高职院校档案信息化问题及解决方案

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1前言

档案管理模式正由传统的手工管理转变为综合应用计算机技术、网络技术的现代化管理。因而，加快高职院校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，满足学校、社会对档案信息资源的利用需求，已成为高职院校档案事业发展的必然要求。

2高职院校档案信息化建设的内涵和意义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程［1］。在《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中，档案信息化建设被列为“十二五”期间档案事业发展八大主要任务之一。其内容主要包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设［2］。高职院校在教学、科研以及管理等各项活动中都积累了丰富的档案资料。随着学校对档案工作的重视以及档案内涵的不断丰富，档案的数量在急剧增加，使用的频率也在不断提高。同时，因计算机技术、网络技术的快速普及，各种电子版的档案也随之越来越多。长期以来，学校的档案管理模式多为手工方式，使得档案管理工作效率低下，服务质量不高，档案信息化建设成为当务之需。

3高职院校档案信息化建设的现状

3．1国外研究进展

以美国为例，美国档案管理机构非常明显地划分为两种类型:一种类型为联邦级的档案管理机构，主要包括国家档案馆及其设置在各地的分馆，构成集中统一的管理体制;而另一种类型则为各地方政府、院校、企业、社会组织等自行设立的档案管理机构，它们形成了一种分散的、多元的、无中心的管理体制，彼此之间可以通过协会来沟通和协作。美国档案管理的重要特点是档案、图书和资料的一体化管理模式，很多机构的档案管理在职能方面和图书、资料管理都属于统一的管理机构，也就是图书馆，这在它们的高职院校中也是如此。在NARA的牵头和组织下，美国建成了NAIL(档案信息导航系统)。NAIL是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。除了国家级的大型工程外，还有许多专项工程:塔夫斯大学于1987年实施的Perseus(珀尔修斯)工程;哥伦比亚、杜克和密西根大学合作实施的AdvancedPapyrologyInformationSystem(高级莎草纸信息系统)工程等等。

3．2国内高职院校档案信息化现状

笔者以江苏为例，从以下几个方面来说明高职院校档案信息化建设的现状。

3．2．1档案信息化硬件设施建设开发情况

目前大多高职院校档案室都有足够的库房面积，并且都配备有计算机、打印机、复印机以及扫描仪等电子设备，部分档案室配备去湿机、光盘柜、底图柜、消毒设备等设施。大多档案室配有档案柜，另有部分档案室配有档案密集架。部分档案室使用了档案管理软件，但是录入数据仅限于归档文件目录，未著入全文数据库，尚未开发与实物三维图像、数码照片、录音、录像等关联信息。档案办公室电脑多与校园局域网联接，但档案管理系统没有实现网络链接，档案信息大多实行管理员单机查询。归档的电子公文保存方式不规范，没有按照档案分类方案进行，电子文件只存储在计算机硬盘中。

3．2．2学校档案管理机构和人员情况

高职院校均设置综合档案室作为档案管理机构，隶属学院(学校)办公室、党委办公室等部门没有独立建制馆(室)。50%的学校成立档案工作委员会，负责领导学校的档案工作。档案室均配备1－2名及以上专职工作人员，75%的院校在二级机构设置了兼职档案员。专职档案员文化程度:本科以下学历占22．7%，本科生占27.3%，研究生占50%;具有档案学专业学历占31．8%，计算机专业占13．6%，其他专业占54．5%，年龄在35岁以下占45．5%，35－50岁占36．4%，50岁以上占18．2%，且女性居多，占91%。专职档案管理员中非档案管理专业居多，有部分是转岗而来，缺乏扎实的专业知识技能。另一方面，兼职档案员变换频繁，档案管理专业的培训较少，缺乏基本的知识技能。

3．2．3档案的信息化收集和利用情况

由于高职院校办学历史相差较大，如苏州农业职业技术学院长达109年，而苏州工艺美术职业技术学院建校仅17年，所以馆藏档案数量差别较大，有的上万卷，有的只有1000多卷。档案开放度与利用率情况更是差强人意，“以藏为主”、“重藏轻用”的现象十分突出。档案资源一般只对本校的教职员工和学生开放，对社会开放较少，多数档案室只提供档案检索目录，不能提供全文检索信息和声像图片检索信息。学校少有专门的查档室、检索室和视听室，如需查阅一般在办公室进行。档案编研工作缺乏计划和安排，一般只开展了一些如文件汇编、大事记等，但没有形成常规化和程序化，而文献出版、全宗介绍、档案专题等编研工作鲜有开展，档案资源的开放程度以及开发利用程度较低。

