纸质档案在档案信息化管理的作用

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摘要：本文简明扼要地阐述了纸质档案的概念及特点，深入分析了纸质档案的优势与劣势，归纳总结档案信息化管理背景下纸质档案的重要性，从四个方面提出了发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策，能够对彰显纸质档案的重要作用提供有效参考。

关键词：纸质档案；档案信息化；管理；重要作用

随着计算机技术的广泛应用，档案信息化管理已经势不可挡。但是，在电子档案和纸质档案并存的背景下，纸质档案的重要性依然不能忽视。纸质档案具有自身独特的优势，认真研究纸质档案的特点和重要性，制定科学的对策与措施，充分发挥纸质档案的重要作用，对提高档案信息化管理建设的实效具有非常重要的现实意义。

一、纸质档案综述

1.纸质档案的概念及特点。顾名思义，纸质档案就是以纸张为载体记录下来的人类活动的信息，包括信札、电报、户籍、账册、契约、日记、书稿、证书、笔记和家谱等等，记录的方式包括图表或文字等，其目的是方便日后查阅。纸质档案管理和使用比较方便，具有三个特点：一是原始性，也即记录的信息是原始凭证；二是可靠性，也即记录的信息一般来讲都比较可靠；三是耐久性，也即信息存储介质用起来时间较长。2.纸质档案的优势。纸质档案从产生至今已经有近两千年的历史，它之所以能够有这么长久的历史生命就在于其具有电子档案不能替代的优势。其一，档案的信息和载体具有不可分离性。这种不可分离性又称依附性，也即纸质档案所记录的信息和纸张这一载体有着稳定的依附性，既不可分离，也难以被修改，使档案所记录的信息具有很大的稳定性。纸质档案把信息和载体有效地结合在一起，使用档案时只能通过记录的文字或图表来获得信息。其二，纸质档案能够体现信息的原始性。纸质档案是用纸和笔记录的信息，都是历史发生的事件，里面的文字或图表能比较清楚地表达出时间和事件的基本脉络，能够让大众认同和信服，也容易让人接受。此外，纸质档案都有专业的档案工作人员进行保管，具有非常高的安全性。其三，纸质档案的载体具有良好的耐久性。纸质档案保存的时间很长，加之有专业的保管人员，因此，一般不会轻易被损坏。诚然，在保存过程中纸质档案也会受到氧化、水解等难题，但只要加以注意，并采取有效的针对性措施，这类问题都能得到有效的规避，从而使纸质档案的寿命更长。3.纸质档案的劣势。在漫长的发展过程中，纸质档案虽然具有一定的优势，但随着时间的推移和科学技术的不断发展同样也表现出自身的劣势。其一，纸质档案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪费大。纸质档案的记录、整理、归档和保存，不但需要大量的人力、物力，还需要很长的时间，这造成了成本高、浪费大的不良现象。其二，纸质档案检索量大，利用效率低下，容易造成资源浪费。一是纸质档案具有独占性，只能一人阅读，难以实现多人同时共享；二是纸质档案检索起来工作量很大，检索所需要的信息比较困难，造成效率不高；三是由于纸质档案使用不便，很多深层次的档案信息难以开发和利用。其三，纸质档案的收集、整理、储存和管理非常不便，难以满足社会需求。纸质档案收集、整理、归档比较原始，整理需要大量的人力，储存需要大量的空间，管理手段也非常落后，根本就无法满足社会快速发展的要求。

