企业档案信息化建设思考4篇

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第一篇：施工企业科技档案信息化建设路径思考

摘要：随着互联网技术的快速发展，档案管理和服务工作也进入到了信息化时代，为其发展提供了难得的机遇，促使档案管理和服务工作逐步向数字化、系统化、专业化的方向发展；但是也带来了一定的挑战，无论是档案管理工作，还是档案服务工作，都需要有相应的改进和优化。本文结合笔者多年的工作经验，对施工企业科技档案信息化建设路径进行了深入地探讨，具有一定的参考价值。

关键词：信息化；档案管理；档案服务

随着互联网技术的快速发展，施工企业科技档案管理和服务工作也进入到了信息化时代，为其发展提供了难得的机遇，促使科技档案管理和服务工作逐步向数字化、系统化、专业化的方向发展；但是也带来了一定的挑战，无论是科技档案管理工作，还是科技档案服务工作，都需要有相应的改进和优化。本文就施工企业科技档案信息化建设路径进行探讨。

1强化科技档案管理系统的建设

施工企业科技档案管理系统是传递科技档案信息、收集科技档案信息、促进科技档案信息应用的系统。众所周知，施工企业的生产经营会受到科技档案的较大影响，为了能够将科技档案的作用予以最大化的发挥，需要建立完善科技档案管理系统，强化科技档案管理系统的建设，使之达到功能强大、内容全面、结构严谨的功用。第一，要对科技档案管理系统的管理权限进行设置。科技档案管理系统的数据存储、维护等都需要指派专人来予以负责，全部进入到科技档案管理系统的人员，都应该备注记录；第二，要对科技档案管理系统的数据存储功能进行完善。科技档案管理系统应该要支持存储不同类型的信息文件，以及不同格式的信息文件，且信息存储量要大；第三，要建立起快捷、便利的信息网页浏览。信息网页浏览的建立，有利于更加高效、更加快速地为用户提供科技档案信息服务。

2科技档案信息资源建设

通常而言，科技档案信息资源的建设主要包括2个方面：一方面，是数字化转化原始馆藏资源。众所周知，在大规模应用计算机技术之前，施工企业的科技档案信息资源基本都是以纸质化为载体，这些历史纸质档案在时间的流逝下已经不同程度地出现了破损的现象，再加上历史纸质档案会受到时间、地域的较大影响，不利于相关人员的有效使用，针对这种情况，应该将施工企业的纸质科技档案转化为数字化文件，但值得注意的是，在扫描完纸质档案之后，要注意认真核对，以免出现扫描信息不对称、扫描遗漏的问题出现。另一方面，要注意收集科技档案的电子文件。电子文件主要包括2个方面，分别是新出现的科技档案文件和已扫描的纸质档案，注意要对其格式予以规范，并且对收集时间、收集人员进行注明。

3创新档案信息服务

施工企业档案管理工作人员在信息化背景下要勇于解放思想，对科技档案信息服务观念勇于创新。第一，对科技档案信息资源共享平台予以充分利用，对科技档案信息利用途径予以深入地拓展，同时，改进科技档案信息的宣传方式，切实提升科技档案信息的服务水平，实现科技档案信息资源共享。第二，科技档案信息价值的真正有效发挥需要建立在安全的基础上，科技档案信息服务更离不开安全。但是从目前来看，信息化的快速发展也带来了系统瘫痪、黑客入侵、信息失密、病毒泛滥等现象的出现，严重威胁到了档案信息安全，由此可见，务必要加强科技档案信息安全。一是网站安全问题整改。对本单位网站存在的安全隐患，及时与网站开发维护公司对接，要求进行安全隐患整改和漏洞修补，并把整改情况反馈给上级档案部门和公安分局网络监管部门。二是档案信息管理系统安全自查。对正在使用中的档案信息管理系统进行全面安全自查，梳理使用中发现的问题，列出整改清单，逐条进行整改。三是落实基层单位档案信息安全管理工作。各个基层单位应该开展自查和整改工作，要求在使用档案信息系统时做好相关安全管理工作。上级部门可以随时进行系统后台检测和现场抽查，督促各单位安全措施落实到位。

