学校档案信息化建设探析

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摘要：作为学校中的一项重要的日常工作，档案信息建设与管理负责为学校教学评估、学生管理、教学研究等多项工作的科学开展，提供真实可靠的参考依据。而在大数据时代下，学校档案信息量激增，档案信息类型愈发多元，因此传统人工操作模式也早已不再适用。为此，学校有必要加强档案信息化建设。本文将结合笔者长期工作实践，从阐明眼下学校档案信息化建设管理中的现存问题入手，重点探究学校档案信息化建设的有效策略。

关键词：学校档案；信息化建设；有效策略

开展学校档案信息化建设，不仅有助于学校完成对各项档案信息的收集整理与保存管理，同时对于指导其开展包括教学与学生管理等在内的各项工作，也具有十分重要的帮助作用。但由于受到多方面因素的影响，当前学校档案信息化建设中还普遍存在各种问题。本文旨在为学校突破当前档案信息化建设困境，探寻更多切实可行的档案信息化建设路径，提供相关理论依据与实践指导。

一、学校档案信息化建设中的现存问题分析

1.档案信息化认识片面。在现阶段学校档案信息化建设中，有少部分工作人员对档案信息化缺乏全面、正确的认知，将档案信息化和档案数字化、档案网络化相互混淆，简单认为档案信息化指的就是通过运用计算机、扫描仪等设备，对校内现有的各种纸质档案进行电子化处理，即等同于完成全部档案信息化建设工作。但事实上，学校档案信息化建设不仅仅只局限于对各种纸质档案进行电子化、数字化处理，还包括通过依托现有校园网络，积极运用各种信息技术手段，全面采集各种档案信息资源并对其进行深入挖掘与充分利用，从而实现智能化、网络化、规范化的学校档案信息建设管理。2.相关基础设施待完善。在大数据时代下，学校档案信息量骤增，档案信息类型也愈发多样，其在信息化建设中对于各项基础设施的要求也随之提高。但部分学校因其办学规模、自身实力等方面较为有限，且长期以来一直占用大量的空间资源用于存放各种实体档案。因此也使得学校目前在档案信息化建设中，专用计算机、服务器等硬件设备数量相对有限，且大部分学校习惯直接采用网络中现成的档案管理工具软件，并在长期使用过程中缺乏对其进行定期更新升级与运维管理，故而也在一定程度上影响了学校档案信息化建设有效性的提升。3.缺乏明确统一的细则。整体来看，学校眼下所制定的档案信息化建设管理制度还缺乏较高的完善性，制度内容大多只从全局高度上，笼统地对档案信息化建设范围、管理要求等进行简单说明，有关档案信息化建设管理的具体实施方式、评价标准等方面的细则还相对较少，且缺乏良好的实操性。不仅如此，考虑到学校档案类型的逐渐多元化发展，现有的档案管理制度还存在一定滞后性，其中对于档案信息化建设与管理的部分规定内容，只适用于文字、数据形式的档案信息，针对图片、影音视频等形式的学校档案信息则缺乏良好适用性。因此同样也对学校深入落实档案信息化建设工作造成了一定阻碍影响。4.网络安全管理待加强。眼下大多数学校在档案信息化建设管理工作中，往往会不自觉地将工作侧重点放置在学校档案的信息化处理上，如通过借助相关硬件设备电子化处理纸质档案，同时运用专门的工具软件对各项学校档案信息进行整理与存储等。但其对档案信息及其信息化管理系统的网络安全管理方面，还存在投入力度不足、实效性较低等问题。许多学校只简单将杀毒软件、防火墙等加装于档案信息化管理系统中，以此达到提升档案信息安全性的目的。然而随着网络病毒、恶意程序等不断变异发展，仅采用此种简单的安全防护措施已经难以切实保障学校档案信息的安全可靠性。在档案共享、传输过程中，极易出现档案信息丢失、被损毁等各种问题。5.学校档案管理软硬环境有待明确。当前大部分学校档案室已经配置了现代化、智能化管理设备，能够对档案完成排序检索工作。不过对于档案信息管理权限、电子档案管理、数字化档案设施等层面仍有待加强。部分档案部门重视纸质文件整理收集，忽视了电子文档的备份和整理，导致有价值的档案丢失。因此，有必要优化学校档案管理的软硬环境，将自动化办公系统和软件管理平台相结合，实现信息化档案管理和科研、教学、管理的对接。6.档案管理人员安全意识和专业素质不强。当前学校档案管理人员专业素质参差不齐，无法满足信息化时代对于档案管理的要求，不具备专业素质和创新精神。档案管理观念和手段较为滞后，在综合业务方面与“互联网+”管理要求相背离，很难使档案管理工作满足规范要求。7.学校档案建设资源不够充足。部分学校档案建设中馆藏内容有待丰富，档案资源量不足以支撑学生、教师以及社会的信息服务需求，趣味性不高，因此无法发挥档案信息资源的价值。同时，纸质版档案和电子档案利用率较低，出现同质化建设问题，导致档案价值下降，无法体现学校档案管理的个性化。

