高等学校档案管理信息化建设考

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摘要：当前，我国的科技信息技术飞速发展为高等学校档案管理工作提供了新的发展机遇，本文从如何推进高校档案管理信息化建设，及保障措施和营造氛围等几个方面，阐述了高校档案管理信息化建设对高校的教育事业的发展的深远影响。

关键词：档案；信息化信息

时代技术的革新推动了高等教育事业的发展，对高等学校的档案管理工作也提出了更高的要求。信息化是一种管理手段，以现代各种信息技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，实现计算机系统对研究对象的管理过程[1]。高校档案管理工作通过网络技术和通讯技术的运用，改变了传统的高校档案管理模式，改进了档案管理工作的服务方法，提高档案管理工作的效率，推进了高校档案管理工作信息化建设的进程。信息时代的到来为高等学校档案管理工作拓宽了发展空间，高校档案管理工作始终要围绕高校改革与发展，服务于高校的各项教育教学及行政管理工作，高校档案管理信息化建设进程对高校各项工作的开展有着深远的影响。

一、高等学校档案管理信息化建设的推进

高等学校有着高智力含量、高科技含量、高文化含量的档案资源，运用大数据、云计算等先进的信息技术进行全面的分析和统计，对高校档案资源进行深度开发，调研各类档案信息资源的连接关系，发现档案信息资源的潜在价值，充分发挥互联网的作用，形成档案开发与利用信息化，不仅奠基于高校的基础信息化建设，还要影响于社会各界，取得社会关注和支持，在实现档案资源共享，为社会经济发展服务的同时，提升高校在社会中的知名度，促进高校的可持续发展。高等学校的档案馆藏量大而繁杂，信息化建设要有长远的规划，坚持档案管理的多元化，把纸档案逐渐转向电子化和数字化；扩大馆藏范围，与办公OA系统进行对接，实现档案信息的传输与传递完全自动化；档案服务网络化，利用校园网设立服务窗口，实现了方便快捷的档案在线查询；档案的馆藏管理提升为智能化管理，温度、湿度、防火、防盗等设立24个小时全程监控，档案馆内全方位自动调节，高校档案馆整体实现现代化管理。高等学校档案管理工作的信息化建设离不开高素质的档案管理人才，要高度重视高校档案管理工作人员队伍的建设，在努力干好本职工作的基础上，要不断的学习充实自己，转变固化保守的思想观念，主动接收新的精神理念、主动学习新的科学技术、主动适应新的工作方法，增强创新意识、开拓文化视野、掌握前沿信息，以提高自身的综合能力，成为思想进步、爱岗敬业、勇于担当的高校档案管理信息化建设的助力者。

二、高等学校档案管理信息化建设的保障

高等学校档案管理工作的信息化建设，可以向高校申请设置专项档案工作资金，投入到信息化建设当中，要对档案各项工作进行整体布局、合理分配、统一管理，利用专项资金把档案基础设施进行全面更新，计算机、复印机、传真机、照相机、扫描议等基础设施要进行科学的配置、保管和维护，为档案的信息化建设打造硬件实力。开发和利用高校档案管理软件，构建与高校各级行政管理部门的互联互通，与各级分院的互联互通，与上级档案管理部门的互联互通，体现档案信息化建设软件的先进性，实现高校档案管理工作的全面自动化。积极开展高等学校档案信息化建设的技术研究工作，在档案信息化建设中会遇到许多疑点和难点，在网络的开发和利用中会遇到突发的各种状况，在智能化管理中又会出现新的问题，都需要档案管理人员在工作做好总结和记录，然后统一汇总到有关技术部门进行分析和研究，根据结果对档案信息化的整个系统进行优化，提升高校档案信息化建设的科技含量。高等学校档案管理工作的信息化建设需要结合工作的实际情况，明确档案管理的职责，根据《档案法》、《保密法》等国家关于档案的法律法规制定严格的规章制度，对档案管理信息系统的查阅、借阅等利用形式设定范围和期限，对在线和对外的档案服务，要有明确的约束机制，确保保密工作无漏洞，实现高校档案管理工作的制度化和规范化。计算机和互联网的应用为档案管理工作打开了信息化建设的通道，同时也存在着大量的安全隐患，所以需要定期的对档案管理网络系统进行安全排查和后期维护，并对档案管理人员进行安全教育和技术指导，及时拦截和清查电脑病毒，保障档案管理信息系统始终处于安全稳定的状态，为档案管理信息化建设创造良好的环境。

三、高等学校档案管理信息化建设的拓展

高校档案管理部门要经常举办校史、先进人物事迹、校友贡献社会展览，向广大师生普及档案的基本常识，讲解档案的历史价值和对学校发展的重要性，现在这些档案宣传工作都可以在网上进行，广大师生可以根据需要，通过身份认证进入高校档案网络管理系统接受档案宣传教育，了解档案的作用，才能有效的利用档案信息，高校档案管理部门也节省了人力、物力和空间，并且达到最佳宣传效果。世界经济和进步使得人们之间的联系越来越密切，这使得高校档案管理信息化建设不能局限于自身[2]。高校档案信息化建设需要学校各个部门的协作配合。高校档案由各级行政管理部门、二级教学单位、学校重大活动和会议中产生的各种资料组成，因此高校档案管理部门要重视与各部门和单位的沟通，在每个部门设置兼职档案员，利用企业通讯软件建立档案群组，档案工作信息，指导档案工作，各部门按档案管理部门要求传递传输重要信息资料，遇到档案管理方面的问题随时汇报，档案管理部门及时进行处理，使全校的档案管理工作良性循环，做到档案收集工作无遗漏、无差错，为高校档案信息化建设打下良好基础。

总之，推进高等学校档案管理信息化建设即需要领导的高度重视，又需要相关人员的共同努力，更新观念、提高创新能力，完善规章制度，依靠科学技术，推动高校档案管理信息化建设。

参考文献：

[1]乔硕功,向禹.高校档案信息化建设的实践与思考[J].资源信息与工程,2019(2):193-196.

[2]张爽.高校档案管理信息化建设探究[J].开封教育学院学报,2018(12):235-236.

作者:邹晏秋 刘杰操 潘高峰 单位:吉林化工学院