科技档案管理信息化建设探究

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［摘要］第三次工业革命使人类迈入了知识经济时代，科技资源所蕴含的社会价值和经济价值愈加凸显。现阶段，各种科研活动呈现出迅猛增长的态势，科研活动中产生的各种信息也成为经济建设和社会建设尤为重要的信息资源。这些信息资源被人类有意识地加以采集、归类并整理后就形成了科技档案，对科技档案进行深层次开发，运用信息化技术挖掘潜藏在科技档案中的价值，符合社会发展的规律以及科研活动的需要。科技档案信息化管理、利用工作是我国档案事业的关键部分，有必要对其开展相应探讨。

［关键词］科技档案；信息共享；综合素质；管理体制

随着科技在综合国力竞争中的作用越来越突出，科技档案建设工作备受社会各界的广泛关注。现阶段，科技档案信息化建设的目的就是利用信息技术挖掘科技档案中的潜在价值，进而使科技档案能够为各项工作提供服务，最终构建以用户需求为驱动的科技档案信息化管理模式。虽然我国科技档案管理信息化建设有一定深度的理论研究，实践工作也取得了一定的进展，但与域外发达国家相比仍存在很大差距，许多理论和技术尚不成熟，有必要对该领域进行研究。笔者将信息化建设融入科技档案管理理念中，从档案学的角度分析了科技档案信息化建设，以期能找出可行性路径来推动科技档案管理信息化建设的步伐，进而丰富我国档案事业的外延与内涵。

1科技档案管理信息化概述

1.1科技档案管理信息化的概念。基于唯物辩证法视角，科技档案与一般档案属于个别与一般的关系，科技档案中既具有一般档案的共同属性——原始记录性，也有其特性。这种特性使科技档案在记录性和原始性上呈现出不同的特点。从记录的角度来看，它记载了某一社会个体从事科研活动的整个过程和结果，能够反映出社会个体从事科研活动时的情景。从原始的角度来看，科技档案中的信息是记录的科研活动，从而会保留科研活动的各种标记，能够反映科技档案的原始特征。笔者将科技档案信息化定义为：在法律法规的框架下，单位档案管理人员运用信息技术对科研活动产生的各种信息进行分类整理，运用大数据技术对各种信息进行深层次挖掘的一种档案管理模式。1.2科技档案管理信息化的特点。1.2.1专业性。在形成领域方面，科研活动需要按照专业进行分工，不同专业的科研活动也不同，因此伴随科研活动产生的科技档案也会涉及不同专业的不同领域，对这些科技档案进行信息化建设也会呈现出专业性的特点。在内容性质方面，依托于信息技术对科技档案进行管理，能够将科技档案里面的各项内容加以电子化和数据化，进而在内容性质上呈现出数据化、专业化的特点。1.2.2成套性。在科技档案形成阶段，科研活动处于不同时期会形成不同的科技档案，科技档案信息化建设不是仅仅对某一部分的科技档案进行信息化、数据化处理，而是成套地对科研活动所有阶段的科技档案进行信息化和数据化处理。在科技档案的内容构成上，一个科研活动项目的科技档案材料应当齐全，这是科技档案管理信息化建设的基础。1.2.3以信息技术为依托的档案管理模式。信息技术是这一系统性工程建设的基石，一旦脱离这一基石，科技档案管理信息化便无从谈起。信息技术发展速度快，从最初最简单的计算机技术到现阶段的人工智能技术，无不说明信息技术仍呈现出快速发展的态势。科技档案管理信息化同样也需要与时俱进，充分利用信息技术的特点和优势服务科技档案，不断提高科技档案管理工作的效率。

2科技档案信息化建设存在的问题

2.1信息化建设程度不高。一方面，科技档案信息化工作体系有待完善。许多单位的档案管理人员在对科技档案进行归档时处于被动状态，科研部门送来什么科技档案就对什么档案进行信息化处理，档案信息化工作流于形式。档案管理人员不能充分发挥主观能动性，有意识地对科技档案中的部分内容进行筛选处理，从而导致后期的信息资源整合任务不堪重负。另一方面，科技档案信息化建设本来就是一项资金密集型工程，尤其在工作初期，更是需要投入较多的财力来购置相应的档案管理软件和硬件设施，加之档案信息化建设的见效周期较长，部分单位往往不愿意在科技档案信息化建设领域投入过多的资金，各种软硬件设施也面临着淘汰升级的困境，现有的科技档案管理的工作环境亟待优化。2.2档案管理人员知识老化。在传统纸质档案管理模式中，档案管理人员只需要档案管理的基础知识就能对纸质档案进行管理并利用，而在档案信息化建设中，档案管理人员则需要掌握一定的计算机操作技能和网络技术。现阶段，许多单位档案管理人员只掌握了简单的计算机操作技能，在利用网络技术搭建科技档案管理网以及灵活运用科技档案管理系统上则显得生疏，从而导致科技档案管理工作容易出现纰漏。同时，部分单位不能够开展有针对性的培训活动，导致档案管理人员知识结构老化，与信息化建设工作的需求脱轨。总而言之，单位档案管理人员的整体素质不高是制约科技档案信息化建设的关键因素，单位只有打通这一环节，才能真正落实信息化建设工作。

