植物园档案信息化管理的优势及展望

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摘要:在我国社会与经济的发展过程中，信息化管理为很多单位的工作带来了便利。随着计算机技术与互联网技术的深化，信息化管理更是成为了各单位管理工作的“得力助手”。在这种背景下，为有效解决植物园档案管理中存在的问题，提高档案管理人员的工作效率，将信息化管理方式应用在植物园档案管理中，以保证植物园的档案管理工作能够更加高效，进而推动植物园步入现代化发展进程，为植物园档案管理工作的发展提供新方向。因此，本文针对如何有效开展植物园档案信息化管理以及植物园档案信息化管理的优势进行了论述。

关键词:档案信息化；管理优势；应用方式；发展途径

1引言

随着计算机技术在社会发展中的不断深化，我国植物园的档案管理出现了新的转机。在计算机技术的推动下植物园档案管理越来越高效，档案管理人员的工作也更加合理。在漫长的发展过程中，我国很多单位的档案管理方式都采用纸质化管理，不仅会耗费大量的人力、物力、财力，同时还会因为管理人员的疏忽出现档案缺失的问题。所以在计算机技术深化的背景下，有关部门开始利用现代化方式来进行档案管理，以免在档案管理过程中出现失误，同时也提高了相关工作人员的管理效率。

2传统档案管理的不足

植物园档案是植物园经营管理以及各项活动的重要信息。在管理过程中，需要管理人员根据科研活动的开展及植物的变化进行信息填补，这就使得在档案管理过程中会出现档案资料归集不及时、破损、缺漏等问题。由于传统档案管理利用纸质档案进行信息记录，且相关档案信息还需要人工进行整理，因此在档案信息的填补和调阅过程中会出现档案破损的问题，有时还会出现档案信息录入错误的情况，不仅给工作人员带来了困扰，还会因为档案信息的缺失与错误造成工作失误。此外，由于植物园中的珍稀植物数量较多，且对植物园发展有重要意义的文件较多，导致在档案管理过程中出现频繁调阅文件的情况，使得植物园档案管理成为了一项复杂的工作，需要档案管理人员提高档案管理工作水平。利用纸质档案记录信息，需要在档案管理过程中创建良好的档案保存环境，特别是一些园区发展和建设经营管理的档案，以及相关科研工作记录的档案，更要进行严密细致的保护。可是由于植物园环境相对特殊，且有关部门没有重视档案管理环境的重要性，导致很多档案在管理过程中出现氧化或腐烂等，进而造成重要档案信息丢失的问题。而且，很多档案信息因为各种原因没有进行备份，所以在档案出现破损问题后无法有效地进行恢复，使得植物园日常的管理工作无法有效开展。

3档案信息化管理的优势

传统档案的管理方式相对落后，并且相关档案的调取与整理都需要人工进行，导致档案管理人员在工作中会出现工作效率低下的问题。为解决以上问题，需要针对一些特定的工作环节进行优化，利用更加现代化的管理方式开展各项工作，以保证植物园档案管理能够更加高效。因此，在植物园档案管理过程中，需要将信息化管理应用到实际工作中，以此提高植物园档案管理工作的有效性，使得植物园档案管理工作变得更加系统，从根本上解决植物园档案管理工作中存在的问题。同时档案的调取方式也变得相对便捷，还能够提高档案储存数量，有效提高了植物园档案管理人员的工作效率，使植物园可以步入现代化发展进程[1]。在传统植物园档案管理的过程中，管理人员需要利用纸质档案进行交流互通。这样会使得植物园无法有效开展档案远程服务。导致植物园无法有效进行档案远程服务的主要原因是档案互通的科学技术不到位，以及管理人员无法将档案信息进行有效的空间转移。因此，有关部门应将信息化管理方式应用到了档案管理中，同时利用计算机技术中的远程检索功能延伸出档案资源检索，使得植物园档案信息在日常管理过程中就能够进行有效的空间转移。与此同时，若是管理人员没有在档案室的计算机对信息进行检索，通过计算机技术的帮助也可以在不同的环境中进行资料整理，从而有效解决了植物园档案信息管理空间传输上的问题，使得植物园档案管理更加现代化。