4高职院校档案信息化建设中的问题分析

4．1档案信息化建设观念落后

目前部分高职院校领导及教职工，缺乏对学校档案工作的足够重视。档案规章制度不健全，档案工作人员不专业，管理方式比较落后，依然停留在立卷、归档、鉴定、保管等环节上，认为只要不丢失、不损坏就行，缺乏档案资源数字化、信息化管理观念;认为档案工作是一项附带工作，做好做坏无关紧要，不会对学校产生多大影响;认为档案信息化建设与自己毫无关系，是技术部门负责的工作。

4．2档案信息化基础设施薄弱

尽管高职院校目前具备一定的基础设施，比如打印机、计算机以及扫描仪等，但目前这些档案设施的配置还无法满足信息化高速发展的需求。很少有高校会使用专门的档案管理系统软件，大部分都是运用计算机对档案进行简单管理。

4．3档案信息化建设缺乏统一的标准规范

档案管理工作规范化、标准化是指采用统一的规范标准对文件档案信息进行存储、交换以及共享，档案信息化建设对档案的数据格式、存储形态、整理流程等方面的要求较高，而目前我国高职院校档案管理缺乏完善的制度作为依据，档案信息化建设随意性较大，对于档案文件的归档、整理方面还缺乏统一的标准作为参考。

4．4档案工作队伍综合素质有待提高

档案信息化建设，对档案工作人员的知识水平和技术水平有着较高要求，但由于档案效益具有隐蔽性和滞后性，高职院校目前对档案工作并不重视。首先，档案信息化工作是一项要求细致的工作，各个环节都很繁琐，要求档案工作者能够沉得下心、耐得住性子，专注以待。由于档案室隶属校办，多数高职院校档案工作人员不仅要完成档案工作任务还要处理校办的其他事务，专职不专，导致档案工作得过且过，其他事务勉强应付。档案工作者的积极性不高，责任心缺乏，创新意识更是无从谈起，严重制约学校档案事业的发展。其次，拥有专业计算机知识以及专业档案业务知识的复合型人才少之又少，这使得档案信息化管理缺乏人才支撑。

5加强高职院校档案信息化建设的对策

5．1树立档案信息化意识

档案信息化建设是档案满足现代化需求的必然趋势，包括档案资源的开发利用、档案管理制度的建立等多项内容，档案信息化建设水平能直接反映高职院校现代化水平的高低。只有做好档案信息化建设，才能促使高职院校多元化发展。要从根本上转变观念，强化档案信息化管理观念，运用全新的理念来指导高职院校档案信息化建设［3］。应不断的用现代化的方式来处理所遇到的问题，摆脱传统的观念，充分结合管理工作与重点工作，找出共性，将信息化建设工作落实到位。

5．2加强基础设施建设

高职院校档案室应该根据学校自身的信息采集需求，配备专门的光盘刻录机、计算机以及信息管理系统软件等基础设施，为了便于采集电子文件以及目录数据，应建立专门的电子档案录入的接收中心。档案信息管理系统软件除了要具备基本的管理功能，还应该具备与其他数据库共享数据的功能。

5．3加强档案信息化标准体系建设

档案管理需要遵循一定的程序，如档案的收集、整理、归档以及利用等，都需要有合理的规范和标准作为支撑。对于电子档案，应该对其进行集中式的管理，并在此基础上建立一个实用性较强、大多数软件均能接收的文件存储及交换的格式标准，以此来确保校园内档案电子信息的资源共享。国家相关管理部门制定了一系列标准化管理规范及技术指导文件，如《电子文件归档与管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等。高职院校应严格执行，并以此为依据科学制定适合本校实际情况的档案信息化管理标准，确保所有档案文件标准统一，保管和使用有序。

5．4加强人才队伍的建设

一是要努力引进和培养计算机专业人才，并加强培训他们的档案业务知识，使其能更快适应档案信息化管理工作的需求。二是加强对已有档案人员的业务技能培训，并将其纳入技术考核体系中。应充分利用继续教育培训平台，有针对性地对档案人员的技能水平、知识水平展开培训，使其业务水平得到提高。在掌握计算机知识的同时，还具备档案业务知识。只有培养出专业的复合型人才队伍，才能使高职院校档案信息化建设满足现代信息化需求，使档案管理工作向现代化、规范化方向迈进。

6结语

总而言之，档案信息化建设是顺应时展的必然趋势，除了提高档案管理效率，还提高了查询检索效率。所以高职院校档案信息化建设势在必行。要认清形势，不仅要制定规范可行的管理制度，还应具备清晰明确的实施方案以及完善的基础设施建设，只有这样，才能稳步高效地推进高职院校档案信息化建设。

作者:金荣蓉 王树娴 单位:南京铁道职业技术学院

参考文献:

［2］国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知档发〔2002〕8号．

［3］童晓风．对高校科技档案数字化建设的思考［J］．档案信息化，2013，(1):18～19．