二、档案信息化管理背景下纸质档案的重要性

1.纸质实体档案具有更高的真实性和更强的生命力。档案的生命力体现在两个方面，一个是法律凭证，另一个是原始证据。数据化管理时代，较电子档案相比，纸质档案具有更高的真实性和法律效力。一是，纸质档案作为原始性证据，能够为电子档案的真实性和法律效力提供有效、可靠的保证；二是，在档案信息化管理背景下，随着档案资料的深度开发和广泛运用，有效保存并发挥纸质档案的原始凭证作用的重要性得到进一步提升。2.纸质实体档案具有更好的稳定性和更大的安全性。在信息化档案管理中，电子档案存储、传输和利用的安全性受制于计算机软硬件系统，因系统稳定性较差，且容易受到病毒和黑客的袭击，因此，电子信息的安全性较差，安全防护的难度较大。而纸质档案本身具有很好的稳定性，且具有良好的安全管理模式和经验，因此，具有更大的安全性。此外，如果电子档案的安全性受到侵害，纸质档案则可以提供稳定的安全保障。3.纸质实体档案的信息保存和利用具有长久性。电子档案一般都储存在光盘或磁盘中，以目前的技术条件看，保存和使用的寿命不可能太长。而纸质档案只要冷暖适宜、干湿适度，没有人为的破坏，一般寿命均可达千年以上，这已经得到了现代考古学的证实。4.纸质实体档案可确保档案真实性。档案生命力还是在于原始证据、法律凭证这两个方面。对于档案而言，要想完全实现数字化与网上合理应用，自然需要先确保档案真实性以及法律效应这两点，可是现如今，我国对于电子档案法律相关内容还尚未及时完善。可是在纸质档案这一方面就较为完善，所以，纸质实体档案真实性是毋庸置疑的。纸质实体档案具有“内容原始性”以及“形式原始性”这两个特征，因为是实体，所以文件资料字体、图像、字迹自然也不能随意更改和替换，可是信息化管理过程中档案真实性很难确定，一些十分重要的档案也有可能会被修改。

