高校人事档案信息化优化

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［摘要］本文在阐释人事档案信息化内涵的基础上，基于个人的思考和观察，从保持人事信息的动态性、优质的信息化团队建设、人事信息的共享及安全保障等几个方面浅层论述了人事档案信息化的实现和优化的路径。

［关键词］高校；人事档案；信息化

人事档案之所以出现首先是因为人们需要一种方式来对人事信息进行外脑储存，让其发挥凭证和参考作用，从而更好地对“人”进行管理。即便是在人事制度改革不断深入的今天，人事档案依然是企事业单位接纳人才的绝对凭证，高校也不例外。计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术的逐步发展给人事档案的发展带来了新方式、新方法的同时也使人事档案进行信息化建设成为了必然。

1高校人事档案信息化的内涵

1963年，日本学者TadaoUmesao在《论信息产业》一文中提出：“信息化是指通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称。”这是“信息化”这一术语的首次露面，随着信息技术的飞速发展，“信息化”也成为了最常使用的高频热门词汇。我国有学者这样定义：“信息化是以信息技术广泛应用为指导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息产业为支撑，信息人才为依托，法规、政策、标准为保障的综合体系。”更为具体地说就是在经济、科技等社会领域里广泛应用现代的信息技术，科学规划信息资源，合理建设信息基础设施，提供有效的信息服务，从而不断提高各领域综合实力的过程。由于档案信息化的推动，人事档案管理信息化也提上日程，各个高校也需要顺应这样的潮流。高校进行人事档案信息化建设就是在各高校的领导及有关部门的统一规划和组织下，在人事档案管理活动中充分应用计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术，紧密结合本校实际，对潜在于高校人事档案中的信息资源进行整合、管理和利用，实现高校人事档案信息资源的优化配置，促进高层次人才的合理流动，同时也促使人才强校愿望的实现。

2高校人事档案信息化的实现及其优化

近三十年的人事档案信息化实践表明，在不同时期人们对于人事档案信息化具有不同的期待，不同行业对人事档案信息化设有不同的目标。因此，各个高校人事档案进行信息化建设过程，也会从本校的实际出发进行校本化的建设和目标设定。笔者基于自己的观察和思考，认为高校人事档案进行信息化建设还应该从以下几方面来着手逐步实现和优化。2.1及时更新内容，保持人事信息的动态性。人事档案是人另一种形态的存在，一份好的人事档案应能全面、生动、鲜活地反映一个人各方面的情况，做到“阅卷如见人”。而现实中许多的人事档案内容“空洞的、形式的多，细致的、实质性的少；反映个人经历、学历、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。”这使得人事档案的价值未能充分地体现和发挥。2.1.1拓展个性内容，收集补充新内容，真正做到。“档若其人”“高校人事档案的个性化，是人事档案的纵深面，体现了人事档案的价值，它可以满足对人事档案主体的筛选和使用。人事档案一旦失去个性，也就失去了一个重要的内容特质，其存在的价值大大削弱。”笔者十分赞同这样的说法，随着高等教育事业的不断发展和改革的继续深入，高校师资队伍的建设和结构优化以及学科建设都对人事档案工作提出了更高层次的要求，这也就意味着在人事档案的收集和整理过程中需要更加注重对反映教师学术专长、个人特点的材料的收集。人事档案里应该增加反映教职工个性化，能突出重点、亮点的内容记录，比如：个性特征、素质能力、心理和身体健康状况、教学工作、论文专著、科研成就和个人专业特点、信用记录等内容，这不仅能增加人事档案的全面性和完整性，也能使得人事档案多一些个人化的、生活化的、鲜活的、生动的气息，也才能真正做到“档若其人”。在保证人事档案有个人特色的同时，也要保证档案材料随着时间的推移能够及时更新、补充和完善。如果人事档案里的信息是陈旧的、过时的，那么它就和一份过期的旧报纸没有差别，价值寥寥。2.1.2有家庭成员参与的人事信息共建。人事档案与个人关系密切，但是档案主要由单位或机构保存、利用，个人鲜有机会了解，很多人根本不知道自己档案里面究竟装了些什么，也不知道档案究竟有什么用，这与档案和档案工作远离人们的日常生活有直接关系。高校在进行人事档案信息化建设过程中可以尝试指导教职工建立家庭档案，再由家庭档案逐渐发展到人事档案，这对人事档案内容的丰富、形式的多样以及记录的个性化十分有益。并且也能使“档案”深入到教职工的学习生活中。家庭档案类型和内容可以丰富多样。可以包括一些履历材料，比如人学、人党团时间，结婚纪念日，家庭成员的生日等；也可以包括一些证件材料，比如学生证、学位证、毕业证、工作证、职称资格证书等等。这些丰富内容除了以纸质的形式保存以外，教职工将本人的讲学、科研等活动的信息可以以照片、视频、音频的方式存储，经过档案人员的认真鉴定和筛选后，具有价值的也可以归档保存。2.2优质的信息化团队建设。实现人事档案信息化，人才是关键。建立复合型多层次的专业人才队伍，才能适应人事档案信息化的切实需求。各高校要合理地配置人才，优化人才结构，各高校要把不同专业、学历、年龄的档案人员进行科学、合理整合，充分发挥各类人才的优势，打造人事档案信息化建设的优质团队。2.2.1管理型人才的吸收和培养。人事档案的信息化过程中团队建设是一个系统的工程，从管理人员到基层的具体操作人员的培养都要兼顾。因此，善于研究、掌握一定的档案学理论、懂档案的管理方法与技术的管理型人才就显得十分重要。吸纳既掌握档案学方面知识，又善于研究的人才进入到人事档案的管理队伍，这就能够保证各高校在信息化建设的理论、校本化的人事档案管理研究和新技术、新方法的应用和实验不会出现空缺；引进既懂得档案知识又较熟练计算机等信息技术的人员进入档案管理队伍，就能保证在人事电子档案科学保管和维护，研发经济适用的档案管理软件等方面有强大的技术支撑和保障。2.2.2操作型人才的培训和提升。在人事档案信息化建设中电子文件的存储、归档、保管和利用都需要一大批懂得计算机基本知识，了解网络知识，熟练使用档案管理软件，胜任电子文档编辑、检索、利用等工作的实用型操作人才。目前很多的高校档案工作人员都是非信息技术专业人员，对于计算机程序、软件应用、网络维护等技术性工作并不十分不熟悉，这就需要现有的档案人员进行知识更新和新技能的培训。一是要重点培训档案人员学习信息处理、数据库生产与维护、人事档案信息的筛选、电子档案的存贮等内容。二是学习人事档案领域的最新研究动态、发展趋势及最新信息技术和软件在人事档案工作中的运用。三是爱岗敬业、履行职责、坚持原则、严守秘密等职业素养的培养，信息化之后的人事档案信息具有易篡改、易复制、易携带等特点，这对档案人员的职业道德操守提出了更高的要求，在实际工作中努力维护人事档案信息的真实性、机密性、客观性；不提供、抄录、公布个人档案信息，不篡改、伪造档案等。只有制度化和定期化的业务和技能培训，才能保证档案人员的信息服务能力足够胜任人事档案工作。2.3人事信息的共享。能够实现资源共享是信息化的极大优势，实现高校信息资源共享也是人事档案信息化的一个重要目标，目前的高校人事档案信息化建设还没有形成一个统一的组织领导体系，并且标准化程度不高，并没有实现真正的信息资源共享，导致人事档案信息的重复建设。各高职院校在进行人事档案资源信息化建设的时候，不但要在本校的组织、人事、档案等部门形成一个统一的组织领导管理体系，实现资源共享，还要与其他高校、人才交流中心等人事管理机构和部门加强联系、沟通，互通有无，协力进行信息化建设，真正实现资源共享。设想如果高校和人才交流中心实现了基本数据库的共享，高校学生毕业后将人事档案转到某人才交流中心时，人才交流中心可直接采用该毕业生所属高校数据库中的基本信息，这不仅减轻了人才交流中心的工作量，大大降低数据重新录入过程中可能出现的差错，也对毕业生的人事档案信息数据保持一致性和准确性十分有益，高校和其他人事管理机构应该尝试这样的资源共享形式。

