新媒体下事业单位档案信息化工作探析

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摘要：新媒体环境下，我国各个领域都在发展阶段，并且已经渐渐实现了信息化，尤其是在事业单位的发展过程中，档案管理作为其关键环节，实现信息化工作，更是能够在一定程度上提升工作的效率。基于此，本文对新媒体环境下事业单位档案信息化工作进行了分析，并对当前管理阶段存在的问题进行了研究，同时在依照实际情况的基础上，制定了相应的优化路径，希望可以为相关人员提供一定的帮助。

关键词：新媒体环境；事业单位；档案信息化

网络媒体下，以往的原始档案管理急需积极地应用信息化技术进行改进。但是，突破原始档案管理模式，需要创新和改变，具有较强难度性。所以，在今后事业单位档案管理工作进行阶段，一定要综合的对自身情况进行分析，积极革新以往管理观念，采用相对科学的办法，加大对先进技术的应用，确保可以全面实现档案管理信息化，提升管理质量。

一、新媒体环境下事业单位档案信息化必要性分析

新媒体环境下，事业单位在开展档案管理工作期间，应提升对信息化工作的重视程度，能够让事业单位的公共形象得以良好树立，也可以不断的对事业单位档案价值进行挖掘和拓展，有利于事业单位的长久发展。第一，可以有效对事业单位的公共形象进行提升。现阶段，在事业单位档案信息化建设工作开展过程中，主要是针对大量电子信息文件的管理以及存储，不断对电子档案信息的利用率进行增强。而进一步强化档案信息化建设的力度，能够对以往档案管理以及存储模式的局限性进行突破，全面提升档案信息利用率。并且，借助电子档案，也能够为档案信息的查询以及利用提供更多便利，可以第一时间在网站上对档案信息进行公开，让公众在查询信息时，可以更加便捷，提升了业务办理的透明度，也为事业单位树立了良好的公共形象。第二，能够对事业单位档案价值进行挖掘和拓展。在事业单位的发展期间，对于档案来说，其发挥的作用非常大。通过强化对事业单位档案信息化建设的重视，能够保证档案信息在应用的过程中，不会受到空间以及时间的局限，档案信息的查询及检索能够相对便利。同时，通过实现档案信息化，还能够进一步的对档案价值进行挖掘，让其可以更好的为事业单位发展提供服务。第三，能够对以往档案管理模式进行革新。在事业单位的发展过程中，实现档案信息化建设，可以对以往的档案信息管理模式进行革新，也能够增强档案信息整体利用效率。在以往档案管理工作进行以及开展期间，其往往会采用人工录入以及纸质媒介的手段，工作效率较低。而通过实现信息化，能够让档案信息资源的管理以及存储更加便捷，可以进一步的对档案管理职能进行拓展[1]。

二、新媒体环境下事业单位档案信息化工作存在的不足分析

新媒体环境下，要想保证事业单位档案管理工作的开展能够更加顺利，管理水平以及质量可以得到综合提高，那么就应该对以往原始档案管理进行改进，积极借助信息化技术。但是，在实际的档案信息化工作开展过程中，其存在的难度相对较大，遇到的问题也比较多。第一，信息化程度较低。现阶段，社会在飞速进步的同时，信息技术水平提升速度也日益加快，并且融入到了多个领域当中，尤其是事业单位，其在开展档案管理工作期间，更是强化了对信息技术的利用。但是，由于受到诸多因素的干扰，使得在具体的工作阶段，其缺乏较高的信息化程度，仍然沿用以往的纸质档案管理以及手工管理模式，从而导致档案信息常常出现损坏问题，为查阅工作的开展带来了较大难度性，大大降低了档案工作的整体效率和质量，对档案的进一步利用和开发非常不利[2]。第二，缺乏对档案信息化建设的重视。当前，事业单位在开展档案信息化工作中，管理人员不能够理性的对信息化社会进行感知，使得忽视了档案信息化工作的重要性，无法综合的发挥出其优势，只是片面的认为，实现档案信息化建设，是社会发展的趋势以及需求。所以，在工作开展过程中，形式主义较为严重。同时，在进行档案信息化工作期间，单位也没有给予大量的财力以及人力作为支撑，从而导致档案信息化工作缺乏有力支持，不能够实现信息化管理[3]。第三，人员水平以及素质不高。通常情况下，强化对档案管理人员工作能力以及水平的提升，能够为档案信息化工作的开展提供重要依据。但是，综合当前事业单位档案管理工作来看，其在信息化层面，管理人员的水平以及能力普遍较低，不能够满足档案信息化工作需求，档案信息管理工作的开展缺乏科学性以及精准性，大大降低了管理质量以及水平的提高。

