县级社保档案信息化思考

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摘要：当前，随着社会保障的全覆盖催生了社保工作档案的“井喷式”状态，这对社保档案的信息化提出了迫切要求。本文就县级社保档案工作存在的问题、发展的对策建议及信息化管理的意义等方面进行分析和探讨，对新时期社保档案的信息化建设具有一定的借鉴意义。

关键词：县级；社保档案；数字信息化

社保档案信息化管理就是通过运用现代信息技术，实施档案数据库建设，从而实现社保信息资源的规范管理和有效共享。就当前而言，社会保障的全覆盖致使社保档案数量剧增，而档案内容分散繁多，载体又五花八门，传统的管理方法已经很难适应工作要求；另一方面，人们对档案信息的需求不断增加，传统档案管理方法亦不能满足这种需求，因此，社保档案数字信息化建设迫在眉睫。

1当前县级社保档案信息化存在的问题

1.1信息化基础设施配套不完善，经费保障不足。档案信息化基础设施主要包括硬件设备的配置、软件系统的开发和档案资料的信息化处理[1]。目前，档案室的硬件配置主要存在两方面的问题：一是配置不完善，只有基本的计算机、打印机等硬件设备；二是设备陈旧，计算机、打印机等多为其他科室淘汰或即将报废的设备。在软件系统开发方面，只重开发，而忽视了新旧软件系统之间的兼容和信息资源共享的问题。档案资源的信息化处理还停留在简单的复制扫描层面，根本谈不上深度加工和分析，信息化数据的更新维护也没有及时跟进，同时经费短缺也是很重要的制约因素。1.2缺乏高素质信息化人才，服务意识不强。事业要发展，人才是关键。社保档案的信息化建设和管理两个方面，需要具有档案管理经验和现代信息技术的综合性人才。目前县级社保档案管理人员基本上是由即将退休的老同志兼任，这些同志不仅缺乏档案管理知识和现代信息技术处理能力，而且对信息化档案管理的工作模式，管理理念等方面认识不足，他们通常习惯于传统的人工笔录、纸质保存等工作模式，这在很大程度上造成了社保档案信息化建设水平的滞后。1.3档案管理信息化水平滞后，服务质量不高。由于社会保险项目的不同，造成各业务部门所产生的资料信息，诸如个人基本信息、缴费数额、缴费年限、支付凭证、认定凭证、报销票据等依然依赖传统纸质档案并分属不同业务部门管理，一直未能实现集中管理。以陇西县为例，虽然在2017年将部分档案交付社保局档案室保存，但仅仅只是对纸质文本实体材料的存放，其相关数据链接衔接不上，档案整体信息化管理没有实质性进展，无法在一个地方查询到参保人完整的社保资讯，因此造成社保档案信息化建设远远落后于人们对自身社保信息完整性的需求，从而影响了社保服务质量。

2社保档案信息管理建设措施

2.1提升对档案信息化建设的认识，配备专业人员和基础设备。各级社保机构应配备热爱档案事业，有一定档案专业知识和能够熟练操作计算机的复合型人才。在严格执行档案标准化工作程序的同时，能够及时组织档案信息化建设的各项工作，管理维护好本部门局域网、数据库、软件系统、网站、网络设备，用好系统的各项功能，从而提高档案工作效率，确保信息化系统安全稳定运行。配备电脑、快速扫描仪、打印复印等基本硬件设备，购置相关先进管理软件，并做到及时更新，满足社保信息智能化管理与安全在线服务的要求，实现社保档案信息化管理建设与社保业务工作信息化建设同步发展。2.2按照标准化程序规范档案工作流程，创建电子档案系统。社保档案信息化管理要严格依据国家技术标准《电子文件归档与管理规范》及相关法律法规执行，从建立数字档案信息的前端元数据入手，制定出档案资料接收、鉴定、整理、存储、移交乃至管理、借阅、销毁电子档案等环节组成的一整套数字化工作流程。并有计划的进行档案全文数字化，以保证社保档案信息的及时、完整、真实、有效、安全的归档入库；同时做到收集、接收、整理、归档、录入、查询同步进行，建立社保档案快速编目、信息自动检索、资料快速统计；联通局域网，创办电子档案系统，建立社保档案信息数据库，确保社保档案信息接收、管理和利用的信息化、网络化和规范化，实现档案室与各科室业务数据的网上互联，乃至全国各地间社保档案信息的互通和资源共享。2.3做好档案信息安全体系建设，加强设备监管维护。档案信息安全是国家信息安全工作的重要组成部分，确保档案信息安全，是档案工作永恒的主题。在社保档案信息化建设中加强信息安全管理，在保证数字档案信息管理系统运行安全可靠的同时，建立健全社保档案数字化、网站运行、数据库管理等各项涉及档案信息安全的规章制度。加强档案信息网络系统的管理，保障操作安全、数据安全、接入安全和应用服务安全。建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，确保档案信息数据安全，严格执行《档案馆防治灾害工作指南》中提出档案信息的异质备份、异地备份等具体措施。在日常工作中，档案管理员首先要高度重视网络安全管理监管和电子设备硬件维护，采取设置访问权限、身份识别等必要的技术手段，保障档案管理系统网络的正常运行，确保档案信息安全建设工作的规范化和标准化。

3社保档案信息化管理的积极意义

以社保档案信息资源建设为核心，搭建起社保网络建设平台，快速实现相关部门间社保档案信息资源传递和共享，使得社保档案台账资料收集、整理、检索、归档、查阅质量大幅提高，实现社保档案信息处理利用资源数字化、信息管理标准化和信息服务网络化，公民足不出户就可通过社保信息公开平台办理相关业务，有利于提升社会保险公共服务水平，降低社保业务管理成本，推进社会保险事业可持续发展，让社保档案“记录一生、保障一生、服务一生”的发展目标成为现实。

4结语

社保档案信息化管理在社会保险事业的发展中起着极其重要的作用，是当前形势下社保档案管理现代化的重要标志。将社保档案管理工作由传统模式转向信息化管理模式是当今社保事业向着科学化、现代化、信息化建设管理的必然之路。做好社保档案信息化管理是进一步提升社保档案服务功能，更好地满足人民群众对优质、高效、便捷的社会保险服务需求，实现社会保险业务经办环节间的无缝对接，整体提升社会保障落实工作水平的重要保证。

参考文献：

[1]达莉花.信息化条件下档案安全管理对策[J].档案2016（9）:62

[2]黄少芳、刘晓鸿、张俊芳.论高校档案信息化与数字档案馆建设[J].中国地质教育2013（2）:76-79

作者:马文彦 单位:陇西县人力资源和社会保障局