4档案管理现状

为了深入探究植物园档案信息化管理的发展问题，需要针对当前植物园的档案管理进行分析。在植物园信息化管理过程中发现，阻碍植物园档案现代化管理的首要问题是对档案管理的重视程度不足。管理人员经常出现工作能力不足的问题，且相关管理部门也没有针对档案管理建立工作机制，这就导致档案管理人员在工作中缺少管理实效性，进而出现了档案管理工作效率不足的问题[2]。很多植物园管理人员在工作中，经常会出现过于重视园区建设的问题，从而忽视了植物档案管理流程建设的重要性，也导致植物园无法真正步入现代化的发展进程。此外，植物园的档案管理方式不合理，使得管理人员无法有效对档案进行统一管理。在植物园档案管理过程中，档案管理需要对不同种类的文件进行保存，其中包含植物园经营、植物园管理、科研工作等众多工作环节，这些环节的档案管理部门也不同[3]。这就导致在实际管理过程中档案管理人员无法有效开展档案统一管理。随着植物园现代化发展的速度越来越快，以及相关科研工作数量的增加，相关档案的储存数量就开始逐渐增多。这不仅限制了档案管理部门信息互通的效率，还会影响到档案管理人员的工作效率。信息化基础设施投入不足也是限制当前植物园的档案管理的问题之一。在植物园日常运行工作中，经常会将大量的资金运用到植物的养护、科研工作以及园区建设运营中。这样会使得植物园档案管理部门的发展资金有限，从而限制了植物园档案部门的现代化发展进程。植物园的大部分资金都运用到了植物建设管理中，使得档案管理部门的管理设备不足，很多管理人员甚至都没有标准的计算机、专门的档案管理设备和专门的档案室等，档案储存环境也十分堪忧。与此同时，由于档案管理资金投入较少，使得植物园的档案管理方式还停留在纸质档案管理中。同时还存在着电子档案无法与互联网融合的问题，很多档案信息都无法做到有效共享，从而限制了植物园档案管理以及档案调阅的效率[4]。

5档案信息化工作的发展途径

5.1档案管理体系。在当前计算机与信息化技术发展过程中，信息化管理工作逐渐形成了相对完善的体系，同时也为植物园的档案管理工作带来了改变。所以相关工作人员在档案管理过程中，一定要重视将档案管理与植物园现代化发展的关联性起来，进而改变传统植物园档案管理观念，以保证植物园档案管理能够顺应时展，使植物园档案管理工作能够更加高效、合理。在这种形势下，植物园的各级领导在档案管理中就要发挥领导的带头作用，并将植物园档案信息化管理纳入植物园智慧化发展计划之中，通过实际的工作来提高管理人员现代化工作意识[5]。与此同时，相关科研工作数量以及植物园的发展速度正在不断提升，因此在实际档案的管理中需要加强相关工作信息的管理质量，并为其建立相对健全的档案管理制度，保证植物园档案信息化管理工作能够在时展中更加高效、合理。5.2档案管理信息化建设。在植物园现代化发展过程中，档案管理与植物园未来的发展有着重要的联系，因此植物园需要加大对档案管理的资金投入。同时还要做到管理政策倾斜，进而提高档案管理部门的现代化建设。有关部门在现代化发展过程中，一定要加大对档案管理部门的数字化设备投入，同时还要增加对管理人员的能力培养。只有这样才能有效提高植物园档案管理现代化建设。植物园一定要建立档案数字化管理平台。档案管理平台主要是将网络以及多媒体图像采集等系统应用到档案管理中，进而形成相对系统的档案管理体系。若是植物园的建设资金无法一次性投入到平台建设中，则可以利用分级建立的方式开展平台建设，从而逐步推动植物园整体现代化发展进程[6]。植物园档案信息化管理平台主要包括档案入库、档案制作、档案查询、档案利用等几大类，如图1所示。档案入库业务包括档案移交、档案接收、档案上架、档案入库。档案制作业务包括档案扫描、属性输入、档案修改、档案核验、任务统计。档案查询业务包括全文检索、高级检索和智能检索。档案利用业务包括对查档查阅、档案借阅、档案归还、档案下载。业务参与人主要包括申请人和系统操作者的业务受理人、初审人、复审人、终审人、核验人、扫描人、打印人、装订人、归档人、保管上架人等相关工作人员。5.2.1档案入库。档案移交是各业务部门按照归口业务通过扫描枪扫描业务条形码，形成移交清单。档案接收是档案管理业务的一项日常任务，主要用于植物园档案室按业务部门提交的移交清单，逐本核查档案内容，清点并接收。在实际操作过程中，应根据实际档案接收情况，打印档案接收情况或退件清单。档案入库是将接收到的档案进行归档入库，生成档案编号，此操作一般不可逆。档案上架是将已入库接收的实体档案按年份、档案编号、类型、保管期限等规则整理排列上架。系统内对应的档案编号，在上架操作后，其档案存放状态改为“档案库房中”，每份档案对应库房中的具体位置，如区-列-面-节-格。5.2.2档案制作。档案扫描。这是为档案扫描部门提供档案扫描工具，按照资料目录、标准的格式层级扫描。属性输入。在扫描完成后，扫描件将按任务分配机制，自动将任务分配给录入人员进行属性数据输入。在属性数据输入过程中，录入人员无须调用实物档案，直接在电脑上对照扫描件进行输入即可。属性数据包括档案密级等信息。档案修改。在属性数据录入过程中发现档案扫描错误时，可以使用“提交扫描错误”功能，将扫描件返回扫描岗位，对有扫描瑕疵的影像件进行手工切边、手工纠偏等操作，允许补扫、删除、插入等操作。校对输入。依据个人权限分配校对输入任务，并对输入结果进行合法性检查后保存，并允许转疑难件，提供校对输入的数据查询和疑难件查询。档案核验。对已经扫描的影像件以及录入的属性依据实体档案进行核验，并将未通过核验的档案返回档案修改系统进行校对、修改或删除。内部核验。按批次自动形成数据成果。核验人员按批次号获取核验任务，完成制定的核验任务。对于不符合要求的批次，退回校对人员进行重新校对。外部核验。对已经完成内部核验的批次，分配给外部核验人员进行核验，记录核验错误。对不符合要求的批次，退回内部核验人员进行核验。任务统计。可以按不同的人员、不同的分类统计一定时间段内的扫描文件数量、属性输入数量（总数、日平均数）。5.2.3档案查询。档案查询功能提供给各个业务科室进行档案查询，档案有密级之分，档案查询、档案打印、档案下载有权限之分，档案查询支持审批流程，支持excle导入，一键查询（例如：excle记录姓名和身份证，导入后一键出记录结果）。可以通过全文检索、高级检索、智能检索等方式开展检索查询。系统提供类似Google、百度的检索模式，支持输入关键词、设置检索范围以及科技化的检索，例如图片检索（只需要知道图片中有哪些字，就能够通过OCR等技术检索到相应的图片）。这样就大大提高了文件检索的查全率、查准率。5.2.4档案利用。植物园档案信息化管理系统利用模块实现对查阅、借阅档案从受理、审批、借阅等的全过程网上办理。包括借阅期限设置、借阅登记、归还登记、借阅归还查询、档案查阅登记等。其中，通过借阅期限设置，逾期自动预警，提示管理人员督促借阅人员及时归还档案。档案查阅提供查询实体和电子档案借阅管理。植物园应当制定档案借阅管理的相关规定的，从档案借阅登记、归还和催还等环节实行系统控制。档案归还，即管业单位或其他借档人将利用完的实体档案归还，档案保管人将该实体档案上架的过程。系统内通过档案编号条形码逐一扫描确认，改变档案存放状态为“档案库房中”。当档案未被调档申请人确认而归还档案，系统提示先取档确认再归还。档案下载功能供使用部门档案下载，是否可下载有明确的权限之分。5.3档案管理人员业务能力培养。档案管理工作中需要管理人员进行信息整理，主要包括档案的收集、整理、归档等工作。植物园需要针对工作人员的管理水平进行研究，并根据管理人员工作水平制定出相应的统筹规划。植物园可以选择对档案管理人员进行职业技能培训，也可以在计算机技术应用过程中提高工作人员的计算机应用水平，以保证工作人员能够有效地开展信息化档案管理工作。与此同时，植物园还要在发展过程中针对自身现状进行整合，适当地引进一些现代化档案管理人才，并对聘请的管理人员的综合能力进行考量，以保证管理人员在工作中能够发挥出应有作用，进而推动植物园整体的现代化发展，使得植物园的发展能够做到与时俱进[7]。

