文书档案信息化管理策略探析

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摘要：文档一体化，是将文书处理与档案管理这两项既联系又区别、既独立又相互关联的工作纳入统一信息化管理应用系统中，实现文书处理与档案管理无缝衔接、彼此配合，提高文档工作效率。本文在分析了文档一体化管理理论基础、主要特点及现实意义基础上，就如何促进文档一体化提出相应对策建议，对丰富文档一体化理论、促进文档一体化理论实践具有积极的现实意义。

关键词：文书档案；文档一体化；信息化管理

1概述

随着计算机信息技术的推广和应用，以及办公自动化（OA）系统的广泛应用，文书档案立卷模式发生了深刻变化，文书档案工作一体化日益受到青睐。文档一体化，就是将文书处理与档案管理这两项既联系又区别、既独立又相互关联的工作纳入统一信息化管理应用系统中，实现文书处理与档案管理无缝衔接、彼此配合，提高文档工作效率。在实践中，文书处理需要交拟、撰稿、核稿、签发、缮校、用印等多道环节，文书处理应遵循其形成过程，把好每一个环节，把好质量关，并将办结的文书及时输入计算机，实现规范、统一管理，为文书立卷归档奠定扎实基础。文档一体化管理模式下，档案正是从文书转化而来，将应归档文书通过计算机信息技术进行筛选、立卷、整理、编目、检索，实现了真正意义上的文档一体化管理。

1文档一体化理论基础

文档一体化伴随着计算机信息技术的诞生发展，以及档案理论研究的深入而逐渐兴起，有着科学的理论基础。1.1文件生命周期论。1940年，美国档案学家布鲁斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英国档案学者在布鲁斯的基础上，将“文件生命周期”划分为“现行文件—暂时保存—永久保存”“三阶段”；1983年，前美国档案局长罗兹将“文件生命周期”划分为“文件形成—利用和保护—鉴定选择—档案管理”四阶段。文档一体化成为“四阶段”理论的生动实践探索。1.2前端控制论。所谓前端控制，是指计算机技术应用于形成的电子文件中，从电子文件形成之始或之前便进行有效管理，直至文件进入归档环节，全过程进行规划管理。前端控制理论是在电子文件产生后给档案管理工作流程及内容变化提出的新论断，体现了在文件处理与档案管理全面、系统、优化思想。1.3后保管论。1981年，美国档案学家汉姆首次提出“后保管”理论。信息革命的到来，决定档案工作的社会记录、利用、存储信息方式发生了深刻变化，促进了档案管理步入了“后保管时代”。1996年，加拿大档案学者库克系统阐述了“后保管模式”，提出档案管理从关注实体文件逐步向文件、文件形成及过程的目的、意义、联系、关系、智能的关注，透视出新时期文件处理与档案管理的有机联系。

2文档一体化的主要特点

与传统文档分离管理相比，文档一体化档案管理具有显著特点：2.1整体性。文档一体化将文书处理与档案管理两个相对独立的管理过程成为一个有机整体，借助计算机及相关办公软件实现一体化管理。文档一体化加强了文书部门与档案部门之间的常态化联系，集合了文件收集、整理、归档等业务流程，提高了案卷质量。2.2效率性。文档一体化离不开计算机技术的应用，办公自动化系统实现文件撰稿、核稿、签发、缮校，以及档案立卷、归档、编目、检索的全方位自动化，打破了传统手工操作模式，无论是文书形成还是档案管理的效率都显著提升。2.3经济性。文档一体化管理模式下，文件起草、录入、存储，以及档案收集、归档均可借助计算机操作系统进行操作管理，实现一次输入无限次输出，避免重复手工操作，节约大量人力、物力、财力，经济效益显著。2.4规范性。文档一体化是借助计算机系统中预先设定好的操作单元，依据统一格式、统一要求、统一标准、统一流程，进行文书起草和档案管理，实现文件处理和档案立卷管理的规范化、标准化。

3文档一体化的现实意义

新时代，信息技术的应用，实现了文书处理与档案管理的无缝衔接，文档一体化管理对落实信息技术条件下档案管理新要求、提升办公和档案管理效率具有积极的现实意义。3.1落实档案管理新理念。2020年是落实档案事业“十三五”规划的收官之年，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确提出，各级档案管理部门应全程监督指导电子文件形成、积累及归档。因此，“文档一体化”理念的贯彻落实是执行新时代档案管理方针政策的现实需要、推动档案事业发展的重要举措。3.2适应信息时代新需要。随着计算机信息技术、网络技术的应用和发展，机关OA系统深入普及，实现了无纸化办公新模式。大量电子文件利用OA系统实现了从起草、转发、办理、归档等全过程自动化、信息化。在此背景下，将文书档案管理关口前移，秉持全生命周期理论，重视电子文件后保管，也是适应信息时代文档管理的新需要。3.3提升管理水平新途径。文档一体化管理，借助计算机信息技术，建立起电子文件撰稿、核稿、办理、归档等一整套完整链条，不仅提升了文书处理的效率，而且简化了从文书处理到文书档案收集、归档流程，这是促进机关管理能力和水平的重要组成部分。

4文档一体化档案信息化对策

文档一体化档案信息化管理是一项复杂、系统性工程，需要将各业务系统与档案管理有机衔接，实行文件形成至归档全过程管理。4.1完善顶层规划设计。根据《档案法》《保密法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）等相关规定和要求，加强文档一体化系统设计，将档案管理业务与办公（OA）自动化系统相融合，建立公文办理、移交、接收、归档、借阅、查询等一体化电子数据管理模式。使通系统顶层设计中既涵盖文书处理的所有环节，又包括档案管理的所有内容，畅通文档一体化管理渠道。4.2统筹推进系统融合顶层设计是前提和基础，而统筹推进文档系统的深度融合则是关键。结合单位工作职能及部门实际，将已有办公系统与档案系统实现兼容，增加各个业务系统中文件的档案属性，严格按照档案管理系统中的数据格式、标准和要求，将电子文件转化成为档案系统中可接收、识别和导入的格式，实现电子文件自动“导入”“导出”，满足电子文件从形成、接收、归档、保管、打印、查询和利用全过程管理。4.3严格全程监督管理。严格按照全生命周期、前端控制和后管理模式，将档案管理的“关口迁移”，按照档案管理的标准和要求，将电子文件管理提前至文件形成之初，如根据纸质文件归档范围及保管期限，将与之相对应的电子文件上添加相应的档号、页数、保管期限、责任者、密级等相关的档案管理要素。从文件形成之始，便严格按照档案管理流程进行运转，待文件办理流转结束，点击系统中的“提交归档”按钮，即可实现实时在线归档。然后，再经档案部门人员进行审核，正式归入档案管理系统，实现文件的全生命周期管理。4.4加强人员教育培训。文档一体化的最终实现离不开一支高素质的档案队伍。一方面，要切实加大档案从业人员的业务技能培训，尤其是在大数据、云计算条件下，要加大办公自动化、网络化，以及计算机信息网络技术的业务知识培训，不断提升档案工作者信息化业务素能，打造一支复合型人才队伍。另一方面，根据机关单位档案工作业务数量，以及人员编制情况，实时加大人才引进力度。重视拥有档案学专业知识、掌握一定的计算机信息技术的复合型人才的引进。此外，改善档案人员工作环境，加大激励措施，为档案管理工作营造良好氛围。

参考文献：

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作者:刘敏 单位:陕西省宝鸡峡引渭灌溉中心