职业学校档案信息化建设研究

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【摘要】档案管理的信息化建设是学校基础管理工作的发展趋势。传统的中等职业学校档案管理工作由于管理人员意识的薄弱和水平的不足，其管理专业水平较低，给档案管理工作带来了一定的挑战。本文以中等职业学校档案信息化建设为主，阐述了档案信息化建设的必要性和可行性。

【关键词】中等职业学校；档案信息化；建设研究

中等职业学校作为科技应用的领先场所，在档案信息化建设方面也是与时俱进。目前很多中等职业学校在档案信息资源、网络硬件基础设施和档案信息服务及信息化技术应用的支撑条件等方面逐渐加快了建设步伐。很多中等职业学校建设了规模不等的档案馆和综合档案室，以信息化技术为载体对教师、学生及教学信息进行了集中统一管理，成立了专职的档案机构进行档案工作的信息化管理。中等职业学校的档案管理建设主要是按照档案类别进行分类管理，并对人事档案、工资档案、基建档案、文书档案等制定了详细的规章制度。正是因为档案机构的健全推动了档案信息化建设的发展。根据教育部颁布的《高等学校档案工作规范》《高等学校档案实体分类法》等规定，中等职业学校的档案管理有可参照的具体工作规范和行业标准，任何学校都要按照规定和要求进行档案管理和建设以保证档案工作体系的完整和科学。中等职业学校在数字资源和网络系统的完善方面有很大的优势，因此在信息化档案管理过程中和教学、科研及其他档案相关的电子文件归档也就更加顺畅便利。目前一些中等职业学校采取了系统自动编目、检索的档案数据库管理，充分利用信息传播网络，校园网、教育科研网等进行档案信息化的建设。

一、中等职业学校档案信息化建设的必要性

科技的发展给中等职业学校的各项工作带来了便利，尤其是在档案管理中，加强信息化建设、提高档案管理人员的计算机应用水平是非常有必要的。档案信息化建设客观上需要信息化外部环境的保障，目前学校已经基本上建成了以计算机为辅助工具的档案管理外部环境，档案管理人员的工作环境和工作方式都随之而改变了。信息化技术辅助下的系统公文上传下达、资料申报审批及文档管理业务都进行了信息化处理。档案管理的内容都以电子数据或者图像的方式存在，因此为了防止电子化数据档案的流失或者损失，信息化系统管理下的档案信息资源要确保安全有效。以教师和学生的档案管理为例，档案系统里与教师调出、调入、进修、培训、退休及其他相关事宜可以在教师管理系统内操作完成。各个年级学生的入学、转学、休学、复学、留级、退学等学籍异动信息也可以在学籍档案管理平台中操作完成。另外，学校的固定资产管理，如教学仪器、教学设备等都可以在档案基础数据库里进行保存、检索和查阅。很多中等职业学校已经建成了以数字化的形式采集、存储、加工、管理档案的工作体系，在计算机辅助下开始网络化的信息办公和管理，有效提升了教学、科研的工作效率和质量。中等职业学校档案信息化建设是现代信息技术的标志，其目的就是充分利用档案来为学校教育教学提供更加便利的服务。和传统的档案管理相比较，信息化档案管理有利于档案工作空间的节约。传统的档案管理需要较大的空间来保存各类教育教学资料及人事档案，检索和查阅困难较大，耗费了较多的人力和物力。档案信息化管理是根据档案管理系统软件，输入关键词就能轻松查阅所需档案，有效提高了档案的利用率。档案信息化建设最大的优点是档案信息处理迅速、可靠性高、存储量大、保密性好、检索方便。最主要的是档案材料也更加具有系统性和规律性。档案管理不是简单的收集保存，而是原始材料的集中开发和二次文献信息的再整理及利用。传统的手工档案管理需要大量的人力和物力才能完成档案信息的二次文献信息开发，包括根据档案内容进行分类和整理工作，都是十分繁杂的。有时候档案的损失或者信息丢失是不可避免的。档案信息化管理的建设大大缩减了档案二次文献信息加工时间，提高了时效性和参考价值。使档案信息实现数字化，还具备了纸质档案无可比拟的优势，那就是可以多份复制，重复利用。只要能有效地保存档案内容，就能保证档案信息内容的完整性，实现档案利用的最大化。

二、中等职业学校档案信息化建设

档案信息化的定义指档案管理活动要在档案行政管理部门规划和组织下，将现代信息技术有效地应用到档案管理过程中，使得档案信息资源的处理、管理及服务更加快捷便利，有效改变传统的档案实体保管模式，向社会和个人提供高效的档案利用服务。中等职业学校在档案信息化建设方面需要遵循以下几个原则，才能更好地达到档案管理信息化的目标。（一）良好的软硬件设施建设。档案信息化首先要有完善的档案外部管理环境，例如计算机设备、网络设施及档案信息管理系统。这些外部硬件设施的建设是保障档案信息化建设的基础条件，只有这些外部设施齐全了才能使得档案管理不如信息化的建设节奏。外部设施配置后要加强数字档案资源建设的进程，例如建设档案目录数据库、全文数据库、声像档案数据库等，进而完善电子档案的归档、复制及保存，形成有效的稳健管理网络，保证档案信息的真实有效和完整。（二）档案信息化人才队伍的建设。档案管理是一门科学系统的学问，也就是说档案管理早已超出了传统的纸质化管理保存范围，因此培养和培训一大批专业的档案管理及工作人员就显得尤为重要了。只有专业技术过关，档案管理水平较高的工作人员才能充分利用现代化软硬件信息技术来管理档案，使得档案管理更加科学化和系统化，提升档案信息的利用率。（三）档案信息的安全建设。档案是单位和个人的重要信息的集合文件，不管是传统的还是现代化的档案信息管理，安全是第一位的。所谓档案信息的安全首先是资料的完整性，其次是档案信息的机密性。在档案信息化建设中，安全建设尤为重要。计算机及网络的安全是保证档案信息化建设的基础，因此在档案管理过程中要制定完善的安全管理体制，采用数字证书、身份认证、权限分级、防火墙等多种访问控制，使档案信息更安全可靠，同时也要从技术层面保证计算机病毒不能侵入。（四）档案信息化标准的建设。档案信息化建设要制定相应的标准才能保证档案信息的有效性。档案信息化的硬性标准是技术和业务流程标准，这些都要符合国家和教育部门规定的档案管理条例。在此基础上，各个学校可以设定适合自己学校档案管理的信息化标准细则，以明确的规定来规范档案信息的管理，尤其是在档案技术处理方面，制定的标准要明确、具体和细致，这样才能以标准化的档案管理模式进行档案的管理，有效加速档案信息化的建设进程。

三、结束语

档案管理作为中等职业学校的基础性工作，要随着信息化技术的进步而与时俱进。中等职业学校的档案信息化建设不仅仅需要硬件设施的保障，例如数量充足的计算机、打印机、扫描仪及声像处理设备和网络设备，更重要的是要有专业知识完善的档案管理人员，这样才能将档案信息化建设进行有效的推进。在档案信息化建设的过程中，积极搭建全文数据库、照片档案数据库、声像档案数据库等，才能有计划地保存和利用档案信息资料。最关键的是档案管理工作要灵活便利，以交互式服务方式为用户服务。

作者:于伟海 单位:烟台市普通话培训测试中心