科技档案信息化问题和对策

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摘要：在信息时代，科技档案要得到充分有效利用，必须进行信息化处理。本文旨在阐述科技档案信息化的重要性，分析科技档案信息化存在的问题，提出改进对策。

关键词：科技档案；信息化；信息安全；标准；安全法规

21世纪是信息时代，信息科学技术已经广泛渗透于社会、经济、文化等各个领域，改变了人们的生产生活方式和思维方式。科技档案的本质也是一种信息资源，其主要记录的是科学技术产生的全过程，承载着科技知识与信息，具有极高的社会价值以及经济价值。充分利用现代科技手段和通信技术，开展科技档案信息化建设，提升科技档案信息资源的开发力度，在国家法律规定范畴内，充分挖掘科技档案信息资源的价值，提升对信息的利用效率，对促进我国社会发展以及提高科技水平有着重要的现实意义。

1科技档案信息化的意义

1.1避免档案损坏，延长档案寿命。受传统和使用习惯的影响，目前科技档案的存在形式仍以纸质文件为主，如项目申报书、项目结题报告、设计图纸等。这类档案在保存和使用过程中，由于内部诸因素和外部环境的影响，会发生一些变化，如纸张变黄、发霉、虫蛀、字迹褪变和扩散等，从而造成信息的损耗和变形。利用数据库技术、多媒体技术、高速扫描等科技手段，将传统文件档案和电子文件档案整合在一起，形成综合性的档案信息资源库，可以对档案实体起到物理隔离作用，有效防止传统档案在使用中的损坏，极大地延长了档案的使用寿命。1.2提高档案信息的使用效率。以数据为基础，以数据网络建设为中心，对档案信息进行数字化处理，将档案信息以网络数据的形式存于互联网中，从而摆脱了信息使用时间和空间上的限制，节约了档案使用时间。同时，区别于纸质档案只能提供给单一使用者的局限，电子档案易于复制，可实现多人同时共享，有效提高了工作效率。1.3方便档案管理人员对档案的有效管理。传统的档案管理模式下，档案归档前需要立卷。在实际工作中，报送材料往往及时性和完整性难以兼顾，导致了档案管理员对部门工作无法作出整体的把握和判断，档案案卷质量难以提高。改变以往集中式立卷的建档方式，采用现代信息技术手段，以“件”代“卷”，随时随地处理档案，不仅可以增加电子档案立卷量，而且有效提升了档案的使用率。同时，在实现档案数字化管理后，借助于网络强大、灵活、便捷的检索功能，通过档案编码就能精确查找档案，降低了工作难度，节约了工作时间。

2科技档案信息化存在的问题

2.1配套软硬件设施陈旧落后。我国在档案信息化建设上的起步相对较晚，诸多单位的信息化软件与硬件配套设施的建设并不完善，整体条件相对落后，无法实现科技档案全面信息化，更不能为科技档案信息化建设提供相应的专业性服务。其中基础设施陈旧落后、数字化设备功能不全面、服务器不稳定等问题最为突出，严重制约着科技档案信息化的建设进程。2.2缺少专业的人才。现阶段，由于我国并不重视科技档案的信息化建设，导致科技档案管理工作一直处于边缘游离的状态，其中很多单位为了精简组织结构、降低人力资源成本，大部分档案管理人员都身兼数职，很多管理人员并非专业人员，未接受过系统化的专业教育，缺少理论基础与实践经验，自身不具备档案信息化技能，在实际工作中，无法熟练使用信息化档案处理工具，从而影响着科技档案信息化建设。2.3无法全面保证信息安全。所谓的信息化管理是依托于计算机技术与互联网技术实现的，因此，网络安全问题对信息也存在着较大的威胁。由于目前网络安全问题并未得到合理的解决，安全措施并不健全，科技档案在传输环节极有可能遭受病毒的干扰，导致信息内容被盗取、篡改等；而且如果网络系统安全性较差，系统容易遭受攻击，导致信息内容丢失、被盗。这些情况都会造成严重的经济损失，再加上当前档案管理人员缺乏安全意识，不具备安全防护技能，经常因操作不当等问题导致科技档案信息丢失，遗留了诸多安全隐患。

