档案信息化建设相关问题研究

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摘要：随着我国信息化建设工作的逐步展开和迅速发展，各单位部门的信息化建设工作均取得成绩和进步。其中，档案信息化建设作为其重要的一环，也在近年来得到广泛关注和研究。但是不可否认的是，我国档案信息化建设工作仍旧存在一些弊病和不足，这些问题也普遍存在于各个单位的管理制度之中，如何改良优化档案信息化建设管理制度是目前摆在我们面前的一个亟待解决的问题。本文就目前我国档案信息化建设尚且存在的一些问题进行总结和必要分析，再进而提出解决措施。

关键词：档案信息化；存在问题；改良优化

一、前言

由于国家经济建设对信息化建设工作提出的发展策略要求，各单位部门对于信息化建设工作纷纷投入大量人力物力，切实落实国家政策要求。其中，档案信息化建设作为其重要的一环，也在近年来得到广泛关注和研究。但是，我国档案信息化建设工作仍旧存在一些弊病和不足，这些问题也普遍存在于各个单位的管理制度之中，如何改良优化档案信息化建设管理制度是目前摆在我们面前的一个亟待解决的问题。下面本文将从档案信息化建设的意义和目的，存在问题和解决措施等方面入手就该问题进行简要介绍和分析。

二、档案信息化建设的意义

1.档案信息化建设符合经济建设要求

面对我国对于经济建设高速发展的硬性需求，信息化建设的必要性由于其具有高速、快捷、应用范围广等巨大优势也得到了广大群众的认可。其中，作为信息化建设中重要一环的档案信息化建设工作，更是重中之重。档案信息化工作广泛存在于各个单位和企业中。过去在信息化概念还未普及之时，各个单位和企业的档案管理和储存工作已经作为不可或缺的一部分，现在由于信息化建设的发展，给档案信息化建设工作也带来了巨大的机遇和挑战。总的来说，档案信息化建设工作是符合时展需求的，是值得我们探讨研究和学习的。

2.档案信息化建设是重要构成因素

档案管理和储存工作无论在什么样规模、什么样性质的单位和企业中都占有十分重要的位置，起到不可小觑的作用。尤其在信息大爆炸的当今社会，面对每天大量输入和输出的数据和信息管理工作，如果没有一个合理的科学的档案管理系统支撑，那么各个档案管理部门将面临极大的困扰和难题。例如，档案管理工作的顺利展开，在各个单位和企业的发展和管理方面都会有促进作用，只有能够做好基层的准备工作才能保证各个单位和企业未来的长远发展。

3.档案信息化建设是对科技技术的应用

档案信息化建设工作是在科学技术发展工作基础之上进行的，也就是说，一个国家的信息化科技建设水平在一定程度上决定了这个国家各个单位和企业的档案信息化建设水平的高低。所以，大力促进档案信息化工作的建设，同样也会对我国科学技术水平的发展起到带头作用。不断加强档案信息化建设工作的管理制度，不断优化档案信息化建设工作的常用模式，可以为科学技术发展工作指明发展方向，提供发展动力。

三、档案信息化建设中存在的问题

1.档案管理人员素质有待提高

档案室属于单位的行政服务部门，过去在此部门的工作人员文化水平普遍较低，年龄偏大，他们手工操作比较熟练，但对电脑操作却很生疏，在电子文件管理方面缺乏经验。档案信息化建设的最终目的是提高档案的服务价值，电子文档便于检索和查询，网络让档案资源实现了共享，拓展了服务对象范围，提高了利用效率和价值。很显然，档案信息化建设对档案管理人员的素质提出了新的要求。原先的管理人员需要尽快参加现代信息技术方面的培训，提高自身的业务水平。

2.档案管理制度不够完善

目前我国大部分企业和单位采用档案管理制度都有一定的缺陷的弊端，并且这样的问题至今没有得到应有的重视和改善。这是由于档案信息化建设工作仍然没有作为企业或单位发展目标中的重要事项得到应有的重视和研究。然而，如何改良和完善各个企业和单位档案管理制度工作是摆在我们面前的一个亟待解决的问题。如果没有从基层做起，把档案管理工作做好，那么势必会对企业未来长期的发展规划产生不利影响。同时，因为档案部门在某种程度上与各个部门都有一定联系，档案管理制度工作的完善也会对公司其他部门制度完善起到良好的带头作用。