6结束语

在当前我国各部门的档案管理工作中，信息化档案管理已经成为了时代与单位发展的先决要素。通过植物园档案管理信息化可以有效提升植物园的发展效率，还可以有效提高管理人员工作质量。因此，在这一时展背景下，相关工作人员需要规范档案管理工作方式，加大力度建设植物园信息化档案管理体系。与此同时，在植物园信息化档案管理工作开展过程中，还要不断地总结工作经验，并在发展过程中优化档案管理方式，进一步推动植物园步入现代化发展进程。

参考文献

[1]沈言蹊.从"数字"植物园迈向"智慧"植物园的探索与建设——以上海辰山植物园为例.中国战略新兴产业,2019(28):166-167

[2]白稼铭.生态环境监测探究——以上海辰山植物园为例.环境保护前沿,2019,9(3):502-510

[3]喻丽红,郑国栋,吴波,等.浅谈药用植物学实验教学改进-以广州医科大学为例.广东化工,2018,45(15):225

[4]米世雄.新时代背景下城市植物生态档案的管理策略.中国档案,2018,538(8):34-36

[5]林勇.上海辰山植物园景区无线覆盖项目解决方案研究.科学与信息化,2018(9):15-17

[6]陈建平,郭莉,高燕萍,等.PVH:省级数字植物标本馆平台的开发与应用.科研信息化技术与应用,2018,9(5):84-93

[7]米世雄.新时代背景下城市植物生态档案的管理策略.中国档案,2018,538(8):34-36

作者:陈慧如 单位:福州植物园