4强化科技档案信息的安全性建设

4.1加强科技档案信息安全工作

一是在施工企业职工大会上及时传达学习上级下发的科技档案信息工作文件精神，进一步强化安全观念，增强科技档案信息安全意识。牢固树立“信息安全，人人有责”的理念，提高科技档案信息安全管理水平和网络信息安全意识。制定完善《计算机设备管理办法》《科技档案信息系统安全运维管理办法》等内部管理制度，建立了以各单位负责人为第一责任人的安全管理责任制，并制订安全管理细则，实行安全责任层级管理，全面落实网络及信息安全责任。二是结合当前开展的标准化试点工作和绩效考评的相关规定，进一步健全完善科技档案信息安全制度建设。规范管理、规范操作，统一制作内外网识别标签，在内外网设备和接口的醒目位置分别张贴，杜绝因误插网线出现违规外联。严禁在内网网络上接入无线路由器等无线设备，杜绝内网及其终端违规外联行为发生。三是加强对施工企业科技档案信息系统网络的日常管理，加大日常宣传和网络安全检查力度，让安全防范意识固化职工头脑。不定期组织人员对科技档案信息系统进行定期与不定期安全检查，实时监控网络的运行状况，按时升级系统补丁，增强对病毒攻击的防御力，及时发现处理网络运行中出现的问题，确保科技档案信息系统的网络安全。

4.2加强科技档案信息系统网络的实时监测

网络检测是指对网络对象的安全性进行信息反馈、信息监控，一旦网络中存在着数据传输的情况，那么可通过神经网络数据分析、数据挖掘、入侵检测等多种措施来对数据的正常与否予以判断，进而预测是否存在着异常数据流、非法数据流。此外，还可以采取相应的安全防范技术来将异常数据流、非法数据流诱导到伪服务器、伪主机上，最大限度地避免出现计算机网络安全问题，确保科技档案信息安全。

4.3建立起安全性控制的恢复与备份机制

安全控制是指在连接各个网络服务设备之后所采取的安全保障措施，能够有效地限制某些不合理控制。建立起安全性控制的恢复与备份机制，能够有效地防止出现误删重要文件、恶意篡改重要文件等情况、值得注意的是，虽然恢复与备份机制能够取得较好的效果，但是操作复杂，仍然存在着漏洞，还需要在未来的时间内予以有效完善，提高成功率。

4.4不断引入和更新网络应用技术

施工企业可以积极引入信息加密技术、防病毒技术、防火墙技术、漏洞扫描技术等网络应用技术。为了能够增强安全防护力度，可同时采用网络版病毒防护软件和单机版病毒防护软件，将单机版病毒防护软件安装在各个计算机单机上，将网络版病毒防护软件安装在工作站，以便能够远程扫描数据资源，提高病毒清除效果和系统检测效果。此外，有条件的单位还可以采取“生物识别技术”，生物识别技术包括人的面孔、骨架、指纹等人体特征，属于加强版的身份验证方式。

5结论

总之，要做好施工企业科技档案信息化建设工作，才能够使施工企业科技档案工作步入现代化、制度化、科学化、规范化、信息化的管理轨道。

作者:田树娟 单位:中铁建大桥工程局集团第三工程有限公司

参考文献:

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[2]杨靖.新形势下施工企业档案管理的新思路[J].安徽预防医学杂志，2005，22（5）：145-147.

[3]史群.档案管理人员应加强修养、提高素质[J].大家健康：学术版，2013，18（19）：143-146.

[4]房云鹏.施工企业档案管理创新的有效途径研究[J].兰台内外，2013，22（5）：156-160.

