文书档案信息化管理策略

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一、文档一体化的实施依据

文档一体化管理，包括文档实体的生成、文档信息的利用、文档的规范管理等方面。它不仅是打破文书与档案分界的大胆尝试，而且有许多理论作为支撑。要理顺一体化的工作体制与流程，就必须发挥各项理论依据的长处，借助信息化手段，顺应并提高文书档案工作的规律与效率。1.大文件与大档案：数字档案馆与电子文件中心的虚拟整合。传统档案学认为，文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件，文件与档案是同一事物在不同发展阶段的两个不同名称。大文件思想不仅肯定文件是档案的前身，而且认为档案也是文件，文件包括档案的范畴，归档只是文件运动的某个阶段。现代信息技术的发展使电子文件大量产生，构成丰富的档案信息资源。当文件在生命周期中起步，潜在的档案资源已经形成，而文件之“大”并不单单指数量，还包括不同档案门类之间的联系之广和文档处理环节的多样化。“大文件”不仅拓宽了文件的概念，也使得档案的外延随之扩展，一些档案的保存价值凸显，档案工作呈现出社会化、多元化、开放性等特点。“大文件”和“大档案”相互交叉，使文件与档案的联系更为紧密，文档管理必须体现文件运动的整体性和连续性特点。文档一体，统筹管理，不仅集中了技术力量，而且推进了文书档案工作的专业化，切实提高了文档管理水平。在信息化进程中，数字化大档案将档案信息资源推向虚拟，扩大配套档案的收集范围和资源共享，能够促进文件档案的大联通。数字档案馆是实现新环境下文档一体化的重要手段，其中就包括电子文件中心这个子系统。电子政务的建设，如公文流转、网上审批、政务公开等都在电子文件中心完成，保存即归档，成为数字档案的子目录。电子文件中心是数字档案馆的重要组成部分，能实现不同业务系统、不同类型电子文件的有效传输、交换和存储。为避免重复建设，应当运用兼容技术，做好系统的设计、形成与维护，理顺文档一体化的体制与流程，实现真正的文档一体的衔接。2.文件生命周期理论：全程管控与前端控制的协调统一。文件生命周期理论是文档一体化的理论基础之一，而且从实践的角度，也对文档的管理具有较好的指导意义。根据文件运动的规律，文件从生成、流转到归档、永久保存或销毁，是一个完整的生命过程，是一个自然流动、难以割裂的过程。为此，要以文档一体化为手段，把文件管理和档案管理作为一个整体，对文件运动的各个阶段进行全程掌控。而文件在归档以前，严格意义上说还处于文书的阶段，档案尚未成型，然而要确保文件归档的质量，就必须从文书阶段抓起。在文档一体化的全程管控过程中，文书管理便是档案管理的前端控制。由于存档的电子文件具有易流失、易更改等特点，因此确保前端控制是保证各电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成过程，从源头上防止一些错误和隐患，才能确保归档文件的质量。“电子文件管理系统只有事先设定采集文件元数据的功能，才能支持文件的证据性、真实性和可靠性；只有事先确定文件的归档范围、采集时间和方式，才能保证归档文件的完整性；只有事先控制文件的利用权限，才能确保电子文件的信息安全；只有事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数，才能确保文件长期的顺利读取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要转变观念、统筹综治、前后照应，才能保障电子文件整个生命过程的全面、有效管控，保障文件内容的完整性和元数据结构的一致性，保障文件从文书部门到档案部门的数据流安全、畅通。文档一体化不仅符合文件生命周期规律，而且是促进文书与档案工作标准化、规范化，提高办公效率和管理能力的有效手段。3.文件连续体理论：以目的为导向的系统连贯一致。连续体是一种以目的为导向的系统方法，注重文件从形成到作为档案存用的管理全过程的连贯一致，倡导文件形成、保存与长久利用的一体化管理。其中，利用是文件和档案管理的目的和宗旨，即面向单位内部和社会提供档案服务，这突出了档案信息化的实用优势，也为电子文件的优化管理提出了更高要求。连续体理论认为，文件的运动不是从出生到消亡的单向运转，文档处置的顺序没有必然的先后之分，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能。文件的生命过程与物理实体毕竟有所不同，人在使用过程中是灵活的。文件生命周期理论指出了文件运动的普遍规律，而文件连续体理论则更适用于信息时代电子文件的运动特点。这种文档处置的灵活性，更有助于确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用，使得文档一体化更能达到系统优化的效果。文件生命周期和连续体理论分别从文档整体性与连续性的角度，为文档一体化的有效实施奠定了坚实的理论基础。文件生命周期理论强调文档管理的前后照应和统筹综治，体现整体效应；文件连续体理论则突出了文件各个运动阶段的连续性，以便于利用为导向，对文件进行立体的处理，使文件的运转成为一个系统灵活的过程。前端控制将对档案的控制与管理提前到档案设计与形成的阶段，把好源头关；在此基础上，运用文件连续体理论，将一体化管理作为过程和手段，扩展档案经营服务范围，保持系统连贯一致，建立统一标准，实现信息共建共享。文档一体化运用现代信息系统，兼顾两大理论优势，体现了全局观与系统优化的辩证统一。

