文档一体化在档案信息化管理的应用

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【摘要】近年来，信息技术高速发展，文书档案管理模式、管理内容朝着现代化、信息化以及科学化的方向变革。在这种背景下，如何做好文档一体化工作，推动单位文书档案管理工作进入有序发展的轨道，成为文书档案管理人员重点关注并思考的课题。文章立足于文书档案信息化建设的背景，就文档一体化工作进行概述，分析文档一体化工作的必要性，指出当前文档一体化工作中存在的不足，提出相应的优化建议。

【关键词】信息化；文档一体化；云共享；档案管理系统

文档一体化主要是一种基于“文书档案前端控制”“文书档案信息化建设论”以及“文件生命周期理论”为核心的档案管理理论，其体现了信息技术与文书档案管理工作相融合的趋势，是文书档案规范化、科学化以及现代化管理的必然要求。近年来，虽有很多单位开始着手文档案一体化建设工作，但并没有取得理想的成效。鉴于此，文章重点对该领域展开阐述，希望能够帮助相关单位改革文书档案管理工作，实现收益最大化。

一、文档一体化概述

所谓文档一体化主要是指从资源统筹、资源整合以及高效管理的角度出发，借助信息技术对文书资料进行全方位管理，使文书档案能够实现“一站式管理”与“一站式服务”目标的管理机制。文书档案信息化管理背景下文档一体化具有以下特点：第一，数字化。文档一体化需要借助档案管理系统以及其他数字化技术。这就意味着文书档案必须以数字化的形式呈现。第二，注重分工协调与整体控制。文档一体化是一项系统工程，不能单靠档案管理部门发力，也需要其他业务部门给予一定的配合与支持。只有各个部门相互配合，才能最大限度地发挥文档一体化的优势，使文书档案的整个生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文档一体化强调文书工作与档案工作的有效衔接。各种文书资料形成不同的档案后，能够打造不同的文书档案数据库，便于后期查询。因此，确保文书工作与档案工作的有效衔接，才能真正提升管理效能。

二、文档一体化的必要性

（一）便于档案利用，是为单位决策提供重要依据的必然要求。在众多档案类型中，文书档案是为单位管理工作提供决策支撑的依据。做好文档一体化工作，进一步梳理文书的类型，可以更好地对政策文件、会议纪要、工作方案、公文文件、发言材料以及其他类别的文书资料进行整合，便于后期的检索和使用。除此之外，推动文档一体化工作，可以有效建立文书档案管理台账，减少台账中记录的内容，实现高效管理。（二）实现信息数据共享，是避免重复劳动的内在要求。过去一段时间里，部分单位虽然在文书档案管理领域投入了较多的人、财、物，但并没有取得应有的成效。归根到底，主要是文书档案在归档、整理、加工以及更新过程中存在重复劳动的现象。文档一体化则能够很好地解决这一问题。通过建设文档一体化管理体系，能够确保文书档案以及其他相关的数据实现“一次输入，多次使用”的目标。一方面，建立相应的文书档案数据库，可以供多个有权限的人员查询和录入资料，实现信息数据同步与共享，避免发生重复劳动的现象；另一方面，建立相应的文书档案数据库后，可以为后期档案外部共享、档案外部传输提供基础。

三、文档一体化存在的常见问题

（一）文书档案归档范围不明确。文书档案有众多的类别，不同类别具有不同的效用。文档一体化工作不能仅仅着眼于某一类别，应强调全面性、系统性和协调性。当前，部分单位文书档案归档范围不明确，许多应当归档的文件资料没有录入档案管理系统或者相应的数据库，影响了文档一体化进程。同时，归档范围不明确也导致有些文件资料长期没有归档，而是存放于相应的业务部门，进而导致文书档案丢失。（二）信息技术的应用程度低。文档一体化工作离不开数字信息技术的支撑。如果不能很好地将数字信息技术融入文档一体化工作中，将会阻碍该项工作的进程。当前，部分单位对于信息技术的应用度不高，典型表现如下：一是档案管理系统、公文系统、办公系统以及其他系统之间仍然存在技术壁垒，难以实现数据共享。同时，相关的文件也无法在系统之间进行传输和共享，影响了工作效率。二是云共享技术应用度不高，上下级单位、同级业务关联单位之间利用文书档案的整体效率低下。部分单位尚未购置相应的云存储空间，导致文书档案共享建设步伐滞后。三是大数据技术应用度不高，档案管理人员挖掘、查找相关信息资源的效率低，难以适应新形势下档案管理要求。（三）文书档案数据库建设滞后。文书档案规范化是文书档案信息化建设的一大目标。要实现这一目标，必须要对文书档案进行合理分类，形成相应的数据库。然而，当前部分单位文书档案数据库建设滞后，典型表现在以下方面：一是没有及时对文书档案进行分类、编号以及著录，后期检索难度大。二是没有及时对档案进行编研，档案专题建设工作缓慢，无法形成系统化、科学化以及条理化的档案管理体系。三是文书档案数据库建设工作的分工不明确，档案管理人员压力较大。部分业务部门没有主动对文书资料进行初步处理，导致档案管理人员后期仍需要对档案进行加工和整理。在这种情况下，档案管理人员没有多余时间开展数据库建设工作。（四）文书档案安全问题凸显。实际上，文书档案一体化以后，文书档案对互联网、物联网技术的依赖度会加深。与此同时，文书档案管理系统、文书档案数据也容易遭受病毒攻击以及黑客攻击，进而导致文书档案被非法加密、篡改。例如，2017年WaaCry、Petya、BadRait等勒索病毒对许多企业、事业单位甚至行政机关的档案管理系统进行攻击后，将相应的涉密文件予以非法加密并进行勒索，导致相关单位损失巨大。