第二篇：企业土地档案信息化建设探讨

一、土地档案的含义及土地档案管理的重要作用

1.土地档案的含义。土地档案是国土资源实践活动中直接形成的具有保存价值并归档保存的文字、图表、光盘、声像、电子文件等材料，记载了土地资源开发、利用的全过程，包括土地调查、土地勘测、土地登记、土地规划、土地流转、土地纠纷解决等内容。它是一种重要的具有长期查考、利用价值的信息资源。企业土地档案反映着企业建设生产用地发展的历史真实面貌。

2.土地档案管理的作用。土地档案是不同历史时期土地档案制度和措施的汇集，也是各项技术成果的真实记录。它对于保护国土资源、合理开发、有效配置土地资源具有凭证、参考作用。它不仅是国土资源管理工作的重要组成部分，也是企业档案的重要组成部分。土地档案在土地管理工作的发展过程中，起着越来越重要的作用。土地档案涵盖了土地管理工作的方方面面，包括土地管理工作的政策、法规、典型经验、工作成就，编制机构的历史沿革等资料。从某种意义上讲，土地档案是土地管理工作的“史志”。

二、企业土地档案管理的现状

本公司企业土地档案原由公司矿区服务事务部管理，2010年根据集团公司《中国石油天然气集团公司土地管理办法》规定，集团公司、所属企业土地档案的收集、整理、交接、归档、登记、利用及销毁、应纳入档案管理体系统一管理。矿区将土地档案移交给公司档案馆，其中大部分档案均为纸质档案，由档案袋分装，管理提供利用特别不方便。随着企业的不断发展壮大，土地档案作为有效的法律凭证，其利用率也不断扩大，重点是服务于本企业各项工作考点，法律监督、经济建设等提供服务，以前档案管理方式已不适应企业的发展，这样大量的土地档案需要进行信息化处理，通过数字化、信息化、网络化管理来提高土地档案的开发利用和服务效能。推进企业土地档案信息化建设势在必行。

三、企业档案管理信息化的意义

1.有利于保护档案原件。企业档案信息化管理可以利用信息化的手段将档案原件扫描到计算机，然后以电子文件的方式分类、管理和保存。避免了档案原件的损坏，同时大大降低了档案原件丢失的风险。使档案原件管理起来更加的方便、可靠。

2.有利于档案文件的归档。以往档案的管理模式过于繁琐，需要管理者通过手工工作来整理档案和制作目录。这样耗费了管理者大量的精力和时间，并且容易造成一些错误。改动信息的时候更会引起一连串的连锁反应，很是花费时间。信息化的管理方式就可以避免这个问题，只需要管理者利用计算机进行一些指令操作即可完成操作。大大节省了时间，也提高了工作的质量和效率。

3.有利于档案的整理和共享。一些职业部门要查阅档案，要经过很复杂的工序。需要领导的同意才能到档案部门进行查阅。查阅可能要往返档案部门多次，过程相当的繁琐。如果企业的档案信息化管理，我们完全可以利用局域网进行档案的共享，给予需要查阅档案的部门一定的阅读权限，就能完全避免这种情况的发生。

4.使档案的检索更加方便。以前检索档案，我们主要利用档案管理者之前指定的目录进行检索，查询档案时相当的费力。而且一旦原有的管理者调离或者辞职，新的管理者一时之间可能很难适应原来管理者所制定的目录。这样就会造成检索档案的时候速度很慢，费时费力，也达不到预期的效果。信息化管理档案，我们利用计算机里的目录对档案进行检索，更加迅速也更准确。而管理者指定的目录也大体相同，很利于检索。检索时，会大大提高档案管理者的工作效率。

四、加强管理，推进土地档案管理信息化

1.制定完善的档案制度。企业档案信息化管理的进行必须要有一个完善的档案制度作保证。制度必须规范化、程序化，而且能适应电子档案的特点。这一制度要确保电子文件全过程的原始性、有效性和完整性，应包含多方面的内容。主要制度应该有：设备维护管理制度、软件的维护与应用规范、文件录入更改的审批制度、系统安全与保密制度等。

