民办独立学院档案信息化建设分析

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我国民办独立学院的发展历史比较短，主要源于1993年左右一些公立高等学校的内部，大多数都是以民办形式办学的二级学院，于1999年高等学校的持续扩招之后逐渐形成了规模，截至目前，我国的民办独立学院的发展仍处于相对的初级阶段。民办独立学院是我国高等教育办学的一种创新模式，随着它们办学规模的逐步扩大，独立学院所形成的档案也越来越多，档案管理工作的重要性与重视程度的矛盾日益凸显，而加强民办独立学院档案管理信息化建设建设工作，不仅可以有效解决档案管理过程中的出现的各种问题和困难，而且已成为独立学院档案管理的重要任务之一。

一、民办独立学院档案信息化建设的必要性

（一）利于提高民办独立学院的经济效益。由于民办独立学院的经费大部分来源是合资企业或其他途径，经费使用条件必然苛刻，学院对档案管理方面的资金配备较少。然而，传统的人工管理档案存在管理成本大、服务效率低的缺点，而进行档案的信息化建设，从短期来看是花费了一部分资金，但是从长远的角度来看，原先需要几个人管理的档案，进行档案数字化扫描之后只需要一个人来管理，节省了占地空间，节约了保管费用，减少了人员的配备，档案查阅则更加方便迅速，避免了物力和人力浪费，提高了经济效益。（二）利于提高办公效率。传统的档案管理工作模式，存在档案利用率低、工作效率低等问题，但是进行档案的信息化建设可以解决这些问题，不仅能够科学、方便地完成档案收集、整理、利用等环节，而且通过数字化扫描后的档案信息能够及时实现数据共享，并且利用学校的数字化平台实现档案部门和业务部门之间的互通互联，档案利用者也可以实现随时随地的查询档案资料，极大地提高了办公效率。（三）利于保护档案原件。虽然民办独立院校所收集的档案一般形成时间比较新，但是将存档的纸制档案通过数字化扫描后变为电子档案，档案的存储和利用都更加安全便捷。尤其是对一些珍贵的档案，通过扫描后减少对档案原件的使用频率，利于档案的永久保管。

二、民办独立学院档案信息化建设的现状及问题

（一）档案信息化基础设施建设方面。虽然民办独立学院的档案工作正在逐步被重视，但是通过调查发现民办独立学院的基础设施建设普遍落后，有些学校甚至没有独立的档案库房，有些未对档案库房配置防火、防潮、防盗、防虫、防强光等防护设备，没有配备基础的复印机、扫描仪等设备，基础设施条件水平较为落后。而且，民办独立学院在档案工作信息化建设方面的基础设备及经费配备比例较低，绝大多数学校是没有专项经费的，这在一定程度上会影响到档案信息化水平的进一步发展。（二）档案信息化管理工作机制不健全。很多民办独立学院并不愿意在档案工作中投入过多的精力，导致档案信息化管理工作在民办独立学院中的开展较晚，没有统一的档案工作领导小组，也没有形成档案工作网络，更没有制定相应的档案信息化发展规划及制度规范。（三）档案信息化管理人员配备良莠不齐。目前，民办独立学院的档案信息化建设工作进展缓慢，很大程度上是因为缺少专职、专业的档案管理人员，人员变动频繁，即便有些学校配备了专门的人员，也缺少档案专业知识以及计算机方面的知识，从而在一定程度上制约了档案信息化发展。（四）档案信息化建设观念薄弱。民办独立学院档案管理人员的档案管理意识普遍较弱，大多数档案管理人员来自其他职能部门或身兼数职，他们习惯沿用原来的纸质利用方式，没有从思想观念上意识到档案信息化建设带来的便利性，从而导致档案信息化建设进程缓慢或未起步。另外，民办独立学院为了追求经济效益，很多高校没有设立专项资金来购买专门的档案基础设备和信息化软件（如档案管理系统），这也制约了学校档案信息化建设的发展，造成民办独立学院的信息化水平整体较低。