二、学校档案信息化建设的有效策略分析

1.采用互联网思维实现三网联动。在学校档案信息化建设管理中，相关工作人员需要重新树立正确的工作理念，主动形成互联网思维，并有意识地将互联网与校园网、局域网进行有机联系，在对校内包括档案资源在内的各项现有优势资源进行集中整合与充分利用的基础上，搭建起能够覆盖整个学校的档案信息化管理平台。在三网联动下实现校内各部门的集约化管理，打通学校各部门之间的沟通交互渠道，为实现档案信息资源的高效交互与共享传输创造良好条件。一方面，学校各部门工作人员需要主动根据本岗位工作情况，有意识地自主收集整理相关档案信息，并及时运用该平台提交给相关管理人员。另一方面，学校档案建设管理人员，也需要通过灵活运用包括各门户网站、学校官方微博、微信公众号以及官网等各种信息资源渠道，收集整理与学校及学科建设、教学研究、学校文化等各方面相关的信息资源，将其作为原始档案资料。在对其进行在线编辑或复制、下载之后，整理成电子形式的档案资源并直接存储至相应的资源库中，从而在有效丰富学校档案资源的同时，也可以为学校深入挖掘利用各项档案信息资源，优化学校学生与教学管理、科研活动等提供所需参考依据。2.完善基础设施建设档案信息库。学校在实施档案信息化建设管理工作时，还需根据自身实际，主动加大对其的资金、物力等投入力度，尤其需要为档案信息化建设配置数量充足、性能完善的各项基础设施设备，为学校深入落实档案信息化建设管理奠定坚实基础。例如学校首先可以引入更多高性能的计算机、扫描仪等设备，对现有各种纸质档案中的信息内容进行电子化处理，将其一并录入至计算机系统中进行妥善分类保存，从而有效控制实体文档存放存储需要占用的空间资源，为计算机、打印机等硬件设备的放置预留出充足空间。其次，针对学校目前在教务处、科研处等各部门中采用的各种应用平台，学校可通过使用串口通信的方式，借助总线以及通用型接口等，将原本各自分散的各部门应用系统进行互联互通，使得各平台之间也能够迅速实现档案信息数据的高效传输。最后，学校需要在直接引用网络中现有的档案管理工具软件的基础上，结合其档案信息化建设要求，配合使用数据库、区域链等其他先进技术手段，自主研发建设与学校实际相符合、性能完善且功能多样的档案信息库。以此有效提升学校档案信息利用率，确保各种的档案信息之间能够实现顺畅、安全、自由的交互共享与实时传输。3.健全并细化相关管理规章制度。各学校在档案信息化建设管理中，需要在利用现有相关管理制度，并认真遵循国家各项法律规定与政策要求下，专门针对档案信息化建设管理建立健全相关规章制度，并对各项规定条例进行明确细化。为此，学校可将档案信息化建设管理细分成诸多阶段，包括纸质档案归档整理、基础设施建设完善、档案信息数字化管理、档案信息化应用等，并根据各阶段的实际情况与具体要求，对电子档案信息采集、电子档案管理与共享、传输等作进一步细化。同时在相关管理规章制度中，还需要对档案管理人员、教务处与学生处等其他各部门工作人员，在档案信息化建设管理中需要承担的责任、义务等进行统一明确。而在建立档案信息化建设管理评估制度时，则需要采用定量结合定性分析的方式，着眼于档案信息管理系统建设、操作与运维管理、档案资源共享传输、档案管理人员执业规范等设定不同维度的指标，由此构建其完整的评价指标体系，使得学校档案信息化建设管理工作得以更加规范化、标准化地深入落实。4.引入先进技术加强安全化管理。档案管理者需要严格按照《档案法》、《保密法》要求，维护学校档案信息的安全性，避免信息被篡改或盗用。在强化学校档案信息的安全管理中，需要灵活引入各种先进技术包括智能识别检测病毒技术、区块链技术、大数据技术等，建设分布式结构的学校档案信息化安全防护体系。在该体系中，依托集成化技术可将各分散的档案存储设备连接至同一存储网络中，存储方式则是利用IP进行SCSI数据与相关命令的实时、准确传输，从而集中管理档案信息化管理系统。一旦遇到网络病毒或恶意程序的攻击，系统内的自动备份功能可以迅速对档案信息进行复原。