探究城建档案信息化管理

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摘要：城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它产生于城市的规划、建设与管理工作之中，同时又服务于城市的规划、建设和管理，是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家在社会建设中的一笔宝贵财富。

关键词：城建档案；信息化；管理

进入21世纪，信息化速度进程的加快，使得信息资源成为人类社会活动和经济活动的重要战略资源。城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源，其重要性正日益凸显出来。城建档案是国家机关、社会组织和个人在进行城市建设的规划、设计和施工、管理和科研等活动中形成的具有保存价值的立卷归档集中保管起来的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。它产生于城市的规划、建设与管理工作之中，同时又服务于城市的规划、建设和管理，是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家在社会建设中的一笔宝贵财富。随着城市建设的飞速发展，城建档案的数量也随之增加，以传统的手工处理为主的管理方式，越来越多地表现出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高、缺乏透明度等诸多问题，显然已不能适应新形势下的城建档案管理工作。随着城市信息化建设和电子政务的不断推进，在影响人们的生产和生活的同时，还逐渐改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求，以适应社会的发展，同时也满足社会发展的需要。

一、当前发展城建档案管理模式的现状与问题

传统的城建档案保存方式一直采用的柜架式纸张保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，增加了管理成本，而且易黄、易蛀，保管时易损坏。同时，由于分类信息复杂，靠手工查询速度慢，纸质档案量大，查阅起来耗时、耗力。传统城建档案使用的种种局限给城建档案管理提出了更高的要求，信息技术的迅速发展也给城建档案工作带来了新的研究课题。这一切，都使城建档案数字化建设提上了日程。但在很长的一段时间里，城建档案信息化管理仅仅是实现了一些新技术的运用，是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并没有从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对信息化的建设、利用与传输都停留在较为落后的基础上，信息化建设还处于初步发展阶段。影响城建档案信息化进程的主要是以下几个方面：

（一）新型载体的产生，给传统管理模式带来了极大冲击。全球自20世纪90年代掀起新一轮的信息化浪潮，并且迅速渗透人们的生活、工作、学习以及政府的行政机关办公活动、科研技术中。电子文件的出现，使整个社会信息流通的基础结构发生了变化。电子文件的产生，不仅仅意味着一种新型载体档案的诞生，也是自近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，标志着人类记录信息、传达信息、保存信息的方式发生了革命性的变化，这直接影响了档案工作的运作方式的改变，势必要将这种根深蒂固的传统方式退出历史的舞台。同时，电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列的问题还需要去解决，因此电子文件不会在在短时间内替代纸质档案，二者将在很长的时间内并存。

（二）信息化浪潮，将挑战传统的管理模式。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：“十五”期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。城建档案管理将有传统的柜架式纸张保存和目录式管理，转向信息与信息系统领域。把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。虽然，信息化的管理是适应社会发展的需要，但是由于自身条件的限制，城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。

（三）自身技术和信息化基础设施落后。现在很多档案的运用还处在文字处理、财务管理等数据处理上，不论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度等等都远远低于其他行业。目前档案管理绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽已运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相去甚远。电子文件接收归档管理仍旧比较缓慢。

二、建设城建档案信息化管理的步骤

城建档案数字化建设需要大批资金的投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也需要一定的运行成本，需要招纳合适的人才来进行后期维护，使得在建设城建档案信息化管理，也减慢了速度。因此，要按照成本效益最大化理论，细化城建档案信息化建设的步骤，同时优化各种资源配置，根据不同的情况，进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配，完成城建档案信息化管理的新模式。

（一）建立城建档案数据库。采用扫描仪、数码相机、录入等方式，将传统城建档案馆纸张文档和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据，并将原文件分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库，方便日后的查阅需要。

（二）加强电子文件的收集和积累工作。电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案最主要的来源。在城建档案信息化从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题：一是及时对所形成的电子文件进行收集积累，电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础；二是数字化档案信息资源的长期存取问题。保证电子文件是可存取、可利用和可理解的；三是统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化。而众多的相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案信息化的进程。电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行，并存有备份件，防止出现差错。

（三）城建档案信息化与网络利用同步。城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断变化的过程，城建档案数字化与网络利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。档案现在仍拘泥于传统形式，资源共享观念淡薄。档案资源的深度开发远不能满足社会需要，因此要从根本上改变过去那种传统的封闭、坐等的狭隘思想观念，正确认识城建档案信息化在现代化建设中的作用，制定城建档案信息化建设的规划，以使城建档案信息化建设与城市建设、社会需求同步发展。城建档案信息化建设充分提高了城建档案的利用率，创造出显著的社会效益。从城市发展的角度出发，把城市旧貌及新颜扫入计算机，面向全国各地广泛地宣传城市的基本情况和未来的发展潜力，为招商引资、振兴城市经济提供了很好的交流平台。同时，实行网络化管理，可以共享外部设备，减少不必要的资金投入，这也是未来社会发展的需要。传统的城建档案管理模式与信息化管理的模式是文件载体转换时期必经的一个阶段，尽管目前全国城建档案信息化管理发展迅速，但主要是针对纸质档案的数字化处理，真正接收、管理电子档案，并形成有效的信息，供其使用查阅，还都刚刚起步。在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，传统的纸质档案管理因其固有的优势依然会占据主要地位，传统与现代的管理模式也将在实践中不断完善发展，最终找到并总结出适合现在发展的模式，不断提升管理和服务水平，为社会的发展作出应有的贡献。

参考文献：

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作者:张戈 单位:长春市城市建设档案馆