学校档案信息化建设与档案管理研究

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摘要：在学校日常管理工作的体系中，档案管理以及档案建设是其中重要的组成部分，对于学校的发展以及教学任务的开展来说均具有一定的影响作用。可以说，学校档案管理工作的质量是衡量学校发展状态的关键指标。在日常工作中，负责档案管理工作的人员一定要摆正自身的工作认知，注重完善自身的工作思路以及工作体系，调整工作理念，以推动档案管理工作的稳定进行。此外，在信息技术不断拓展的当前时代，学校的档案管理人员还应该加强对信息技术的合理应用，以促进学校管理任务的现代化以及信息化发展。基于此，本文将以烟台职业学院为例，对如何开展学校档案管理工作进行分析。

关键词：学校档案建设；档案管理；信息化建设；工作研究

在信息技术不断提升的当前背景下，我国已经顺利地进入互联网时代，并能够应用信息技术开展一些工作活动以及生活活动，利用其提高自己的工作效率以及生活质量。同时，在教育领域，该种技术的应用也逐渐普及。在一所学校的工作体系中，档案管理是一份比较重要的工作内容，会对学校的发展形成较大的影响。但是由于学校档案的复杂程度以及规模比较大，对于档案工作人员来说，就会形成较大的工作压力，所以其应该对此进行合理的调整。

1开展档案信息化建设以及管理的重要意义

首先，在职业院校中，档案是一个比较重要的资料，其会关乎于整个学校的发展。但是，由于信息量较大，对于档案管理人员来说会形成较大的工作压力。因此，在日常工作中，工作人员就可以对信息技术展开合理的应用，通过信息技术对档案信息进行管理以及录入，以此提升工作的效率以及质量。其次，在传统的学校档案管理工作中，大部分学校会建立实体化的档案管理办公室。但是这种模式下，档案的安全性就会失去保障。因此，在现代化的理念下，工作人员可以结合信息技术利用网络设备对档案信息进行存储，以此对档案信息的真实性以及私密性形成保障[1]。