3人事档案信息安全的保障

人事档案作为信息的载体，除具有一般信息安全的共性之外还有机密性和隐私性，信息化在促进人事档案工作效率、给人们带来方便的同时，数字信息的不稳定和可修改性，在一定程度上也给信息保密、真实与完整造成了隐患。加之人事档案信息在很大程度上受到环境、软件、设备的影响，再加上计算机病毒等不利因素的干扰，使得人事档案信息容易出现内容失真、损毁等问题。因此，强调人事档案信息安全，树立信息安全意识，积极防范，在人事档案信息化开发和利用时，处理好共享与保密、开放与安全的关系。同时，在技术层面，采取可行有效的安全防范措施和手段，比如采用信息加密、数据备份等，确保档案不丢失、能保真、长期可读、便于共享。各高校在实现和优化人事档案信息化的过程中需要取得领导的重视和支撑、资金的保障、档案管理理念的更新和科学、合理的人事档案管理制度及规范的制定等诸多方面，因为这几方面都是实现人事档案信息化过程中显见和必然的途径，因此不多做论述。人事档案信息化的不断升级和优化，不仅能促进档案事业的可持续发展，也为人事档案的转型、长期的良性发展和最终实现人事价值开拓了光明的道路。高校的人事档案信息化建设追随档案的信息化进程已经努力进行了将近三十年，为高校的长期发展和改革建设提供了高效、准确的人才信息样本，并由此辅助了高校各项事务的开展。诸多的高校和研究者都在进行积极的探索和研究，更多的思路，更多的探寻，才能为人事档案信息化找出更优化的路径。

参考文献

［1］史玉峤．现代档案管理学［M］．青岛：青岛出版社，2002．

［2］王法雄．人事档案管理概论［M］．武汉：湖北人民出版社，1984．

［3］朱玉嫒．人事档案管理原理与方法［M］．武汉：武汉大学出版社，2011．

作者:那朝霞 张琳 单位:西安职业技术学院