新闻档案信息化管理初探

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[摘要]随着科学技术的发展，信息化技术在各个领域得到广泛应用，并为各项工作效率的提升和质量的提高提供了良好的技术支撑。在现阶段新闻档案管理中利用信息化技术进行相关管理工作可以弥补传统档案管理工作中的不足。本文就新闻档案的信息化管理进行简单的阐述和讨论。

[关键词]新闻档案;信息化技术;档案管理

新闻档案管理的特点

1.新闻档案管理的特定化。在实际工作中，新闻档案所具有的意义在于记录真实的历史事件和人物。在具体的表现形式中主要包括文字、图像、声音和视频等资料，通过不同的信息记录方式形成了不同类型的新闻档案。在新闻工作职业素养的要求下，这些不同种类的新闻资料能够在特定的环境下对真实的历史事件和人物进行反映和记录，所以新闻档案的管理也具有相应的特定化特点。2.新闻档案在全面性的基础上突出新闻重点。在当代社会中，新闻内容丰富并且新闻数量巨大，在新闻档案管理工作中需要对新闻资料进行全面有效的整理和存档，在管理的过程中需要有针对性地突出重点新闻内容，在保证新闻质量全面有效的同时，突出在一个时间节点中发生的具有重要历史意义的新闻，一次能够达到对重点新闻材料的突出。3.新闻档案归档工作也同样重要。新闻档案具有及时性和历史性的性质，新闻档案形成的周期较短，并且需要不断更新，在制作的过程中还存在不确定因素的影响,这就要求在实际工作中，需要工作人员对新闻档案进行及时收集、存档与备份，并做好相应的归档工作。

新闻档案信息化管理建设的意义

1.提高新闻档案管理的质量和水平。面对日益艰巨的新闻档案管理工作，信息化建设可以极大地提升整个管理工作的效率和质量，在工作中将新闻档案转化为数字资料既容易储存，又方便携带，同时利用信息技术可以将新闻档案进行有效分类和多元化处理，依靠计算机信息化技术还可以实现新闻材料远距离快速传送。在用户的信息接收过程中信息化可以更好地保证新闻档案传播的质量。依靠信息化技术，可以实现新闻档案管理的规范化和科学化，并在实际工作中为工作人员提供便利。在新闻档案管理过程中需要从前端控制到新闻传播等一系列流程中进行统一有序的管理，在依靠传统人工管理的环境中，往往由于工作人员的疏忽导致小的差错，造成日后查阅的不便。利用信息化技术可以从新闻档案的生产、传播、储存等多个环节进行有效控制，可以对新闻档案的内容质量和传播质量进行实时监控，对出现的问题及时反馈，便于工作人员及时修正，从而提升新闻档案管理的整体管理水平。就报社的新闻档案管理而言，传统的档案管理方式需要的库房容量大、人工多，保存麻烦，所以很多地市级报社新闻档案都只存有报纸，而且受保管条件的限制，建国初期等年代久远的报纸已经开始泛黄、变脆，并不适合查阅等二次利用。2.提高新闻档案的利用率。在实际的新闻工作中往往需要对已存档的新闻档案进行查询和翻阅，传统保存新闻档案的方式，虽然建立了一些索引目录，由于没有进行信息化处理，需要进行手工操作，不仅效率比较低，而且每次都需要将原件拿出来，这样不利于档案的保管储存。如果已对新闻档案进行了信息化管理，就可以利用信息技术快速地对整个新闻档案库进行索引处理，准确找到相关资料，减少在此过程中对不相关新闻档案的损害。各个机构在新闻档案的交流中存在一定差距，这就导致新闻档案的价值不能很好的发挥出来。在新闻档案信息化管理的环境下可以更好地对档案信息进行收集和整理，以此让新闻档案的价值最大化，实现新闻档案在社会性和历史性等多个层面的有效利用。　　3.增强新闻档案管理的时效性。由于不同新闻机构和档案管理部门之间沟通中存在一些问题，以及新闻档案在实际管理中受技术条件的限制，导致整个新闻档案在收集和使用中缺乏相应的时效性，这就进一步导致新闻档案信息的优势无法集中发挥。因此，信息化管理机制的建设可以在新闻档案的生产流程中缩短交流周期，从而保证新闻档案的时效性。在实际工作中，利用信息化技术将新闻档案的生产与社会动态和社会需要进行有效的结合，可以更好地发挥新闻档案的实效性。

