高校档案管理信息化建设解析

导语：高校档案管理信息化建设解析一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

摘要：信息技术的不断发展，为高校档案管理的信息化建设提供了新的契机。所以加强新时期，高校档案管理信息化建设研究的力度，对于高校档案管理工作效率和质量的提升具有极为重要的意义。本文主要是就高校档案管理信息化建设进行了研究和分析。

关键词：高校档案管理；信息化建设；分析

一、高校档案信息化建设分析

（一）高校档案信息化体制的构建。计算机、互联网等信息技术在档案信息化建设中的应用，对传统档案管理体制和模式产生了巨大的冲击。由于传统档案管理流程已经无法适应时展对高校档案管理工作的要求。所以，高校必须严格的按照档案信息化建设发展的趋势，合理地进行档案信息化体制和机制的设计，才能促进高校档案管理工作效率的有效提升。（二）高校档案信息化标准设定。高校在开展档案信息化建设前，必须要制定明确的档案信息化建设标准和规定，才能确保档案信息化的通用性。在档案信息化建设过程中，所有档案信息都是以数字形式存储和使用的。假如不同单位之间的档案存储标准出现差异的话，那么必然会因为信息孤岛效应的出现，而对各个单位之间档案信息的交流和共享产生不利的影响。所以，制定统一的档案信息化建设标准和规范，才能将档案信息化建设的价值最大限度的发挥出来。（三）高校档案信息化系统的开发。高校在开展档案信息化建设的过程中，必须严格的按照档案管理的使用要求以及档案管理的流程为基础，设计和开发档案管理信息化系统，才能将档案信息化管理的优势充分发挥出来。而高校档案信息化系统的应用，不仅促进了档案信息使用效率的提升，而且有效降低了档案管理的成本。

二、高校档案管理信息化建设的原则

高校必须以档案管理现状与自身发展的实际情况为基础，开展档案管理信息化建设，才能确保档案管理信息化建设目标的顺利实现。（1）“双轨制”原则。所谓的“双轨制”就是在开展档案信息化建设的过程中，建立以传统纸质版本档案为正本，数字化档案为副本的全新的高校档案存储管理模式。“双轨制”方式不仅形成了纸质档案与数字档案双重备份档案管理方式，而且促进了档案信息搜索使用效率的提升，确保了档案管理工作的安全性。（2）全周期管理原则。所谓的全周期管理实际上指的就是档案的管理不再是以往的档案的存储和使用进行管理，而是应该从档案产生、存储、使用一直到销毁的全生命周期的管理。由于全生命周期管理需要经过一个长期的过程，所以管理人员必须正确掌握档案管理的客观规律，才能在实现对不同档案的全生命周期监控目标的基础上，做好档案管理的相关工作。

三、高校档案管理信息化建设对策

（一）提升高校档案管理人员的认识。为了迅速完成高校档案管理信息化建设的目标，首先，高校必须提高自身档案管理信息化的思想认识，将档案管理信息化建设工作，作为高校信息化建设的重要内容之一，才能从根本上促进高校档案资源利用和共享价值的全面提升。其次，高校领导必须充分重视档案管理信息化建设的意义。加强档案管理信息化建设人力、物力以及财力等各方面投入的力度，同时积极进行档案管理信息化建设的宣传和教育工作，要求各个部门正确对待和认识档案管理信息化建设的工作。（二）提升高校档案基础设施建设。基础设施薄弱是现阶段大多数高校档案管理信息化建设过程中所面临的主要问题。针对这一问题的解决，高校应该从以下几方面着手。1.加大高校硬件基础设施建设资金投入的力度。2.加快档案管理信息化系统软件开发工作的步伐，尽快完成相关硬件设施的购置和落实工作，为高校档案管理信息化建设提供完善的硬件设施环境。（三）提升高校档案和信息体系建设。资源的全面共享是信息化时代最显著的特点之一。所以，高校在开展档案管理信息化建设时，必须对档案体系数据库的建设予以充分的重视，在合理运用现有资源的基础上，通过资源的整合与分类，发挥数字化技术的优势为学校的发展提供全方位的服务。但是，经过调查研究发现，我国高校普遍存在着档案管理信息化建设进程缓慢的现象。除传统的纸质档案资料外，其他的像声音、图片、视频等资料不仅归档数量少且无法进行借阅，这些问题制约了档案资料管理的效率同时也增加了档案资料信息丢失现象发生的几率。这就要求高校在开展档案管理信息化建设工作的过程中，必须对传统资料向数字化的转换予以充分的重视，通过建设数字档案的方式，不仅为教职工以及学生的借阅提供了便利，同时也促进了档案资料使用效率的有效提升。（四）提升高校档案人才培养。完善的体制机制、信息化系统以及专业人才是确保高校档案信息化建设顺利进行的关键。高校在进行档案信息化建设时，对于计算机、互联网等信息技术专业人才的需求相对较多，所以，为了确保高校档案信息化建设目标的顺利实现，高校必须通过在职教育以及引进外来人才的方式，为高校培养高素质的档案信息化管理人才。信息化档案管理专业人才的匮乏是影响高校档案信息化建设工作顺利进行的重要因素。为了从根本上解决这一问题，高校在开展档案管理信息化建设工作时，应该从以下几方面着手。1.采取教育培训等方式，加强对现有档案管理人员培训的力度，促进档案管理人员基本技能的有效提升。2.外部专业人才引进力度的加强，通过从外部引进档案管理信息化专业人才的方式，建立高素质的高校档案管理信息化团队，为高校档案管理信息化建设工作的开展提供强有力的技术支持。（五）建立健全高校档案管理机制。由于高校档案管理信息化建设是一项长期而系统性的工作，所以，为了确保档案管理信息化建设工作的顺利进行。高校必须建立完善的档案管理信息化建设管理机制。这就要求高校必须以自身发展的实际情况为基础，制定合理地档案管理信息化建设制度，明确各个部门在档案管理信息化建设过程中的职责，同时制定切实可行的激励机制，才能将档案管理工作人员的工作积极性充分调动起来。

总之，高校档案管理信息化建设不仅是高校信息化建设的重要内容之一，而且已经引起了高校的广泛关注。所以高校必须加强档案管理信息化建设现状以及相关问题分析和研究的力度，并以此为基础制定相应的解决措施，促进我国高校档案管理信息化建设工作效率和质量的全面提升。

参考文献：

[1]卓玛吉.高校档案信息化的优势和风险分析[J].兰台世界，2018，10:50-52.

[2]黄仁彦.当前经济形势下新媒体环境对高校档案管理的影响与对策研究[J].现代营销(经营版)，2018，10:29.

[3]杨旭中.信息化视域下的高校档案管理创新[J].山西档案，2018，06:47-49.

作者:徐微微 单位:吉林化工学院