高校档案信息化管理改革及创新

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摘要：在依法治国的大环境下，高校作为一个特殊群体，档案管理工作需要以法治环境为依托，全面加强信息化建设，以便构建数字档案效应，强化资源整合与数据共享。

关键词：高校；档案信息化管理；改革；创新

在科技进步的引领下，信息技术正在更广泛深入地运用于各行各业，高校档案管理工作也引入信息技术的精华，创新档案管理模式，加快电子档案与数字档案的管理研究进程，档案管理信息化建设已成趋势。应结合档案事业发展需要，统筹规划，为高校档案管理信息化建设扫清道路，创设优质环境，加大推进力度，保障高校档案管理与时展相契合。

1依法治档理念下高校档案管理存在的问题

1.1档案管理思维滞后，法制意识薄弱。一些高校档案管理缺少正确的管理思路，管理理念与时代需求相背离。档案管理工作的重要性受到质疑，很难获得足够的资源支持，无力进行档案相关设施、设备等的更新完善，无法吸引更多专业人士加入到档案工作行列，直接成为制约档案信息化发展的重要因素。一些高校依法治档的观念尚未形成，档案法制观念薄弱。有的高校档案对宣传贯彻《档案法》重视不够，尤其不熟悉相关新出台的法律法规，依法治档思想尚未有效渗透在档案管理实践之中，影响档案的收集与归档，长期处于被动局面。在一些高校档案机构中实行轮岗制，造成较大的人员流动性，与档案队伍稳定性要求相背离。1.2档案管理模式滞后，无法满足多元化需求。立足当前高校档案管理工作实践，多数高校都仍在沿用传统管理模式，以纸质档案为主体，遵循简单的档案收集、整理以及保管流程，人员工作量较大，效率不高，开发利用率更低。同时，档案管理手段落后，尤其是档案数量较多的时候，人工操作效率较低，很难完成大规模档案管理任务。尽管计算机在档案管理中得以使用，但是，其功能十分有限，仍以搜索与查询功能为主，尚未全面体现服务功能，无法有效满足使用者对档案资源的多元化、个性化及高效能需求。1.3档案管理制度缺乏先进性，与时展相脱节。任何新事物的发展都离不开一套强有力的管理制度，一旦缺乏制度性保障，管理体系不科学，很难为新时期的发展创造有利的条件。目前，很多高校档案管理部门的职能未得到有效发挥，尚未真正认识到先进的管理制度对档案管理工作的影响力，忽视构建与需求相统一的档案管理制度，落后的管理体系凸显严重滞后性，与时展相背离，造成档案管理缺乏有序性，管理混乱，档案管理的职能未得到真正体现，延缓了档案信息化进程，影响了高校档案价值的发挥，很难更好地服务于高校发展。1.4缺乏高素质的专业人才，培训与教育不到位。时代的发展离不开高素质的人才。在高校档案管理领域，专业管理人才十分匮乏，甚至还存在非专业技术型人员，他们不熟悉档案管理流程，未掌握档案管理相关知识，对其教育与培训力度也不够。还有些档案管理人员年龄偏大，理念落后，素质不高，新事物接受能力薄弱，缺乏创新与改革动力，工作热情不高，不愿接受新事物，墨守成规，阻碍了档案管理向信息化与高效能方向发展。

2高校档案信息化管理工作改革与创新的主要途径

2.1转变管理观念，贯彻信息化管理思维。依托国家信息技术发展背景，高校档案管理信息化建设要顺势而为，与时俱进，形成现代化管理思维，加快信息技术与档案管理实践的融合，在改革与创新中寻求新方向。应冲破传统档案管理理念的束缚，真正认识到信息技术对高校档案管理的价值，在思想与观念上给予重视，实现高校信息化建设与档案管理的结合，构建档案信息化管理系统，加快数字档案馆（室）建设，以便充分发挥高校档案管理保持记载信息的功能，充分反映学校的发展进程，体现高校发展的整体状况，为深化高校教育改革与创新提供更加可靠的依据。2.2构建信息化档案管理模式，增强高校档案管理的高效性。高校档案承载其发展的历程，高校档案管理工作的价值毋庸置疑。面对信息时代，高校档案需求呈现多元化的趋势，而传统的纸质档案管理方式凸显滞后性，制约档案资料的收集与管理，影响档案价值的发挥。基于此，应紧跟时代的发展步伐，探讨信息技术与档案管理相融合的可能性，发挥信息技术的特点，加快纸质档案向电子档案的过渡，以数字档案管理与利用为目标，强化档案收集与管理流程的有效管控，切实提升档案管理效率，维护档案的准确性与可靠性。具体来讲，对于新型数字档案馆（室）建设，更加重视对信息源头的挖掘，以便为高校提供更加丰富与全面的参考信息。在设计过程中，要遵循由上至下、力求全面的原则，目的是弥补不同部门在档案工作中的缺陷，正确引导学校档案资源流向，增强信息的有效性与集中性。另外，应积极组建高校档案资源数据信息化服务平台，借助校园网络，保证数据资源得到最大程度的共享，成为档案信息管理的重要工具。应搭建档案数据库，保证更多资源得到高效管理与应用。发挥校园网、微博、微信等多媒体工具的作用，提升档案服务的便捷性与快捷性。2.3建立现代档案管理制度，构建档案法治体系。高校档案管理信息化建设离不开完善的管理制度加以规范，高效的管理机制更是不可或缺。只有保障制度与机制的科学性，档案信息化建设才能有据可依。同时，借助管理制度，诸多管理流程、操作步骤、约束机制以及指标涵盖其中，有利于提升档案信息化管理的规范性与标准化，为档案整体管理效率的提高奠定坚实的基础。面对高校档案规模不断扩大的趋势，健全的档案管理机制是提升档案管理效率与服务水平的关键。立足信息时代，云计算、大数据等技术发展迅速，学校在推进档案法治建设的时候，应当坚持“依法治档、违法必究”的原则，构建档案法治体系，强化顶层设计，以便形成跨系统与跨组织的档案信息资源协同框架，全面提升档案信息资源建设水平。2.4全面提升档案管理人员综合素养，增强依法治档能力。高校档案信息化建设成果如何，与管理人员有着不可分割的关系。也就是说，人才是关键，是保障信息化建设的重要因素。高校档案管理人员要重视自身专业素质的提升，积极转变思维方式，善于接受新事物，增加知识储备，增强专业技能。高校应为档案管理人员提供更多接受专业培训的机会，重视组织技能学习，以便全面提升人员综合素质，培养更多掌握档案管理知识与精通信息技术的综合型人才。

高校档案管理工作要与时代同步，积极引入信息化技术，强化与档案管理实践的有机融合。为了推动高校档案管理信息化改革创新的有序进行，应积极摆脱传统管理思维的束缚，构建信息化管理观念。依托科学严谨的档案管理制度，发挥人才优势，全面提升档案管理的效率与规范性，增强信息技术与高效档案管理的融合，保障高校档案工作信息化规范高效，促使档案及档案管理工作更好地为高校改革和发展服务。

参考文献：

［1］董佳.“互联网+”时代高校档案管理信息化管理存在的问题与对策［J］.智库时代，2019（13）：77—79.

［2］马长松.大数据时代背景下高校档案信息化管理的研究［J］.知识经济，2019（7）：121—122.

［3］赤光春，田端.高校档案信息化管理的策略分析［J］.电子世界，2019（4）：17—19.

作者:李巧兰 单位:广东石油化工学院档案馆