3解决科技档案信息化问题的有效对策

3.1转变思想观念，重视档案信息化建设。档案管理人员应该清醒地意识到，传统纸质科技档案的整理和使用模式，已经不能适应信息化时代的需要，必须尽快转变思想观念，集中精力，主动出击，充分利用电子档案传播速度快、检索目标准、收录信息全的优势，尽快让档案服务方式“转型升级”，建立系统规范、结构合理的档案信息检索网络。3.2健全信息化标准规范。科技档案信息化建设彻底革新了科技档案处理以及管理模式，摆脱了手工操作管理的束缚，但信息化使信息资源的传递更加便捷，大量的科技档案信息资源需要建立好具有通用性以及共享性的数据库，根据我国出台的文件，在《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》《电子公文归档管理暂行办法》等文件中明确规定：应由国家或各地方建立统一的、固定的国家级标准数据库，按照统一的执行标准纳入档案信息内容，力求电子目录在纳入档案馆后能够实现数据共享，有效解决数据与电子档案在格式上存在的不通用或不兼容等问题。如果在档案信息化建设过程中出现了新问题或新状况，可以在原有规范基础上进行扩展，并重新制定新的标准规范内容，保障档案信息化建设中各项管理内容的执行有可靠的依据，促进档案信息化建设的顺利进行。3.3提升科技档案信息安全管理力度。一方面，提升信息资源传输环节的安全管理力度。各单位应选择安全的、先进的系统硬件设施，并根据信息内容价值完善安全防护软件建设，实现内外网物理隔离、客户端的IP地址与交换机或防火墙的所有MAC地址绑定、防黑客扫描工具等多种保护。同时，在传输过程中，利用加密数据文档、设置电子档案安全属性、数字签名验证等手段提升防护级别；此外，应利用智能化感应与识别系统，自动检测传输过程中的安全情况，出现问题应及时发出警告信息，以便档案管理人员能够及时发现，做出处理。另一方面，提升信息资源管理环节的安全性。应先从思想上让档案管理人员正确认知保障档案信息安全的重要性，提升管理人员工作的警觉性，并建立档案安全管理制度，保障档案管理工作规范、有序落实。大部分科技档案都包含着知识产权、产品研发等机密性质的信息，关系到科研所的未来发展，对于极为重要的档案应通过专人专管制度、责任制度，提升管理工作各个环节的安全性，应与管理人员签订档案安全保密承诺书，以便在档案管理出现安全问题时，能够及时做出处理，减少对科研所造成的损失。3.4完善网络安全法规建设。随着科学技术的发展，信息安全问题更多发生在跨时空网络系统以及网络空间中，因此，近年来我国也致力于在网络空间领域针对信息安全问题进行立法，先后出台了诸多针对网络安全管理的法律法规，但目前法律建设的成果仅仅实现了中国网络空间安全制度框架，具体内容并不细化，因此，结合发展形势以及信息安全的实际需要完善网络安全法规建设仍然是一项艰巨的任务。建立网络安全法律法规需要立法人员着眼于现实与未来，透彻分析当前信息技术的发展与未来发展趋势，以及其会对我国法律带来的挑战与监管困境，从而及时对当前现行法律法规进行梳理，延伸法律适用范围，提升执法力度。同时，从立法角度捋顺稳定与发展两者的关系，使稳定的法律能够始终适应纷繁变化的网络环境，并及时针对新问题以及新状况，通过急用先上的策略，完善新法律规定的建设。3.5加快专业人才队伍建设。一是建立健全教育培训监管机制。将技术培训、继续再教育、学历提高等纳入档案工作考核指标，督促档案人员提高知识水平和业务能力。二是探索档案管理准入制度，实行持证上岗，推动档案管理人才向专业化方向发展。三是优化人才结构，注重人才引进，尽量引入具有扎实的知识功底和熟练的计算机操作技能的专业人才，适应新时期档案信息化工作的要求。四是创造条件，稳定人才队伍。改善办公条件，激发档案人员工作热情；完善用人制度，营造“创业有机遇，干事有舞台、发展有空间”的良好氛围；提高薪资水平和福利待遇，吸引优秀人才、留住优秀人才，推动人才队伍朝健康稳定的方向发展。

参考文献：

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作者:刘卓 单位:海南省海洋与渔业科学院