医院档案信息化管理现状

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摘要：在信息化医院的全面建设过程中，医院档案作为医院历年经验累积的重要资源，其信息化管理没有得到足够的重视，建设进程极其缓慢，目前存在对档案信息化管理的认识不足、档案管理工作未标准化、缺乏高素质专业人才等诸多问题，笔者着重对突出问题进行了探讨，并提出转变思想认识、健全制度、完善管理系统、配备专业人才等对策，希望为医院档案信息化管理提供一定的借鉴。

关键词：医院；档案管理；信息化

1引言

随着信息化时代的到来，信息技术被全面应用到医疗行业当中，全国各大医院都在逐步推进数字化医院建设。早在2008年的中国医院信息化发展研究中就指出，全国绝大部分三级医院已建立了医院信息管理系统[1]。如今，从最初的医院信息系统（HIS），到现在的手术麻醉管理系统、冷链管理系统、医院综合运营管理系统（HRP）等，从临床技术应用到信息化办公，全面数字化医院建设正如火如荼进行。然而，档案作为医院最重要的留存资料之一，其信息化管理却并没有得到足够的重视。相较于医院其他信息系统的建设，档案信息化管理依然处于起步阶段。本文将结合多家医院的档案管理现状，解析档案信息化管理进程中存在的问题，为今后更好地推动医院档案信息化建设提供借鉴和参考。

2医院档案管理现状

2.1忽视档案管理的重要性。绝大部分医院通常只注重医疗、教研工作，而忽视档案管理工作。医院档案包括文书档案、病历档案、科技档案、人事档案、设备档案、声像档案等等，其中除病历档案能得到较为专业化的管理外，其他档案管理都不被医院重视，甚至部分管理人员认为档案管理只是医院普通的后勤琐事，不能给医院带来任何经济效益，对于医院发展无足轻重。对档案管理的认识严重不足，忽视庞大档案数据背后的价值，直接导致了档案信息化管理意识不到位、对档案管理信息化建设的投入不足、医院档案管理信息化进程缓慢。2.2档案工作标准化程度低。目前，医院的档案管理工作缺乏系统化、规范化，往往以各科室为单位，按以往的工作经验进行人工管理[2]，具有较大的盲目性和随意性[3]。如在医疗设备档案管理中，只按要求对贵重仪器进行了建档管理，而忽视对小设备的档案管理，或者是档案文件收集不齐全，没有严格规范归档标准，比如，只保存了设备购买合同，而没有保存设备说明书、保养维修记录、相关授权材料等。另外，医院不同部门之间的同类档案整理标准也不统一，登记表格杂乱，职能科室监管不到位，没有全程跟踪建档，各科室主任和护士长随意地决定哪些资料需要存储留档，自行封装档案，信息登记不齐全、不规范。2.3停留于档案电子化。医院档案信息化管理基于办公自动化、无纸化，因而将档案信息化管理简单理解为把传统的纸质档案存储变为电子版存储。大多数医院只是在电脑上建立了电子版的数据文件，如电子表格等。档案管理软件的缺失直接阻碍了信息化实时处理档案数据的目的实现。即使在部分医院引进了档案管理软件，也存在着软件更新和应用滞后的问题，并未建立功能完备的信息管理系统。另外，部分已建立档案管理系统的医院在信息化建设的过程中缺乏全局意识，逐步引进的财务系统、设备管理系统、病历管理系统、档案管理系统等各有规格标准，因接口不同、数据存储格式不同而无法交换兼用的问题普遍存在，各系统独立运行，导致共享程度低，直接造成了数据更新不同步等问题，如设备管理系统和财务管理系统的不对接，导致无法一次性同步更新新购进或报废设备的信息，需要双方科室分别人工录入数据，一旦某一方数据更新滞后，对相应数据的统计就会出现误差。每次出现数据统计误差之后，又需要双方再次核对各自登记的数据，查明误差根源并更正，极大增加了不必要的工作。2.4专业管理人员不足。大多数医院档案管理人员均非专业人士，其中很多是从临床一线退下来的护士和医技人员，既不懂档案管理的专业知识，也不懂先进的计算机技术，依然依赖老旧观念进行档案管理，对档案管理的认识也仅停留在资料保存上，对如何科学分类、更新档案以及最大化开发利用档案价值全无概念。档案信息化管理最重要的是为了挖掘档案数据价值，因而在这个新环境下，要求档案管理人员不能局限于简单的计算机系统操作，而是要对医院档案数据进行深度分析，精通数据处理方法，并且能即时处理系统故障，这是目前各大医院档案管理人员极缺乏的能力。