2.加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。改善软、硬件设施，提高信息化水平，配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案管理各项功能的基本保障，企业应根据实际需要投入财力，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备。

3.培养高素质档案管理人才。档案工作人员必须进行各项技能培训。档案管理工作人员首先要明确自己的责任，重视档案管理工作，其次要始终坚持提高自身专业知识水平，以适应不断创新的档案管理新方式。档案工作人员除了自学的方式外，还可以参加各类专业培训班、继续教育等，充分利用多方优势，用最短的时间系统地掌握最新的知识和技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

五、土地档案管理信息化建设中存在的问题

（1）对土地档案作用的认识不足，不重视信息化建设，认为土地档案的管理不能直接产生经济效益。导致领导者档案意识淡薄，部分领导对档案作用的认识不足，没有把档案管理工作放在应有的高度来抓，档案信息化建设就更无从谈起。（2）档案管理信息化建设质量有待提高。人才队伍数量和质量不足，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识。档案人员队伍年龄偏大，计算机业务和网络技术能力偏低。（3）经费投入不足。众所周知，档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，已成为当前档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐，就必须加大投入，更新设备和技术，吸引高素质人才。而目前企业由于各种原因对此重视不够，投入不足，经费问题成为制约档案工作发展的一大因素。企业拥有的大量土地档案，将这些档案根据现实的需要，系统、有序地进行整理，把档案信息转化为动态的、增值的生产力要素，是土地档案工作为经济建设服务的重要途径。随着科学技术的飞速发展，人类进入了信息化时代，传统的档案管理方式已无法满足更多和更为广泛的服务要求，档案管理现代化、信息化也是发展的必然趋势。

作者:贾春玲 单位:中国石油辽阳石化分公司

第三篇：企业档案信息化建设改善措施

摘要：随着科学技术的快速发展，计算机信息技术已经广泛的应用于各个行业中，尤其是在企业的档案管理中得到了有效的应用，有效的提高了档案管理水平，并且能够促进档案信息资源的开发和利用，真正的挖掘出档案管理的内在价值。企业档案信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势，对于促进企业的全面发展具有重要的意义。但是在企业档案信息化建设的过程中还因为种种因素的限制而影响到信息化的进程，所以文章对于企业档案信息化建设中存在的问题进行分析，然后提出改善的措施，对于促进企业档案信息化建设的发展进程具有重要的意义。

关键词：企业档案；信息化；建设

企业档案管理是对企业经营发展过程中各项珍贵资料的记录，通过对档案信息资源的分析和研究，能够更加详细的了解企业发展过程中的真实状态，从而为企业各个部门的发展以及企业经营决策的制定提供有利的参考依据。在信息传递速度高速发展的时代背景下，对企业的档案管理工作提出了更高的要求，不仅要提高档案信息资源的收集分析效率，而且还要充分的开发利用档案信息资源。信息化建设是企业档案管理发展的必然趋势，通过信息化模式的建设，可以创建档案信息转的共享平台，不仅能够加速档案信息资源的传播速度，而且能够为深入的挖掘档案信息资源，提高档案信息的利用价值奠定坚实的基础。

一、企业档案信息化建设中存在的问题

（一）基础设施配备不齐全

企业档案信息化建设是对以往工作方式的一种创新，从档案信息的收集录入，到后期的整理以及开发利用等各个环节，都需要以计算机网络为平台进行处理和操作，所以需要依赖于先进的信息化设施。但是有些企业因为没有认识到档案信息化建设的重要性，所以并没有投入足够的资金购置基础设施，在基础设施配备不齐全的情况下，直接影响到档案信息化建设的正常开展，对各个环节都会产生很大的影响。

（二）档案信息化建设管理体系不完善

档案信息化建设工作是一项比较复杂而系统的工作，所以需要建立完善的管理体系，对整个工作的开展制定详细的规章制度。但是部分企业的档案信息化建设管理体系不够完善，相关的制度不够全面，没有根据企业的发展实际制定适宜的管理策略，所以在档案信息化建设工作开展的过程中缺乏可靠的依据，阻碍了档案信息化建设的进程。