3科技档案信息化建设的路径

3.1跟踪运用最新的信息化技术。信息化技术更新换代较快，档案管理人员需要跟踪运用最新的信息化技术对科技档案进行综合管理。例如，档案管理人员利用数据著录技术对所有科技档案进行统一著录，方便今后对科技档案进行查找；档案管理人员利用信息服务技术搭建一站式档案服务平台。同时，档案管理人员要使科技档案管理朝着管理专业化、信息集成化和信息数字化的方向发展，搭建科技档案信息资源平台来加强科技档案管理部门与其他部门之间的联系，在此技术上与其他单位进行合作，建立信息资源共享平台来加强单位之间的联系，消除信息壁垒。3.2增加资金投入，增强档案信息化建设意识。一方面，单位要加大软硬件设施方面的投入，确保软硬件更新速度与信息技术的更迭速度相匹配。例如，单位要购置相应的档案软件管理系统，购置激光扫描仪、高传输速度硬盘等硬件设施，进而优化科技档案工作环境，提升工作效率。单位可以探索吸引社会资本参与科技档案管理的合作机制，加强同信息技术企业之间的联系，调动多种力量，形成共享、共建和共赢的科技档案开发利用新局面。另一方面，单位的领导层要树立开发意识、效益意识和超前意识，认识到科技档案的价值，促使科技档案利用工作由静态服务向动态服务转变，由封闭型利用向开放型利用转变。同时，科技档案管理人员要主动加强与科研部门的联系，了解相关的科研进展，有计划地开展档案管理和利用工作。3.3提升档案管理人员的综合素质。科技档案管理领域不仅需要档案管理基本知识，还需要辨别科技信息和处理科技信息的能力，从而要求档案管理人员要有完善的知识结构和良好的知识素养。因此，单位有必要开展相应的培训，通过培训来优化档案管理人员的知识结构。例如，单位可以与本区域的高校开展合作，针对本单位档案管理人员的知识结构有针对性地分批组织培训；单位也可以聘请有关领域的专家到单位开展讲座和技能培训，提升档案管理人员的知识素养。除此之外，档案管理人员也要主动了解本单位科研项目的技术路线和技术方案，在进行归档时才能做到更加合理。

4科技档案信息化建设服务创新

4.1用户自助服务。随着人工智能技术、数据库技术和信息技术的不断进步，拓宽了档案利用的途径，能够为档案需求者提供更优质的档案服务。用户自助服务是基于用户需求开发的一种档案服务模式。科技档案管理人员按照一定类别将一些有代表性、大众化的用户咨询问题进行分类后放置在档案数据库中。档案需求者只需登录档案管理系统就能够在数据库中进行自助科技档案检索和查询有关咨询问题。同时，用户可以通过检索功能查询包括档案目录、科技档案图纸、科技档案数据等科技档案中的内容。这种“一站式”的服务功能能够节省档案管理部门的人力、物力和财力开支，用户也能够在非工作日随时调取科技档案进行查阅，有利于双方实现共赢。4.2科技档案专题服务。科技档案专题服务主要指档案管理人员利用信息技术读取数据资源迅速这一特点，将科技档案在互联网上进行分类。档案管理人员按照科技档案的性质进行分类，能够帮助用户在获取某一科技档案的信息时，迅速找到与该科技档案相关的其他档案内容，加强了科技档案之间的关联性，拓宽了科技档案的利用广度、深度和维度。科技档案专题服务的前期基础工作较为庞大和细致，需要档案管理人员花费较多的时间，后期工作则较为轻松，档案管理人员只需要及时将收集到的科技档案归入相应专题中即可。同时，档案管理人员也需要加强与科研工作人员的沟通，做好定向跟踪，及时更新科技档案中的内容，确保科技档案信息服务的时效性和有效性。

5结语

互联网技术、物联网技术和计算机技术的蓬勃发展，为科技档案的管理和开发利用提供了一条可行性路径和可靠的技术保障。科技档案信息化建设工作并不是一个孤立的系统，其有赖于信息技术、档案管理人员和科技档案管理理论共同发力，档案管理人员应在科学系统的档案管理理论下，运用信息化技术做好科技档案管理工作。一方面，既要在理论研究上进一步提升科技档案管理信息化的层次，寻找出一套科学合理的开发方案，另一方面，也要在实践中探索相关方法，对理论进行深层次加工，才能做到理论与实际相契合。由于笔者知识程度有限，对科技档案的研究仍有许多不足之处，在未来的研究中有待进一步完善。

参考文献

［1］马依莎.浅析科技档案管理信息化建设［J］.人力资源管理,2018(6).

［2］张大伟.科技档案信息化建设研究［J］.北方交通,2015(12).

［3］周妍.科技档案信息化的作用与实施过程中的问题分析［J］.办公室业务,2014(1).

作者:刘蔚 单位:中化地质矿山总局贵州地质勘查院