企业档案信息化建设探索

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随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业研究的重要对象。

一、影响企业档案信息化建设的现状及原因分析

1.标准多样化制约企业档案信息化建设。现有的企业档案管理标准有国家标准、行业标准和企业标准，由于各企业执行的标准不统一，既有执行国家标准、又有执行行业标准，还有执行企业标准，这在一定程度上制约了企业档案信息化建设的发展。档案管理标准化是档案信息资源集成和共享的前提条件，档案信息化建设需要统一规范的管理方法和技术手段。

2.信息多元化影响企业档案信息化建设。传统的企业档案主要是以纸质档案为载体模式，随着计算机的飞速发展和普及，企业档案管理发生了深刻的变化，主要表现：一是档案的载体形式呈现多样性，一般分为纸质、磁盘（带）、光盘、胶片；二是档案格式多样性，从一维空间发展到三维空间，从文字、图像到声音、三维模型；三是企业档案的内涵不断丰富，不再是单纯的科技、会计、文书等传统的种类；四是软硬件不断地升级换代，成为影响档案信息化的一个主要因素。

二、企业档案信息化建设的发展趋势

1.档案管理理念的改变。企业档案管理理念将由“前端管理、全程控制、协同运营和电子文档”取代“末端收集、分段管理、独立展开和纸介文档”管理理念。

2.档案业务流程的再造。企业档案管理将对档案资源进行整合和深度挖掘，通过统一的管理平台，及时有效地提供档案信息为企业服务，实现企业档案的收集整理、科学保管、开发利用、信息服务全过程的网络化管理。

3.档案人员素质的提升。企业档案管理需要具有档案学、管理学和数据库管理的综合型人才，高素质、专业化的档案管理人员队伍，能够在加快档案信息化建设的进程中起到决定性作用。4.档案管理模式的转变。企业档案管理实现传统的手工管理模式向计算机技术、网络技术的电子办公模式转变以及档案管理人员从保管服务型向提供利用型转变。

三、企业档案信息化建设的探索与实践

1.长远规划法。企业档案工作与企业的生产经营密切相关，如何确保企业档案系统、完整、准确和安全，更好地为企业生产经营、技术开发和科学研究服务，是开展企业档案信息化建设的重中之重。因此，我们从档案工作实际出发，制订企业档案工作长远发展规划，并列入企业信息化发展规划，按照档案信息化长远发展规化，推进档案信息化建设的实施。

2.定性分析法。根据企业档案信息化发展规划，我们坚持以企业生产经营为中心，通过对各类档案分析对比，找出企业中利用率最高、利用最广泛，利用需要最迫切的档案类型，本着急用先上的原则，率先实施档案数字化建设，为全面推进企业档案信息化建设迈出坚实步伐。

3.实践验证法。一是实现档案多全宗管理，除对母公司各类档案实现全面管理外，实现对子公司和异地档案的管理；二是实现档案效率的提升，档案人员可直接利用相关数据进行档案编目，节省了档案整理时间，提高了档案利用效率；三是实现档案资源的优化，节省档案存储空间，有利于档案的异地备份；四是实现网络化的借阅审批，最大化地为档案使用者提供最优质、最方便的服务；五是实现档案远程查询利用，各个部门根据相应的权限，可在任何地方进行档案的查借阅。

4.循序推进法。为了推进档案信息化建设，我们公司按照循序推进的原则，分阶段实施档案信息化建设。2011年，建立档案信息化管理平台，设立公司档案网站，填补公司档案信息化建设空白；2012年，开展产品底图数字化，提升产品底图利用效率，实现档案资源由保管服务型向主动提供利用型号转变；2013年，开展数字化档案馆基础数据一期建设，引进数字档案馆模型理念，提出238档案数字化工作法；2014年，实施数字化图书馆建设，提高科技图书期刊利用效率，实现为公司生产经营和技术研发提供方便、快捷和优质的服务；2015年，档案信息化管理平台优化与完善，适应企业生产、经营和管理工作的实际需要。

四、企业档案信息化建设取得的初步成效

一是档案本身价值得到充分体现。特别是对于年代久远的老、旧、散档案，通过档案信息化可以使这部分档案本身的价值得到体现。二是档案安全价值得到充分体现。实施档案信息化建设，从档案业务的收集到利用的全过程实现了档案网络化管理，有效地保证了档案原件的安全。三是档案检索价值得到充分体现。实现了档案远程查询与利用，提高了档案管理工作效率。四是档案成本价值得到充分体现。五是档案历史和文化价值得到充分体现。

作者:于增利 单位:中车长春轨道客车股份有限公司