新闻档案的信息化管理建设途径

1.加强信息化建设的基础设施投入。信息技术在基础设施更新方面起着决定性作用，因此，其在当代社会中得到广泛的应用。在工作中要广泛运用计算机和网络等信息技术，完善现行的新闻档案管理框架，根据相关的硬件需求添置计算机设备和互联网设备，为整个新闻档案信息化建设提供良好的硬件设备。在此基础之上还要开发出安全有效的软件系统，保证新闻档案储存的有序和安全，保证新闻档案可以长期保存，在后期的设备维护和软件维护中要适当增加资金投入，保证信息化新闻档案管理平台工作环境的安全性和有效性。2.加强新闻档案的数字化管理。在当代信息技术中，利用数据库技术实现对大量数据的管理可以有效提高数据管理的效果。在新闻档案的管理中同样可以建立相应的数据库。在数据库中对不同种类的新闻档案进行分类储存。依靠数据库技术可以从多个角度对新闻档案进行分类。不同于传统的一维分类模式，在信息数据库中可以从时间、类别、事件等多个角度进行储存，以此提高新闻档案的管理水平。此外，还要对新闻档案的收集进行及时交流，以便及时更新数据库，确保数据库数据的实用性。3.健全新闻档案信息化管理制度。制度是保证工作质量的主要因素，在新闻档案的管理中要做到有法可依的工作环境，新闻档案管理制度的合理性将直接影响到管理工作的实际效果。在多变的当代社会中，社会环境和技术环境的变化对整个行业的影响是很大的，新闻档案管理制度的信息化建设也需要结合实际的社会环境和信息技术应用能力不断进行更新和完善，保证在现有管理制度下最大限度地发挥工作人员的技术优势，提高工作效率，为整个新闻档案信息化建设作出贡献。4.更新原有的新闻档案。在我国的社会发展中，新闻档案在很长一段时间内曾采用传统的管理方法，从而导致大量的新闻档案载体是纸质和胶卷，在信息化建设过程中要对这部分新闻档案进行数字化处理，以保证其长期有效的储存。在实际工作中，常常由于管理不善导致纸质文件的丢失或者损坏，而胶卷类档案往往由于当时的技术和当代社会的发展导致其中的新闻信息丢失，造成无法弥补的损失。更新原有的新闻档案，要对已损坏的部分进行适当修复，尽量保证一次修复终身可用。在新闻档案信息化建设中要对相应的文件进行扫描和储存，并加以备份，以保证其价值。5.提高新闻档案管理人员的综合素质。在当代信息化社会中，人们依靠互联网技术实现信息化生产，并达到相当高的技术水平和生产效果。为适应社会的需求和工作的需要，新闻档案管理人员的素质也需要不断提高。在新闻档案管理信息化建设中要提高工作人员对于信息化管理改革意义的认识，帮助他们在工作中获得更好的专业技术教育和培训，提升工作人员的计算机应用水准[3]。各新闻单位应该要有计划地调整新闻档案管理人员的年龄结构，依靠科学培训打造出一支年轻的、具有高素质的新闻档案管理队伍，为新闻档案的管理工作提供坚实基础，以此保证档案管理信息化建设工作的顺利进行和相关规划的顺利实施。

参考文献

[1]帅红.加强新闻传媒集团的信息资料建设工作的思考[J].新闻传播,2017(12),54-55.

[2]蔡晓.基于数据库技术的档案信息化管理[J].大科技,2017(8),10-11.

[3]王红霞.“互联网+”时代新闻档案管理与创新[J].办公室业务,2016(7),103.

作者:李正平 单位:衡阳日报社办公室