高校档案信息化优势和风险

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本文分析了档案信息化管理的优势和可能存在的风险问题，提出要充分发挥档案信息化管理的优势，避免可能存在的安全问题，不断推进档案信息化建设。

一、高校档案信息化管理的优势

高校档案管理作为高校管理的重要内容，对于推动高校教学科研和学生管理，都有十分重要的作用[1]。但是，在现代信息技术的广泛应用背景中，传统的档案管理手段已经很难适应信息化管理要求，更是和当前高校发展难以匹配，推动高校档案信息化管理具有十分重要的价值。具体而言，高校档案信息化管理具有以下四个方面的优势。1.档案信息化管理可以有效提升高校档案管理工作效率。我国高校传统的档案管理方式，主要是以手工管理为主，不仅浪费了大量的人力、物力和财力，而且还可能因为档案管理人员素质、能力和业务技能等原因，造成一些操作上的失误和问题，如果缺乏相应纠错机制的话，可能会造成较为严重的后果。但是，档案信息化管理则具有传统档案管理中人工操作所不具有的优势，档案信息化管理可以以其高度的智能化、信息化和快捷化等特点，大大提高高校档案管理的效率。特别是可以对以电子文献方式形成的档案，通过档案管理系统对其进行全过程管理，一旦操作失误，就会有相应的纠错提醒，大大减少档案管理中的操作失误，而且还可以有效降低档案管理的工作强度，有效提升档案管理效率。2.档案信息化管理可以充分发挥高校人才优势。作为人才集聚的高地，高校汇聚了各类专业人才。在高校档案信息化管理中，不仅要发挥档案管理人员在高校档案信息化管理中的作用，而且还要积极发挥高校的信息化管理、计算机技术、网络技术、管理等诸多学科优势，更好地推动高校档案信息化管理工作，从而为高校档案信息化提供相关理论、技术、人才、设备等诸多方面的支持，更是为高校相关专业和技术的发展提供相应的实践场所，从某种意义上来看，是相互支持、相互推动、相互促进的关系。3.高校档案信息化管理可以有效提高档案服务质量。与传统的纸质档案管理相比，档案信息化管理采用了现代信息技术、互联网技术和大数据技术等，其形成的电子档案材料具有很强的应用特点和优势。特别是当纸质档案的应用受到时空的严格限制，只能通过专业的人员，在规定的时间，到规定的场所，采取专业的手段，才能进行档案查阅和利用，其服务质量受到很大的约束[2]。但是采取现代化技术手段形成的电子档案，则可以突破时间和空间的限制，即使是远程，也可以通过远程授权的方式进行档案查阅和利用，从而大大增加了档案信息的接收和利用群体数量，也使档案信息在利用过程中节省了大量的人力物力财力，从而使高校档案信息化管理的优势得到淋漓尽致的发挥，提升了高校档案服务质量。

二、高校档案信息化管理中的风险

具体来说，高校档案信息化管理具有以下几个方面的风险。1.高校档案信息自身存在安全风险。高校传统的纸质档案管理，在档案资料的搜集和整理过程中，往往都需要单位盖章，并需要领导的签字确认，档案资料和信息的真实性、合法性才可以得到保障[3]。但是，高校档案信息化管理过程中，档案资料的搜集、整理较为容易，档案资料信息真实性却很难得到保障，而且这些档案信息资料容易被复制和修改，从而在一定程度上对档案信息的合法性和真实性产生影响，使档案信息安全性很难得到保障。2.高校档案信息管理环节中的安全风险。高校档案信息化管理，往往是通过互联网进行档案信息资料的传输，对档案信息的传输安全性产生较大影响。特别是对于那些要求较高的档案信息，如果在保密工作做得不够好的时候，可能会面临档案信息资料被窃取、伪造和篡改的安全问题[4]。如果档案信息在传输过程中受到病毒的攻击，可能会导致档案信息资料的泄露问题。高校档案信息化管理中形成的电子档案，如果长时间的保管，可能会受到计算机硬件使用寿命、软件更新换代、硬件和软件的匹配性等因素的影响，如果没有对其进行积极处理，容易使电子档案信息完整性受损，甚至可能会发生信息丢失的问题。3.高校档案信息化管理中的人为操作失误隐患。无论是传统的纸质档案管理，还是现代的档案信息化管理，最终都是由档案管理人员进行操作和管理的。在高校档案信息化管理中，在档案信息资料进行搜集、录入、存储过程中，可能因为档案管理人员自身的安全意识较弱、档案管理技能较差、工作责任心不强等问题，引发档案信息操作失误，从而导致档案信息资料丢失和遗漏等问题。有的档案管理人员在进行档案系统管理中，或把自己的操作账户和密码转借他人，或使用操作口令不够谨慎等，从而使档案信息在传递和存储中，产生档案信息资料泄密、被盗等安全隐患。

