高职档案管理信息化可行性分析

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信息化发展已经逐渐成为国家发展的重要战略组成部分，高校建设管理也逐渐向信息化发展，尤其是在档案管理方面，借助信息技术的科学性，实现档案信息化建设，以科学的方式和和更专业化的技能以及管理人员素质的提升对档案管理进行时代化创新，进而提高档案管理工作效率。

一、高职院校档案信息化管理的优势

（一）提高办公效率。对于高职院校传统的档案管理，基本上都是以人工和纸质档案管理为主，这样的方式在管理程序上存在很大的弊端，一方面是档案的保存限制性因素较多，另一方面就是管理程序较为繁琐，操作难度较大，比较耗时耗力，这就使得档案在食用的过程中存在很严重的安全隐患性。在信息化时代实档案馆与信息化的融合既可以简化管理程序，还可以节省很多的人力物力财力，在查阅时也便于寻找。（二）促进资源共享。最为传统的档案管理基本上都是一些纸质性质的档案材料，资源无法同时针对性的多方面共享，而且对于查阅学生档案的基本过程也是十分复杂的，最为传统名单的档案需要到学校的档案管理室进行查看，在很大程度上影响了学校管理工作的效率。而利用信息化技术进行档案管理，一方面既能多方向的实现资源共享，可以让查阅者能够实现针对性的查找，查询的速率也能得到一定的提升，并且也不会受到时间或这是存档单位的基本限制。（三）保存的稳定性。在很多的情况下，传统的档案管理方式，往往都会受到很多因素的影响，如：环境湿度、保存条件等，一旦条件不适合很容易使得纸质档案受到不同程度的损害、损耗，档案管理的整体就会出现一定的不确定性。但是信息化的应用，在很大程度上对于传统方式给与最好的弥补，所有的档案信息基本上都是以电子数据的形式进行保存，不会受到环境因素的影响，在保存时间上也可以长时间的永久性保存，且使用起来也具有很好的便利性，完全提升了档案保存的稳定性。

二、关于高职院校档案管理信息化的可行性因素

介于以上三点档案信息化管理的优势分析，高职院校实现档案管理信息化在很大程度上推进了高职院校档案管理信息化的建设发展。从实际发展的背景上分析，随着信息技术的不断发展，信息技术在各方面的应用已经成为管理的重要手段，将信息化融入高职院校档案管理，能够在很大程度上推进高职院校的管理水平，也能提升高职院校最基本的工作效率。对于信息技术在档案管理中的应用可行性主要包含以下几点：（一）档案管理是学校管理的重要组成。随着信息化的不断进步，各大高职院校已经逐渐认识到信息化档案管理的便利性和高效性，很多的高职院校在学校管理上也逐渐的注重档案管理的作用。在高职院校，档案信息既是学校发展状况的基本反映，也是高职院校面向社会发展的真实记录。在新时代，实现高职院校档案的信息化管理既可以提升档案信息的使用效率，为高职院校的师生提供最为便利的服务，还可以在一定程度上推进高校的管理创新，为高校的实际发展提供技术性的保障。（二）信息技术的发展全面性。信息技术的发展，是社会发展的大趋势，在高职院校的档案管理上，作为领导者就应该抓住这时展的机遇，推进高校档案管理信息化建设，以下从三方面介绍信息化发展为档案管理带来的契机。第一，信息化的高速发展为档案管理提供了最为先进的管理技术，多样的管理软件也逐渐区域完善，这使得当前高职院校对于档案的管理逐渐趋于多样化和科技化，能够使得繁杂的庞大的信息得到最有效的运转，在效率上完全避免了传统档案管理存在的繁琐性。第二，随着信息技术的发展各大高职院校对于信息技术的运用也是逐渐加以重视，很多的高职院校紧紧抓住信息变革时代的契机，积极对档案管理进行创新，建设独具特色的管理文化，使得高职院校的档案管理建设逐渐呈现出信息化、科技化；第三，信息技术在档案管理中的运用，最为突出的一点就是他实现了跨时空、跨区域的资源共享。随着高等教育的不断发展，高校教育资源的共享是未来发展的主要趋势，这样的背景为档案信息化管理平台建设提供了最基本的保障。（三）实现管理效率的最优化。档案信息化管理就是利用现代技术对以往的、现有的档案进行科学、合理的管制、利用。提升档案管理的信息化使用率，最大限度的减少师生档案保存的占有空间，在操作上也能变得更加简洁，也能很大程度上节约人力、物力、财力，提高档案管理的工作效率。推进信息技术与档案管理的有机融合，对高职院校的师生等档案进行精细化管理，合理划分档案项目，扩大档案的存储内容和范围，节省档案管理时间，提高档案管理的效率。

综上所述，对于现阶段高职院校档案管理的信息化建设，既是时展的必然性结果，也是高职院校提升管理水平的重要创新举措。档案管理在高职院校的建设中是一个不可或缺的工作，对于在新时代档案管理与信息化的融合，既要从高职院校的自身实际出发，顺应自身发展的基本需求，让档案管理信息化建设完全发挥出应有的服务性作用，真正为高职院校的建设提供帮助。

参考文献：

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[3]杨娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2017,8(21):93.

作者:李文颖 单位:阜新高等专科学校