中小学档案信息化管理论文

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摘要：中小学档案信息化管理对提升档案管理效率、降低档案管理成本、提升教学水平具有积极的现实意义。本文在分析中小学档案信息化管理的主要任务及路径方法基础上，进一步提出档案信息化管理的绩效评估，对指导中小学档案信息化管理具有较强的现实指导意义。

关键词：信息化；中小学档案；档案管理

随着信息网络技术的应用和飞速发展，中小学课堂教学和教务管理实现了信息化，尤其是中小学电子学籍档案管理启动后，纷纷为中小学生建立了“一人一号、一人一档”电子学籍档案。电子学籍档案，以及办公OA系统的应用，加快了中小学档案信息化进程，对提升中小学学生学籍和教学管理的质量和效率具有积极的现实意义。

1中小学档案信息化管理现实意义

1.1提高档案管理效率。从入学起，学校就会为中小学生建立学籍档案，全面记录中小学生的个人、学籍变动及求学全过程的信息。此外，中小学纷纷借助计算机技术开展辅助教学和管理等。因此，中小学教学档案和新建档案数量多，通过信息化技术将传统纸质档案信息化，能够显著改善档案管理、利用环境，极大地增强档案管理效率。1.2降低档案管理成本。传统中小学档案管理过多地依赖于人力、物力，利用效率低下。将传统纸质中小学档案进行信息化管理，不仅可以降低中小学档案的存储空间，节约人力资源成本。还能够有效提升档案查询、利用效率，减少对原始档案的侵扰，利于档案原件的保护。1.3提升日常教学水平。档案工作是中小学日常教学和管理的一项基础性工作，也是教学、教改顺利开展的重要保障，真实反映了日常教学管理的内容。将中小学档案信息化管理，能够提升教学档案的管理和利用效率，使之服务于日常教学和教育管理，不断提升教学水平。例如，我区为每位教师建立个人成长电子档案，详细记录教师教育教学过程中获得的成绩、荣誉、奖励及课改取的的成果等，每年秋季开学之初将教师上一年度的成绩予以反馈，极大地提升了教师的学习能力、积极性和成就感。

2中小学档案信息化管理主要任务

2.1推进档案信息资源建设。首先是搭建档案网站或“数字档案馆”，利用互联网信息技术，扩大馆藏档案资料的宣传利用；设立档案信息化服务机构，充分利用专业设备、人员和技术力量，为档案室提供文档信息化服务；提前做好档案信息资料的收集培训，最大限度地降低归档资料的流失，尤其是电子档案数据信息的数据库输入；与校园网对接，提供快速检索利用服务。2.2加快基础设施及系统建设。首先，应结合中小学档案信息化管理的实际购买或研发档案管理软件，制定适合计算机信息化需要的档案管理标准规范，软件中应有自动立卷、组卷及查询功能；不断优化软件界面应用系统，便于档案资料的录入和查询利用；保证软件的可扩展性，实时升级软件应用功能。其次，应增加硬件基础设施建设的投入，根据中小学教学管理实际，同步规划、建设文档数据中心、档案网站建设，并与中小学互联网、局域网相连。2.3完善相关标准和规范规定。依据《档案法》《保密法》《电子文件归档与管理规范》等行业标准和规范，制定符合中小学电子文档的采集、存储格式标准及具体的实施细则，使电子文档更具可操作性；详细规定电子文档的整理、利用、销毁的规范流程，完善电子文档存储及安全利用的规章制度，提升中小学档案信息化管理的法制化水平。2.4加强信息安全保密体系建设。加强中小学档案应用系统管理，利用身份认证、密钥、数据备份等先进技术确保馆藏档案数据信息的安全，尤其是要重视电子文档的监督、指导，确保电子文档的真实、完整和有效。