二、文档一体化的策略手段

文档一体化有利于文档信息的共建共享，有利于保持文件之间的有机联系，有利于保持电子文件、元数据、背景信息三者系统周全。为延伸相关部门职能，融合管理体系，同时简化工作程序，使文档一体化整个流程更加科学、合理，在信息化大背景下，应从本单位办公自动化和信息管理工作的大局出发，做好责任延伸与理念培养、组织建设与质量监控、标准制订与功能设计、流转适用与系统更替等方面工作，构建文档一体化高效运转的组织模式。1.责任延伸与理念培养。工作人员对档案的重视程度决定了档案工作的质量。在文书与档案业务分立的情况下，不管是前端控制，还是后端保管，都是一种责任延伸。目前，许多单位对档案的重视程度不够，对于信息时代出现的新特点、新变化认识不够，对于文档一体化的全程管理更缺少了解。即便是一些档案专家，也对“文档一体化”持以不同的观点，对于文件和档案的关系以及一体化的合理性存在争议，使得文档一体化的推行悬而未决。除了专兼职档案员的工作态度和水平，领导的重视程度也影响了相关先进理念的落实。在单位内部，文件与档案工作可能都在办公室的主管之下，但从业务分工来看，还是有很大的区别。文秘是办公室的本职工作，而档案更多地是接受上级档案部门的业务指导，站在不同的角度，遇到具体事情难免意见不合，往往缺乏一体化协同共进的意识。为此，在文档一体化项目实施之前，将是长期的理念培养的阶段。首先，要促进相互了解，增加业务往来。文书工作人员要逐渐关注档案的要求、动态，档案工作人员要关注文书工作的要求、动态。只有对对方的工作有清晰了解，才能明确文件与档案物理形态的同一性，以及双方工作的内在继承性，为文与档的高度合作埋下伏笔。其次，要扩展业务素养，延伸责任范围。文书人员要有延伸管理的意识和能力，档案人员要有超前控制的意识和能力。文书人员要学习档案规范以前瞻，档案人员要学习文件规范以把关。通过培训，开阔部门视野，增强责任意识，提高服务于文档全局的本领。再次，由部门领导牵头，组织一体化的大讨论。文档一体化不仅要在专家层面征求意见，而且要在单位内部结合具体实际，探讨是否适合施行、从哪个方面入手等，在讨论中促进沟通，培养理念。甚至可以申报为课题项目，作为课题来研究，让学术先行，来指导实践。理念培养，既要培养双方工作人员的学习意识、合作意识、责任意识，确立新型的广义的文档管理理念，又要培养对于文档一体化的工作进取心和正确认识，进而掌握文档一体化的方式方法乃至技术手段，在研究中思考摸索，在尝试中逐渐掌握，在熟练中推向规范。2.组织建设与质量监控。组织建设就是要加强顶层设计和统筹协调，通过统一规划、统一标准、统一管理，更好地推动文档一体化的实施。两大理论分别从整体性和连续性的角度，证明了文档一体化的合理性，而组织建设是整体与连续的重要保障。通过上层领导、部门协调、成员自觉，抓好文档全局，做好过程对接，监控运行质量，才能确保文档一体化的切实有效。组织建设在于集中人员力量，发挥文档一体化的优势，避免文档分治的不足。比如在档案信息录入过程中，文件办理者最为清楚地掌握文件入档信息。为避免文件信息采集失误，由文件办理者负责将文件或案卷的有关信息录入管理系统，更能确保录入信息的完整、规范和准确。同时，档案保管者也不再是被动等待，在档案形成后才管理文件，而是针对传统归档时间滞后、档案资料不全的弊病，主动、超前地同文件办理者一起，共同确定机构活动需要保管的文件，然后纳入事务活动体系进行管理。组织建设也在于集中技术优势，将数字档案馆与电子文件中心的建设纳入正轨。电子文件中心才是文档一体化的核心机构，数字档案馆为电子文件中心提供文件环境和技术支持。电子文件中心是新型的文档管理专业化、服务综合化的管理实体，维护文件效力，管理文件信息，保障文件安全，统一实行国家文件与档案管理业务标准和规范，同时也对文档一体化进行质量监控。文件中心在文件运动过程中，相应地进行全过程踪迹保全，便于工作人员对档案质量进行鉴定和处置，确保长久保存价值，从而真正顾及数字时代的档案管理需求。电子文件中心的建设是质量监控的重要途径，↑兰台世界LANTAIWORLD“不是文件机构或档案机构的改良，而是政务流程再造后，在新的文档管理体制下催生的新型文档一体化管理机构，它在电子文件全程管理中起着核心机构的作用”[2]。质量监控必须借助人力物力，良好的组织建设是质量监控的前提条件。再配合以标准制订与功能设计、流转适用与系统更替等手段，可逐步构建符合标准规范的质量保障体系。3.标准制订与功能设计。文档一体化在实际操作过程中要有章可循，文件与档案管理要有一套统一的业务标准和规范，要有相应的法律法规。建国以来，尤其是党的十一届三中全会以来，档案的法制建设已见成效，法律规范相对完善。