事业单位档案信息化建设探讨

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一、引言

随着信息技术的快速发展，在当前档案管理工作中，利用信息技术对于档案信息进行有效的处理，可以有效提高管理的有效性，提高社会服务的效率。当前，我国档案管理工作还处于转型阶段，尤其是事业单位档案管理工作，如何朝着信息化的方向发展成为了关注的重要话题。因此，这就需要相关人员对于档案信息化管理有更加深刻的认识，能够采取更加有效的措施，提高档案信息化管理的水平，真正地为提高事业单位档案管理工作的有效性奠定良好的基础，推动事业单位各项工作的发展。

二、当前我国事业单位档案管理工作存在的问题

1.缺乏专业的管理人才。在当前事业单位档案管理工作中，档案管理人员自身的专业能力和综合素质，直接决定了档案管理工作的有效性。但是由于事业单位许多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识的系统性训练，并且一些档案管理人员相对来说年龄比较大，接受新鲜事物的能力比较差，因此，难以更好地适应到档案的信息化管理过程中。在事业单位档案管理具体的工作中，就存在着一部分档案管理人员对工作缺乏认真的态度和责任感的情况，一些人员抱有得过且过的心理。其在档案工作中的主动性比较缺乏，严重影响了档案管理工作的提升。2.对于档案管理的重视程度不足。在当前事业单位发展的过程中，由于相关管理人员对于人才培养和引进工作不够重视，尤其是对于人才的培养和引进工作不够重视，对于档案管理制度缺乏系统和全面的了解。并且，事业单位在实施内部考核制度的时候，对于工作人员关于理论知识的掌握比较重视，认为只要其理论知识比较好，就能够更好地与实践结合在一起，事业单位档案管理的工作也就可以得到更加有效的提高。但是其却不知道，这样会导致事业单位领导对于人才培养以及档案管理工作不够重视，影响了档案信息化建设的发展。3.信息化过程中交接制度不严格。在事业单位档案管理工作中，由于其工作相对来说比较繁琐和枯燥，所以相对来说工作人员的流动性会比较大。但是，档案管理工作对于人员的要求又比较高，所以如何做好人员流动后档案工作的管理显得尤为重要。因为不同管理人员的档案管理方式存在着一定的差异，同时加上事业的相关领导对于档案管理工作缺乏应有的重视，这样就会导致在出现人员流动的时候没能够开展有效的工作交接。有的时候会因为交接手续不够完善，一些人员在离职的时候不做交接，这样就会导致新来的人员难以在短时间内接替档案的档案管理工作，严重影响了档案管理工作的进一步发展。4.信息化程度不足。当前，尽管信息技术取得了很好的发展，并且在各个行业中也得到了广泛的应用，但是在事业单位档案管理工作中，信息化的程度整体来说还不够高，存在着手工管理和纸质档案管理的方式。这样就会在一定程度上影响档案管理工作的有效性，并且这样的管理方式容易造成档案损坏或者缺失的情况，严重影响了事业单位档案管理的有效性。同时，这样的管理方式会给档案资料的查阅和使用带来较大的困难，影响了档案的开发和利用工作。

三、事业单位档案信息化建设的方法

1.强化相关人员对于档案管理的重要性的认识。档案信息化建设是一项相对来说比较系统和复杂的工作，因此，在事业单位档案信息化建设的过程中，需要相关领导和工作人员给予充分的重视。相关领导应该加强重视程度，积极转变档案管理观念，充分认识到档案管理工作的重要性。同时，档案管理人员应该优化管理理念，突破传统模式的束缚，加强对于档案信息化建设的宣传。这样可以使事业单位的领导以及社会大众对于事业单位档案信息化建设有更加深入的认识。这样才能够更好地推动档案信息化建设，保证在建设的过程中实现人力、物力和财务等资源的优化配置。并且，需要制定更加科学合理的目标，保证切实推进事业单位档案信息化进程。2.加大档案信息化管理的资金投入。在开展事业单位档案信息化管理建设的过程中，需要投入大量的资金作为有效的支持。首先，需要进行硬件设备的更新，档案管理部门应该注重对于打印机、扫描仪和计算机等相关设备的更新，充分利用现代化手段开展档案管理工作。同时，档案工作属于一个比较系统的收集、保管和利用以及服务等工程，应该做好每个环节的链接工作。工作人员应该充分利用文档处理软件，整理数据库，提高档案资料的检索工作。同时，还应该做好系统的防护工作，进行相关数据的加密和备份，充分保证档案管理的安全性。3.完善相关离职交接制度。完善离职交际制度，确保档案管理工作得以顺利的开展。所以，事业单位管理人员应该重视离职交接制度，保证交接工作有据可依。这样可以使在职的档案管理人员在离开岗位的时候，能够提前进行离职申请，能够把工作交接到新员工手头。同时，在离职后还应该留好联系方式，把工作的责任区分开，这样会更加方面管理人员对于档案管理工作进行更加有效的掌握，充分保证档案管理工作更加有效的开展。尤其是在档案信息化管理的过程中，通过完善离职交接制度，能够使档案信息化建设工作更加有效的推进，推动事业单位各项工作的发展。4.做好档案管理信息化人才队伍建设。档案信息化建设的有效性关键在于人才因素。因为信息化建设属于一项专业性比较强的技术性工作，这就对于档案管理人员的专业性提出了一定的要求。其除了需要掌握档案专业知识外，还需要具备良好的计算机应用能力和网络技术应用能力。事业单位应该定期对档案管理人员进行培训，强化其各方面技术应用能力。同时，事业单位还应该鼓励档案管理人员进行学习，积极获取先进的管理知识和理念。只有这样，才能够更好地推进事业单位档案信息化建设的进程，推动各项工作的开展。

四、结语

综上所述，作为事业单位最基础的管理工作，档案信息化管理与每一个员工、事业单位自身以及国家的利益都息息相关。因此，为了能够促进事业单位档案管理工作更好的发展，就应该高度重视事业单位档案信息化建设工作，尤其是事业单位的相关领导，应该讲档案信息化建设纳入到事业单位的整体发展规划中，对于开展档案信息化建设的重要意义有清楚的认识。同时，应该注重加强资金投入，保证档案信息化管理工作的有效开展，使其能够成为促进事业单位发展的重要动力。

作者:吴晓芸 单位:泰安市不动产登记中心

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