企业档案管理与服务模式革新策略

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摘要：当前信息技术不断发展，为各行各业带来了新的发展机遇，也给企业的档案管理和档案服务模式革新提出了新的要求。为促使档案管理工作适应当前的信息化背景，需要运用更多的科学技术，提升企业档案管理与服务的质量。文章通过分析企业档案管理工作的改革趋势，结合当前企业档案管理现状，提出了具体的改革策略，对于企业的档案管理工作有着重要的指导意义。

关键词：信息化；档案管理；服务模式

随着我国社会经济的不断发展，传统的纸质档案管理工作已经不能够适应当前的信息化时展要求，企业需要改变管理模式和服务模式，不断适应当前的时代趋势，让企业获得更好的发展。这种情况下，作为企业的档案管理部门应该坚持创新驱动，改进落后的档案管理模式，积极开展企业信息化建设，推动其管理工作符合时代要求。

一、当前企业档案信息化管理与服务模式发展趋势

（一）信息的多样化。当前的信息档案管理工作中，档案有着不同的类别且信息较为复杂、多元化，从而造成大量繁重的工作，影响档案管理的顺利进行[1]。对于企业的档案管理工作来说，管理的方向应该朝着信息化方向改变，这样能够帮助种类繁多的档案信息进行分类，对企业的档案管理和档案调取有着重要的指导意义，促进企业的档案管理工作顺利进行，帮助企业更好的发展。（二）内容的隐秘性。在信息化时代，信息技术为企业的档案管理工作提供了非常便捷的方式，但是由于互联网的万物互联、互通互近等特点，加大了信息泄露的可能性。所以在今后开展企业档案管理工作中，相关人员应该加强档案保管的隐秘性和加密性。特别对于企业的重要信息要由专人进行管理，对于极为关键的信息应由公司的管理高层掌握密码，确保公司的机密不外漏，减少企业的经营风险，避免发生不必要的损失。（三）信息的实时性。信息化时代的不断发展，企业获得了更多的信息，可以通过网络、市场调研或者基层部门反馈等多种方式得到信息，使信息表现出了突出的时效性，有助于企业实时掌握市场的变动情况。同时，在互联网信息化大背景下，通过相关档案管理工作人员利用大数据挖掘技术，对信息本身进行深入分析，可以为企业提供具有更高价值的信息。

二、当前企业档案信息化管理与服务模式发展问题分析

（一）档案管理体系不健全。当前有一些企业的档案管理工作机制不够健全，管理制度和管理责任体系不完善，档案的保存和使用、借阅和移交等方面的制度都存在着较大的问题，导致档案管理工作效率低下。再加上部分企业对档案管理工作不够重视，认为档案管理没有利用的价值，对企业的档案管理工作抱着可有可无的态度，导致具体负责人也缺乏对档案管理工作价值的正确认知。在一定程度上促使企业档案管理制度不完善、体系不健全的问题更加严重。轻则导致企业档案混乱无利用价值，重则因重要档案的遗失而导致重大经济损失。（二）档案管理工作人员素质不高。根据调查走访发现在很多企业中从事档案管理工作的人员一般身兼数职，不仅不能认识到该项工作的重要性，而且缺乏一定的专业技能，导致工作出现较多失误。再加上计算机、互联网的快速发展、档案工作软件更新速度变快，企业本身也没有足够重视员工的工作态度和管理技能提升，缺乏对工作人员的培训，促使工作人员知识框架和专业能力缺失，最终造成企业档案管理工作效率低下[2]。（三）管理方法相对陈旧。随着时代的进步，信息化建设越来越重要，不论是在企业的运营还是管理过程中，信息技术都发挥着令人不可轻视的作用。但是在当前的档案管理工作中，还存在着一些管理方法陈旧、管理措施不到位的问题。很多企业依然运用的是传统管理方式，单凭人工去记录档案以及通过档案统计册的方式进行管理。不仅严重增加了工作量，而且会给今后的档案管理造成一定困难，甚至导致许多档案不能有效利用，严重浪费了企业资源。

