综合档案馆信息化建设几点思考

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【摘要】随着现代社会科学技术的不断发展，档案管理已经从原来的纯手工化管理逐渐向电子化、信息化转变，全国各级综合档案馆信息化建设也取得了显著的成绩，但是在经济发展程度还不是很高的县级综合档案馆，由于受到多方面制约因素的影响，信息化程度并不是很高，甚至信息化基础设施还有些滞后，本文通过对县级综合档案馆信息化现状分析，提出有利于其信息化建设的建议，以期能够在一定程度上提高县级综合档案馆信息化程度，从而加快整个综合档案馆的信息化建设。

【关键词】县级综合档案馆；信息化建设；现状；建议

2006年5月，我国了《2006年—2020年信息建设规划》，要求所有领域都必须把信息化建设摆到突出和重要位置，因此档案信息化管理也势在必行。随着计算机以及网络科技的普及，纸质化文件逐渐向数字化文件转变，也就有了大量的数字化档案，但是就目前而言，尤其是经济实力并不够的县级地区，综合档案馆无论是在信息化建设上还是人员技能转变或者其他方面都还存在着许多的问题，其原有的档案管理模式也与经济发展越来越不适应，因此加快县级综合档案馆信息化建设非常重要。

一、县级综合档案馆信息化建设的现状

（一）重视程度不高，投入经费不足。部分县级政府注重县区经济发展，注重诸如国土、规划、卫计等部门的发展情况，却忽视了档案管理部门的重要性，导致在财政拨款等方面也受到了严重的影响，最终导致县级综合档案信息化建设受到了严重阻碍。作为并没有显著经济效益的县级综合档案馆经费投入自然就减少了，尤其是要建设一个信息化的综合档案馆，就要在多方面进行投入，而这些资金基本都是依靠地方财政拨款，再加上为贯彻落实国家档案局9号令，各级档案馆的馆藏数量进一步增加，如龙岩市新罗区档案馆，各种馆藏相加达到了近二十五万卷（册），仅仅让这些纸质文档实现数字化就需要近千万的资金，更不要说还有其他方面的资金投入，这是县级地区的财政在短时间内承受不了的。投入经费的不足导致县级综合档案馆信息化建设受到了阻碍。（二）专业型人才紧缺。传统的档案管理对人员的要求不高，只要懂得档案管理或者受过相关的管理培训人员都可以上手，但是进入信息化建设之后，不仅要求档案管理人员具有档案管理的技能，还要求他们能够熟练操作计算机，处理较为常见的计算机软件问题，但是目前县级综合档案馆的工作人员都不是专业型人才，综合素质不高，而计算机类专业人才也很少会选择考入县级档案馆工作，加之档案馆在招聘人员上往往是偏向档案管理等专业，使得其他专业人才更加难以进入档案馆工作，进一步阻碍了县级综合档案馆信息化建设的进程。（三）信息化建设任务重，工作见效慢。整个信息化建设过程中，除了必要的硬软件设施的建设，还要将海量的数据进行进一步处理，县级综合档案馆或许不必上地级市、省级等的档案馆馆藏，但是数量也不容忽视，其中涉及的文书、影像等资料也是以万记的，除了要将这些资料进行规范化、数字化处理，还要在此后进行数据备份、数据加密、架设防火墙等保护信息安全的措施，如此巨大的工程建设量很难在短期内将信息化建设好，在一定程度上影响到了县级综合档案馆信息化的进一步建设。（四）标准化管理立法工作滞后，缺乏统一的指导。综合档案馆信息化建设除了正常的建设外，还需要法律法规层面的支持，信息化的档案管理不仅仅是一个信息载体和信息交流的工具，更是需要多部门相互联系、相互协调，只依靠档案部门一家对档案馆进行信息化建设难免显得势单力孤，因此也需要政府部门进行统一的指导与建设。

