工会经审档案信息化管理分析

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工会经审部门作为工会的经费使用监督部门，日常审查审计中产生的内部审计档案与审计业务档案具有自身的特色，如何引入信息化管理的方式，运用现代化的管理手段加强对内设审计部门档案的管理，提升审计效率和质量，是各级工会经审部门需要解决的课题。本文通过对北京市总工会内审档案信息化管理的实践，提供一些借鉴。

一、工会经审档案信息化管理的必要性

工会经审工作发展的需要。工会经审部门作为承担内部监督职能的部门，随着政府治理水平的不断提升，在政府治理领域的各个环节监督不断加强，审计监督部门的职能作用发挥越来越大，与之相对应的各种监督、检查、审计等工作的结果也越来越多。由于这类档案具有专业性强、可追溯性强等特点，原有的传统审计档案管理模式很难满足需求。如何才能更好地发挥审计档案的作用，进而促进行政单位内部审计职能的发挥，最终达到提升政府治理水平精准程度的目的，需要对现有行政单位内部审计档案管理模式进行改进和优化。工会经审业务本身发展的需要。一般来说，机关内部审计部门需要经常调用、传送、比对的审计档案至少包括下属单位的审计监督情况档案、干部管理权限的相关人员经济责任审计档案，涉及基建工程单位的还会有基建工程审计档案等。另外，行政单位内部审计部门根据要求，为完善监督职能所颁布的各种制度、召开的各种会议及产生的相关资料，也会经常调用。与传统档案管理相比，这些档案具有覆盖面广、数量众多、内容繁杂和收集时间长等特征。这就对新时代工会经费审计业务产生的各种档案管理提出了新的要求。提高工会经审档案利用率的需要。由于政府治理水平的不断提升，要求各项决策更科学更精准，对症下药。审计档案体现出审计工作的真实过程，不仅可以反映审计工作的真实水平，还拥有鉴证历史的效用，因此审计档案的调用次数在逐渐增加。内部审计档案是对审计过程最真实的记录，它既能够反映审计的最终结果，也能够反映项目、人员、单位的管理现状，如果能够利用好内部审计档案，往往能起到事半功倍的效果。但是在实际工作中，审计档案利用率低是当前内审部门面临的突出问题。究其原因，这与行政单位传统的档案管理方式有很大关系，从手工档案操作系统形成的众多审计档案中查阅资料、统计数据、分析结果都相当繁琐，这给审计档案的开发利用带来很大的难度。

二、传统经审档案管理存在的问题分析

传统管理模式限制了审计档案作用的发挥。目前很多基层工会的审计机构，存在着人员少、任务重、时间紧的问题。审计人员不仅需要进行本年度的审计工作，完成预先设定的目标，还需要完成上级临时安排的其他工作，这很难保障审计工作的效率和质量。审计人员没有精力和时间开展审计档案管理工作，长此以往就会产生重视审计业务却忽视审计档案管理工作的问题，限制审计档案作用的发挥。审计档案归档和调用程序复杂导致利用效率低。在传统的档案管理模式下，审计档案必须按照相应的工作流程来构成相应的审计案卷，之后再上交给档案管理部门。而想要查阅审计档案，就需要通过多次审批，再由专人按照相应的类别、目录、页码等进行查阅，所以查询档案的速度受到人为因素的影响而得不到提升，这样就会给审计档案的利用带来许多不便。档案归集的质量和效率难以提升。一方面，由于2019•10中国工会财会工会经审审计工作中涉及的各种资料繁多，一旦建档立卷人员不能够全面掌握其中的相应事项，就可能导致管理欠缺现象发生，使其不能有效追溯审计工作的整体过程。这个问题在审计过程中出现人员调整时显得特别突出，尤其在时间长、跨度大的工程项目中容易出现，这就影响了审计档案的质量。另一方面，传统的审计档案整理，不仅耗时多，而且工作量大，受对档案理解方面的信息对称程度等人为因素的实际影响，使得档案建档、分类等效率较低，进而也对审计工作效率的提升造成影响。工会经审部门档案管理中存在的问题。工会经审部门与社会第三方中介机构不同，除了审计业务外，还有审计管理职能。在审计管理中产生的各种会议材料、制度材料有时候很难进行归档管理，但日后又会被定期、不定期地调阅、使用。传统的档案管理模式，导致这类档案容易遗失，查找困难，特别在出现计算机损毁、报废、人员轮岗、人员调离等情况下，问题尤为突出。

