档案信息化建设与档案管理解析

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［摘要］档案信息化、标准化和规范建设是档案管理的主要发展方向，在信息时代要结合档案信息化发展需求对档案管理工作进行改革创新，制订全新的档案管理发展规划，提高档案管理的科学性和有效性。本文结合信息时代的影响，分析了档案管理信息化建设的措施和档案管理优化方案，希望能够在新时期加快档案管理的现代化发展进程。

［关键词］档案信息化；档案管理；档案资源

信息技术在社会各行各业的广泛应用，对社会经济建设和社会发展产生了巨大的影响，信息的重要性逐渐凸显出来，受到社会各界的广泛关注。档案作为承载信息和促进信息传播的重要载体，也开始得到相应的重视，如何将信息化发展作为依托，积极探索档案信息化建设，构建信息化管理模式，成为相关工作人员重点关注的问题。因此有必要结合档案信息化建设和发展的现实需求，对档案管理工作进行改革创新，提高档案管理工作的影响力，为社会经济建设和发展提供有效的支持。

1档案信息化建设的意义

1.1降低档案管理的难度。在信息时代，构建档案信息化建设体系，能够将纸质档案转变为电子档案，对档案进行数据化管理，从而能够降低保存档案资料的难度，也能减少环境对档案管理的影响，确保档案的完整性。1.2档案信息查询更加便捷。对于档案单位而言，在发展过程中会产生大量的资料，而在传统的档案管理模式中，档案单位要想使用档案资源，需要通过复杂的程序进行查询和借阅。但是在构建信息化档案建设体系后，档案的查询和借阅会更加便捷，能有效提高档案资源的利用率。1.3档案管理途径的本质会出现变化。在构建信息化档案管理体系的过程中，由于档案以电子数据的方式呈现出来，因此档案信息的收录、存储和管理等都能依靠网络平台完成，可以全面提高档案管理工作的效率和效果，促进档案资源的优化利用。

2档案信息化建设的现状

目前，部分单位已经初步认识到档案信息化发展的重要性，并且从多角度针对档案信息化建设进行了研究和分析，有效提高了档案信息化建设水平，也为档案管理工作的持续稳定发展和档案资源的优化利用提供了便利。但是统筹分析医院档案管理工作的基本情况，能够看出在医院建设和发展的活动中，档案管理工作仍然存在很多问题，会对档案管理工作的持续稳定发展产生消极的影响。2.1管理人员不重视档案信息化建设。很多单位的管理人员并未认识到档案信息化建设的重要性，也没有结合档案体系建设和发展的现实需求构建信息化管理体系，导致在档案事业的发展过程中，信息化建设的效果不够理想，无法为档案资源的优化利用提供便利，也会影响档案建设工作的综合发展成效。2.2档案信息化建设和管理缺乏标准性。在开展档案信息化建设的过程中，部分单位也结合自身实际情况制定了各项建设措施，并引入了相应的管理模式，取得了很多成果。但是在实际建设的过程中，却出现了档案信息化建设缺乏明确标准的情况，各单位档案信息化建设情况不尽相同，导致在实际组织开展档案管理工作的过程中，难以实现统筹管理和规划的目标，会对档案信息化建设和管理效果产生不良的影响。例如，档案管理系统数据存储方式与接口技术方面存在明显的差异，导致档案信息的共享和流通出现障碍，会影响档案信息化建设和管理的效果。2.3档案管理人员素质偏低。很多单位的档案管理人员素质偏低，无法结合信息化建设需求对档案管理工作进行调整，导致档案管理效率低下，不利于档案管理工作的持续稳定发展。具体来说，在一些档案管理体系中，工作人员业务能力不足、服务意识差并且无法结合信息技术有效开展信息化管理工作，会对档案管理工作的效果产生不良影响。

3档案信息化建设背景下优化

档案管理的建议在档案信息化背景下，合理组织开展档案管理工作，要结合信息时代的影响制定各项管理措施，构建科学合理的档案管理模式，为档案信息化管理的优化发展提供相应的支持。在档案信息化建设的背景下，对档案管理进行优化创新可以从以下方面入手加以解读。3.1调整管理方式，健全信息资源管理体系。在初步认识到档案信息化建设重要性的情况下，各单位要想促进档案信息化建设实现持续稳定发展，提高综合建设效果，就应该结合具体的情况分析档案管理工作的基本情况，并制订科学的管理方案，不断提高管理信息化程度。通过分析档案信息化建设背景下的档案管理改革工作，能够看出档案管理信息化建设与传统纸质化档案管理工作存在明显的差异。在具体建设实践中，各单位需要结合电子档案和数字档案的实际情况对管理工作加以调整，进而构建更加完善的管理体系，不断提升综合管理效能。一方面，各单位要结合档案管理信息化建设的工作需求不断完善管理制度，并结合制度规范制订相应的管理方案，对管理流程加以明确，确保在信息化管理模式下，如果其中一个环节出现了管理问题，能结合实际情况对各项管理措施加以调整，避免各环节问题影响信息档案的完整性，为档案管理工作的稳定发展奠定坚实的基础。另一方面，各单位要不断完善档案信息管理制度以及法制化发展进程，创新档案综合管理工作，在完善制度体系的前提下提高档案管理工作的基本效能，保障档案管理工作的综合发展成效。3.2对档案管理人员进行教育和培训，增强服务意识。档案信息化管理工作与档案管理人员的综合素质密切相关，档案管理人员只有充分认识到积极组织开展档案管理工作的重要性，并能够从多角度探索相应的管理措施，基于信息时代的支撑对管理模式加以完善，才能构建完善的管理体系，加快档案管理工作的现代化建设和发展进程，为档案资源的优化利用奠定基础。在具体工作中，为了提高档案管理人员的业务能力，可以从以下几方面入手。第一，各单位要对档案管理工作人员进行业务能力培训，使他们及时转变传统的档案管理理念，形成相应的主动服务意识，并在综合考察各部门档案资源需求情况的基础上，完善档案管理主动服务工作体系，提高档案管理工作的综合效果。第二，要对档案管理人员实施信息技术教育，使他们可以将信息技术应用在档案管理工作实践中，全面提升档案管理工作的综合发展成效。第三，各单位要注意结合实际情况，培养档案管理人员的终身学习意识，使他们在工作实践中可以与时俱进地参与到学习和探索活动中，秉承良好的工作态度改进档案建设和管理工作，使档案管理工作能与时展需求相适应。3.3完善技术支持体系，优化档案管理。在对档案管理信息化建设进行分析的过程中，各单位必须认识到信息技术支持是推进信息化建设的重要基础，只有结合信息时代的背景，对各项工作进行创新，引入先进的管理技术，才能充分发挥信息技术的重要作用，推动档案管理工作稳定发展。一方面，要加大高新技术人才的引入和应用，在人才的支撑下完善档案管理信息化技术体系，不断提高档案管理的信息化性能和安全性能。另一方面，要结合档案管理工作的实际需求加大技术研发力度，争取能够结合档案管理工作的实际情况构建信息化管理专项技术体系，为档案管理信息化建设提供服务，促进综合技术水平不断提高。

4结语

在当前社会背景下，积极完善档案管理信息化体系，能够为档案资源的优化利用提供相应的支持，对我国档案事业的持续稳定发展具有重要的影响。因此，在新时期，各单位要结合实际情况开展档案管理工作，并将信息技术应用在档案管理工作中，确保新时代的档案管理工作能够创造更多的效益。

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作者:孙莲荷 单位:衡水学院