此外，在档案信息采集录入后，运用预处理技术可及时将其中错误档案信息或残缺、重复等无价值档案信息一并剔除，并自动对其真实性、完整性进行严格审核。最后运用加密技术、编解码技术对需要共享传输且对安全等级要求较高的档案信息进行保密处理，以进一步提升学校信息化档案信息的安全可靠性。5.构建学校档案信息化硬环境和软环境。（1）硬环境建设其一，优化基础设施。其中包含硬件设施和软件系统。当前大部分学校已经引进了先进的档案管理系统，不过有的平台存在开发不健全、应用不完全的情况。建议优化系统软件平台，完成硬件配置。其二，建设数字化信息资源体系。以学校二级部门的电子档案为例，建议在档案收集、分析、整理过程中与学校自动化办公系统、管理软件相结合。针对数字化档案，如照片、纸质资料、录像、录音、微缩等档案形式，可以借助加工、扫描、转化等方式变为数字化档案，发送到网络服务器内进行存储，进而帮助工作人员后续登录系统查询、浏览信息。其三，可以通过建设门户网站，上传部分可公开档案信息，为师生查阅信息提供帮助。通过在网站中增加信息化档案管理模块，降低工作人员任务量，提高档案数据资源的利用率。通过构建在线档案馆，借助网站平台保存或收藏有价值的档案信息，便于师生获取自身所需内容，享受高效、便捷的档案查找服务。（2）软环境建设当前国家出台了较多的政策法规，围绕“依法治档”原则，结合《电子文件归档和电子档案管理办法》、《档案法》等政策，提高了学生档案信息资源的安全性和应用合理性。由于档案信息化程度越高，其安全风险越大，容易出现档案管理级别混乱、信息泄露问题。建议构建学校档案安全保障体系，形成网络框架，明确档案登录、管理权限，降低档案管理风险。此外，档案管理人员可以借助相关软件将纸质档案转化为电子文档进行编辑和存储，依托大数据技术将档案划分为隐私、机密、正常等层级，加强保密工作。构建学生心理健康电子档案，通过在线心理测试、会谈等结构。通过大数据技术分析其心理特征和学习状态，实现对学生信息的数字化管理，将其存入数据库中，便于教师在日后教学中了解基本情况，开展针对性教育活动。同时，建议借助云计算技术，通过虚拟化档案管理手段处理信息，构建庞大的云存储数据库，将档案信息传输至云存储库内备份，避免档案的丢失。6.提升档案管理人员专业素质。第一，开展线上档案管理培训教育。学校可以借助互联网技术构建线上培训班，对档案管理人员进行再教育。邀请有经验的工作人员或专家讲解规范化和系统性档案管理知识，提升学校档案管理效率。同时，加强学校间的学习和交流，借助实体考察、交流会议等模式，借助信息技术实现优化档案管理工作。第二，加强技术人员的指导。由于学校档案管理具有专业化、系统化、复杂化的特征，因此建议学校加强和外界信息技术中心的有关合作，聘请或邀请技术人员参与指导，开发自动化办公平台，实现学校档案部门管理人员工作对接，节省管理人力成本和时间成本，创设良好的数字化档案管理环境。7.构建“三位一体”档案建设体系。其一，需要突出学校档案管理的服务特点、信息时代。学校档案建设需要加强定位，为师生和社会提供信息服务。侧重电子档案录入和制作过程，明确学校档案管理服务意识。其二，挖掘学校特色和档案管理个性化，借助自身文化内涵，创新档案建设途径。例如开设光荣册、校友档案、校史档案、名师档案等模块，凸显档案建设的信息化优势。

总之，对于目前学校档案信息化建设中普遍存在的档案信息化认识相对片面、缺乏完善的配套基础设施与相关管理细则，档案信息安全管理不足等各种现实问题。各学校还需要结合自身实际，在要认真遵循国家相关规程下，主动运用互联网思维，实现三网联动全面收集更多档案信息，不断完善并细化各项管理制度内容。在积极为学校档案信息化建设配齐所需基础设备的基础上，重视运用各种先进技术加强网络安全管理，由此使得学校档案信息化建设工作可以高质量地完成，并获得理想的建设成效。

参考文献：

[1]徐娟.“互联网+”环境下学校档案管理信息化建设研究[J].兰台内外，2020

[2]李慧.高校档案管理信息化建设的思考[J].城建档案，2019

作者:李大鹏 杨景慧 单位:1.青岛市招生考试院 2.青岛市教育科学研究院