高校档案信息化建设分析论文

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1．高校档案信息化建设的背景

1.1高校档案信息化建设内容

从古至今，我国都很重视人物和事件信息记录，尤其是在学术上，包括儒家，道家等文学作品在内的很多名家巨作都被记录下来。自新中国成立以来，各个地区纷纷《全国档案信息化建设实施纲要》开始建立起高等院校，高校学生流动量大，为了了解学生情况，成立档案管理部门，该部门经过多年发展，现如今，进入信息化时代，高校档案管理信息化建设已经成为国家信息化建设的重要组成部分，也是现在高校档案管理发展的重要方向，也是加强与用户沟通的重要途径。档案信息化建设是以用户需求为导向，以校园网络为平台，以各种载体档案数字化和电子文件管理为工作重点，以促进高校档案事业科学发展和实现档案信息资源全民共享为目标的系统工程。该工程能够实现提高档案管理效率，实现资源共享，信息数字化管理等，该工程建设过程中还需要进行基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设和安全保障体系建设等六大方面建设。

1.2高校档案信息化建设发展历程

我国最早施行档案信息化建设的高校是南京大学，其于1983年开始使用计算机记录并储存档案信息，到了20世纪90年代末，我国大部分的高等院校都开始使用计算机进行档案信息记录与管理，我国政府对此也给予高度支持，在2000年12月召开的全国档案工作会议上，国家档案局正式提出了大力加强档案信息化建设的任务，其后又颁布了《全国档案事业发展“十五”规划》，在各大高校中进行落实，2002年档案局又颁布并实施了《全国档案信息化建设实施纲要》，表明我国档案信息化建设在我国全面开始实施，并且政府给予巨大的支持。到现在为止，我国高校档案管理部门都是使用计算机对档案进行管理和归类，实现档案自动化管理和现代化管理，借助网络技术促成档案信息资源的整合与共享,积极思考和努力开拓档案信息服务的创新模式。

2.高校档案信息化建设中存在的问题

2.1档案信息化建设认识不足

高校领导阶层往往重视高校教育发展，对档案工作缺乏足够的认识，没有将高校档案工作纳入到高校教育体系中，认为档案管理仅仅就是对档案进行分类，记录和保存，没有意识到高校档案管理与国家信息化建设之间的较强联系，因此对高校档案工作重视程度不够，经费投入不足，制约了高校档案信息化建设；档案工作人员对档案工作的意义认识不到位，工作上消极应对，影响了高校档案信息化建设进程。

2.2档案信息化建设水平不高

高校推动了档案信息化建设，但是受思想认识影响，高校档案信息化建设水平不高，档案信息化建设所需要的仪器设备不能够配置完全，对于一些老旧或者是损坏的设备不能够获得及时的更新或者是修理与维护，档案信息资源整理不到位，档案管理系统软件与平台得不到及时更新，影响了高校档案信息化建设水平。

2.3档案信息化建设人才滞后

高校档案信息化管理不同于传统档案管理工作，它对档案人员的信息化素养提出更高要求。目前，不少高校档案工作人员知识更新不够，并且社会人士对于高校档案管理的重要性认识不足，学生在高考后多数不会愿意选择相关专业，使得学习该专业的人减少，造成档案管理专业后续人才输送削弱，档案工作人员信息化素养成为制约高校档案信息化建设的一个重要因素。

2.4档案信息化建设安全风险

高校档案信息化建设面临的一个突出问题档案信息资源的安全性问题，由于档案信息化建设依赖于现代信息技术，不仅需要信息化硬件设施作为支撑，也离不开软件支持。档案信息化系统硬件与软件一旦滞后，或者档案工作人员安全意识薄弱，都会带来档案安全问题。尤其是软体的安全新问题，如果出现病毒侵入等问题，造成信息数据丢失或篡改，这对于档案信息管理是一个巨大的打击。

2.5档案信息化建设服务狭隘

社会发展进入大数据时代，档案作为一种信息资源，要发挥自身的价值，实现自我发展与提升，需要实现服务转型。当前高校档案服务领域狭隘，档案信息化建设资金来源渠道单一，迫切需要高校转变档案服务理念，突破当前狭隘的服务渠道，为自己的发展开源掘金。

3.高校档案信息化建设思考

3.1树立科学发展观

档案信息化建设是高校教育现代化的一个有机组成部分，档案信息化建设水平直接影响着高校教育现代化建设整体水平。无论是高校领导，还是高校档案工作人员，要进一步转变思想认识，树立科学发展观，从高校教育发展的大局与档案事业可持续发展的高度，积极推动高校档案信息化建设，为高校师生提供便捷的档案信息资源服务，并进一步开拓发展视野，寻求高校档案工作发展新路径。

3.2软硬件建设并举

高校档案信息化建设水平很大程度上取决于档案信息化硬件设施建设与软件配置，高校档案信息化建设要重视档案信息化基础设施建设，确保档案信息化建设资金投入与信息化技术保障。高校档案信息化建设要根据档案工作定位与信息化建设需要，进一步提升硬件设施建设，确保档案信息化服务平台有效运行，及时对档案服务平台进行维护；同时，高校要重视软件配置与更新，根据系统升级需要，及时更新软件，以更好地发挥档案服务平台作用，提升档案工作效率与服务水平。

3.3培训与引进共推

高校档案信息化建设除了依靠现代信息技术外，人也是一个关键因素。目前高校档案工作人员素质与档案信息化建设需求存在一定的差距，高校档案工作人员知识更新不及时，信息化素养不高。高校要通过培训与引进相结合的方法，进一步推动高校档案工作人员素质。高校要建立档案工作人员培训长效机制，不断更新档案工作人员知识结构，提升工作人员信息化素质；此外，要根据既有工作人员队伍现状，及时地引进专业档案人才，为高校档案信息化建设注入新鲜活力。

3.4安全意识常态化

档案信息资源与其他信息资源相比，具有自身的独特性，档案信息资源的安全性能要求比较高。这就需要高校档案信息化建设不断强化安全意识，实现档案工作安全意识的常态化。高校要根据危害档案信息资源安全因素，不断提升安全意识与安全技术。高校要根据档案信息资源的保密要求，设定档案资源使用权限，基于不同用户群提供不同档案服务；此外，要提升档案信息资源安全技术，及时做好档案资源备份，通过使用杀毒软件，为档案信息资源构建起一道防火墙。

3.5深化社会化服务

高校档案信息化建设需要转变服务理念，深化社会化服务。社会化服务既包括档案信息化建设的社会化，也包括档案资源服务对象的社会化。高校可以将档案信息化建设交给专业的服务公司，这样能够解决信息化建设人才不足的问题，也有助于提升档案信息化建设水平；高校还要积极推动档案资源社会化服务，将服务的触角从服务高校师生向社会延伸，通过档案信息资源的整合，丰富档案资源库资源。

综上所述，我国高校档案信息化管理建设对于高校发展和我国信息化建设有着重要的意义，但是高校档案信息化建设是一项巨大的工程，需要较长的时间、较大的人力资源和资金注入去完成，并且需要高校领导者和档案管理者在思想观念上重视该工程建设，加强实践探索，不断提升档案信息化建设能力，使档案资源为高校新发展提供资源支撑。

作者:李娜 单位:河南省新乡市

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