农科院档案信息化策略研究

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摘要：随着信息技术与办公、科研活动的深入融合，档案信息化的地位与作用日益凸显。针对农业科研院所档案信息化过程中面临的重视程度不够、归档不及时、缺乏专业档案人才、硬件设施不完善以及存储技术落后等问题，文章提出引入相关人才、完善档案信息化管理规定、建立责任合作体系、拓宽资金来源渠道以及加强硬件设施建设并利用云存储等策略。

关键词：农业科研院所;档案信息化;电子文件;策略研究

一、引言

党的十八大报告中提出信息化也要实施创新驱动发展战略，在此背景下的信息化更加强调坚持走中国特色自主创新之路。2016年5月①，中共中央、国务院印发了《国家创新驱动发展战略纲要》，强调科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，在促进社会经济快速增长、刺激信息社会、知识社会形态蜕变的同时，也给档案信息化带来巨大的挑战。农业科研院所作为科技创新的引领支撑力量，在日常科研活动中直接形成的科研数据、科研图谱等原始记录具有重要的保存价值。本文以“农业科研院所”和“档案”、“档案信息化”为主题词在中国知网、维普、万方中进行高级检索，剔除重复文献、会议文献，共检索到32篇相关期刊文献，检索结果如下：通过检索结果，（1）从数量上来看，检索到的文献总量只有32篇，说明我国对农业科研院所档案信息化的关注度较低，处于起步价段。（2）从期刊来源上看，2/32的文献发表在核心期刊上，大部分文献发表在非核心期刊上，期刊来源一定程度上代表了研究水平，所以农业科研院所档案信息化研究有待进一步发展。（3）从研究内容上看，现有文献以文书档案、科技档案、科研档案管理研究为主，档案信息化研究涉及较少。（4）文献最早发表于2003年，这与陈忠海②的调研结果基本一致。下面本文结合文献调研与具体工作实践分析农业科研院所档案信息化面临的问题，并探讨应对策略。

