民办高校文书档案信息化探讨

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【摘要】就民办高校文书档案信息化建设的重要性进行了阐述，同时对推动信息化建设过程中出现的问题进行了剖析，提出了民办高校文书档案管理的基本原则，并给出了全面实现文书档案信息化管理的对策措施。

【关键词】民办高校；文书档案；信息化建设

随着我国信息技术水平的提升，文书档案也进入了数字化、信息化管理的阶段。民办高校针对文书档案信息化建设进行深入研究探索对于其档案管理水平的提升具有深远意义。档案是用来记录历史、记载学校发展历程的最可靠凭证。各个高校都有专门进行档案管理的部门，负责收集整理高校发展过程中的各类档案记录。文书档案是高校档案管理中的一个重要类别，在高校事业发展过程中起着不可忽视的重要作用。高校作为国家科学研究和人才培养的主阵地，探寻档案管理新路径，实现档案数字化、信息化已成为各个高校持续深入思考的问题。

1民办高校文书档案信息化建设的重要性及基本原则

1.1文书档案信息化建设的重要意义。1.1.1顺应时展必须提升办公效率。随着我国信息化水平的快速提升，很多现代社会的管理工作已经建立在信息化的基础之上了[1]。信息化时代的到来使得档案管理与现代化的计算机技术应用相融合，而在高校日常管理该活动中形成的文书档案也能够做到随时收集、传输和自动归档[2]，这大大提升了档案管理部门的工作效率，从而提高了办公速度，节约了不必要的人力、物力和财力。1.1.2档案数量激增需要加强档案保护。民办高校在日益激烈的竞争中不断寻求发展壮大，档案的数量也越来越多，特别是会产生大量的文书档案需要进行归档与管理。传统的纸质档案容易受到高温、火灾和虫蛀等客观条件的影响，同时在借阅查询中也会存在一定程度的磨损，保存风险较大。但文书档案如能全部转化为电子档案，实现文书档案的数字化，那么众多原始文书档案资料被损坏的可能性就会降低，稳定性更强，保存的时间更长。1.1.3增强档案流动和实现信息共享。在传统档案管理模式下，档案的流动相当困难，档案管理“重保存、轻应用”的现象一直存在。文书档案中所承载的重要信息资料难以跨越时空限制实现信息共享。但是在信息化建设模式下，文书档案转变为电子档案，其流动的速度和效率大大提升，文书档案的信息资源也实现了有效应用和实时共享。1.2民办高校文书档案信息化建设的基本原则。1.2.1规范性原则。在文书档案信息化建设的过程中，规范操作、规范管理和规范保存是妥善处理文书档案的核心要义。民办高校档案管理部门必须严格按照《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》，对档案工作实行统一领导、分级管理[3]。按照制度要求规范文书档案管理流程，做好环节监控，确保文书档案管理的规范性。1.2.2安全性原则。文书档案大部分为纸质档案，因此，安全是文书档案管理的重中之重。尤其是在信息化时代，互联网发展迅速，网络成为信息资源流动的主要场所。大量的文书档案在转化为电子档案后更要注重网络的安全性，避免出现档案泄密或由于软硬件出现问题而导致文件丢失的情况。1.2.3高效性原则。对文书档案进行信息化建设的主要目的就是要提高文书档案管理效率，加快文书档案在应用过程中的流动速度，以更快的速度和更有效率的档案管理模式实现文书档案管理的高效性，是档案部门需要持续探索的课题。1.2.4服务性原则。档案部门是服务窗口单位，为高校和广大师生服务是民办高校档案管理部门的根本宗旨。特别是在信息化时代，文书档案管理应该坚持效率与效益优化原则[3]，从提高效率，遵循高效性原则出发，处理好效益与服务之间的关系，努力提高服务能力，提升服务效率。