三、实现工会经审档案信息化管理的方法

借鉴成熟的信息化管理经验。审计档案的信息化管理目前已经有比较成熟的案例，工会经审部门可以充分借鉴这些成功经验，实现对本单位内部审计档案的信息化管理。在此过程中要注意有分析地利用，既不能贪图大而全的功能，也要考虑本单位设计的保密、预算等行政单位的特殊性限制，充分结合本单位的特点、管理目标和未来发展需要确定信息化管理程度和模式。适当扩大档案管理的范围。工会经审部门除了审计业务外，还有一些审计管理职能，因此工作资料除了审计报告外还有一些管理文件，这些资料在日常管理过程中也会被频繁调用。因此，在进行档案信息化管理过程中，可先对这些资料进行分类梳理，再根据不同的管理需求对各种档案的调用程序优化和完善。如，对年度审计、经济责任审计和工程审计等传统档案管理范围的审计项目，在审计档案的电子目录中设置权限；对各种制度文件、各类会议资料、各种调研报告和其他内部管理文件等，可以在目录中设置另一种调用模式，做到既符合档案管理的各项规定，又能够解决目前的实际问题，进而提升档案管理水平。充分考虑可持续性。档案的信息化管理是未来的发展方向，并且不断有新技术、新标准出现，因此在实现本单位档案信息化管理过程中，应该在可以控制的范围内既要解决眼前的主要矛盾，也要尽量考虑档案管理的可持续性，既要脚踏实地也要高瞻远瞩。档案信息化管理实施步骤。结合本单位经审档案信息化管理实践，列举具体步骤如下：（1）仔细对现有的文件档案进行梳理，将所有内审管理相关档案分类。（2）对现有办公模式、人员分布情况进行分析，并对未来此方面的可变性进行预估。（3）提高相关人员的思想认识，宣讲档案信息化管理的优势，并将遇到的问题与本部门工作人员进行分析研讨，凝聚共识、群策群力解决各种突出问题。（4）与机关信息中心就现有软件环境以及具备的功能进行探讨，寻找可能的解决方案和技术支持。（5）初步形成工作思路之后，与本部门工作人员共同论证，进一步弥补方案的不足，多轮之后确定工作方案。（6）对照现有文书档案，梳理电子档案目录，并多次讨论、评估，最终形成现实可行、未来具有一定空间可比较的电子档案目录和归集机制。（7）对电子档案分类进行编码设计。（8）按照既定的电子档案目录，申请电子权限，在办公系统中设置目录，并组织部门工作人员进行分期、分类、分项上传。（9）对照前期制定的规则，对上传之后的电子档案进行集体验收。检查电脑中有无尚未上传的重要资料，检查已经上传的电子目录中相关内容是否完整。（10）最后修订方案、方法，形成本部门电子信息管理制度。对电子档案的上传、下载等行为进行规范和约束。（11）目标完成后进行效果评估。如，是否确实解决了前期的突出问题；是否提升了工作标准，从根本上提升了工作水平；是否对以后工作起到了示范和规范作用，永久性地解决了本部门档案查阅、传递等过程中存在的问题；是否解决了短期工作量增加带来的问题；是否与预期投入相一致等。

四、行政单位内审档案信息化管理经验总结

充分调用各方资源。在行政单位内部审计部门考虑引入档案信息化管理方式的时候，一定要做到细致的谋划工作思路，如详细制定工作计划，做到目标明确、思路清晰、方法得当，既要安排好日常工作，更要谋划好开创性工作，切实做到统筹兼顾，整体推进。对本单位档案管理需求进行客观评估。除传统档案管理要求的信息外还需要建立什么样的信息库？除传统的审计档案外还有哪些管理文件需要进行归集的？等等。这些问题在进行本单位内审档案管理方案设计时，要不断讨论、确认。因此，在实施档案管理信息化过程中，要认真听取、收集各方意见，耐心细致地做好梳理工作，查摆问题，科学合理做出决策。整个档案的管理流程应该通过机制创新来固化，形成制度，这样才能从根本上解决档案归集的规则问题，确保条理清晰、查档便利。充分调动各方面主观能动性。在人员使用上，要扬长避短，量才使用，合理分工，充分发挥每个人的特长，达到整体效能最大化。要发挥团队的作用，根据已掌握的资源情况，充分调动各方面人员的主观能动性。在开展工作时，注重团队建设和人员培养。持续完善工作机制。无论技术本身还是实践本身，都会在项目落地的过程中遇到各种各样的问题，对这些问题需要用科学的思路去解决，拿出最佳的方案、找出最优的方法。行政单位内审部门审计档案在实现信息化管理的过程中，以及在对过去档案的整理中，都会遇到各种特殊问题，虽然同类问题很少，但是总有个别特殊性存在。这就要求，在实施审计档案信息化管理中既要兼顾已经确定的规则，还要考虑未来同类事项可能出现的概率，对个别问题进行深入剖析，明确最佳解决方案，不断优化和完善档案管理制度，最终形成具有本单位特色的审计档案信息化管理制度。总的来说，随着时代的发展、科学技术的进步以及政府治理的需要，传统管理模式下的审计档案工作已经不能满足现阶段行政单位内部审计工作需求，工会经审工作的信息化管理水平亟待提高。提升审计档案的利用效率和水平，需要在理念上实现根本性转变，引入信息化管理方式，为政府治理水平的进一步提升奠定坚实基础。

作者:胡兴华 单位:北京市总工会