二、农业科研院所档案信息化发展存在问题及原因分析

笔者通过文献调查以及实际档案工作中遇到的问题，农业科研院所档案信息化发展存在问题及原因总结如下：1.重视程度不够。该领域相关文献数量、期刊来源在一定程度上可直接反映公众对其重视程度及发展水平。一方面，从检索到的相关文献数量“32”以及每年相关文献的发表数量不足“10”这两个数字来看，农业科研院所对档案信息化的重视程度不高。根据杨静③的调查结果，自2007年以来，我国每年档案信息化相关文献数量基本维持在200篇左右，我国档案信息化理论已趋于平稳发展和完善时期，对比之下，我国农业科研院所档案信息化研究处于起步阶段。另一方面，我们可以从文献发表的期刊来源窥探目前农业科研院所档案信息化理论研究的质量水平，现有大部分相关文献刊发在非核心期刊上，核心期刊上的相关文献仅占6.25%，这些数字表明农业科研院所档案信息化研究尚未成熟，农业科研院所档案信息化作为我国档案信息化的一部分，显然，农业科研院所档案信息化的发展落后于整体档案信息化发展水平。农业科研院所档案信息化涉及基础设施建设、档案资源建设、档案人才队伍建设、信息安全保障体系建设以及档案应用管理，涉及层面广、内容繁杂，因此，领导的重视与支持是档案信息化过程的主要推动力。目前我国农业科研院所对档案信息化重视程度不够，基本都有“大力推进档案信息化”的规划，但实际上由于缺乏执行力而导致发展动力不足，发展水平有待提高。2.档案材料分散，归档不及时。目前农业科研院所档案管理中普遍存在的问题是规章制度不健全，各类档案例如文书档案、基建档案、科技档案等多散落在各个归口部门中，存在同一文件不能集中存放的现象，而且常年档案材料积压，未能得到及时有效归档，也导致了查找利用不便。管理比较规范的农业科研院所制定了档案管理规定以及归档材料保管期限表，但在归档范围划分上归档说明上还存在模糊，不能准确归档。例如一份文件材料若被认为是重要的则被划为30年的保管期限，若被认为是一般的文件材料则被划为10年的保管期限，由于缺乏对“重要的”和“一般的”的确切说明以及档案管理员归档时对档案材料持有的主观性，在一定程度上造成档案的误存甚至是档案的丢失。尤其近些年来科研项目形成的档案较少，档案基本上放在科研人员手中，收集过程较困难。归档缺乏规范性指导文件，且档案材料种类较多，经常面临变化，归档材料未规范统一编号，造成档案分散、不完整且查找利用困难等现象。3.缺乏专业性档案人才。人员配备方面，农业科研院所多没有专职档案管理人员，现有各类档案管理人员多为非档案专业人员，既兼职日常科研工作或管理工作，又承担各业务科室档案管理工作，人员配备无法满足日益增加的工作任务。同时，职工的档案意识有待加强，有些干部职工对档案工作不够重视，一方面归档意识不够强，另一方面存在归档材料前后信息不一致的情况，没有充分考虑到档案材料的真实可靠性。其次，农业科研院所档案信息化过程中缺少系统的档案管理体系，档案工作人员其知识机构、专业技能以及文化背景大多不能适应、满足新形势下档案信息化的需要，要实现档案人才队伍稳定、长远地发展，需要相应专门人才的输入档案意识薄弱、专业档案人才队伍的缺乏，一方面导致我国科研院所档案信息化建设起步较晚，另一方面导致档案信息化过程的非专业化。随着“互联网+”的深入融合，掌握现代化技术的高级管理人才，特别是掌握档案管理和现代化科学技术复合型人才的价值得以凸显。责任主体不明确、职责分工不清晰使得农业科研院所档案信息化呈现一种相对分散、无人领导的局面，许多有价值的电子文件因责任的相互推诿而得不到及时采集和保存，造成重要社会文化遗产的流失。因此，确定主体职责，引入专业化档案管理人才是农业科研院所档案信息化过程中必须重视和解决的问题。4.档案信息化硬件设施不完善。农业科研院所档案信息化的实现需要现代化档案库房、档案管理系统以及相关设备的支撑和保障，当前农业科研院所档案硬件设施配备不齐全，例如库房面积、管理设备、温湿度、消防等硬件设施不达标，需要安装空调设备、防盗门窗、遮光窗帘、除湿机等，档案数字化设备有待完善。大部分农业科研院所仍通过excel著录档案材料，提供检索字段，这种方式已不能满足海量档案信息资源存储和管理的需要，也不能实现档案资源共享。我国政府的财政拨款是农业科研院所实施档案信息化建设的主要资金来源，但是目前农业科研院所档案信息化建设并未全面铺展开来，只有少数农业科研院所开发了本单位的档案管理系统，部分传统纸质档案实现了数字化管理，大部分有价值的电子文件仍在以不可见的速度消失，未得到充分重视和保管。因此，对于大部分尚未进行档案信息化建设的农业科研院所来说，巨大的资金投入仍然是阻碍档案信息化建设的羁石。5.存储技术亟待更新。当前农业科研院所档案采用单机存储方式，这种方式不仅存储容量小、查找利用复杂，而且安全系数低，对长期存储档案信息资源来说没有安全保障，没有采用异质异地备份的方式备份档案信息资源，一旦发生突发损坏性状况，存储的档案信息将永久的丢失。社会上超过80%的有用的信息资源是通过政务网站或办公平台的④，而且这些信息资源正呈指数型增长⑤。目前农业科研院所一般是几TB的存储容量，从长远来看，这些存储容量已完全不能满足档案长期保存的需求。其次，部分网站存在由于技术滞后而造成的文件链接失效问题，如系统运行故障、404NotFound、ServiceUnavailable以及只有题目没有内容等，由于文件在存储数据库的位置发生变动、Web服务扩展锁定策略阻止访问请求或者MIME映射策略阻止访问请求致使网页URL生成规则发生变动、网页链接导入时出现拼写错误等，使得原来的统一资源定位符的地址无法访问，当网络服务器接到类似请求时，则会向用户的服务器返回一个404error状态码，通过浏览器告诉用户请求的资源并不存在⑥。因此，引入新兴存储技术并及时安全备份是防患于未然、解决因技术落后而导致资源丢失的有效途径。