三、民办独立学院提高档案信息化管理水平的措施

（一）提高领导重视，适当增加资金投入。民办独立学院的档案工作由于无法直接对学校产生一定的经济效益，因而一般得不到应有的重视，所以，在档案信息化建设工作的进程中，首先需要转变领导的观念，成立学校档案工作领导小组，形成学校档案的二级或三级档案工作网络，增强他们的档案意识，争取设立档案信息化建设的专项经费，提高这方面的资金投入力度。（二）加强档案基础设施建设，实现档案硬件设备共享。 档案信息化建设必不可少的是硬件基础设施，在资金允许和充分利用现有设备资源的基础上，加强信息化设备的购置（例如服务器、存储设备、高速扫描仪等）这样才能够保证档案信息化建设工作的顺利开展。此外，购买设备后，也可以将这些设备（例如打印机、复印机、高速扫描仪等）进行共享，让其他部门的也可以使用这些设备，最大程度上实现资源共享，达到不浪费资源的目的。（三）制定信息化建设规划，建立科学的档案管理体系。对于民办独立学院来讲，存在归档不齐、档案流失严重的现象，民办独立学院应改变旧的工作观念和模式，要想档案的长足发展，首先要制定适合本校档案信息化工作发展规划及档案管理制度规范，以学校信息化建设为载体，把档案信息化建设工作纳入学校信息化建设整体规划中，建立科学的档案信息化发展规划体系。（四）加强档案管理人员的素质建设。民办独立学院的档案管理人员应改变传统的档案服务利用方式，多向信息化程度高的学校档案部门取经，积极参加各类档案信息化建设培训，提高自身业务素质。同时，采取相应的措施减少部门人员流动，提高档案信息化建设工作的稳定性。（五）提高档案信息化服务水平。因我国民办独立学院发展的不平衡性，档案工作也存在地域差异、资金投入差异，因此想要提高民办独立学院的信息化服务整体水平，就要区别对待。1.档案信息化水平较高的院校。加强档案编研，开发建设档案专题网页，在分析档案利用需求的基础上，根据学院实际情况，开展档案专题网页建设工作，实现档案咨询服务、档案开发服务、编研成果利用服务、档案宣传服务等功能。2.档案信息化水平较低的院校。首当其冲的基础工作就是信息化硬件设备（扫描仪）和软件的购置，推广普及档案管理软件。可通过购买使用较为成熟的、符合学校档案特点的档案管理系统软件，或者依托科技部门自主开发等方式以节省经费。3.通过各种自媒体平台，全方位提供档案利用服务。例如可以开创档案微信服务平台，进行档案事务的查询服务，可以进行简单的主动性档案信息内容推送，有条件的高校也可以将馆藏档案进行编研，将编研成果通过微信平台展现给广大师生或社会，不仅提高了档案部门的知名度，还从某种程度上提升了学校的影响力。4.开展档案扩展服务，为学校创造经济效益。有条件的高校可以从馆藏档案信息资源出发，通过分类整理或者编研深加工，形成有一定价值的档案产品，对外提供有偿服务利用。也可以通过提供扩展性服务，例如为学校的出国学生，提供成绩单和学历学位证书英文翻译工作，从而为学校增加了一定的经济效益和社会效益。

四、总结

目前全国民办独立学院的档案管理水平相比于普通本科类院校存在一定的差距，但是总体情况正在向好的方向发展，有些民办独立学院的档案管理水平甚至超过了普通全日制本科类高校。因此，民办独立学院在档案信息化建设过程中要立足于本校档案工作实际，制定合理的发展规划，完善相应的规章制度，提高档案管理人员的业务素质，利用信息化建设成果对外提供便利的档案服务，进而做到档案信息化建设工作更好地为广大师生服务的目的。

【参考文献】

[1]民办独立学院档案管理工作的实践与思考[J].李江霞.办公室业务,2017(09).

[2]民办独立学院数字化校园平台与档案系统数据对接研究[J].钱嘉荔.兰台世界,2016(21).

[3]独立学院档案管理存在的问题与对策分析[J].姜晓波.吉林省教育学院学报(中旬),2012(11).

作者:种金成 单位:南京中医药大学档案馆