企业养老保险档案信息化管理探析

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随着现代社会保障水平的提升，城乡居民社会养老保险问题受到越来越多的关注，而企业职业养老保险是其中的重要组成部分。企业养老保险档案是全面系统记录企业职工和单位履行参保义务和享受社会保险权益的基本原始凭证，是社会保险经办管理和服务工作的客观记录，也是社会保险经办部门对养老保险参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生和保障一生”的基本前提，加强对企业养老保险档案管理具有重要意义[1]37-42。实践证明，企业养老保险档案管理工作已经开始向信息化方向发展，原有的企业社会保险档案管理工作已经很难适应现代档案管理工作客观要求。在新的形势下，必须要对企业养老保险档案管理工作提出更高要求和标准，推动企业养老保险档案管理更好地适应现代保险事业发展。

一、企业养老保险档案信息化重要性分析

企业养老保险档案信息化，就是在企业职工养老保险档案管理工作中，把档案资料和信息以数字化信息的方式，为企业职工和养老保险管理部门提供服务。企业养老保险档案信息化的优势主要体现在养老保险档案信息处理的快速性，可以有效节约档案资料存储和保管的空间，还体现在对养老保险档案信息调阅利用的便捷性和快速性，这些都推动了企业养老保险档案信息化方向的发展，意味着在企业养老保险档案管理中的管理环节自动化、管理方式网络化、档案决策智能化和档案信息利用电子化的方向进行转变[2]55-58。具体而言，企业养老保险档案信息化建设具有以下几个方面的重要性。1.企业养老保险档案信息化便于档案信息的查阅和利用。企业养老保险档案管理在实现信息化管理以后，对于档案信息的使用者来说，只需要在养老保险档案信息系统中检索关键词，就可以快速查阅到其所要查阅的档案资料信息，与传统的纸质档案管理相比，其信息检索查阅和利用的效率都大大提升。而且在养老保险档案信息保管中，还可以采取加密的方式，对企业职工养老保险档案信息进行机密处理，大大提高了企业养老保险档案信息管理的安全性。2.企业养老保险档案信息化可以提升档案信息资源的科学管理。对于任何一种档案管理来说，其根本目标是提升档案信息资源的利用效率，没有利用价值的档案信息只能存放在纸堆里。而企业养老保险档案信息化可以使养老保险档案管理部门的工作更加开放，使企业养老保险档案的信息化优势更加明显，其采集方式、管理和服务职能都可以快速取代传统的养老保险档案管理工作，不仅体现了企业养老保险档案管理工作的与时俱进，更是提升和优化了养老保险的社会服务职能。3.企业养老保险档案信息化可以更好地支持养老保险决策和管理工作。对于企业养老保险档案管理工作来说，其信息化建设可以有效提升养老保险档案信息的完整性和可靠性，也可以有效提升养老保险档案信息和管理的综合分析能力，从而更好地为企业养老保险管理工作提供信息支持和决策依据。4.企业养老保险档案信息化可以更好地提升养老保险档案信息利用的时效性。在企业养老保险档案传统管理工作中，养老保险档案信息很少可以实现资源共享利用。但在信息化管理方式中，企业养老保险档案信息则可以通过远程服务系统实现档案资源的共享，有效提升养老保险档案信息利用的便捷性，而且也可以缩短养老保险档案的编纂时间。要推动企业养老保险档案管理工作向信息化方向的转变，就要使档案管理人员不断解放思想，加强业务知识和能力的学习，自觉提升自身的养老保险档案信息化管理和服务意识，把各类养老保险档案、会计档案、基建档案、设备档案、实物档案、照片档案、文书档案都纳入到档案信息化管理的范畴，争取把档案管理工作简单化和规范化，从根本上推动企业养老保险档案管理和服务工作的时效性。

二、企业养老保险档案管理信息化工作中存在的问题

1.企业养老保险档案管理人员对于信息化建设的认识不足。在企业养老保险档案信息化工作中，部分档案管理人员由于思想和认识水平的限制，对于养老保险档案信息化建设的理解还存在一定片面性，认为只要把养老保险档案信息资料输入到管理信息系统中，就完成了信息化管理工作，对于养老保险档案信息化管理工作的实质性和重要性没有充分认识，在一定程度上导致企业养老保险档案信息化建设工作滞后。也有一部分档案管理工作人员的管理模式还停留在传统档案管理工作模式和方法上，对于信息化工作模式不熟悉、不学习，甚至对其还有抵触情绪，在一定程度上影响到企业养老保险档案信息化建设工作进程。2.企业养老保险档案信息化管理工作内容存在不足。在企业养老保险档案信息化管理工作中，无论是养老保险档案资料的起草、修改，还是档案资料的印发，都是通过电脑、网络和养老保险档案信息系统完成操作的，而且也是以电子档案的形式保存在养老保险档案信息系统中。企业养老保险档案信息化，便于养老保险档案资料的保管和复制，但是也容易使档案信息资料被修改，可能导致档案资料的原始记录难以保存。在这样的思想认识下，有的养老保险档案管理人员对档案信息化管理工作存在疑虑，在实际工作中，可能宁愿采取传统纸质档案也不愿意或者尽量减少信息化管理方式，从而使养老保险档案信息化管理工作本身存在较大的迟缓性。3.企业养老保险档案信息化管理制度缺乏。在企业养老保险档案信息化管理工作中，必须要有相应的制度法规对其进行规范化和标准化管理，并要加以重视。实际情况是，由于缺少完善的法律法规和制度要求，使各个企业的养老保险档案信息系统缺乏统一性和衔接性，各种系统普遍存在标准不统一、内容不统一、形式不统一等多个问题，在一定程度上直接影响到企业养老保险档案信息化建设工作。4.企业养老保险档案信息化管理人员缺少。对于企业养老保险档案信息化建设来说，人才是基础，必须要有既熟悉档案管理知识、又具备档案信息技术的人才，还要具备一定管理知识和能力，这样的人才在实际工作中很难同时具备各方面的素质和能力，而对其培养又是一个比较漫长的过程。在企业养老保险档案管理工作中，档案管理部门尚未把养老保险信息化管理人才培养纳入到工作重心，导致专业技术管理人才的缺乏，在一定程度上严重影响企业养老保险档案信息化建设工作。