三、农业科研院所档案信息化建设应对策略

结合文献调研及工作实际，农业科研院所档案信息化需要加强重视，从引入专业人才、完善档案信息化管理规定、建立责任合作体系、拓宽资金来源渠道和加强硬件设施建设等方面着手，进一步提升农业科研院所档案信息化管理水平。1.加强重视，引入相关人才。档案作为农业科研院所在各项组织管理活动和科研活动中产生的真实记录，既代表了农业科研院所在各个时期的物化成果，也是“十三五”期间促进科技创新、增强科技实力、实现大发展大跨越的有力支撑，而领导的重视与支持是档案信息化有效开展的前提，要增强领导及全体职工档案信息化的责任意识，重视档案管理工作。我国农业科研院所档案信息化实践才刚刚起步，档案管理员大多为兼职，且承担其他办公任务。而文书档案、财务档案、科研档案等数量多、利用价值高，伴随着信息技术与科研院所的深度融合，迫切需要引进兼具计算机技能及档案管理相关技能的专业人才。通过专业人才的引入，可以规范农业科研院所档案信息化管理流程，同时可以定期对参与档案信息化实践的兼职档案管理员进行专业培训。2.完善档案信息化管理规定。近年来，美国联邦政府相关机构接连出台多项电子文件管理重大政策与战略部署，以加强政府电子文件管理规划，服务于开放政府和数字政府的发展大趋势。结合“十三五”时期我国档案事业发展规划，综合管理部门要把握全局，制定档案管理规定、档案信息化流程、档案工作者职责、档案存储管理标准等，档案信息化管理标准规定的制定要考虑农业科研院所档案的形成、管理与维护、鉴定与保存以及利用等全过程⑦。首先，综合档案室应与各业务部门进行协商，统一电子文件的生成格式，方便信息的采集；明确采集类型，鉴别电子文件价值，确定采集范围。在档案编目过程中，建立统一的编目标准，并为其建立索引，以便后期的查找利用。借鉴国外实践经验，统一信息保存格式，在统一的规范下，综合档案室可以更全面准确地记录电子档案的各个元素，充分反映其价值，有助于打破跨部门之间的档案检索壁垒，为档案联合检索创造条件，从而方便社会对档案的广泛利用⑧。3.合理分工，建立责任合作体系。建立以综合管理部门为主，专职档案管理员、信息技术人员和各科室兼职档案管理员共同参与的责任合作体系，如图1。参与管理的各方要明确自身担负的责任，遵循电子文件全程管理思想和前端控制原则，构建跨部门协同合作、共同分担且职责清晰、义务明确的责任合作体系，实现农业科研数据、档案信息资源的合理流动、优化配置。综合管理部门。综合管理部门相关人员负责整个农业科研院所档案的统筹管理，参照国家档案管理政策和相关标准制定符合自身院所档案建设的管理规定和管理流程。制定档案收集、整理、鉴定、保管、登记和统计以及提供利用等各个阶段的具体管理措施，为各个阶段提供管理遵循。定期开展专职档案管理员、信息技术人员和兼职档案管理人员之间的学习交流活动，总结经验，弥补不足。专职档案管理员。专职档案管理员是档案管理的核心主体，其主要责任贯穿整个科研院所档案生命周期始终。其主要职责包括：协助综合管理部门制定档案管理规定、管理流程、长期保存规划，处理各种安全风险；负责综合档案室建设，包括综合档案室档案管理、库房管理以及档案流转；对各个科室移交的档案进行质量审核、接收，并制定移交清单；通过定期与各个科室兼职档案管理员的交流，对其进行档案管理的业务指导；进行档案信息资源开发、著录描述并编制资源利用目录，提供利用。信息技术人员。参与科研院所档案管理系统的开发，进行档案管理系统的日常维护；提供相关存储系统、管理设备的技术支持和运维管理；做好数据异地异质备份工作，以便在原始数据丢失或遭到破坏的情况下利用备份恢复原始数据；启动科研院所内部网站和信息系统安全检查，建立统一的监控、评估机制和网络与信息安全通报机制，确保科研数据始终安全。兼职档案管理员。各科室兼职档案管理员根据综合管理部门制定的档案管理规定定期收集在科研、办公活动中产生的档案，根据档案内容鉴别价值，确定保管期限并定期向综合档案室移交，严格遵循前端控制原则，保证档案的可靠性和完整性；在日常档案收集、整理时，注意保密信息的监督管理，严禁泄露。4.建立成果转化、宣传制度，拓宽资金来源渠道。农业科研院所档案信息化管理的最终目标在于通过档案信息资源的整合为科研、管理提供决策、科研数据等需要，而要实现长期发展，就必须有持续的、强大的资金支持，因此做好电子档案的宣传、转化和应用工作就显得尤为重要。综合档案室要做好宣传工作，鼓励公众查档、用档，重视其思想和研究成果的传播，不但要提供档案的利用工作，而且还要通过用户反馈指导今后的工作。广泛传播档案信息价值，使其成为与学术界、新闻界、实业界、广大民众以及官方联系的纽带，使更多的人了解农业科研院所档案的价值所在，通过引导舆论和社会思潮达到吸引个人基金组织、公共基金、公司和学术机构资金投入的目的，也可以借此扩大电子档案的社会影响。5.加强硬件设施建设，利用新兴存储技术与设备。根据档案信息化的建设需求，配置必需的硬件设备，包括档案信息化的采集设备、处理设备、存储设备以及检索设备，引进适应自身院所档案管理发展需要的数字档案管理系统或平台，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系詽謼，确保档案资源始终安全。云存储具有支持海量存储、动态扩展与保存、可信赖程度高、高效备份和实时迁移等技术优势，并兼具实时监控的管理优势和一次性消费的经济优势，因此笔者认为云存储技术是值得考虑的方向。本文拟利用技术较为成熟的Hadoop这一开源云计算平台，采用HDFS分布式存储技术方案来实现云存储架构（如图2所示）。该云存储架构主要分为两个部分，一部分是存储平台应用，另一部分是文件实体存储环境，即由HDFS文件系统及相应数据库所组成的Hadoop存储集群。用户通过网络既可以传统存储器上的数据，也可以访问利用虚拟服务器上的存储数据。

四、结语

农业科研院所档案信息化是一项系统工程，需要管理部门及各业务部门相互合作，解决问题的关键在于找到问题症结所在，而本文结合相关文献研究及工作现状，对现阶段农业科研院所档案信息化存在的问题进行了原因分析，并提出了相应的解决策略，以期为农业科研院所信息化建设提供借鉴，从而丰富档案馆藏内容、促进科技创新、保存社会记忆。

作者:李亚男 王骞 刘丽萍 曾晓明 孙捷 单位:中国水产科学研究院黄海水产研究所