档案信息化对档案分类的影响

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摘要：档案信息化不仅促使档案利用发生了革命性的变化，对传统的档案管理尤其是档案分类也产生了很大的影响。档案是否还需要按照要求进行严格分类，档案分类对档案利用有没有影响，这些问题都是对传统档案管理的严峻考验。

关键词：档案；信息化；分类

2002年，国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出“积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设”“积极推进档案数字化进程，加强对珍贵、重要档案的保护，提高档案利用的效率和水平”“进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，尽快在全国推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件”。自此，全国各级各类档案馆都在努力推进档案信息化建设，档案的查询利用也从通过手工目录检索时代进入到计算机检索时代。目前，社会已经迈入信息化时代，信息化对人类社会的方方面面产生了深刻的影响，档案也不例外。档案管理的信息化建设是适应大数据时代的必然要求，本文将分析大数据时代档案信息化对高校档案分类的影响，并提出相应的改善措施，以促进我国高校档案信息化发展。

一、传统档案与信息化档案保存和利用方式的区别

（一）档案信息化后档案信息如何保存与利用。档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。在档案信息化建设过程中，馆藏档案数字化程度以及档案管理系统的好坏是衡量档案信息化水平的两个重要指标。档案信息化水平较低的学校管理系统中只有条目信息，馆藏档案数字化率很低，查询到的档案信息不完整，有时即使保存了需要的档案，也因标题中没有著录相关的字段而检索不到；档案信息化水平较高的学校档案数字化率很高，查询时不仅可以通过标题而且可以实现全文检索，大大提高了检索效率和检索质量。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化内容十分广泛，包括档案信息资源的有序系统整理、数据库建立、档案资源电子化、网络化、开发利用及档案技术保护等。档案信息化实际上就是档案变成数字化形式进行存储和服务。档案信息化后数据大都由管理系统进行管理，数据均保存在数据库中。数据库的出现和发展与计算机技术的应用密切相关。随着计算机技术的不断发展，数据库存储技术和调用效率都得到大幅提高。无论高校采用哪种管理系统对档案数据进行管理，大多都通过关键字段进行档案查询利用。信息化程度较低的高校根据档案的件号或盒号到库房进行查询；而信息化程度高的高校，纸质档案基本上成了摆设，在查询利用中基本不用，而是在档案管理系统中可以完成所有的档案查询利用业务。有的高校甚至在档案归档过程中开始逐步实行单轨制，即只收集电子文件进行归档。随着全文检索技术的普遍推广，无论是哪类档案，纸质档案的保管方式如何，都能在计算机上快速进行检索和利用。（二）传统档案的纸质档案如何保存与利用。传统档案主要指针对纸质档案进行管理。《高等学校档案管理办法》中明确将高校档案分为11类。传统的档案管理方式是通过对每类档案设置不同的档案对档案进行分类，查询利用时根据需求先找到是哪类档案，再在该类档案中依据盒号或件号查询，因此档号的制定就显得尤为重要。档号一般包括：年度号、一级目录、二级目录、案卷号等，查询只能严格按照“年度号”“一／二级目录编码”和“案卷号”进行查询。

二、档案分类的意义

第一，档案分类方便了档案管理。一方面档案的分类将不同材质的文件资料等进行系统的分类，方便了档案的保存。如纸质文件和光盘文件有很大的差别，纸质文件在借阅过程中容易受损，保管时就必须按照纸质文件借阅的规定执行，认真查对档案借阅前后的区别，确保档案的完整性。而光盘害怕潮湿等环境的影响，而且有丢失数据等可能。因此，在保存中要注重档案的备份和档案保管环镜的监测。另一方面，高校档案的分类使档案保管更加系统化，减少了档案在查阅等活动的损坏风险，并确保了档案的正常使用和完整性。第二，档案分类为档案的使用销毁等提供了便捷，提高了档案使用效率，确保了需销毁档案的准确性。从目前来看，各高校依然对档案进行分类管理。尽管档号编制方案各有千秋，但档案还是按照不同门类编制不同的档案，分别放在不同的库房进行保管。即使信息化程度很高的高校，纸质档案也按此模式管理。这主要是因为现阶段还是实行纸质档案和电子档案同步归档。现阶段，国家还是要求纸质档案与电子档案同步归档，这主要是因为档案的原始凭证性这一本质属性是针对纸质档案而言的。究其原因：一是电子档案的依据性还有法律法规的支撑；二是人们固有的观念中还是觉得“口说无凭，立字为据”，纸质档案还是人们主要认可的对象；三是信息化后的档案数据即电子档案其安全性很难得到保障；四是档案信息技术还在不断完善；五是电子签章技术还未得到广泛认可。而且各个高校由于实际情况不一样，信息化程度层次不齐。很多高校只有少部分档案进行了数字化，或是只是对纸质档案的条目信息进行了著录，有些甚至还没有档案管理系统。信息化程度高的高校已经把注意力集中在拓展管理系统功能，建立用户需求导向模式，提高档案服务的“交互性”以及提高档案数据的深层次挖掘与利用等方面，而信息化程度低的高校还在为档案数字化煞费苦心。这种发展的不均衡严重地制约了我国档案信息化发展水平。综合以上各种因素，档案信息化中形成的电子档案在目前尚不能取代原始纸质档案的凭证价值和作用。档案信息化有效地提高了档案服务水平，为档案信息资源的开发利用提供了有序的空间和信息环境，但经过计算机技术优化整合、电子化的产物，缺乏历史真迹，尚未能起到法律佐证的效力作用。鉴于档案实体资源与档案信息化资源的法律认可性，预计在较长时间内，纸质档案和电子档案两者还需共存很长一段时间。因此，对纸质档案进行分类保存还是必须的。

三、档案信息化对档案分类的影响

档案如果全部信息化之后，在档案管理系统中虽然看似仍按照不同门类对档案信息进行管理，但是档案信息实际上存储在同一个数据库中。这样通过全文检索查询利用时，只要档案里包含这一字段的信息，不管是哪个门类的档案都会被检索出来。即使还保存有纸质档案，也只是作为凭证，不到万不得已不会使用。档案分类已经变得无关紧要。档号只是档案管理的一种形式，即使不同门类的档案全部放在一起，哪怕只能按照流水号编制盒号和件号也可以。就目前来看，档案的单轨制管理已经被提上日程。有些高校已经开始试行。从长远来看，无纸化办公无论从社会效益、经济效益还是环境效益来看已经成为一种趋势。档案的单轨制归档将随之而来，电子档案彻底代替纸质档案将是信息技术发展的必然结果。届时，档案分类将变成可有可无的形式，因为真正决定档案价值的最终还是档案服务的便捷性。

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作者:刘赟博 单位:贵州师范大学档案馆