档案信息化建设现状与对策分析

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【摘要】随着信息技术的蓬勃发展，信息技术已经在各个行业都得到了普遍的应用，档案管理也步入了新的征程。档案不仅是数据的集合，也充分的反映了社会发展的历程，是社会发展的缩影。必须通过科学的方法来加强对这些档案的收集、管理和开发利用,确保这些档案能够更好的发挥其自身的价值。本文首先分析了实行档案信息化的重要意义，在此基础上分析了现行档案管理制度存在的问题并提出了解决措施。

【关键词】档案；信息化建设；问题及对策

一、档案信息化的意义

1.提升相关部门的业务能力。档案管理对于某个组织内部人员来说是对在职人员身份信息、能力水平、奖惩情况的汇总，信息化能有效帮助各类组织人事部门的相关工作，对人员调整有着十分积极的作用。档案信息化对与相关人员的业务实操也有着至关重要的作用。政府制定政策最直接的参考依据就是历史档案，通过档案里的案例，了解社会的变迁以及各类政策的优劣，能有效的协助当下进行决策。因此，档案信息化能大大缩减政府人员查询历史档案的时间，更重要的是，能做到案例重现和不断积累，对政府的业务水平提升有着不可替代的作用。2.节约成本且安全。档案信息化节省了大量的空间，也节约了大量的人力和物力资源。这些资源的节省将成本大大地削弱，能够将更多的资金用于基础建设。此外，纸质档案的记载及保存都受到相关人员以及物理条件的制约，试想，若有一场大火发生，纸质档案的损失之大，而档案信息化则在一定程度上避免了这些危险事故的影响。

二、档案信息化建设过程中的主要问题

1.资金缺乏。随着信息化技术的兴起与发展，越来越多的机构已经增加了档案信息化的工作，但是管理方法和管理设施却没有与时俱进。档案管理设备是保证档案信息化工作正常进行的重要保障，良好的管理条件是提高档案管理效率的重要保证，不仅能够促进档案完整管理，还能促进档案安全管理。但是，一些卫生院档案室所拥有的管理条件非常差，甚至没有专门的档案室，基础管理设备落后，设施不健全。例如，档案室空间狭小，潮湿，防潮、防火、防虫工作不到位，致使档案材料发霉、丢失、被虫蛀等问题频频发生。2.工作人员专业素养缺乏。档案信息化离不开专业人才的支撑。但是一些工作人员对于档案信息化的重要性缺乏清晰的认识，认为这一工作对于整个机构的高效运行没有任何影响，观念的不端正自然无法造就高效的工作。此外，档案信息化工作人员自身理论知识储备不足，实践经验缺乏，责任意识差，对工作流程不甚了解等因素都会导致档案信息化过程中风险事件的发生。现阶段档案管理的专业人员比较缺乏，很多都是非专业人员，有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，对于相关操作流程缺乏了解，这对于档案管理信息化建设工作来说是非常不利的。3.卫生院档案标准化管理制度不完善。俗话说：“没有规矩，不成方圆”。完善的管理制度对于规范相关人员的作为有着巨大的作用。而目前我国大多数机构对档案信息化并没有制定出合理的制度，或者即使做出了规定也只是流于形式，并没有切切实实贯彻落实到有关人员身上。对于各项操作流程以及规范，工作人员存在着不熟悉、不熟练的现象。所以，现如今企业在进行档案管理信息化建设时面临的一个重要问题就是档案管理制度问题。与此同时，由于企业每个部门之间都与档案部门有所关联，完善档案管理制度对企业其他部门的管理工作以及制度的完善起到引导作用。

三、档案信息化建设问题的应对策略

1.加大资金投入。良好的档案管理设备是把该项工作落实好的基础条件。第一，提升档案管理工作的经费，严禁挪用。档案信息化管理虽然被归为档案管理部门的职责，但这并不意味着这项工作不需要其他部门的支持。应当加大经费投入，及时更新档案管理设备，以促进档案管理部门不断完善自己、提高自身的服务水平，提高工作质量与效率。第二，深入挖掘档案的价值。档案并不是数据的堆砌，作为记载相关资料的重要文献，档案从侧面反映了社会的发展，本身具有重大的应用价值，只是人们忽略了其作用，没有发现而已，因此，档案管理部门要深入挖掘档案的价值，促进档案资料发挥更大的作用。2.组织工作人员学习，培养档案标准化能手。工作人员是战斗在档案信息化的第一把手，他们的工作方式直接决定了档案信息化的效率。因此，应当加大对相关工作人员的培训力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作标准，纯熟运用各种管理软件,保证信息渠道通畅,每年有资料汇总、统计、分析,主要数据上墙。此外，还应当做好信息的开发利用工作。可以开设必要的考核制度，引进竞争机制，只有合格后方能上岗。3.完善档案标准化管理工作标准化管理制度。良好的制度是保证档案信息化的坚实基础，档案要求定期整理,及时更新,实行动态管理,不得有死档、空档出现,要科学地运用档案,每年进行一次更新、增补内容及档案分析,对卫生院的病人状况进行全面评估,并总结报告保存。档案要专人、专室、专柜、分类、分组保存,档案管理人员应严格遵守保密纪律,确保患者档案安全。为了促进档案标准化管理，还应当加强对有关工作人员的激励。为了跟上信息化发展的脚步，应该对相应的管理制度进行不断优化和更新，确保在档案管理信息化建设过程中焕发新的活力。

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作者:马丽颖 单位:赤峰市红山区接访中心