环境档案管理电子化信息化分析
时间:2022-12-22 08:49:22
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摘要:环境档案管理作为环境保护工作开展的依据,能够为环境保护的实施提供基础保障。基于此,本文从实现环境档案管理的电子化与信息化为出发点,分析了实现电子化信息化过程存在的问题,针对问题提出有效的建议,并且具体论述了电子化信息化对于环境档案管理的必要性。
关键词:环境档案管理;电子化;信息化
传统的环境档案管理主要是通过纸质进行存储,不仅工作人员的工作量极大,而且存储的档案信息安全性与永久性较低,不利于环境档案管理工作的开展。而实现环境档案管理电子化与信息化,可以利用计算机通过网络开展工作,利用电子文件进行信息资源存储,提高了工作效率,确保了档案信息的安全性与永久性。
1环境档案管理实现电子化信息化遇到的问题
1.1电子化信息化效率不高。我国环境档案管理工作起步较晚,电子化信息化管理的技术水平有限,诸多部门对于电子化信息化管理的认识不足,导致电子化信息化管理的效率不高,不利于环境档案管理工作的推进。我国环境档案管理效率不高,主要包括以下几方面:(1)电子化信息化未普及。由于环境档案信息化管理处于发展阶段,工作人员对其认识较为浅薄,使得诸多工作人员仍采用传统方法进行操作,导致工作效率不高,未能从根本上实现电子化与自动化管理[1]。(2)环保部门的重视程度较低。环保部门未能认识到电子化信息化管理的重要性,对于信息化建设投入资金较少,建设力度较低,导致智能化档案管理无法充分的发挥作用。(3)人才缺乏。我国严重缺乏电子化信息化管理技术人才,导致环境档案信息化管理水平不高,降低了管理效率。1.2未构建完善的环境档案管理制度。环境档案管理制度是工作开展的保障,未构建完善的环境档案管理制度不仅会降低工作效率,同时会影响环境档案电子化信息化管理的实现。未构建完善的环境档案管理制度,具体包括以下几方面:(1)相关技术缺乏。我国电子信息技术处于发展时期,市场上的软件技术水平高低不同,整体的技术普遍性与通用性较差。而不健全的环境档案管理制度,不仅无法有效地解决技术问题,同时会增加此类问题的严重性[2]。(2)档案管理信息化编码无法实现统一,而信息化编码的不统一会增加电子化信息化的管理难度,降低了环境档案管理的有效性。
2环境档案管理实现电子化信息化的有效措施
2.1提高环境档案信息化管理效率。为了提高环境档案管理的实效性,需要加强其电子化信息化建设,彻底实现电子信息化管理,进而提高档案资料管理的安全性与可靠性,为我国环境保护的开展奠定基础。实现环境档案电子信息化管理,是提高环境档案管理效率的关键,具体有以下几种方法:(1)环保部门需要加强对电子信息化管理的认识,提高电子信息设备应用的普遍性,使得工作人员可以通过计算机完成工作,真正的实现环境档案管理的智能化[3]。(2)建设环境档案信息工作系统,提高技术水平,加强对人员的培训,提高电子信息化管理的实效性。(3)增强资金投入力度,将实现环境档案电子信息化管理作为工作的中心,制定环境档案管理制度,大量引进技术人才,为实现电子化信息化管理做好准备。(4)不断进行探索创新,积极开展电子信息化档案管理建设,及时的引进先进的技术,确保电子信息化管理的先进性与科学性,从根本上提高环境档案管理的科学性与标准性。2.2构建完善的环境档案管理制度。环境档案管理工作的开展,具有较大的难度,其工作量较大,工作领域较广,涉及的档案信息内容较多,人为的档案管理以及无法满足社会的需求。因此,实现环境档案管理电子化信息化是十分必要的[4]。构建完善的环境档案管理制度是实现电子信息化管理的核心,具体包括以下几方面:(1)提高档案信息化管理影响力,提高技术水平,提高信息技术的普遍性与通用性,进而提高电子信息技术的利用效率,彻底实现环境档案信息化管理。(2)开展体制改革,结合电子信息化管理内容,制定科学的管理制度,将环保档案管理与电子信息技术进行融合,进而提高工作效率,促进我国环境保护工作的开展。
3基于环境档案管理实现电子化信息化的必要性研究
3.1提高了环境档案管理的实效性。对于环境档案管理工作而言,其工作量较大,涉及的档案信息资源较多,若是仅靠人工进行管理,不仅无法满足环境档案管理的需求,同时会增加工作负担。为了有效地解决这一问题,提高环境档案管理质量与效率,需要实现环境档案管理的电子化信息化,才能促进环保工作的开展,提高重要档案信息资源的安全性与永久性。环境档案电子信息化管理,提高了档案管理的实效性,具体表现为以下几方面:(1)电子文件进行记录与存储。电子文件存储的方式改变了纸质存储的传统方式,工作人员可以利用软件、硬盘等进行资料存储,还可以进行信息备份,提高了信息管理的安全性,极大程度的提高了工作速度,通过一台电脑即可进行工作,降低了工作难度[5]。(2)信息资源的网络传输。实现档案管理的信息化与电子化,对于信息的传递可以通过网络进行,打破了时间与地域的局限,节省了大量工作时间,提高了工作速率。(3)电子文件存储的安全性。利用电子文件存储资源,可以弥补纸质文件存储的缺陷,其不受环境温度的影响,解决了纸质文件长期存储文字失真的问题。由此可见,实现环境档案信息化电子化管理的必要性。3.2实现了档案资料的长期保存。环境档案信息化管理实现了档案信息的长期保持,弥补了传统档案管理方法的不足。环境档案资料十分重要,是国家环保保护的重要依据,实现档案管理的电子化与信息化,可以利用网络进行信息存储,并且不会出现质量问题,防止了档案信息的损耗。电子文件存储档案时,为了确保重要资料的永久保存,可以多次进行备份,将数据进行保留,进而提高信息数据的安全性。为了提高环境档案存储的安全性,相关部门需要加强对电子信息化技术的开发,引进先进的人才,提高科学技术水平,进而提高数据资料存储的可靠性与稳定性。3.3提高了档案信息的安全性。信息化时代背景下,信息技术电子技术已经成为社会发展的主流方向,电子信息技术的发展促进了经济的发展,推动了各行各业的进步。环境档案管理随着工作年限的增加,其信息资源积累量不断增大,为了提高档案信息存储的安全性,确保信息资源不被损耗,需要实现电子化信息化管理。通过计算机进行档案管理,可以对档案进行标记分类,提高了环境档案管理工作的标准性与规范性,同时便于档案信息的查找,增加了档案信息保存的安全性。唯有实现环境档案电子信息化管理,才能满足环境档案工作的需求,使得档案管理与低碳经济进行融合,进而为我国环境保护提供基础保障。
4结论
综上所述,本文从提高了环境档案管理的实效性、实现了档案资料的长期保存、提高了档案信息的安全性三方面,验证了实现环境档案电子信息化管理的必要性。分析了实现电子化信息化管理过程存在的问题,并且提出了提高环境档案信息化管理效率、构建完善的环境档案管理制度等解决建议,进而为环境档案管理智能化研究奠定基础。
参考文献
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[3]李扬.档案管理实现电子化信息化的必要性[J].神州,2017(19):238-238.
[4]劳丽.信息化环境下公路档案管理研究[J].办公室业务,2017(15):108-108.
[5]李蓉蓉.浅析电子政务环境下地质档案信息化管理[J].消费导刊,2017(14):23.
作者:杨丽波 单位:吉林省通榆县环境监测站
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