2开展档案信息化建设以及管理的具体途径

2.1加强人员的学习以及交流。相较于其他学校来说，烟台职业学院的信息化建设工作开展时间较晚，发展较短，自身具备一定的不足以及劣势，同时也会与同等级的学校形成较大的差距。因此，在结合信息技术开展档案管理工作时，烟台职业学院的负责人员就应该注重调整自身的心态，加强与其他学校之间的沟通以及交流，以此丰富自身的工作经验。比如，在日常工作中，学校的管理人员可以与其他技术学院的负责人取得沟通，达成合作，推动双方的共同发展，定期前往对方学院进行实地考察工作，或者也可以共同聘请相关的专业人才开展培训讲座等活动，详细学习如何利用信息技术开展档案信息的管理以及建设工作，从根本上保证整体工作的质量以及效率，降低自身与其他学校之间的差距，提升自身的发展实力[2]。同时，在此阶段值得注意的是，在开展档案管理学习以及交流活动的过程中，参与活动的工作人员应定期书写职业报告以及活动日记，将在活动中经历过的事情以及学习到的内容记录下来，作为自己在日后工作中的主要参考，以此有效加强自身的工作能力，为档案管理工作奠定良好的基础保障。2.2加强信息建设的投入力度。经过调查分析显示，在现阶段的发展过程中，烟台职业院校的档案信息化工作与教学信息化之间存在着较大的差距，换句话说，两种不同的工作任务并没有得到全面地落实以及共同的发展。在这种状态下，不仅档案管理工作的质量无法得到保障，同时相关工作人员的工作能力以及工作发展也会受到一定的限制。因此，在日常工作开展的过程中，烟台职业学校的负责人员就应该提升自身的工作素养，做好自己的本职工作，并能够发挥自己的职业作用，加强档案信息化发展的投资力度以及建设力度，以此对工作的开展形成稳定的保障[3]。比如，在日常工作中，管理人员可以与其他管理层进行相关会议，就资金的投入比进行重新界定，加强投资，构建完善的信息化工作设备以及工作体系；其次，在日常工作中，管理人员也应该形成正确的工作认知，定期要求档案管理部门的工作人员上交信息报告，并在报告中详细描述信息档案建设的状况以及流程，加强人员对工作的认知程度以及负责态度，以此保障整体工作的效果。此外，在此阶段，学院的管理者也可以进行不定期的抽查工作，以此使得工作人员能够长期保持认真的态度，从而提升档案管理工作的整体效率[4]。2.3加强学校档案网站的建立。就目前所了解的现状，我们可以确定，在烟台职业学院中，并没有专门为档案工作开设相关的网站，也没有为学校自身成立相关的局域网络。这些问题的存在不仅会影响学校档案工作的开展，同时也会对档案信息的安全性形成一定的威胁。因此，在日常工作中，烟台职业院校的管理者就应该加强对信息化档案工作的推广力度，促使相关人员形成正确的工作理念，将档案网站的构建提上日程，以保证档案信息的安全性以及稳定性[5]。首先，在日常工作中，学校可以要求负责档案管理工作的人员结合网络技术构建相关的网站或者客户端，并要求学生做好相关的软件下载以及账号注册等工作。当平台构建完毕，学校可以组织学生统一进行信息录入，并进行密码创设，以此保证信息的安全性；同时，在此过程中，学校有权向学生索要档案密码，以此方便进行档案修改以及信息录入等工作，能够缓解档案工作人员的工作复杂性以及压力，促使档案管理工作效率的提升。其次，在日常工作中，档案管理人员应为档案网站或者档案软件设立相关的防毒设备以及监管设备，当察觉到有病毒入侵时，应及时对其进行处理，防止其对档案信息进行修改，造成信息准确性降低的问题。2.4注重提升工作人员的水平。站在工作性质的角度上来说，学校档案管理工作属于一种长期性的工作，其会随着学校的发展而推进，并且学校的发展时间越长，档案管理的工作量以及工作难度就会越高。所以，在日常工作的过程中，学校以及相关部门的工作人员就需要对此形成高度的关注以及重视，通过提升人员的能力以及其他相关途径对工作的质量形成保障[6]。前文提及，在烟台职业学院中，由于之前管理人员并没有对此形成高度的重视，也没有对其进行较大力度的资金支持，导致整体档案工作的信息化发展受到了较大的阻碍。因此，在当前的工作中，学校就需要对此进行调整，同时，为了形成基础的质量保障，在日常工作中，学校可以高薪聘请行业的相关工作者以及工作人才，邀请其为学校的档案部分人员进行系统化的培训以及教育，促使其能够快速地提升自身的工作能力以及工作水平，促进信息化档案管理工作的稳定落实。同时，在此过程中，需要注意的是，学院的相关股东成员应定期索要费用清单，明确每一笔支出资金的去向，以此防止部分工作人员恶意提升自身的利益，而对成本进行虚假提升。最后，在日常工作的过程中，学校可以委派专业的人才辅助校内人员构建基础性的信息化档案平台，并将基础性的内容录入到平台中进行保存，将剩余的工作作为训练内容组织工作人员进行练习，以此巩固整体的工作质量以及工作效果[7]。2.5强化档案管理人员的素养。在学校管理工作体系中，档案管理是其中的关键性内容，在档案管理的体系中，工作人员则是其中的关键性内容。工作人员自身的职业素养户对工作的质量形成直接的影响作用。但是，就现状分析来看，烟台职业院校的档案管理部门工作人员普遍缺乏较高的职业素养以及职业认知，由于自身意识的薄弱，导致档案的安全性以及准确性会受到严重的威胁。因此，在日常工作的过程中，学校就需要对此做出适当的调整，加强自身的管理强度以及注意力。首先，学院应该通知内部的人事部门，提高人员招聘的标准，从根本上解决人员质量不符的问题。比如，在开展招聘工作时，针对未经过专业训练以及未持有专业技术证书的人才，一律不予通过。符合以上两点要求的工作人员可以通过初试，然后开始为期三个月的培训以及考核工作。在这三个月中，学校可以委派具有丰富经验的老员工进行工作指导，并对其进行职业教育以及学校文化的灌输，促使人员能够快速上岗。当派逊工作结束，且人员没有造成较大问题后，方可正式开展工作[8]。其次，在开展学校档案管理工作的过程中，学院可以定期组织新老员工进行工作交流会议，鼓励其汇报自己在某一阶段完成的工作，以及在某一阶段形成的工作感悟，促进大家相互交流，相互砥砺，以此加强人员的综合素养。2.6采用先进的云计算的技术。在当前的社会中，大数据的时代已然来临，在这种时代背景下，云计算技术应开始进入到我国的各行各业中，为各行业的工作人员提供便利以及支持。所以，在开展学校档案管理工作的过程中，烟台职业院校的档案管理人员也应该对此形成关注，将云计算技术与工作进行整合，以推动工作质量的稳定提升。总体而言，相较于其他类型的信息技术来说，云计算的应用优势主要有以下几点：第一，其自身的应用成本较低。在应用云计算技术的过程中，档案部门的管理人员可以结合虚拟化的手段对其进行处理，只需要一台电脑或者一部手机，管理人员就能够对信息进行检索甚至是修改；其次云计算技术的应用灵活性较高，在对其进行应用的过程中，档案管理人员能够结合自己的需求直接对其进行操作，完成自己的工作；最后，云计算技术下会形成一个庞大的云存储库，能够收集大量的信息以及内容。所以，在开展学校档案信息管理工作的过程中，管理人员能够直接地将信息存储到云存储库中，并且不需要其他附加性的操作，能够有效对其进行管理以及处理。2.7加大学校档案的服务利用。在档案管理工作开展的过程中，只有管理人员以及学校内部人员对其形成应有的重视，其自身的作用才能够得以发挥，信息的安全性以及真实性才能够得到保障[9]。因此，在信息化的时代中，烟台职业院校就应该注重推广档案信息的应用优势，鼓励学校内部的工作人员以及学生对档案进行最大化的应用以及查阅，以此加强档案管理工作的稳定推进。首先，对于档案管理人员自身来说，在开展相关工作时，其需要做好档案的划分工作，按照一定的标准以及种类对档案进行管理，比如学生档案以及教师档案、私密档案以及公开档案等等。其中针对私密档案，管理人员应对其进行加密处理，并且严格限制能够对其进行查阅以及修改的人员身份。其次，对于学生以及教师来说，需要在每个学期初以及学期末对自己的档案内容进行检查以及修改，及时对其进行完善，以保证档案的准确性。