3推进医院档案信息化管理的对策

3.1加强对档案管理的重视。档案是管理者了解、掌握医院运营情况的最有效的途径与方法[4]，是医院在不断发展的过程中累积下来的重要财富，能够为提高医疗水平、研究课题、创新技术等提供有力依据。医院档案信息化管理可极大减少医院财力、物力、人力的投入，促使医院现代化建设快速发展。在医院档案信息化建设的进程中，从根本上转变管理人员的认识是解决问题的关键。从医院领导层到基层档案管理工作人员都必须正确认识到档案管理的重要价值以及实现档案信息化管理对医院发展的重要作用，正确对待档案管理工作，将档案信息化管理工作列为医院发展建设的重要内容。3.2健全档案标准化与规范化管理制度。制度是保障医院档案管理工作标准化、系统化的准则。制定可行、完善的档案管理制度，才能为档案信息化管理打好基础。医院应根据《医药卫生档案管理办法》《电子文件归档与电子档案管理办法》以及等级医院评审标准的要求，完善医院现行的档案管理制度，对各部门的建档形式、格式设定严格统一标准，所制定的档案工作标准必须符合信息化管理的要求。医院还必须成立专门的档案管理部门，对全院的档案资料进行统一归档管理，由专人负责核查资料的规范性和完整性，不符合要求的资料不得归档。要求医院各科室配合档案管理工作，按期定时报送，同时，建立责任追究制，严格约束档案管理人员按照工作标准进行归档，并将各科室的档案移交工作与该科室的绩效奖惩挂钩，对资料不齐全者进行质控扣分，从而更好地推动档案信息化管理工作的完善。3.3建设功能完备的档案信息化管理系统。档案信息化管理除了使档案工作更加高效、便捷之外，也为相关的数据统计工作提供相应的支持。实现电子档案存储只是信息化过程的第一步，更重要的是实现信息录入、查询、更新、筛选、统计、网络共享等功能，以便医院员工能随时调用档案资料，提高档案的使用率，发掘档案价值，为医院技术创新等提供更为便捷的服务。医院应与具有一定实力的软件公司密切合作，根据医院实际需要和现有信息系统的接口标准，为医院量身定做一套功能完善的档案管理系统，为档案信息化管理提供软硬件基础。对于还未全面展开信息化建设的医院，则可以从全局考虑，规划各信息系统的引进流程，尽可能一次性实现各信息系统之间的完美对接、数据无障碍互通共享，避免不必要的麻烦。3.4配备档案管理专业人员。在全面信息化建设的要求下，医院档案管理人员不但要具备医学专业知识、档案管理知识，还需具备一定的信息技术素养，最好懂得深度数据分析，最大限度挖掘和利用档案数据价值。因此，必须要大力引进复合型专业人才，为档案信息化建设提供必要的保障。但引进高素质人才不可能一蹴而就，医院无法立即大量引进这方面的人才，所以加大对现有档案管理人员的培养力度，提高现有人员的信息化管理水平才是当务之急。第一，将业务水平的提升与职业晋升、工资福利等挂钩，充分调动档案管理人员自我提高的积极性，积极主动地学习专业知识；第二，邀请院外专业人士定期来院进行业务培训，同时，安排骨干人员外出学习、交流经验，逐步提升业务能力；第三，在引进档案管理系统时，要求厂家对档案管理人员和该系统的使用人员进行培训。总之，通过多层次、多方位的培训，尽可能地提升现有人员的能力，保证其跟上信息化的步伐。

4结语

医院档案是医院历史的见证，更是医院科研技术创新的数据支持和基础，对提升医疗水平、提高医院核心竞争力具有独特的作用。现代化的档案信息化管理能为医院再开发与再利用档案价值提供良好便利的条件，而全国各大医院实现完善的档案信息化管理依然任重道远，医院管理人员必须改变对档案管理的认识，从思想、制度以及信息软件和专业人才的引进等各方面全力推进档案信息化管理进程，为推动卫生医疗信息化、数字化作出积极贡献。值得强调的是，档案信息化管理最终目的是“用”，是通过档案信息管理系统的熟练运用，实现对档案数据的便捷使用，实现医疗档案信息共享。档案信息化管理的最终价值体现在它为临床服务的深度和广度上[5]，只有将档案数据“用”好，其信息化建设才有意义。健全相关制度、完善软硬件系统设施和配备专业人才等全面推进档案信息化建设，都是为今后档案信息化“使用”服务，为医院医疗水平提高、创新技术服务，为医院以及整个医疗事业的长远发展服务。

参考文献

[1]中国医院协会信息管理专业委员会.《中国医院信息化发展研究报告2008-2013（白皮书）》摘录[J].中国数字医学,2014,3(10):7-19.

[2]叶敬连.关于信息化建设下医院档案管理的几点思考[J].科技经济导刊,2017(8).

[3]王小雨.医院突发公共卫生事件档案的特点与管理初探[J].现代医院管理,2009,7(1):58-60.

[4]周娟.档案信息化建设在医院档案管理中的价值和地位[J].中国保健营养旬刊,2014,14(6):3547-3548.

[5]王晓萍.医院综合档案网络化管理的思考[J].现代医院,2011,11(4):148-149.

作者:廖梓伶 单位:南宁市第三人民医院