3.档案信息化建设的经费投入不足

前面说到一个国家科学技术发展程度从某一程度上决定了该国家各个企业和单位的档案信息化建设工作的发展程度。然而，我国目前对于该项目的投入，无论在在人力、物力、财力方面都还有明显的不足。各个企业和单位没有对档案管理工作加大建设力度，档案管理工作的硬性条件也没有被满足。例如，很多企业或单位的档案管理室没有设置专门的防烟防水防火系统，只是很简陋的一间办公室，甚至还有其他部门何用办公室的情况存在，这必然是存在很大安全隐患的。唯有企业和单位开始重视档案信息化建设管理工作，加大投入力度，才能从根本上解决由于经费不足给档案管理建设工作带来的种种弊端和缺陷。

四、档案信息化建设管理工作的改善

1.全面提高档案管理人员的工作能力和素质

要全面提高企业和单位档案管理人员的工作能力和素质，应该从基层档案管理人员的选拔工作做起。要选择合适的能够胜任该工作的档案信息管理人员，需要考虑其工作能力、工作态度、学历水平以及是否具有强烈的责任感和使命感等等。应该尽量选择那些有创新意识、时展意识和具有高度工作责任感的工作人员来担任企业和单位的档案信息化管理工作。另外，企业和单位高管还应该定时定量的为档案信息化建设工作人员安排培训和学习的机会，采取适当的鼓励和奖励政策制度，提供良好的工作环境，这样才能激发档案信息化建设管理人员的工作热情和积极的工作态度。

2.完善和发展档案管理制度

企业和单位高管应该根据公司具体发展状况和发展背景，实时调整档案管理制度。因为只有合理的、科学的档案管理制度才能为企业发展提供良好的促进作用，在完善和发展档案管理制度的同时，对其他部门的工作也有一定的带头作用。企业或单位高管应该采取发展的动态的眼光对待档案管理工作，将其作为公司长久健康发展的保护伞，只有先从根本上改变过去对档案信息化建设工作忽视的态度，才能为下一步改善和优化档案管理制度工作做好准备。一个合理的、科学的档案管理制度应该能符合公司健康发展的基本需求，同样应该能反映和满足公司员工的基本诉求。同时，应该积极学习和吸收国外先进档案管理理念和制度，与我国实际国情相结合，思考总结并应用在我们自己的档案信息化建设工作之中。企业和单位高管在制定档案管理制度首先应该充分地考虑到公司具体的发展背景和情况，以及公司员工的实际工作环境和能力，将改良和完善制度工作落到实处，切实为公司未来发展做 出规划。

3.加大档案信息化管理建设工作的投入力度

把档案信息化建设工作落到实处，加大档案信息化管理建设工作的投入力度。考虑到企业和单位的真实需要，合理分配人力物力财力，为公司发展提供坚实的后盾。例如，为公司配备符合行业安全规范要求的档案管理室，保证档案管理建设工作的安全进行；同时，适当增加档案信息化建设工作人员的福利制度，为他们提供良好的积极的工作氛围和环境。在基层宣传方面，切实加强档案管理工作重要性概念的宣传和普及工作，让人们从根本上改变过去对档案管理工作的忽视态度，认识到档案管理工作建设的必要性和先进性。

五、结束语

由于国家经济建设对信息化建设工作提出的发展策略要求，各单位部门对于信息化建设工作纷纷投入大量人力物力，切实落实国家政策要求。其中，档案信息化建设作为其重要的一环，也在近年来得到广泛关注和研究。但是，我国档案信息化建设工作仍旧存在一些弊病和不足，这些问题也普遍存在于各个单位的管理制度之中，如何改良优化档案信息化建设管理制度是目前摆在我们面前的一个亟待解决的问题。本文介绍了档案信息化建设的意义和目的，分析了目前存在的种种问题和弊端，提供了可行有效的改进措施。我国档案信息化建设工作要想获得长足发展，需要不断从根本上改良和完善档案制度的，不断学习和吸收国外先进理念，为我国档案管理建设工作所用。

作者:赵俊 单位:广东女子职业技术学院

参考文献：

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