二、县级综合档案馆信息化建设的建议

（一）争取领导重视，加大资金投入。县级档案馆人员必须发挥主观能动性，积极争取得到地方政府一把手的重视，努力争取将县级综合档案馆信息化建设列入当地政府信息化工程建设中，一次性难以支付经费的，财政可采用分期的形式，让每年需要的建设经费能够准确及时到位，使得信息化建设能够稳步推进。同时国家、省、市、区等高一级别的档案部门要分别向上一级争取必要的档案信息化建设专项经费，根据各地实际情况进行经费分配，给予县级综合档案馆信息化建设经费支持，从多方面统筹解决建设经费问题，确保信息化建设的顺利进行。（二）完善软硬件以及系统建设。县级综合档案馆信息化建设最重要的基础是软硬件以及系统的建设。俗话说“巧妇难为无米之炊”，因此在软件建设上，可以寻找适合的软件技术公司或企业建立长期的合作，通过适当的软件平台来进行操作，这一方面可以减少自身开发新软件的时间与金钱，另一方面还能够在投入使用后得到更好的长期维护。同时在软件搭配上，不局限于一种或几种软件，按照多元化的方式，根据不同的档案管理需求采用对应的有效软件功能，通过这种方式能够更好地提高工作效率。在硬件建设方面，不仅仅要考虑到目前综合档案馆信息化的需求，还要考虑到未来可能会发生的情况，因此硬件建设对县级综合档案馆信息化建设具有非常重大的影响，必须完善硬件建设，避免在后期甚至未来对档案管理工作产生负面影响。首先在硬件的采购上，采用正规渠道，使用正规厂商的硬件，并且必须对所有硬件进行必要的测试分析，对有问题的硬件必须及时更换，其次必须要使用具有较长使用寿命，在安全性、稳定性、隐私性方面都有良好性能的硬件，除此之外，硬件必须要根据互联网发展，在一定期限范围内进行优化、革新甚至是直接更换。在系统建设方面，完善甚至是加强系统建设是县级综合档案馆信息化建设的重点，在系统符合现阶段档案管理工作的要求外，还要具有较高的容量，并且能够快速地对档案进行存储或调阅，减少工作拖沓问题，其次在系统建设过程中，一定要进行试运行操作，确保在使用一段时间之后，在正式使用时没有任何问题。除此之外，还要坚持在系统建设过程中，进行优化和调整，吸收不同岗位和不同部门的意见，使得在未来档案信息化建设等过程中，能够及时地进行系统建设，缩短建设时间以及减少资金投入，满足大多数人的要求，为后续工作奠定基础。（三）培养和引进复合型人才。在原有的档案管理人员基础上，培养和引进计算机类专业和档案专业都较为熟悉的复合型人才，按照工作特定，合理确定人员编制，加大对相关人员的培训力度，着力加快县级综合档案馆信息化建设，争取早日与时俱进。（四）抓紧档案信息化法制建设，加强信息安全体系建设。以《中华人民共和国档案法》及《电子文件归档管理暂行办法》为基础，加快研究和制定档案信息化建设方面的规章制度，形成有效机制，推动档案信息化建设的发展。同时要加强档案信息安全体系建设，加强预防自然灾害、网络攻击等能力，实行保密安全管理，局域网与公共网络相隔离的方式，并及时做好书库的备份以防万一。

三、结语

加快县级综合档案信息化建设是时展的必然要求，更是一个国家建立完善的科学化信息化档案管理体系的重要一步，加快其信息化的建设有利于提高整个区域的工作效率，能够让更多的人了解一个区域的发展历史，为社会可持续发展作出贡献。

【参考文献】

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[2]李燕.浅议县级综合档案馆信息化建设的现状与对策[J].山东青年,2018(2):55-57.

[3]李长海.对县级档案馆档案信息化建设的创新研究[J].才智,2018(25):200.

[4]俞建中.浅析县级馆藏档案信息化建设的现状与对策[J].科技视界,2017(12):173+190.

作者:陈向平 单位:武平县档案局