（三）档案信息管理人员的素质有待提高

在实行档案信息化建设以后，各项工作的开展都需要在计算机网络中完成，工作模式与以往完全不同，所以对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要具有扎实的档案管理知识，同时还要熟练操作档案管理软件。但是在实际开展的过程中，却因为缺少这种档案和信息处理的复合型人才而影响到档案信息化建设的进程。因为有些档案管理人员从事传统的档案管理工作时间较长，对于全新的档案管理模式不仅要有思想意识上的转变，同时还要能够熟练操作计算机管理软件，所以一时还无法适应，在管理流程上还需要慢慢的熟悉，所以综合业务素质有待提升。

二、加强企业档案信息化建设的建议

（一）加强档案部门基础设施建设

电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。所以要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网，使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

（二）完善档案信息化管理体系建设

管理体系是开展档案信息化建设的重要依据，所以需要根据企业的发展实际，完善管理体系的建立，制定详细的规章管理制度，为档案信息化工作的高效开展提供有利的依据。对工作流程的实施，各个岗位的职责，开展工作过程中的各种注意事项等要有详细的规定。新的档案工作模式，需要有新的管理制度，并且能够得到彻底的贯彻落实，由此才能够为档案信息化建设工作的开展提供有利的条件。

（三）加强档案管理专业队伍的建设

档案管理人员的综合业务素质直接关系到企业档案信息化建设工作的开展效率，所以需要加强对档案管理人员综合素质的培养。新的档案管理工作模式，思想意识上的转变是重要的开始，所以要加强对档案管理人员在工作理念上的教育培训，使其深刻认识到档案信息化建设工作的重要性，并且明确档案信息化建设是时展的必然趋势，所以在内心深入认可这种全新的工作模式。然后加强对计算机软件的操作培训，从最为基础的计算机操作到档案管理软件的使用，逐渐适应和熟练。档案信息化建设工作不是一朝一夕就可以完成的，需要档案管理人员有一个适应的过程，在不断学习的过程中提高业务素质，为档案信息化建设的高效开展做出更大的贡献。

三、结束语

档案信息化建设工作的开展是时展的必然趋势，是对档案管理工作进行改革的重要手段，传统的档案管理工作已经无法适应时代的发展趋势，所以急需进行档案信息化建设。档案信息化建设是一项复杂而系统的工作，需要建立完善的管理体系，并且健全各项规章管理制度，配备齐全的基础设施，加强对档案管理软件的开发，提高档案管理人员的综合业务素养，从而为企业档案信息化建设创造有利的条件，为促进企业的进一步发展奠定坚实的基础。

作者:高丹 单位:中国联合网络通信有限公司大兴安岭地区分公司

参考文献:

[1]张英奎,王飞,房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报(社会科学版),2014-09-15.

[2]包学栋,张楠,曹岚,谷静.探析企业管理中的档案信息化建设路径[J].中国商贸,2012-04-11.

[3]吕萌,于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用,2012-03-08.

第四篇：企业档案信息化建设实践与思考

摘要：随着科学技术地不断发展，中国社会已经逐步进入了信息化时代。信息是企业发展的动力，信息化也是企业发展的趋势，因此，企业档案信息化建设需要得到更多的重视，相关工作人员应当对其进行深入地思考并进行实践，把企业档案信息化建设得更加完善。本文从档案管理软件、电子文档的管理、库存纸质档案信息化三个方面进行分析和思考。

关键词：企业档案信息化建设；思考；实践

目前是一个信息化的时代，企业档案管理也应给适应当前的现状，寻求管理方面的突破，而企业档案信息化建设正是符合当前企业情况档案管理的发展要求。企业的业务往来资料、账务资料、人事资料等都是企业文档的重要的组成部分，对于企业的生存和发展都有重要的意义。因此，把档案文件进行系统的归纳和整理是非常必要的，而且随着信息化的发展，企业档案信息化也是企业档案发展的必经之路。