三、企业养老保险档案信息化管理工作的完善和提升对策

1.加大对企业养老保险档案信息化建设工作的支持力度。企业养老保险档案信息化建设工作的快速推进，离不开养老保险档案管理部门和领导的高度重视，也离不开相关人力、物力、财力的投入。因此，对于养老保险档案管理部门来说，必须要在部门经费预算中，专门设有相应的设备仪器购置预算，要做到专款专用，确保购买的机器设备都用于养老保险档案管理工作实际中，用于档案信息化管理专业人才的培养工作中。对于企业养老保险档案信息化建设而言，这些资源投入将可以有效提高企业养老保险档案管理工作效率，而且还可以便于档案信息资料的查找和利用，为企业养老保险档案管理工作提供更多便捷。2.完善企业养老保险档案信息化管理工作方式。要想从根本上推动企业养老保险档案管理工作顺利向信息化方向转型，就必须要加强对企业养老保险档案管理方式的转变，必须要加大开发企业养老保险档案信息资源开发和创新企业养老保险档案信息资源服务方式。在已经实现企业养老保险档案信息化管理的档案管理部门中，尽可能向标准化和统一化以及制度化方向进行转变，避免企业养老保险档案信息资源的过度浪费和重复开发；可以采取缩微技术服务和存储服务，对企业养老保险档案信息进行存储，将产生十分明显的经济效益和价值；启用相应的企业养老保险档案公共网络服务系统，通过电脑网络和电话等公共服务网络，为企业职工和档案资源管理部门提供更为便捷和优质服务。3.加强对企业养老保险档案信息化管理人才的培养。企业养老保险档案管理部门要不断加大对档案信息化管理人才和技术人才的培养力度。档案管理部门领导要亲自把企业养老保险档案管理人员培养工作提上部门重要工作日程，要纳入到单位人才培养计划和规划中，然后根据设定的培养计划和策略，选拔综合性人才进行培训，产生良好的培训效果。与此同时，档案管理部门还要根据档案管理人员工作实际，为其提供更多的自学、外部培训计划，使他们有更多的机会与外部单位和人员进行企业养老保险档案信息化建设工作的交流、学习，不断学习外部单位成熟经验，将其移接到本单位中实施，产生更好的档案信息化管理效果[3]121-124。4.要建立和规范企业养老保险档案信息化管理机制。要想更好地推动企业养老保险档案信息化管理工作，就要建立起规范化和标准化的企业养老保险档案管理信息化机制，要加大安全管理措施，确保企业养老保险档案管理安全性，对档案管理机制规范化运作提出更多要求。首先，要对企业养老保险档案管理制度进行创新，对企业养老保险档案信息化管理工作的机制进行逐一梳理和完善，对档案信息化管理工作的标准进行细化，确保企业养老保险档案信息化的制度都可以得到有效落实。其次，要对企业养老保险档案信息化管理标准加以规范，确保企业养老保险档案信息数据系统得以建立，从而使这些工作能够在整个行业内得到全面建立，也使企业养老保险档案信息资源得以共享。5.要不断建立和完善企业养老保险档案信息化各项技术。对于企业养老保险档案信息化建设工作来说，首先要建立起完善的养老保险档案信息数据系统，把企业参保人员和参保单位信息都输入到这个管理系统中，不仅可以提高养老保险档案管理的工作效率，而且还可以对这些信息资源进行快速统计和分析，为决策部门和领导提供全面、真实、快速的决策信息支撑，而且也可以通过这个档案系统进行信息资源检索和利用，把那些可以公开的档案信息资源制作成电子档案，由专门的档案管理部门和人员负责维护，其他档案管理部门和人员可以通过相应检索权限进行信息查询，而且企业职工也可以登录该系统，在进行身份认证以后，也可以对自己的养老保险信息进行查询，为其工作和生活提供更多便利。

四、总结

企业养老保险档案信息化建设和管理工作，是信息时展的必然趋势。企业养老保险档案信息化建设和管理，涉及企业职工、企业单位、档案管理部门、养老保险管理部门等多个部门和主体，涉及千千万万企业职工的切身利益，必须要加强对此项工作的认识和重视程度，做好信息系统建设、规章制度规范制定、专业管理人才培养等各项工作，才能更好地做好企业养老保险档案管理工作。

参考文献

[1]宝杭.对加强城乡居民社会养老保险档案管理的探究[J].青年与社会,2013(9).

[2]张红梅.加强档案管理信息化建设促进经济社会发展[J].华章,2017(1).

[3]肖杰.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].经济师,2018(1).

作者:王亚宁 单位:广灵县企业养老保险管理中心馆员