信息化背景下文书档案管理探讨

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摘要:在机关单位的日常运营期间，文书档案管理工作是一项重要的工作，对于文书档案的保存和管理有利于机关单位管理工作的开展。基于此，便需要给予该项工作高度重视，在文书档案管理工作中投入更多的精力，细化分析其中所存在的问题，针对性定制改善措施，确保机关单位文书档案管理工作被更加优质的完成。

关键词:信息化背景;文书档案;管理工作

当前，伴随着我国计算机技术以及网络通信技术的不断发展，我国社会开始逐渐进入到信息化时代，在此时代模式下，将信息技术与文书档案管理工作相结合便可以有效提升文书档案管理工作的质量，同时在进行归档、查找档案期间的效率也可以有效提升，确保文书档案管理工作质量更佳。然而，在当前文书档案管理工作中还存在部分问题，这些问题在一定程度上使文书档案管理工作受到局限，所以，便需要对于其中的问题做出系统性的分析与探索，随后针对其中的问题来定制改善措施，从而全方位保证文书档案管理工作的质量。

1信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题分析

1．1缺乏监督机制。在当前信息化背景下，文书档案管理工作中缺乏监督机制便是其中最为重要的一项问题，同时该问题也对于文书档案管理工作具有较大影响。在实际工作期间，虽然有部分机关单位已经开展了文书档案信息化管理工作，但是在该项工作中却并未给予该项工作一定的重视，并且在该项工作中缺乏必要的监督手段，这种情况的出现便导致机关单位文书档案管理工作受到影响，若是工作人员在工作期间出现问题，会由于监督不当而导致问题持续存在，从而致使文书档案管理工作的质量受到影响，降低机关单位中文书档案管理工作实效性。1．2信息化管理存在局限。在机关单位文书档案信息化管理工作中，虽然已经有部分机关单位开展了文书档案信息化管理工作，同时配备了相应的信息化设备，但是，由于管理水平较低同样会造成机关单位文书档案管理工作实效性较低的问题。在此期间，由于工作人员受到传统思想的束缚，或者是部分工作人员的思想水平并没有达到相应的信息化文书档案管理工作要求，从而致使信息化设备无法被充分利用［1］。例如:文书档案管理工作中，若是想要将纸质档案转变成电子数据档案，对管理工作人员的工作素质具有较高的要求，只有在工作人员的工作技能较高的情况下才能够更加优质的完成该项工作。而在实际工作期间，往往都会由于工作人员的专业技能有限而影响到整体机关单位文书档案信息化管理工作，从而致使该项工作的实效性受损。1．3文书档案管理工作保密程度较低。机关单位文书档案管理工作保密程度较低也是其中一项重要的问题，在该项工作中，为了实现文书档案管理工作信息化，便需要将纸质档案转变为电子档案，但是在档案转变的过程中便有可能会出现相关信息被篡改的问题，同时电子数据存在的形式也比较容易发生变化。针对于电子数据档案来说，其在修改方面相对传统的纸质档案来说比较容易，所以会导致电子档案的数据真实程度较低。除此之外，文书档案在一般情况下并不是由一个部分组成，大部分都是包含不同部门之间的信息，若是工作人员需要对于不同部门之间档案进行汇总整理，便会导致档案的保密程度降低。

2信息化背景下文书档案管理工作的有效策略

2．1强化文书档案管理工作监督。在文书档案管理工作中，若是想要有效提升该项工作的实效性，首先要做的一项工作便是强化文书档案管理工作监督，这样才可以确保文书档案管理中作中的各个环节受到监督和辖制，以保证整体文书档案管理工作的质量。在实际工作期间，可以在机关单位中成立文书档案信息化管理监督小组，由监督小组定期或者是不定期的对于文书档案管理工作中的各个环节做出监督与抽检，防止在该项工作中存在纰漏之处，一旦发现在其中出现问题，便需要立即上报机关单位，随后由机关单位组织召开大会，共同商讨将以上问题解决，从而提升机关单位文书档案管理工作的质量［2］。与此同时，监督小组工作人员还需要定期对于自身监督工作做出自检，找出在工作期间是否存在不足之处，随后对于自身工作方式做出改善与调整，确保能够为机关单位文书档案管理工作保驾护航。2．2全方位规范文书档案管理工作。规范文书档案管理工作的各个方面也是提升该项工作实效性的有效措施，通过以上措施可以保证文书档案管理工作科学有序的进行，同时可以令文书档案管理工作更加规范。在实际工作期间，可以依据当前机关单位文书档案管理工作的开展情况来定制相应的管理制度，同时还需要对于该项工作做出细化考量，确保管理规范可以涵盖到文书档案管理工作的各个方面，这样才可以有效提升文书档案管理工作的实效性。同时还需要定制文书档案管理信息化平台的管理规范，确保信息化管理平台可以适用到当前的文书档案管理工作中，并且保证其中每一项工作的规范性与科学性，进而确保机关单位文书档案管理工作的质量更佳。2．3强化文书档案管理工作人员专业素质。机关单位文书档案管理工作中，工作人员的专业素质在一定程度上决定了整个工作的质量与效率，所以便需要有效强化文书档案管理工作人员的专业素质，从而保证机关单位文书档案管理工作的质量［3］。在实际工作期间，可以定期开展有关与文书档案管理工作培训大会，在培训大会上面可以对于工作人员的专业素质做出培养，同时令工作人员掌握到更多的专业知识，在培训大会上面还可以分享一些在文书档案管理工作中的小技巧之类的知识，确保工作人员在培训过后都有所收获，并且其专业素质可以得到提升。通过以上措施可以有效强化文书档案管理工作人员的专业素质，确保机关单位中文书档案管理工作的各个环节都被高质量的完成。

3结语

综上所述，在当前信息化背景下，机关单位文书档案管理工作也受到一定影响，从而导致机关单位中文书档案管理工作存在部分问题，影响到该项工作的实效性。基于此，便需要对于其中所存在的问题做出系统性的分析与探究，在明确其中的问题之后便可以具有针对性的定制改善措施，从而全方位提升文书档案管理工作的质量。

参考文献:

［1］毕英梅．信息化背景下文书档案管理工作初探［J］．科学技术创新，2017(13):249．

［2］李英杰．基于档案信息化背景下的文书档案管理工作初探［J］．赤子(上中旬)，2017(2):204．

［3］李婷．浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新［J］．科学技术创新，2017(7):153．

作者:杨晖 单位:交通运输部长江航务管理局档案中心