一、档案管理软件

开发或者购买档案管理软件是档案信息化建设的第一步，要想档案信息化得到理想的效果，就必须合理选择档案管理软件。不论企业是选择开发或是直接购买档案管理软件，都应该以“实用”作为最主要的选择标准，结合本单位的技术实力、资金水平、档案室的规模等实际情况来进行档案管理软件的选择。如果选择了通用性档案管理软件，在进行实际工作时一定要根据企业的性质、模式和工作习惯来进行相应地调整，让档案管理软件更加适合于本单位的实际使用。在用户和开发商的共同配合下，充分发挥档案管理软件的各项功能，逐步提高企业档案信息化建设的质量。

二、电子文档的管理

电子文档是指通过计算机、扫描仪、录像机等现代科技设备，采用手动输入或是扫描输入等形式，经过计算机专业的处理，把相关的电子文档转化为计算机能够识别和处理的代码，储存在物理介质上，并可以利用网络系统进行传输的数字代码。电子文档就是档案信息化的直接产物，如何保存有价值的电子文档就是当前档案部门首先要解决的问题。笔者认为需要注意以下几个部分。

1.电子文档管理规章制度的建设

在企业档案信息化建设的过程中，建立起相应的技术标准、管理标准和工作标准是工作的重点。企业在建立各项标准时，必须遵循国家的相关标准，满足行业的要求，结合自身档案管理的特点进行制定，不能把国家和行业的标准照搬过来，避免规章制度不适合企业管理的情况。具体内容方面，必须要把各个部门的职能和责任划分清楚，工作和职责都要狠抓落实。对于经常使用的利用价值较高的电子文档要在保证入库的情况下，对其归档的范围进行适当的调整，要遵循“宜宽不宜窄”的原则。最后需要注意电子文档的备份，保障电子文件得以持久的保存。

2.加强电子文档的安全防护

每个企业在经营的过程中都存在着一定的商业机密，这些商业机密有时直接关系着企业的盈利情况，一旦企业的商业机密泄露就可能给企业带来难以估计的损失。因此，在进行电子文档传输的过程中要保证电子文档的安全就是相关工作人员工作的重中之重。笔者认为，要加强电子文档的安全防护就要重视维护电子文档安全的技术手段，采用完善的电子文档程序、加密电子信息、防治计算机病毒等等措施来提高电子文档的安全性。内部管理要严格执行，在避免内部泄密的同时，防止外来入侵，让黑客难以破解企业的信息系统。

三、库存纸质档案信息数字化

库存纸质档案信息的数字化是档案信息建设的核心，要想达到完成库存纸质档案信息数学化的目标，需要非常雄厚的资金的支持、需要成立档案信息数字化的专项组织，让专门的人员来进行档案信息数字化的工作。如果在资金情况不满足的情况下，我们就可以采用选择性先把一部分最重要的纸质文档先进行数字化，然后逐步扩大库存文档的数学化规模，最终把所有的文档信息进行数字化。在具体进行信息输入的过程中，可以采用计算机手工录入或者通过扫描仪直接录入，形成文字性文件。还可以采用图片输入模式，把纸质文档进行拍照，然后直接录入图片，形成图片性文件。这两种录入方式各有优缺点，具体要怎样录入，需要信息化工作人员根据企业的需要决定。就笔者自身的经验来说，只要在资金、技术都满足的条件下，最好把两种录入方式结合起来，这样既有助于档案信息的保护，保留文档资料的原始状态，又可以为利用者进行使用提供了方便。

四、总结

综上所述，企业档案信息化建设对企业发展有着非常积极的意义，企业应当对信息化档案提供资金和技术上的支持，促进企业档案信息化建设的发展。作为相关的工作人员，我们应当加强信息化建设的理论研究和思考，并把研究成果运用于实践，把企业档案水平提到一个新的层次。

作者:高福杰 吕艳兵 单位:东北工业集团有限公司 东北工业集团有限公司

参考文献：

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