三、新媒体环境下事业单位档案信息化工作路径分析

新媒体是一把双刃剑，在事业单位档案信息化工作开展过程中，其会面临一定挑战的同时，也会遇到很多的机遇。所以，在新媒体环境下，事业单位应该强化对档案信息化工作的推进，能够加大信息化建设力度，将事业单位档案馆建成现代化档案馆，有效的进行档案管理，保证事业单位可以个性化发展，全面提升档案信息的整体利用率[4]。（一）强化规范化以及标准化建设。在具体的事业单位档案信息化工作开展过程中，最为关键的就是要保证档案信息的标准化以及规范化。现阶段，在实际的档案管理工作进行阶段，单位依旧缺乏统一的发展规划以及输入格式，经常会存在各自为政的情况，彼此交流具有较强的困难性，无法在其他领域实现档案流转。并且，虽然在新媒体环境下，电子档案在各自的环境中运转的相对良好，然而在调动以及流转期间，其常常会存在不兼容的问题，如若不能够及时的对这一弊端进行解决，那么一定会阻碍事业单位档案信息化工作水平的提升。所以，在今后的工作中，事业单位应该建立相对规范的档案管理标准，能够形成规范化且标准化的档案管理体系，以便事业单位档案信息化工作的开展能够有规可守，有章可循[5]。在工作期间，事业单位档案管理在内容层面，如若想要对档案信息进行全面收集、加工和整理，那么需要采用国家档案局所制定的统一标准，严格的进行执行，以确保档案信息可以快速的传递，能够真正意义上的实现信息共享。此外，在技术层面，应该采用标准的计算机数据库，对不同区域以及不同类型的档案输入格式进行统一，然后将数据库连接组网，以确保工作人员的交流能够更加便利，信息的流转能够更加快速。（二）强化档案信息数字化建设。在以往的事业单位档案管理工作中，往往都会采用纸质档案的手段，通过人工登记的方式来开展工作。对于这种方式而言，其在档案信息量较少的情况下能够凸显出一定的优势。但是，由于近年来档案信息的日益繁多，增长速度越来越快，程序日益繁琐，耗费的时间以及人力也相对较多，所以存在的困难性也很大。并且，在对档案进行调档的过程中，还会经常出现丢失以及损耗的问题。通常，电子档案的录入以及传输的具有较强的稳定性。所以，在新媒体环境下，为了能够更好的提升事业单位档案信息化工作效率和水平，那么还应该强化对档案信息数字化建设力度，在具体的建设阶段，应该充分的对计算机等技术进行应用，合理的将存储在纸质载体上的档案信息转化成数字化，利用扫描仪，有效的对档案进行扫描，并科学的对其整合、加工以及管理。同时，在档案信息化建设期间，也可以将现有的纸质档案依照规定，统一的进行管理，科学的输入到计算机中，保证其能够成为电子文档。此外，针对管理人员，其也需要严格的依照各项规章制度，有针对性的进行操作，以便档案信息管理工作的开展能够更加顺利，从而最大程度的实现信息共享。（三）强化电子档案信息网络化建设。正如上述所言，在以往的事业单位档案管理工作期间，其通常会采取纸质记录的手段，在对信息进行查询以及传输过程中，其困难较大。并且，如果想要实现一定区域内的档案信息共享，那么所带来的困难更是显而易见，档案根本不能够将其作用和价值充分发挥出来。同时，在新媒体环境下，人们对于档案信息的要求也越来越高，希望能够迅速且精准的对档案信息进行获得。故而，为了能够有效的对电子档案信息化工作效率进行提升，在具体的管理阶段，一定要强化对档案管理网络化建设的重视，事业单位管理人员应该积极的对数据采集工具进行应用，能够搭建网络收集平台，保证事业单位档案资源具有较强的全面性，能够系统的在线归档，统一的进行整合和管理，从而为查询以及统计分析提供更多的便利。此外，在工作过程中，还应该强化对数据挖掘技术的应用，搭建一站式检索平台，快速的查询信息，有效的进行利用，让广大用户可以不再受时间以及空间的局限，获得资料能够更加便捷且快速，最大程度的实现一定区域内的档案资源共享，全面提高事业单位档案信息管理水平。

四、结语

综合而言，在事业单位的发展过程中，档案管理至关重要，对事业单位的发展有很大促进意义。但是，在新媒体环境下，事业单位档案信息化工作在开展期间，其经常会受到一些因素的影响，使得信息化工作的进行存在着诸多弊端，诸如：信息化程度不高等，致使档案管理工作难度越来越大，阻碍了档案信息化建设进程。故而，为了能够有效对这些问题进行解决，在今后的工作期间，一定要强化档案管理与信息化技术的融合，实现档案信息化建设，强化对相关人员素质以及水平的提升，保证档案管理的规范化。

参考文献：

[1]陈皓.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].中外企业家,2020,25(03).

[2]符永照.事业单位档案管理信息化建设路径分析[J].城建档案,2019,17(12).

[3]许燕梅.事业单位档案信息化建设工作探讨[J].档案与建设,2019,11(12).

[4]吴艳群.“互联网+”背景下事业单位档案信息化安全建设研究[J].传播力研究,2019,13(35).

[5]郑磊.关于事业单位档案管理信息化建设的思考[J].城建档案,2019,28(11).132

作者:车明懿 罗卫民 单位:西安航天动力测控技术研究所