中职学校档案信息化建设研究

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摘要：中职学校档案是学校管理工作及教学科研工作开展的重要依据，其档案信息化建设具有十分重要的意义。对中职学校信息化建设展开了探究，分析了其必要性，并对中职学校档案信息化建设的路径及注意事项进行了详细介绍，旨在为中职学校档案信息化建设工作的开展提供参考。

关键词：中职学校；档案信息化；档案管理模式；校园网

1中职学校档案信息化建设的必要性

1.1现代社会发展的需要

随着现代科技的迅猛发展，信息化浪潮扑面而来，人类社会的生产、生活方式发生了翻天覆地的变化。档案作为记载人类历史文明发展进程和承载信息特质的重要载体，传统的手工管理档案的模式已跟不上人们对档案信息的现实需求，开始向着数字化的方向发展，这就需要我们创新档案管理模式，以适应时代的发展。

1.2数字化校园建设的需要

随着办公自动化的发展，数字化校园建设正在逐步完善，中职学校普遍建立了校园网与办公自动化系统，信息化已经渗透到了教学、科研、管理的方方面面，档案信息化已成为中职学校档案工作发展的必然趋势。

1.3档案管理与服务水平提升的需要

在信息化环境下，档案的收集、整理与利用模式会有质的变化，档案工作人员的角色将从档案的直接整理者转变为档案资料的审核者，减少了工作量，缩短了档案形成利用的周期，提升了档案管理的水平。信息化程度的加深有效地提高了档案工作人员的服务能力，扩展了档案工作的服务领域。

2中职学校档案信息化建设路径探究

笔者将中职学校档案信息化建设路径分为2条路线：硬环境建设和软环境建设。

2.1硬环境建设

2.1.1基础设施建设

基础设施是档案信息化建设的基础和根本，基础设施建设包括应用系统软件建设和硬件设施建设。目前，中职学校档案室引进档案管理系统的不在少数，但都存在开发不完全、利用不彻底的现象，因此，急需加强应用系统软件平台，深入挖掘系统潜在功能；档案信息化建设应用系统软件的运行依托于相应的配套硬件设备，因此，也需要配置相应的硬件设备。

2.1.2信息资源建设

2.1.2.1信息资源数字化建设

注重校内各二级部门电子文档的收集和整理，档案管理软件要与校内各类办公自动化系统有效接轨；对于档案数字化，包括把档案室的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理，转变为文本、图像、图形、流媒体等数字格式的信息，存储在网络服务器中，利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览；通过网站建设，中职学校可以拓宽档案征集的渠道，亦可通过网站上传开放部分档案信息资源，为学校与社会利用档案提供方便。

2.1.2.2信息资源数据库建设

利用现有的电子档案建立档案数据库，尤其是具有中职学校发展特色的档案数据库。以某中职学校为例，其于2001年架设了档案管理系统软件，配备了服务器、扫描仪等基础设备，构建了档案管理的局域网，档案数字化工作全面展开。建立了学生学籍档案数据库，对历届学生信息（包括录取、入学、成绩、毕业派遣、学历等）实现了电子化管理，并对统招、成人学生的学籍档案进行了扫描，为毕业生找工作、证明成绩等提供了可靠的证据；建立了文书档案全文数据库及各类档案信息目录数据库。目前，档案室利用电子档案查档已经形成了自己的特色，大大提高了档案室信息的有效利用率，提高了查阅档案速度，减少了对原件的损害。

2.1.3安全保障体系建设

信息技术在给档案事业带来机遇的同时，也带来了挑战。档案管理软件作为中职学校档案信息化建设的重要组成部分，在方便社会利用档案的同时，如何保证数据信息不被窃取和篡改，已经成为档案信息化发展过程中不容忽视的问题。从信息安全的角度看，档案信息化程度越高，信息安全面临的风险也就越大。目前，档案管理软件普遍存在管理人员混乱、级别权限不明等问题。因此，急需构建档案信息化安全保障体系。安全保障体系的建设要以硬件设备为基础，网络建设为框架，软件为技术支撑，管理为保障。通过切实可行的管理措施与技术手段（比如访问权限的分级管理与安装专用的防火墙和防病毒软件）加强对档案信息化过程中可能存在风险项的监管。