三、发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策

1.更新档案管理观念，树立纸质档案与电子档案并存的正确意识。在现代档案管理工作中，传统的档案管理方式正快速向信息化管理方式过渡。档案管理人员必须及时更新观念，从内心上真诚地接受档案信息化管理这一大的发展趋势，充分认识现阶段电子档案和纸质档案并存的必然性。一是要加强学习，尽快掌握档案数据化管理的理论和技能，使自己成为一个复合型的档案管理人才；二是要充分发挥传统档案管理和纸质档案管理的成熟经验，创造性地做好传统档案管理向现代档案管理的过渡工作，实现两者的相互依存和共同发展。2.正确地把握纸质档案与电子档案的关系，为充分发挥纸质档案的作用打好思想基础。在电子档案与纸质档案并存的现阶段，正确地把握两者之间的关系并不是一件容易的事情。纸质档案和电子档案既有差异又有联系，需要辩证看待。两者的联系：一是，两者的记录价值和作用是一样的。不管是纸质档案，还是电子档案，都具有档案的现实价值和回溯价值，两者记录的都是真实发生的事件，对于档案阅读人来讲，都具有可鉴定、可取证和可研究的价值；二是，两者记录的内容都具有传承性质。纸质档案和电子档案虽然记录方式不同，但是，记录的内容却是相同的，是同一内容档案的不同建立方法，在记录的内容上具有传承性；两者的差异：一是，两者记录载体的寿命和库房保管上存在一定的差异。电子档案的保存寿命较短，而纸质档案的保存时间较长。电子档案对环境的温度、湿度和防磁性要求较高，纸质档案则对环境的温度、湿度和防火防氧化有一定要求；二是，两者的收集和整理方法不同。纸质档案是对已经存在的纸质文件按时间、用途、类型等进行分类和组卷，进行编号和系统化的整理；而电子档案通过光盘与磁盘对各类电子文件分门别类，进行数据库备份；三是，两者利用方式不同。纸质档案防伪性较高，可以阅览、复印和外借；而电子档案使用起来更加方便，不受时间和空间的限制，效率大大提高；四是，两者在检索和编目上有差异。纸质档案需要在文件内的目录上逐一编目，然后再进行案卷目录的编写，其检索是手工查找和翻阅；而电子档案则是对磁盘上的序列号目录进行逐个检索，能够快速分类和排序，能够全文自动检索；五是，两者的鉴定程序有差异。纸质档案形成后要进行多次鉴定，也即价值鉴定、生存期鉴定和复审鉴定；而电子档案的鉴定程序要在档案形成之前完成，包括保存价值、保存期限和有无携带病毒等不安全因素；六是，两者在安全防护上有差异。纸质档案只要对纸张存放的环境进行维护即可，而电子档案则要防范病毒和黑客入侵等，防护技术需要不断更新。3.完善档案管理标准和制度，建立两者相统一的工作机制。档案信息化管理是不可逆转的大趋势，在目前纸质档案和电子档案并存的情况下，必须建立完善的标准和制度，在规范的基础上把电子档案与纸质档案统一起来。一是根据实际情况和工作需要，从长计议，科学确定将已有纸质档案转化为电子档案的格式、标准和制度，尽快完成传统纸质档案向电子档案的转化工作；二是要科学预测档案信息化管理的发展趋势，构建一套具有前瞻性的标准、制度体系，从当下开始，把电子档案与纸质档案统一起来，促进两者的合理共存、科学发展。三是采取“双套制”档案保管模式，具体而言，就是对于载体不同可是内容相同的档案需要进行双套存储，即使用双套来将统一内容的纸质、电子档案进行存储。因为纸质档案与电子档案之间存在较大的差异以及科学管理实践创新各自特点，所以，这一管理模式的实施能够起到良好的保管效果，有效避免出现重复存储这一现象，同时，还能将两者之间的优势有效融合在一起，这不仅能够将档案高效存储以及检索功能有效发挥出来，同时也能真正实现档案凭证价值。除此之外，电子档案本身就因其自身特点可以以副本的形式进行异地存储，这也能够有效避免档案数据信息受到意外的损坏。为此，档案馆在发展过程中一定要真正意识到这一管理模式的价值，结合实际情况来积极使用这一管理模式，这能有效优化整个馆藏结构，同时，提升档案资料保护效果和质量。4.充分发挥纸质档案的优势，促进纸质档案与电子档案的互补和协调发展。一是要充分利用纸质档案管理的优势和经验，科学推进档案信息化管理建设工作，构建先进的数据化档案管理系统；二是根据现代档案信息化管理的要求，进一步改进和完善纸质档案管理的各个环节，使纸质档案对电子档案发挥更好的基础作用和补充作用；三是充分发挥纸质档案的原始凭证作用，关键时刻给电子档案的真实性和可靠性提供保障；四是发挥纸质档案的稳定性作用，为电子档案提供可靠的安全保障。做好电子档案的纸质备份，对重要的电子档案进行纸质管理，发挥纸质档案在涉密档案管理中的作用，能够给电子档案提供有效的安全保障；五是发挥纸质档案的实体作用，提高现代档案的保存及利用价值。纸质档案能够比电子档案保存更长的时间，做好纸质档案的管理和保存会让档案的价值得到更好的体现。5.积极推进纸质档案数字化管理。在现实生活之中，传统纸质档案与电子档案之间的相互转化是十分可行的。对于电子档案而言，可以在发展过程中借助于纸张打印的形式来向纸质档案快速转换，这样就能有效提升电子档案直观性，而不同档案在这一过程中也能够起到良好的利用效果。对于纸质档案而言，使用扫描亦或者是计算机输入等手段，自然能够有效转换成为电子档案，从而有效提升档案管理工作效率。针对这一点，在发展过程中就可以基于这一点来做好相互转换工作，借此来将两者之间可以共存且十分合适的临界点及时寻找出来，这样就能更好地提升档案管理质量和效率。在推进纸质档案数字化管理的期间，需要及时借助于扫描仪亦或者是数码相机等一系列数码设备来进行数字化加工，这样自然能够促使其向磁盘、磁带、光盘等载体存储形式而转化。在恢复档案材料模糊褪变字迹以及对于污损残缺照片的时候，这一技术也能够起到一定的恢复促进效果，同时及时改变档案利用孤本状态，让更多的人能够参与到资源共享之中。最后，在纸质档案数字化管理真正实现之后，即可直接将已经开放的档案上传到网络上，这样就能便于使用者无限期的查询与使用，从而有效扩大使用者档案空间，减少原载体档案因为频繁使用而造成的损害，而纸质档案存储以及使用寿命也能够因此而得到有效提升。6.及时改进与调整档案存储设施。只有真正将电子档案与纸质档案有效结合应用，才能将其价值有效发挥出来。因为这两者均需要依赖于物质状态而存在，所以，安全性以及完整性要想真正得以保障，还是离不开一定的设施和基础来作为保障，毕竟纸质档案存储信息量并不大，在长时间积累的案卷之前，纸质档案在存储过程中库房压力不小；而电子档案的存在则能有效改善这一问题，因为光盘具有较大的信息存储量，也并不需要较大的存储空间，在具备基础保管的条件下还能有效减轻库房压力，有效节约了不必要的资金。

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作者:张静 单位:陕西钢铁集团有限公司