医院档案信息化工作思考

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一、新时代下医院档案信息化管理的重要意义

运用信息化技术，数字化档案工作已渗透到医院管理的每个环节，给医院档案工作带来了机遇和挑战。档案部门如何在新形势下，特别是在信息技术广泛应用的时代背景下，充分发挥医院档案部门的职能作用，更加科学规范地收好、管好、用好档案资源，提高医院档案管理的水平，为医院各项工作的科学发展，发挥档案工作更好的基础性、保障性和服务性的功能作用，显得尤为紧迫和具有现实的重要意义。

二、新时代下医院档案信息化工作面临的困难

1.传统的档案管理模式和思维方式一时难以转变。受传统档案工作方式的影响，档案部门一般比较关注档案资源的收集和保管，并不注重档案信息资源的开发和利用，而且传统的档案管理模式和思维方式又根深蒂固，新的技术和方法一时难以让人完全接受。因此，在医院新一任信息化发展和建设过程中往往忽视档案信息化的规划和建设，以致于医院的档案管理尚不能很好地融入医院各项工作的管理之中，有效地做好信息化条件下档案资源的收、管、存、用工作，较大的影响了档案工作的规范化管理和科学发展的水平。2.缺乏信息化档案的远瞻性和大局观。目前，中国医院的决策层多数来源于医学专家，而他们对信息化建设的认识往往是从临床医疗方面出发，难免会存在片面，缺乏一定整体架构，虽然很多医院把信息化的最终目标已定义为数字化、智能化医院，但并没有对数字化医院有一个远瞻性和整体的大局观，因此，就现状而言，医院档案数字化管理手段还尚不完善。一是数字档案资源建设尚不到位。随着医院办公自动化和业务系统无纸化的广泛应用，大量产生的电子文件，目前尚未按规范做好电子文件归档工作。同时，医院的传统载体档案数字化也是没有总体规划和具体推进措施，与档案信息化发展要求相差甚远。二是档案应用系统开发尚未纳入医院信息化系统建设之中，做到文档一体化。目前医院的档案管理系统很多都是“单机版”，要么就是档案管理功能模块不齐全，无法满足电子档案全流程管理。三是档案信息资源的开发利用途径比较单一。应该说目前医院信息网络建设已经非常完善，既有局域网，又有互联网，而档案部门在开发档案信息资源方面力度尚不够大，依靠网络技术，方便、快捷地提供档案信息资源服务的效果尚不明显。3.档案工作的服务功能有待加强。医院档案部门是一个重要的服务部门，科学的决策只能建立在客观依据的基础之上。由于，医院是一个拥有特殊职能的单位，治命救人、科学研究还包括一些综合管理。医疗卫生事业的发展及医疗水平的提高，有赖于日常医疗及管理工作的积累，医院档案部门通过积极为临床医务人员提供大量的历史档案资料，协助包括科研人员在内所有其他相关科室的人员进行资料翻阅和查证，也从而在科技成果的开发等方面作出一定贡献。科学的档案管理早已告诉我们，档案工作要适应社会发展，要使“死档案”变为“活档案”。加快档案信息资源的开发利用，加强档案信息化建设，是时代赋予档案工作者的使命。作为一名医院档案工作者，要从档案工作服务医院工作大局、服务社会、服务于老百姓的角度，进一步增强档案工作的责任感和紧迫感，大力开发档案信息资源，加快推进档案信息化建设，为医院各项工作的发展提质增效。4.档案人员的专业素质有待提高。随着智慧城市建设的不断推进，医院信息化管理程度的不断提高和发展，做好医院档案工作，档案人员除了要有档案管理的专业知识以外，还需要了解和熟悉医院管理和信息化管理的相关知识。据调查，目前医院档案人员普遍缺乏此类专业背景，档案人员的专业素质与所从事的档案工作尚不相适应。加强医院档案人员的专业培训，不断提高档案人员的专业素质，是保证医院档案工作科学发展的根本保证。5.档案数据安全风险的措施有待强化。随着新时代的到来，医院档案也随之踏入数字化时代，大数据时代的档案信息资源呈指数型增长，越来越多的档案信息被以电子形式存储，而管理不当也很容易遭到非法窃取。因为新时代，新科技也随之带来了新的所谓“数据安全隐患”。如果档案数据一旦出现丢失或损坏，或者遭遇泄漏与破坏，则将对医院的日常医疗管理和其它相关工作带来不可估量的影响。因此，强化医院档案数据的风险隐患治理，落实档案数据安全防控措施，是信息化条件下医院档案工作的重中之重。