四、文档一体化的有效对策

（一）明确文书档案归档范围，实现全面一体化的目标。无论是传统的文书档案管理模式，还是现阶段信息化的管理模式，立卷归档都是文书档案管理的基础。单位只有明确并细化文书档案的归档范围，才能避免信息资料在收集与归档中出现差错，进而搭建系统化的管理体系，夯实文档一体化的基础。总体而言，实践中可以立足于单位实际状况，按照下列三种类别对文书资料予以归档。一是政策公文类。政策公文类的文件资料是单位开展工作的依据，其会影响单位日常管理工作。因此，必须要做好政策公文类文件资料的文档一体化工作。二是会议类。单位在发展过程中会召集并组织多种类别的会议，进而形成会议纪要、照片录音、影像资料、工作方案以及工作报告。对该类文件资料进行一体化处理，能够更好地落实相关会议精神，为后期的考核提供参考。（二）综合应用多种信息技术，推动文档一体化建设步伐。文档一体化建设需要依托相应的信息技术，才能做到应收尽收，科学管控。一是要从技术层面打通档案管理系统、公文系统、办公系统以及其他系统之间的信息传输壁垒、数据同步壁垒以及信息共享壁垒，确保简单的数据能够自动生成以及复杂的文件能够一站式传输。二是要充分应用好云共享技术，探索与百度云、阿里云、360云以及其他云终端供应商的合作，实现上下级单位、同级业务关联单位之间在非涉密档案范围内的共享。三是要进一步发挥大数据在挖掘、查找信息资源领域的优势，加快文书资料收集、归档效率和质量，减轻档案管理人员工作压力。（三）建设文书档案数据库，发挥文书档案决策咨询作用。文书档案具有重要价值，能够为单位日后行政管理以及其他工作提供依据。从利用文书档案的角度来看，单位要建设文书档案数据库：一是要及时对文书档案进行分类、编号以及著录，制定相应的规则，实现规范化管理的目标。二是要做好文书档案编研工作，结合单位的需求建设相应的文书档案专题。例如，可以围绕政策法规建设文书档案专题，对相关的政策法规进行集中整合，形成系统化、科学化以及条理化的档案管理体系。三是要理清权责，进一步探索分工协作、相互协同的文书档案管理机制。一方面，由各个业务部门根据规章制度的要求对文书资料进行初步处理。单位各个业务部门的相关责任人要增强自身归档意识，重视前期控制工作，避免后期重复加工；另一方面，文书档案管理人员按照数据库建设的要求对文书档案进行精细化加工，并将档案录入数据库。（四）重视文书档案安全管理，确保文书档案价值。各个单位在文档一体化建设工作中既要侧重于文书档案数字化处理与信息化管理，更要从安全端对文书档案进行管理。一方面，要建立文书档案安全管理体系，形成相应的安全管理制度，提升档案管理人员安全防范意识；另一方面，单位可以利用新型加密技术以及其他安全保密技术对文书档案进行管理。单位也可以通过内外网隔离的方式对文书档案进行管理，减少安全风险。

五、结语

现阶段，信息化技术发展速度较快，文书档案管理工作有必要作出相应的变革，提升管理质量，才能真正确保文书档案管理工作的正常开展。文档一体化工作能够缩减工作流程，减轻档案管理人员工作压力，为档案管理工作注入新活力，值得在实践中推广并应用。一方面，从档案管理人员这方面来看，档案管理人员要辩证、客观、多角度地看待该项工作，摸清文档一体化工作的规律，不断改进管理方式，确保文书档案管理工作的实效性；另一方面，从单位这方面来看，一要明确文书档案归档范围，实现全面一体化的目标。二要综合应用多种信息技术，推动文档一体化建设步伐。三要建设文书档案数据库，发挥文书档案决策咨询作用。四要重视文书档案安全管理，确保文书档案价值。相信在各方人员的不断努力下，文档一体化工作的效率和价值会进一步凸显。

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作者:鲁延红 单位:济宁经济开发区管理委员会