三、信息化背景下档案管理与服务模式革新策略

（一）完善档案信息化管理制度。信息化档案满足了不同人群对信息获取的需要，数字档案保障了民众所需要的信息的准确性、完整性，还保证了信息获取的快速性，便捷性。信息化档案也对档案管理工作体系提出了更高的要求，在档案信息化管理制度建设过程中，为了保证信息的系统化与信息系统管理的连续性，充分发挥信息化背景下档案管理与运行模式实用价值，应在信息化背景下档案管理与服务模式革新目标明确的基础上，将档案信息化管理制度作为当前信息化档案建设的第一要务。档案信息化管理制度的关键在于将馆藏信息编成可以传递的数字化信息后，结合企业需要，根据《电子文件归档与管理规范》《中华人民共和国档案法》，面对企业在履行职能、加强内部管理等工作中形成的具有参考利用价值的电子文件，制定与企业管理需求相符合的管理制度。考虑到电子文件大多以数码形式记录在磁盘、磁带、光盘等载体中，其可以通过通信网络传输，在计算机系统内阅读。因此首先可以依据档案工作集中科学管理的方针，明确企业综合档案室在电子文件管理中的责任，如对电子文件归档指导、接收后编目、提供利用、保存管理、验收等责任。其次，明确要求各部门构建电子文件归档制度，制定兼职档案员，负责部门电子文件归档、整理、收集管理。同时为保证电子文件归档真实性、完整性、可利用性，应根据图像文件、影像文件、超媒体链接、图形文件、文本文件等归档电子文件类型，明确电子文件归档范围、密级划分及保管期限。最后，从逻辑归档（依托计算机网络的电子文件移交）、物理归档（依托光盘、硬磁盘的脱机保持）两个方面，明确归档时间及移交载体检验标准，保证电子化储存过程安全规范。（二）加强复合型人才培养。数字档案是信息时代不可缺少的组成部分。在信息时代，所有事物都朝着信息化的方向发展，信息时代的到来为档案管理工作带来了发展契机[3]。通过信息技术的参与，可以促使以往储存量、交互量十分巨大的档案馆库存信息管理变得非常便捷，为信息传递提供了有效的方式。而企业档案管理人员直接影响了档案管理质量。一方面，要根据信息时代档案管理要求调整人员工作安排、工作内容的基础上，应加强管理工作人员在知识结构、多媒体技能培训的重视。制定有针对性的人员培训教育方案，综合利用内部教育、专家讲座、远程教育等方式提高内部人员工作意识及能力，为信息化时代档案管理效率、质量提升提供依据。另一方面，传统的档案管理需要查阅庞大的纸质档案，由于纸质档案在查阅时需要搬动，对档案管理人员的体力提出了新的要求，加重了档案管理工作人员的负担。而数字档案并不需要庞大的纸质文档，查阅时只需检索相对应的数据，整个过程较为方便快捷。面对管理内容不断丰富、资料承载体系和载体日益增多的档案资源，企业应构建定期更新、完善的人员培训教育机制及激励制度。鼓励档案管理人员主动与其他业务部门联系，了解多级部门信息管理需求，主动提升自身业务能力，满足信息化时代档案管理要求。（三）升级档案管理与服务模式运行机制。考虑到信息化背景下档案管理与服务是一项工作量比较繁杂的任务，需要依据档案实体将档案目录和档案内容进行比对、剖析以及档案目录修订的一种工作。针对以往档案管理工作难度大、错误率高的情况，可以利用新一代物料跟踪与信息识别的无线射频识别技术（RFID），构建自动化、信息化、智能化档案管理系统，为档案管理与服务模式运行效率、综合实力同步提升提供依据。基于RFID的智能档案管理系统主要是依托计算机软件技术、无线射频识别技术，从档案存档、借阅、生成、查找、安全、盘点等各个环节入手，以无线射频识别技术为信息存储媒介，在手持终端、通道式RF读写设备、固定RF读写器支持下，与后台数据库管理系统紧密配合，实现档案资料查找、盘点、节约、归还过程信息化、高效率管控。在整个过程中，管理系统可与现有监控系统展开联动，实现多级部门间档案信息的无缝隙对接及实时、远距离交换传递。如果检测到的信息不准确，可以通过智能档案管理系统对信息及时处理、更正，确保信息的一致性。智能档案管理系统主要包括查询管理子系统（终端查询、系统查询）、存取管理子系统（档案归还、档案借取、档案存取）、盘点管理子系统、环境监测子系统、安保子系统（系统报警、门禁通道、视频监控）、RF数据管理系统（数据库、终端管理）几个功能模块。在具体系统搭建过程中，首先需要准备1台目录服务器、应用服务器、数据服务器、逻辑业务服务器及UHF读写器、标签打印机、档案架等。其中档案架每一个档案格子均具有对应的UHF标签（通过特高频UltraHighFrequency扫描标签），可满足盘点、档案存取需要。如在档案盘点过程中，可以在档案管理终端直接任务，将任务下发给逻辑业务服务器，随后管理员可以根据RFID移动终端上的提示进行档案格、对应档案标签信息读取，完成一个档案格盘点。随后顺次完成其他全部档案格盘点；而在档案存放时，操作员可以登录类别、名称、密级时间、编号等档案信息，生成唯一的RF标签。根据RF标签信息在数据管理中心自动分配货架位置并进行任务下发。在找到对应位置后，可以进行档案电子标签、对应存放位置电子标签存取，确认上架。此外，为避免不法分子通过盗取信息资源危害信息化档案的安全，应在建设数字化档案管理过程中，利用加密技术对信息进行加密保存。做好防火墙工作，为信息传递做好防护墙，从根本上切断馆内本机网络与外界网络的联系阻隔外界的非法网络，保证信息的安全[4]。

四、结束语

企业档案信息化管理能够实现档案快速上下架、批量处理、无纸化业务流程、多标签快速盘点，降低档案丢失、私用风险，释放档案储存空间。因此，为了促使档案信息更好地服务于企业的发展，应将现有的纸质文档进行信息化处理的基础上，制定更加完善的档案信息化管理制度。依托现代技术构建智能化档案管理与服务模式运行平台，加强人员管理，为企业的发展提供充足支持。

参考文献

[1]陆尘香.近年信息化档案研究的可视化分析[J].档案天地,2018(4):33-35.

[2]逯国良.基层档案馆信息化建设中值得思考的几个问题[J].黑龙江档案,2018(2):73.

[3]李维龙,李洁.智慧档案馆的内在建设思路[J].资源信息与工程,2018(3):209-210.

[4]王卉乔.以微信公众号建设提升高校档案馆服务水平[J].中国档案,2018(3):62-64.

作者:王宁 单位:中海油能源发展股份有限公司工程技术分公司