三、新时代下医院档案信息化工作的对策与思考

1.统筹规划，协作配合，不断推进医院档案信息化建设。随着社会信息化的深入发展，档案信息化作为社会信息化的有机组成部分，国家档案局在制订的档案事业发展“十三五”规划纲要和上海市档案局印发的档案信息化建设五年发展规划中都对档案信息化建设提出了明确的目标和工作要求。作为三级甲等医院，在新形势下做好档案工作，首先应通过各种方式、各种渠道加强档案工作的宣传，使医院领导和广大职工在思想上充分认识档案信息化工作的重要性，将档案信息化工作纳入医院信息化建设的总体规划和计划之中，同部署、同管理、同考核。同时，作为医院档案部门，一方面要积极争取医院领导的重视和关心，强化医院档案管理的软硬件基础设施建设。另一方面要加强与信息化管理部门的协调和沟通，要参与档案信息化建设方案的制订和工作的管理，使医院档案信息化建设既满足医院档案管理的各项要求，又能充分体现医院档案信息资源的共建共享的要求，不断推进医院档案工作持续高效的发展。2.突出重点，加强管理，不断丰富医院数字档案资源。档案资源建设是档案工作的根本要求。在信息化条件下，做好档案资源建设，既要关注“增量档案电子化”，又要重视“存量档案数字化”。所谓“增量档案电子化”，即从源头上加强信息系统中产生的各类电子文件的归档。因此，医院在信息系统建设过程中，要做好电子文件归档系统与办公自动化系统和业务系统的衔接，加强医院行政管理、临床医疗、教学和科研管理等电子文件的归档，确保电子档案的完整、真实、安全和可用。所谓“存量档案数字化”，即要对室藏传统载体档案加快数字化进程，形成传统载体档案数字化副本。从医院档案数字化建设来看，不但要重视档案目录数据库建设，更要重视档案全文数据库建设。要结合医院的专长和特色，加快专题档案数字资源建设。如重大医疗成果档案、特色医疗档案和专家人物档案等数字资源的建设，建立目录和全文档案数据库，在一定范围内公开部分档案目录和全文，方便检索查询，为医院各类档案信息资源的共建共享奠定扎实的基础。3.围绕中心，主动服务，不断开发医院档案信息资源。服务是档案工作的永恒主题。上海市档案事业发展“十三五”规划中提出：要突出服务导向，服务能力与服务水平的显著提升，要求各级档案部门增强服务意识，发挥档案工作在服务大局、服务民生、服务社会中的积极作用。为适应新形势下医院的发展需要，档案部门要牢固树立服务意识，改变服务方式，从传统的被动服务变为主动服务。要关心医院的大局工作，掌握医院各业务部门对档案信息资源的利用需求，及时挖掘和开发档案信息资源，为医院的大局工作服务。要紧紧依托网络技术，实现医院档案信息利用的网络化。医院档案信息服务要由以往面对面服务为主向以网络服务为主转变。医院档案信息化服务要达到借阅者通过网络提交借阅申请，医院档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到医院档案室，这大大便利了广大医务人员。由于使用方便利用，必然会提高医院档案信息资源的开发利用效率。实现档案检索的自动化。传统医院档案信息管理虽然编制了不少检索工具，但当信息的数量较大时，使用效率会降低。计算机检索速度快，效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具无法比拟的，通过实现医院档案检索的自动化，可大大提高档案工作的效率，提升档案工作的服务水平搭建档案数据安全和隐私保护的服务环境。注重访问过滤、系统防护、传输加密、数据备份，以及应急预案和应急演练的工作，确保档案信息的绝对安全。4.注重学习，增强能力，不断提高医院档案工作水平。新时代，新挑战，新机遇。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。因此，档案人员计算机技能的提高是目前医院档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案部门只有克服困难，迎头赶上，与医院其他部门同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务于医院的各项工作。

总之，加强医院档案信息化建设是医院档案管理的一项长期而艰巨的任务，是社会信息化发展对档案事业发展提出的必然要求。我们既要充分认识医院档案信息化建设的紧迫性，也要认真面对它的复杂性、系统性。医院应积极创造条件，采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理，适应时代前进的步伐。因此，医院要从提高信息化意识、创新管理手段、提高工作人员素质和完善档案信息化管理制度等方面入手，实现医院档案管理信息化建设，促进医院档案工作持续健康的发展。

参考文献:

［1］谢芙蓉.浅谈大数据时代档案信息安全管理.现代职业教育，2015，总第15期.

［2］刘承志.医院人事档案的信息化建设，中国病案，2011，第12卷，第9期，第38页.

［3］武海亮.多元化办医格局下异元文化冲突及对策研究.现代医院管理，2012，59；92.

［4］包赤民.新时期医院文化建设之我见.中国医院管理，2004，277.

作者:张红 单位:上海交通大学医学院附属第九人民医院