3中小学档案信息化管理路径方法

3.1完善档案工作标准化、规范化。结合地区教育资源现状，尤其是中小学档案信息化管理的基本要求和标准，制定符合中小学档案信息化管理的规章制度，明确中小学档案信息化流程、要求、标准，如《电子文件归档与管理制度》《档案信息安全保密制度》《数字档案查询利用制度》《中小学档案数据管理维护准则》《数字档案鉴定销毁制度》《档案数据网络和信息设备维护使用制度》以及《档案库房管理制度》等，以严密的制度规范保障档案信息化管理的规范。3.2加强档案工作自动化、数字化。通过计算机、信息技术的应用，建立起完善的中小学档案管理数据库，并与中小学教学管理及OA办公系统相连，提升档案信息工作的自动化水平。依据《纸质档案数字化技术规范》《文献档案资料数字化工作导则》《档案著录规则》等等，做好中小学档案数字化加工，为信息化管理奠定扎实基础。要对已有馆藏档案资源进行信息化扫描、图像处理、图像存储和目录建库，然后将获取的数据与数据库进行挂接，促进档案工作的自动化、数字化，助力信息化目标的实现。3.3增强档案工作专门化、专业化。针对中小学档案信息化管理的人才资源紧缺等难题，应单独设立专门的中小学档案信息化管理领导小组或办公室，抽调专人专门负责档案信息化管理工作。此外，要注重从事中小学档案信息化管理队伍的专业化培训，尤其是要加强信息技术、数字采集、计算机应用，以及档案理论的业务知识轮训，不断提升中小学档案工作的专门化、专业化水平。

4中小学档案信息化管理绩效评估

在2016年“互联网+教育”创新周闭幕式上，教育部相关负责人透露，已经为全国34万所中小学的1.78亿学生建立起了电子学籍档案。此外，随着信息技术在日常教学、教务管理中的应用，使中小学档案信息化管理面临着前所未有的发展机遇，各中小学都高度重视起档案信息化管理工作，并纷纷采取相应举措，取得了一定实效。在现实中，需要对该项工作的开展情况进行绩效评价，及时掌握工作取得的成果及存在的不足，为改善中小学档案信息化管理提供努力方向。4.1确立绩效评估主体及形式。确立中小学档案绩效评估体系，首先是要明确评估主体，即由谁来评估。应建立以学校自评为主、教育主管部门监督、广大师生等第三方评价相结合的方式，对中小学档案信息化成果进行评估判断。应从中小学档案信息化管理的投入、产出和效果三个方面对中小学档案信息化进行全面评价。其中，投入包括人才支持和经费投入，产出则是中小学档案信息化管理的成果，而效果则是中小学档案信息化管理给师生、教育管理提供的服务成效方面。其中，成果评价是关键和重点，是检验中小学档案信息化管理是否取得预期实效的关键。4.2档案信息化绩效评估方法。目前，应用较为成熟的、评价中小学档案信息化管理的方法为“关键绩效指标法”。通过教育主管部门以及中小学档案管理人员的共同努力，结合中小学档案信息化管理实际，制定具体的档案信息化审核标准，设置、采集、取样、分析绩效流程中不同参数，作为评估中小学档案信息化绩效考核的量化管理指标。结合《全国中小学档案管理工作规范》的相关内容和要求，其中，重点是要评价和审核中小学档案信息化基础设施建设、档案信息化资源建设、学籍管理及服务平台建设，以及中小学档案信息存储与安全保障建设等。此外，对于无法量化或获取真实数据信息的，可采用问卷调查法，进行主观打分评价，获取对档案信息化管理的满意度等。通过量化和主观打分等实现对中小学档案信息化管理的评估，并将评估结果作为改进和完善中小学档案信息化管理的重要依据，不断提升档案信息化管理水平。4.3信息化绩效评估原则标准。针对中小学档案信息化管理的特点，对该项工作成果的评估应坚持科学性、系统性、可操作性、动态性和有效性原则标准。其中，科学性是指档案信息化评估要科学反映中小学档案真实内容和真实情况；中小学档案信息化管理的评估设计软硬件等多方面，需要整体、系统地构建评估指标，确保评估结果客观、全面；评估指标的选择要具有可操作性，以减少评估结果的误差；所谓动态性，是指中小学档案信息化管理的评估应与教学实际、信息技术的最新应用结合起来，不断更新和完善评估指标。有效性，则是指在选取评估指标内容时，应将能够反映中小学档案信息化水平的评估指标选准、选全，确保评估结果能够真实反映信息化管理取得的实际成效。对此，我区在每年两次的学校教学工作督导评估中，均把学校档案管理信息化水平单独作为一项考核指标进行专项检查。通过努力，我区学校现建有校史档案馆一处，拟建三处，每校均设立了档案室。

参考文献：

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［2］崔宝明.浅谈中小学档案管理信息化［J］.科技视界，2016（3）：248.

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［5］文晶.如何加强中小学校档案信息资源管理［J］.现代教育科学，2007（4）：35.

作者:卢念国 单位:临沂市兰山区教育和体育局档案室