2民办高校文书档案信息化建设中存在的问题剖析

2.1管理力度尚显不足。档案管理由于是长期处于边缘化的部门，所以与档案管理相关的制度也未能及时进行完善和更新。民办高校的大部分档案资源都属于文书档案，但在制定制度的过程中也没有针对文书档案进行专门的制度制定，导致文书档案管理过程无法实现规范化和制度化。2.2经费设施急需更新。由于民办高校大都为自筹资金办学，没有公办学校强大的政府财政补贴做后盾[1]，因此，大部分民办高校都将资金用于师资队伍建设和科学研究上，追求学校的事业发展，极少将资金投入到档案管理领域中。这就在一定程度上表现出高校对于档案管理的重视程度不足。文书档案需要的除湿机、防磁柜和温湿度记录仪等设备均没有配备，计算机、打印机和存储设备等硬件也没有及时更新，文书档案的保管环境堪忧。2.3归档流程不合规范。民办高校的文书档案在收集与归档过程中主要存在以下问题，一是档案内容不齐全、不完整[4]，导致归档材料无法体现出事件全貌；二是档案重复，各个部门的负责人员联通度不高，几个部门合作完成的项目通常会重复归档；三是电子文件没有及时归档，纸质、电子档案归档不同步，这就造成档案材料在一定程度上缺乏价值。2.4管理人员能力素质有待提升。民办高校的档案管理人员中有不少是兼职人员，而专门负责处理文书档案的档案管理员几乎没有。由于高校每天都有大量的行政工作，兼职档案员无法及时进行文书档案的整理归档工作，这就造成了文书档案管理工作的质量不高。

3提升民办高校文书档案信息化程度的应对之策

3.1构建现代档案信息化管理理念。思想是行动的先导。档案管理在高校事业发展过程中的重要作用已经日益显现，高校应该着力构建现代化的档案管理理念，将信息化建设作为档案管理长期规划中的重要环节，逐步将纸质档案全部转化为电子档案，并实现纸质档案与电子档案的“双轨制”管理。从制度建设入手，在认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及《机关档案管理规定》等法律法规的基础上，加强学校内部档案管理体系建设，并按照档案类别分别制定相应的细则。3.2提升文书档案管理工作重视度。高校要切实将文书档案管理作为档案管理的重点加以重视，将档案管理等相关内容纳入学校事业发展和战略规划，在人力、经费及设备方面予以支持，增设专项资金，专款专用，增加专职管理人员，专人专责，配备仪器设备，定期检查更新，最大限度确保档案管理部门的正常运转，为文书档案的存储、调用提供客观条件。3.3持续推动文书档案数字化进程。进一步加强档案管理的信息化建设，严格实施部门、立卷归档制度，并采用先进的文书档案计算机管理技术，实现“双档案”管理，即电子档案与纸质档案同步、分类归档管理[6]。下大力气建设智能文书档案管理信息系统，健全档案运行体系，实现网络化、便捷化和高效化的智慧档案建设，实现档案快速流动，促进信息资源共享。信息化时代，要更加注重档案管理的安全性，在确保纸质档案存储安全的基础上，还要加强对电子文书档案的保护。对于保密档案要采取权限设置及密码保护措施，防止秘密档案外泄。3.4牢记“三心”培养高素质档案队伍和有效提升服务能力。档案管理工作要求档案管理人员工作要细心，服务要热心，还要具有责任心。高校的文书档案数量庞大，每一份档案都要求档案人员分门别类，细心处理，妥善保管。如事件请示与批复、文件正本与副本、跨年度的计划总结等，凡是需要归档的内容都要按照一定的顺序排好，不能漏项。在长期的档案工作中，管理人员应该始终保持一份为广大师生服务的热心，努力解决师生在查询档案过程中出现的问题，提升服务质量。此外，由于文书档案大部分为纸质档案，且年代久远的纸质档案保存起来尤为困难，档案管理人员必须要有责任心，才能持久地做好这项工作。

4结语

网络信息化将会是今后办公行政工作的发展趋势，档案管理势必要在信息化建设的路上越走越远。因此，民办高校必须切实加强对信息化建设的重视，从制度建设、平台建设和队伍建设入手，着力加强档案特别是文书档案数字化水平，更好地服务于高校的其他部门，促进高校的全面发展。

参考文献

[1]闫敦.档案管理工作信息化时代的创新性[EB/OL].(2019-07-25).

[2]张雪.事业单位文书档案信息化建设分析[J].兰台内外，2019(18):25-26.

[3]国家档案局第13号令《机关档案管理规定》[EB/OL].(2018-10-23).

[4]张宝爱.高校文书档案收集与归档工作研究[J].兰台内外,2018(6):75-76.

作者:李佳 单位:运城职业技术学院