3结论

综上所述，随着社会的不断发展，以及信息技术水平的不断提升，在当前的社会中，应用信息技术开展学校教育以及管理工作，已经成为教育领域惯用的一种教学方式。对于一所学校的发展来说，档案建设以及管理的工作会对其形成较为直接的影响。所以，在现代化的环境中，学校的管理者就应该意识到信息技术的重要性，并能够将其与档案工作进行合理的结合，通过加强资源建设以及人才培养的手段提升信息化建设的质量，以此推动学生以及学校的共同发展。

参考文献：

[1]黄震.中职学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务,2018(16):70.

[2]杜耀祖.浅谈职业学校档案管理信息化建设与规范化改革[J].办公室业务,2018(07):52.

[3]吴伟.学校档案管理信息化建设中的问题和对策探讨[J].办公室业务,2018(01):56.

[4]陈丽冰.“互联网+”时代学校档案管理信息化建设研究[J].中国高新区,2018(01):74.

[5]施红.刍议学校档案管理信息化建设的思考[J].才智,2017(33):39.

[6]刘辕,李丽.加强高等学校档案管理信息化建设的探析[J].科技创新导报,2017,14(31):177+179.

[7]刘国芝,沈洁.刍议“互联网+”时代学校档案管理信息化建设[J].办公室业务,2017(16):106.

[8]韩冬梅.推进学校档案管理信息化建设的具体路径[J].黑龙江档案,2017(04):98.

[9]郭晓.学校档案管理在“互联网+”时代的信息化建设[J].智库时代,2017(06):45-46.

作者:迟海涛 单位:烟台职业学院