新形势下档案信息化建设思考

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内容摘要：当前，随着信息化、网络化发展，档案工作在面临新的机遇的同时，也出现了一些新的问题。如何以改革精神、开放精神加强档案信息化建设，是摆在我们面前亟需认真研究、探讨并加以解决的重要课题。

关键词：档案管理;信息化建设;电子档案

一、档案业务信息化势在必行

(一)内力所迫———社会需求与档案业务发展规律。社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案管理对象不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体。档案的数字化，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。因此，档案工作亟需实现信息化管理，以适应社会发展需求，更好地服务各项事业产业发展。

(二)外力所驱———电子业务的普遍应用。计算机网络的普及促进了信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境。

(三)动力所在———国家政策的支持。2002年，国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局网站，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。2016年4月1日国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系，并将“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升”列为“十三五”期间主要的工作任务。

二、档案信息化面临的主要问题

(一)档案管理人员电脑操作技术水平有待提高。档案管理人员应对网络安全隐患的能力有待提高，不能及时发现和有效预防档案信息篡改、窃取等安全事故。

(二)档案信息化载体存在安全隐患。信息化背景下，档案业务主要依赖电脑、网络，这给档案管理工作带来一定的安全隐患。计算机硬件可能因各种原因发生故障，导致存储在上面的电子档案信息丢失，造成难以挽回的损失;计算机病毒利用软件中的缺陷，在系统程序或应用程序中植入病毒程序代码，会导致系统瘫痪、数据丢失;黑客的攻击也会随时威胁档案信息的安全。

(三)配套管理制度需要进一步完善。目前，档案管理工作主要依靠年终绩效考核和民主测评，尚未建立一整套科学有效的存储整理办法、责任管理制度和考核激励制度，制约了档案信息化建设科学化水平的提高。

三、新形势下档案信息化建设的对策

(一)健全机制体制，营造科学严密、规范合理的制度环境。一方面，健全责任管理制度。档案管理人员需要对所制作、存储的文件负责，制定相应的责任管理制度，对于已经发生的电子档案安全事故，应该及时查找原因，明确事故责任，给予有关责任人员相应的处罚，这样，才能起到警示作用，防止类似事故的再次发生。同时，对各级档案管理部门落实责任制情况进行考核，达到有效督促改进工作的目的。另一方面，健全双重保存制度。虽然信息化管理给档案存储、利用带来便利，但电子档案同其他数字信息一样易受到木马病毒等安全隐患影响，纸质档案特有的稳定性是电子版无法替代的，同时纸质档案的法律效力也是电子档案所不具备的，因此纸质档案作为原始信息还是必须保留的，以保证档案的真实性，电子档案更倾向于档案日常管理、利用，两者结合共同为日常工作服务。

(二)加强教育培训，营造干事创业、爱岗负责的良好氛围。档案信息系统归根到底在于管理人员的建立和维护，因此，档案工作人员的素质和安全意识在整个档案信息化建设中至关重要。在档案信息化建设过程中，必须通过培训教育档案管理人员，不断提高其责任意识和安全防范意识。档案人员直接接触党和国家及各个部门的重要机密，尤其在当前信息化时代，随着现代电子技术在档案工作中的广泛应用，保密工作的难度相对增大，对档案管理人员的安全防范识要求更加严格。因此，要在加强对档案管理的相关政策进行认真研究，对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，切实加强档案资料的安全性研究，确保档案资料的安全完整。同时，必须强化档案人员的责任教育和理想建设，引导档案管理人员树立坚定的理想信念和良好的职业道德，以强烈的政治责任感和爱岗敬业精神，热诚地做好档案管理和档案服务工作。

(三)加强技术保障，提供安全可靠、稳定健康的运行环境。对档案信息化来说，除提高安全意识、加强安全管理外，还要从技术层面上保证信息安全。一是身份准入。在建立档案管理系统的时候，对电子档案设置身份准入权限，这样可以有效控制对计算机中目录、子目录、文件和资料等的访问，防止非工作人员对电子档案进行非法操作。二是加密存储。对电子档案进行加密处理，只能够以只读的形式进行查阅，就难以对电子档案进行修改，电子档案的真实性、完整性和安全性得到保障。三是定期备份。对电子档案定期进行备份，当电子档案被破坏或丢失时可以用备份文件恢复到备份时的状态。为了保证电子档案的安全，还需进行容灾备份，建立两套或多套功能电子档案备份文件，保证电子档案信息可以安全地保存。四是技术防范。定期进行网络软、硬件的检测，及时修补安全漏洞;运用现代技术不断跟进和完善档案安全管理设施设备，确保档案存储环境安全可靠。

作者:段艳红 单位:河北省广播电视技术中心