基层档案信息化问题与对策

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一、基层档案信息化建设的基本任务

1.档案信息化建设基本内涵。所谓信息化是利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，促进经济增长，推动经济社会发展转型进程。信息化的前提是服务于档案信息管理的信息化技术手段，目的是信息交流、信息共享、提高绩效。档案信息化是指在档案管理活动中，与社会信息化相融合，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行接收采集、处置传递、存储提供和为社会提供服务的一体化，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理模式将从以面向档案实体保管为重点，向以多种形式的数字化档案管理转变，实现档案管理的数字化、标准化、系统化、网络化、智力化。理解的关键点在于档案信息及信息数字化过程和档案管理及信息化技术实现四个环节。2.基层档案信息化建设基本任务。基层档案信息化建设工作，就是贯彻国家和上级机关发展战略意图和部署，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，将传统的档案信息实现数字化（基础中的基础），将传统的档案信息接收、传递、存储和利用的手工劳作，通过数字和网络技术，最终实现最大限度地采集和保存真实完整的信息实体，安全、合理地开发利用档案信息资源，更好地为社会各方面提供信息高度共享的“全寿命”现代化管理模式。基层档案信息化建设基本任务概括为三个层面：顶层设计层面：编制适合本单位实际的档案信息化建设规划；根据现有的规范标准，结合本单位档案信息源和信息服务对象特点，编制适合本单位建设细则；构建行政、技术两条线，以电子文件归档和管理为重点，形成档案管理与信息化技术的无缝对接。基础设施及技术实现层面。融合本单位办公自动化或电子政务等软硬件基础设施情况，构建与上级管理系统握手的系统平台和设备环境，完成档案信息数字化、信息数据库、管理软件、系统平台、网站建设、数字档案馆（室）等软硬件建设和技术储备，推进档案部门网络化管理，加速实现档案管理现代化的进程。管理保障层面。主要包括专项资金投入、专业人才队伍建设、专门监管机构和专用安全保障制度要求等。

二、基层档案信息化建设面临和存在的问题

“十三五”规划中，对加快档案管理信息化进程提出了“持续推进数字档案馆建设，加快提升电子档案管理水平，加快档案信息资源共享服务平台建设”的要求。对照反思，基层档案信息化建设在做什么、怎么做、依据和标准等方面还存在一些不足和问题。1.政策文件理解深度不够，工作重点落实不到位。在非档案管理为主业的基层，档案工作被看成小众专业，档案信息化工作又具有档案管理和信息化技术一体化的特殊性，容易出现对政策性文件理解深度不够的问题，对一些“两办《意见》、四个全面、四个体系、两个平台、三个（类）数据库、四个保证系统、五个（处理对象）管理系统”等概念理解不清，对档案信息化建设“干什么”理解不透，势必出现工作重点抓不住、宏观方向把握不准等问题。2.标准规范掌握不到位，工作成果考核不精确。档案信息化建设工作横跨档案管理和信息化技术两个专业，专业性强，是一项“信息系统工程”项目。标准规范是档案信息化建设的重要基础，上级机关对发展规划、电子文档、管理软件、信息系统、数字化馆（室）建设等都有标准和规范，计算机软件和网络技术又有自身的国际标准、国家标准或档案信息技术行业标准，基层兼顾档案管理和信息技术的人才缺乏，对档案信息化标准规范掌握难以到位，造成对工作成果考核不够精确。3.规划设计系统性不强，工程管理手段不严谨。档案管理人员对信息化工程缺乏实践经验，而信息工程人员又缺乏档案管理实践和对档案信息化标准的掌握，一些海量分布式数据库存储和组织技术、数字档案信息利用中的隐私和知识产权保护等问题还需实践，容易出现规划设计系统性不强和工程管理手段不够严谨等问题。档案信息的生成和管理时空跨度较大，易造成管理系统的不确定性；各个职能部门间数据共享壁垒，易造成电子档案的采集、归档和其真实、完整不足等问题，给系统性规划设计增加了难度。4.观念和资金投入滞后，基础设施建设不平衡。信息化已渗透到日常工作的每个环节，但基层往往忽视了档案信息化建设和业务工作、电子政务间的平衡关系，忽视了档案信息化的服务对象已从内部到外部、从领导层到基层的迅速扩展。观念滞后，造成了软硬件基础设施等资金投入滞后，信息资源建设投入很少，重设备硬件、轻软件管理和重基础设施、轻信息资源建设，“建而不用”的形象工程倾向依然存在。5.人才专业素质不全面，队伍建设滞后实际需求。档案信息化建设人才，既要懂得传统的档案业务，又要懂得档案信息化建设法规、规范、标准，还要懂得电子文件管理方法指导、信息资源加工与存储、电子档案数据库及系统平台管理和维护、数字档案馆（室）运营与管理等。当前，基层无论是信息化技术还是档案管理人员，综合专业素质不够，适应现代化管理的“档案基础业务+电子档案管理+信息化技术”复合型人才严重缺乏，制约着信息化建设的质量和进程。

