案的归档范围以及归档方法不明确。而且地方高校的教师工作重心在科研项目申报，科研文章和课程教学上，忽略了在教学活动中对教学档案的及时整理归档，在各类评估和认证要求统一归档档案材料时，往往仓促的东拼西凑。这种临时仓促补做的教学档案材料不能全面如实地反映教学效果，使得教学档案材料的真实性以及可靠性令人质疑[4]。3.2教学档案制度化、标准化建设不到位。目前地方高校二级学院在制定教学档案管理规章制度和标准时，主要的依据还是纸质教学档案管理工作，没有及时对教学档案管理工作的信息化进行优化和完善，造成相关制度和标准的落后。这不仅影响了教学档案管理信息化的进程，也使得教学档案管理工作效率偏低，不规范，导致问题频出。此外，缺乏适当的制度和标准来约束规范，使地方高校教学档案管理信息化建设的系统性不强。3.3教学档案缺乏信息化管理。随着全面振兴本科教育和分类建设高水平大学的推进，地方高校的档案信息化建设工作已成为高水平大学建设的重要环节，但大多数地方高校二级学院的教学档案的管理目前还普遍采用纸质版[5]。这种传统的纸质档案有很多弊端，比如纸质档案存放占地量大，需要专门档案室；相关档案查阅麻烦，在教学检查或者教学评估时需要需要人工在成千上万分材料中进行反复查询，既对纸质档案材料造成了不可避免的磨损，有耗费大量人力物力。所以，地方高校教学档案的信息化建设不仅能保护教学档案材料不受磨损，又能简化档案归档和查询工作，但目前教学档案管理的信息化建设还没有被各地方高校所重视。3.4教学档案信息化建设缺乏专业技术人才。高校教学档案信息化管理工作的基础是计算机技术，要推动地方院校教学档案的信息化建设，就必须引进或培养有计算机技术背景的人才。但由于教学档案管理工作不被重视，在档案管理人才的引进和培养方面的投入有所欠缺。要实现地方院校的教学档案信息化建设，提高对专业人才的要求，地方高校原有的档案管理人员难以应对档案信息化管理工作中的挑战。

4地方高校二级学院教学档案管理的完善措施

4.1加强教学档案管理信息化建设的宣传力度。首先，在地方高校教学档案管理信息化建设中，领导人员和相关管理人员要立足于档案工作，转变原有的档案工作模式和思维理念，对地方高校二级学院教学档案管理进行合理性和信息化的管理。其次，方高校二级学院在教学档案管理的信息化发展中，要加强宣传工作，通过宣传工作提升教育工作者对教学档案管理信息化的认知度，使教育工作者认识到教学档案管理信息化建设的重要性。4.2制定教学档案信息化管理质量标准。地方高校二级学院在实施教学档案信息化管理工作中要建立档案管理质量标准，这种质量标准要包括教学档案材料的归档范围、整理要求、类别划分、存储形式、立卷规则、保存年限等方面。各地方高校应参照《高等学校教学管理要点》(高教司〔1998〕33号)以及相关专业评估、专业认证和审核评估等文件要求，结合自身的实际情况，来确定本校教学档案的归档范围。所有教学档案材料要力争实现纸质文档和电子文档同步存档。电子文档格式要符合国家技术监督局的中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》关要求，明确档案信息化后生成的电子文档的信息标准，以及信息化档案记录的标引和检索规则方法，建立适合信息化发展的教学档案信息化标准体系。4.3实行二级学院教学档案管理信息化、共享化。在当今大数据、云计算和信息化时代，地方高校二级学院的教学档案管理的发展也要从学院集中统一式向新的集成化管理转型[6]。地方高校教务部门要拿出专门经费来引进有专业背景的人员，把学校现使用的信息系统和档案管理系统结合起来，把教学活动过程中的各种数据分类保存，构建成各种类别信息集成化的信息化管理系统，实现学校内部多种信息资源可共建共享，每位教职工都能便捷地使用这种信息化的集成管理模式，提高高校信息资源的利用率。地方高校还要加大教学档案管理信息化的基础设施和设备的投入，使用先进的信息化管理系统，加强地方高校二级学院的教学档案信息化管理建设。4.4提高教学档案管理人员专业综合素质。地方高校的二级学院大都没有专职从事教学档案管理人员，该工作往往由教务秘书来兼职，故此地方高校应加强教学档案管理人员的专业化建设，引进专业化的档案管理人才，特别是具有相关档案管理专业背景的人才，以满足教学档案信息化管理建设的基本需求。此外，地方高校还要组织专业人员对各二级学院的教务管理人员和各系(教研室)主任进行教学档案信息化管理方面的培训，例如举办讲座、参加集中培训等，注重对以上人员的档案管理、计算机技能、教学管理三方面的综合素质的提升。各地方高校还可以定期组织相关档案工作人员到其他单位交流学习档案管理信息化知识，还可以制定明确的奖赏制度，每年要对从事档案管理工作的人员进行考核，以激发他们业务学习积极性。

综上，地方高校二级学院教学档案管理的信息化建设，对地方高校教育教学质量的提升具有重要意义，以此来加强档案信息化管理工作质量。基于地方高校二级学院教学档案信息化管理工作的重要性，需要由专业的档案管理人员来担任此类工作，为高校相关部门档案资源提供科学性和便捷性服务，提供精准化的档案，提升工作效率，进而提升高校档案管理服务效度。

参考文献

[1]王晓燕，王新华．信息化视阈下高校教学档案管理方式的转变[J]．科教导刊，2016(2)：9-10．

[2]宋慧颖，李晔．高校二级学院教学管理模式创新研究[J]．上海教育评估研究，201423(12)：56-59．

[3]许珍花．高校二级学院教学档案材料的收集与管理[J]．黑龙江档案，2017(3)：65-66．

[4]王爽．高校教学档案管理存在的问题及对策[J]．兰台内外，2019(4)：55-56．

[5]徐春晓．高校二级学院教育教学档案管理模式分析与探索[J]．教育文化，2018(31)：91-92．

[6]陈海燕，闫旭．高等院校教学档案管理现状与模式创新探索[J]．教育教学论坛，2018(7)：6-7．

作者:魏标 张琳 白翠冰 李瑞乾 单位:阜阳师范大学/化学与材料工程学院