然而要推进文档一体化管理，就必须在文、档各自国家标准的基础上，建立一套统一的制度和标准。为此，要构建文档一体化严密的论证体系，使补充修订后的文档一体化不仅有一套完整的理论架构，而且具有行之有效的实践指南，成为文档工作人员的学习文件，成为档案信息化建设的重要蓝本。除了针对“文档一体化”本身的论述，还要明确人员与技术的标准。在人员方面，要明确文书人员与档案人员新的职责和工作范围。要协调归档前后，有清晰的组织业务的划分，尤其是需要密切合作的项目内容，促进积极有效的配合。要明确相关职责的法律规范，使人员不仅分配到位，而且责任落实到位。在技术方面，要明确文档一体化背景下操作系统应具备的复杂功能。为研发出既以电子公文又以电子档案为管理中心的兼容性操作系统，提高文件覆盖范围和管理系统的利用水平，系统的功能设计是标准制订最重要的环节要素。制订出的技术标准既要符合一体化的流程设计，涵盖数据库技术、信息存储技术、网络技术等全过程需要的技术，又要在安全性、通用性、智能性、沟通性上把好关。功能设计是技术标准的具体内容和前提条件，也是标准制订的难点所在。目前，文档一体化通用的管理软件主要是半自动或全自动化的电子文件管理软件，具有良好的用户界面。半自动化模拟手工操作，“在一定意义上能实现档案的自动编目、自动存储、多样化检索、辅助立卷等功能”[3]，操作方便，录入、查询、检索简单明了。全自动化的一体化管理系统，“主要包括文件管理、归卷管理、档案管理、维护四个子系统，一般具有收文处理、发文处理、公文管理、归档组卷、档案管理等功能”[3]。4.流转适用与系统更替。文档管理系统的广泛应用，使文件制作与处理进入传统纸质所无可比拟的时代。即便是在“双套制”管理中，电子文件也体现出纸质文件所不可替代的优势。然而系统最大的问题还是在于兼容性，不仅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系统之间相互传导的兼容性。传输、存储、检索、复制，不管在文件处理阶段，还是在档案管理阶段，都是系统必备的功能。不兼容不仅导致文档一体化受阻，而且存在功能重复建设的问题。为便于公文流转和档案存用，就必须通过并联、串联、互联等方式，提高文档管理的适用性与系统更替，满足一对多的用户信息需求，建立整体运作体系。公文流转系统即OA系统，与档案系统、文档一体化管理系统存在递进关系。公文流转系统与档案系统都是办公自动化的子系统，而文档一体化的设计就是要将两大系统整合起来，做到过程统一和体制合一。为此，文档一体化系统首先要具备OA系统的功能，即在信息和流转上起到文件管理应有的作用。文件管理不只局限于文件的制作与生成，在信息时代，还包括在线传输和检索，具有动态化、灵活性等特点。根据连续体理论，电子文件的流转不仅发生在文书管理阶段，乃至在档案形成之后，档案服务与利用的过程中，同样存在流转的可能需求。流转适用应贯彻文档一体化始终，在其任意一个子系统中都是必须具备的功能。文档一体化管理系统软件繁多，其核心是利用数据库技术，将反映文件与档案内容与形式特征的信息，以“记录”的方式写进数据库中，完成文件管理与档案管理的衔接。“随着实践发展，适用于文档管理的系统，呈现从单点功能到整体功能、从单机到网络、从专用到通用的发展趋势。另外，通过这些系统的开发与运用，档案部门不断扩大其合作领域，越来越融于社会。”[4]未来新型文档一体化管理机构应当在整合当前传统档案馆、数字档案馆、信息中心和电子文件中心等机构基础之上完善功能，兼具管理、技术与服务功能于一体，建立统一、严密、高效的运转体系。在数字化时代中，文件与档案、电子文件与电子档案的界限不再显而易见，文书人员与档案人员的界限也不再泾渭分明，全程管理的电子文件管理理念得到了充分显现。文档一体化打破了文档分散的管理格局，将电子文件从形成起就纳入档案管理视野，把电子文件形部、档案机构之间、文件与档案机构之间，电子文件的及时流动与管理。通过文件管理的责任延伸和档案部门的超前控制，实现整个文档生命周期的控制与管理，以未雨绸缪和通力协作的工作方式，保障了电子档案的真实性、完整性和有效性。

作者:任沁 单位:江阴职业技术学院

参考文献

[1]黄霄羽.文件生命周期理论对机关文档管理的启示[J].档案学通讯，2003（05）.

[2]赵屹.数字时代的文件与档案管理[M].上海：世界图书出版公司，2013.

[3]李静.“文档一体化”的理论与实践探索[D].苏州大学硕士学位论文，2013.

[4]王育东，高松峻.文档管理的适用性与系统更替———论OA系统、文档一体化管理系统与电子文件管理系统的递进关系[J].浙江档案，2006（01）.