三、针对问题的解决对策

1.强化政策法规标准宣贯，把握好工作重点和方向。强化政策标准学习宣贯，正确把握舆论导向，瞄准工作重点和方向，做到“清脑醒目”；搜集“《全国档案事业发展“XX五”计划》《全国档案信息化建设实施纲要》《电子文件归档与管理规范》、《电子文件管理术语》《档案管理软件功能要求暂行规定》《档案信息系统运行维护规范》《数字档案室建设指南》《档案信息安全管理规范》等，在档案信息化系统平台设立《政策、法规、标准等数据库》、本单位《档案管理制度数据库》模块和浏览平台，为档案信息化建设提供直观依据，创新学习手段，加大学习和宣贯力度。2.统筹谋划法规标准落实，把握好建设规划的科学性。作为一项“信息系统工程”，要依据法规标准，着力解决好规划设计的系统性、工程管理的严谨性和技术实现的科学性，把准方向性问题；以增强提高领导者“互联网技术和信息化手段开展工作执政本领”为前提，把握好规划设计的领导层面问题；按工程项目管理统筹，明确目标、原则、服务对象、服务内容、服务方式、系统功能、技术手段与标准等问题，严格履行规划设计的论证评审，解决好“先有鸡和先有蛋”的问题；严控策划论证、方案设计、技术实现、验证测试、试用完善、成果鉴定等质量环节，施行工程化闭环管理；抓住档案行政和技术两条主线，与现有办公自动化、业务系统和电子政务等平台系统整体筹划，融合建设，同步发展；扭住关键问题和薄弱环节突出，形成落实规划的支撑和抓手。3.强化专项资金投入管控，把握好系统建设的平衡发展。进一步转变观念，尤其是基层主官和主管领导，要提高认识，要加大指导力度，在资金、人力和服务规模上主动作为，专款专用，合理分配和管控。通常中等规模的档案信息化系统建设，资金投入大致比例应为：硬件设备占40%，软件20%，标准规范制定和应用模式调整占10%，信息资源建设占30%。以现有档案的数字化为基础，加强档案信息资源建设，并与数字档案馆、管理信息库、公共信息库有机结合；软硬件基础设施是档案信息资源开发和信息技术应用的基本条件，应与内网、外网、互联网站等多级网络组合融建；以档案管理软件优化和推广应用为基础，以电子文件归档系统研制为重点，加强档案管理应用系统建设；以开放性档案信息资源管理方法和相关技术、高性能信息平台系统的开发等研究为突破，确保以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息为基础的档案信息化四个体系的信息化质量；群策群力，确保基础设施、标准规范、档案信息资源、应用系统和人才队伍建设平衡发展。4.强化选人和培训环节，把握好人才队伍专业水平。“十三五规划”中提出了“档案队伍专业化”要求，“体系育人”是人才培养的客观要求。以人为本，按照复合型人才标准，按年龄、知识、梯次结构层次，以管理型人才为基础，突出高层次人才、特殊人才和骨干人才培养，强化选人和培训两个环节，在“专业化”上下功夫，构建档案人才培训体系建设，制定出突出法规标准、信息化技术和实际应用能力为牵引的培训内容、培训教材、培训计划和培训方式；优选本单位档案管理和兼职专职IT专长人才，与高等院校、职业院校和档案部门深入合作交流，形成开放式引才育才机制，“聚天下英才而用之”；发挥档案学术团体和专家学者的优势，采取远程网络教育等多种社会培训形式，加快人才梯队建设与培养。

四、结束语

随着单位业务发展和管理变化，系统功能需求必然会随之完善。因此，要保证系统的长期有效运行，必须建立一个可拓展的、配置灵活的系统平台。随着社会转型的持续加快，对档案信息服务利用和信息化管理水平的要求会越来越高，随着科技水平的提升，也会出现新的信息化技术实现手段，扭住档案信息资源信息化这一关键点，夯实基础中的基础，以应对时代变迁之需求。

作者:张秀岩 单位:辽宁省广播电视传输发射中心