科研院所档案信息化建设思考

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随着科研院所办公现代化步伐的加快，纸质文件和电子文件一体化管理的普及，科研档案收、管、用全程信息化进入管理领域。信息技术的广泛应用对科研院所档案管理工作产生了深刻的影响，加强档案信息化建设，是提高科研院所档案信息服务水平的必由之路。

1将档案信息化建设纳入院所信息化建设的总体框架

现代信息社会日新月异，档案管理领域也出现了一些新情况、新问题。科研院所开展档案信息化建设，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在数字化建设的关键部位，保证软硬件资源的继承性，使其既能适应当前信息发展的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，避免盲目上马，尽可能避免资源浪费。在推进信息化进程中，特别要注意解决好三个方面的问题：一是保持档案信息化建设与科研院所各部门信息化建设同步发展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入科研院所信息化建设的总体框架，实现档案信息化与科研院所信息化同步发展。二是实现档案信息化各项工作的协调发展。科研院所档案部门一定要根据科研院所各项工作对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的，明确不同阶段档案信息化建设的重点。三是把建立和完善档案信息安全保障体系，作为档案信息化建设的关键环节。认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切安全隐患；严把档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。

2提高全员档案素质是院所档案信息化建设的重中之重

电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对专兼职档案管理人员提出了更高的要求。档案信息化建设是一项长期的工作，数字化的实现不仅仅是档案部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要院所全体人员的积极参与配合，全员档案素质的提高对档案数字化建设至关重要。因此，提高全员档案素质是目前科研院所档案信息化建设的重中之重。随着档案内容的数字化存储，对于阅读档案的人员权限必须具有明确的划分，对不同安全和保密级别的档案，管理人员应从授权的角度予以规范。在必要的情况下，管理人员应通过档案文件加密、文件防写、网络监控等措施确保档案的安全，一旦发现问题，也能追根溯源。在实践工作，一方面要积极引入懂计算机的专业人才，另一面要为档案人员提供培训、交流和学习的机会，通过与教育机构的通力合作，培养通晓档案和信息技术的综合人才，为档案信息化建设不断充实人才。

3积极探索具有科研院所特色的档案信息化建设之路

档案信息化建设的目标是是建立数字化档案信息，将档案资源通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。科研院所档案部门要把档案信息化建设作为工作重点，多渠道争取支持，有计划、有步骤的开展信息化建设，逐步探索出一条具有科研院所特色、符合院所实际的信息化建设之路。信息化对档案的利用带来了一场深刻的革命，在客观上要求科研院所档案部门必须转变观念，树立特色信息意识，只有立足电子档案的特性，转变档案管理的理念，才能提供优质高效的服务。在档案信息化建设中，科研院所档案部门应该根据院所工作的需求，树立特色信息意识，对所有档案进行详细的类别划分，需要分析各类档案的作用、利用频率、保存的需求，从而为日常的借阅和管理奠定基础。一是要对重要档案目录进行数字化处理，这是档案信息化的基本工作。因为档案信息化就是在档案信息管理系统中采取目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据，以目录数据为检索入口，从而实现图文信息的浏览。二是要有选择地对重要档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。三是根据院所办公工作的需求，将重要信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。

作者:马艳秋 单位:白城市农牧机械化研究院