三、高校档案信息化管理中的风险应对措施

针对高校档案信息化管理中存在的安全风险、操作性风险和管理不当风险，主要可以从以下几个方面加以应对，不断提升高校档案信息化管理水平。1.在高校档案信息化管理中采取加密技术。为了提高高校档案信息化管理水平，可以采取加密技术。现阶段，我国高校档案管理中所使用的加密技术，主要有对称类技术和非对称类技术。第一，高校档案信息化管理中的对称类加密技术。高校档案信息化管理中的对称类加密技术，主要是指对于档案信息资料的加密和解密，都需要相同的密钥，在对档案信息资料进行查看的时候，只需要知道其中的一个密钥，就可以自然得知另外一个密钥。目前，对称类加密技术在高校档案信息化管理中使用较为广泛。第二，高校档案信息化管理中的非对称加密技术。与对称类加密技术不同的是，非对称类加密技术需要同时知道其中的加密和解密两个密钥，而只有其中的一个秘钥是不可以的。在高校档案信息化管理工作中，只有在特殊情况下，可以公开加密或者是解密密钥中的其一，但是不可以同时对解密密钥和加密秘钥进行公开，否则可能就会为一些不法分子所利用，对档案信息系统的资料进行篡改。2.采取先进的档案信息管理技术。随着我国经济的高速发展，信息化管理技术不断提升，每个行业都积极地把最新的科技发展成果应用于自身的发展之中。同样，对于高校档案管理来说，也必须积极吸收信息技术、网络技术和大数据技术，应用到高校档案管理之中，推动高校档案信息化管理高校档案人员也要结合自身工作需要和档案管理发展趋势，紧随技术发展潮流，积极吸收先进的档案信息化管理技术和模式，改变传统纸质档案管理中的不合理地方，创建既符合高校档案管理特征，又符合社会发展需求的档案信息化管理模式。高校档案管理部门要加大对高校档案信息化管理在人力物力财力上的投入，从根本上保障高校档案信息化管理。其中，对于高校档案信息化管理来说，涉及的最为重要的内容就是监控技术和权限管理等问题。高校档案信息化管理，对于档案信息资料的安全性要求很高，不能像图书馆等部门一样，可以自由出入和自由访问。档案管理系统必必须要严格验证访问人员身份，避免任何无关人员的访问。还要建立相应的防火墙，禁止非法访问，不断提高高校档案信息系统中资料的安全性和隐私性。3.建立高校档案信息安全管理制度。随着网络病毒和黑客攻击的层出不穷，各种信息资料泄露问题时有发生。因此，电子档案的信息安全性引起了社会的广泛关注和专家学者的深入探讨。要不断加强对高校电子档案的信息化安全管理，不仅要在技术上加强防护能力，而且还要在档案信息制度上给予相应的保障，从而建立起高校档案信息化管理的安全制度，有效弥补因为技术缺陷可能引起的信息安全问题，而且也可以有效防范因为人为操作失误而导致的问题。在对高校档案信息化进行建设和推进的过程中，首先要对相关部门和相关人员的职责分工加以明确，建立起相应的岗位职责，确保高校档案管理相关人员都可以认真履责，各司其职，而且高校档案管理人员要在自己的权限范围内履行职责，如果是超越自身权限的行为，不得和不能擅自做主，必须要及时上报上级部门和领导。其次，档案管理部门和档案管理人员必须要在高校教学科研和学生管理活动产生各种电子化档案信息以后，及时整理归档。如果电子档案信息资料没有及时归档或者归档不到位，可能会导致档案信息资料的丢失或改动，档案信息资料的真实性和权威性难以得到保障。归档以后的档案信息资料，轻易不得更改，如果有特殊情况的，必须要申请审批，严格按照流程要求，经上报批准后，由上级领导签字，相关部门盖章以后才能处理。通过严格的档案管理制度的建立，提高高校档案信息的安全性。总之，档案管理部门只有采用先进的信息技术、网络技术和大数据技术，并且不断建立健全档案信息管理制度，明确档案管理部门和档案管理人员的职责，才能够有效保障高校档案信息资料的真实性、安全性。当前，随着信息技术在经济社会的各个领域和各个方面得到广泛应用，经济社会得以快速发展，人们的生产生活产生很大的影响，给高校档案管理带来极大促进的同时，也存在一定的安全问题。高校档案管理部门必须积极推动高校档案信息化建设，通过先进的信息技术、网络技术和大数据技术的应用，建立起完善的高校档案管理制度，不断提高高校档案信息化管理水平，为学校师生提供更为优质、高效的档案服务。

参考文献

[1]王建宇.浅析档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台世界,2011（24）:63-64.

[2]林东芳.探讨档案信息化管理的优势及安全问题[J].办公室业务,2014（4）:148-149.

[3]田永丽.档案信息化管理的优势及安全问题[J].黑龙江科技信息,2015（15）:169-173.

[4]胡京津.浅谈企业档案管理电子信息化所面临的信息安全问题[J].档案天地，2015（10）：47-48.

作者:卓玛吉 单位:西北民族大学舞蹈学院