2.2软环境建设

2.2.1相关政策法规建设

为了保证档案事业的顺利发展，国家先后出台了多项政策法规，坚持“以法治档”，比如《档案法》《电子文件归档与电子档案管理办法》及2015年上半年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等。这些政策法规的出台和施行为档案工作提供了依据，有效保障了档案信息资源的合理开发和利用。中职学校应根据诸如上述提及的档案法律法规健全、完善适合自身运行的档案规章制度。

2.2.2信息化标准建设

目前，中职学校的档案信息化工作普遍都是自我摸索、自我完善、自我发展，采用独立开发与封闭自我建设的模式，形成了各自为政、标准不一的局面。档案信息化工作缺乏相应的标准规范，而各中职学校自成一体的发展模式不利于信息资源的兼容和共享，易造成资源浪费。信息化标准建设作为一项浩大的系统工程，不只是档案部门的单项任务，而需要各方面的通力合作，共同酝酿，教育主管部门要加强指导和协调，制订出统一的信息化标准规范。

2.2.3人才队伍建设

档案信息化工作的推进离不开科学技术的应用，这就对档案管理人员的素质提出新的要求，而目前中职学校档案工作者普遍存在年龄结构偏大、知识结构不合理的现象，缺乏相应的专业技术人才，尤其是缺乏既精通档案业务，又懂得信息技术的复合型人才。中职学校档案部门要以人才为根本，重视档案队伍的素质建设，通过招聘、培训等渠道，多方式地培养档案专业人才；制订学习与培训计划，有针对性地“请进来、走出去”；加强档案信息化知识的普及，优化档案管理人员的知识结构。

3中职学校档案信息化建设的注意事项

3.1资金投入为保障

在中职学校档案信息化建设的过程中，前期购买设备，比如档案管理软件系统、计算机、服务器、扫描仪、交换机等，中期系统的维护及后期设备老化更新等问题的解决都需要大量的资金支持，中职学校应多方筹集资金进行档案信息化的专项建设。

3.2明确服务为导向

档案信息化建设的根本目的在于利用搞好档案管理工作，必须始终坚持“一手抓建档管理，一手抓档案信息资源的开发利用”的原则。只有让档案发挥作用，才能体现档案的价值。因此，必须以强化服务意识，以提升服务质量为导向，找准档案工作为学校、社会服务的结合点和切入点，积极、主动地开展服务。通过咨询、查阅、编研等形式不断强化服务功能，拓宽服务领域，提高服务质量，为中职学校的稳定发展提供便利。

3.3“循序渐进”为原则

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，必须依照“循序渐进”的原则，结合中职学校自身的实际情况，制订符合本校的信息化建设规划，长远规划，分步实施，循序渐进，持续稳步发展。

3.4以档案事业为目标

档案信息化建设作为中职学校信息资源现代化的基础组成部分，对推进中职学校信息化发展起着至关重要的作用。2002年，国家档案局制定的《全国档案信息化实施纲要》明确了档案信息化建设方向、基本内容和要求。因此，中职学校档案信息化建设是中职学校档案事业发展的必由之路。

4结束语

综上所述，中职学校档案信息化建设是指通过利用信息技术，加强对档案信息资源的收集、整理及利用，对提高中职学校档案管理的水平，促进档案的有效利用具有十分重要的作用。因此，中职学校要顺应时展的趋势，合理应用先进的信息技术，加强档案信息化的建设，使档案更好地服务于师生，促进学校教学及管理水平的提高。

作者:陈桂芬 单位:中山市中等专业学校

参考文献:

［1］李霞.中职学校档案信息化［J］.科技视界，2015（19）.

［2］冯杰.浅谈中职学校学生档案的信息化管理［J］.电子制作，2015（02）.