我国高校档案信息化建设论文9篇

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第一篇：高校教学档案信息化建设探讨

一、高校教学档案信息化建设的重要性和紧迫性

国家档案局2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，提出“本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。”山东省档案局2014年印发的《山东省档案工作科学化管理规范》测评中，对示范单位的信息化建设标准占到了15%。近年来，电子档案大量增多，同时由于干部学历认证、身份认定、学生出国留学、士兵提干等原因，教学档案的利用频率和数量急剧上升。以潍坊学院档案馆教学类档案查询利用情况（见表1）为例，2015年教学类档案查询利用数量比2013年增加了90.2%；教学类档案查询利用数量在查借阅总数中的比例由11.9%提高到18.3%，提高了6.4%。而建立在手工基础上的传统型档案管理模式，不仅增加了档案的磨损，而且效率低下。据统计，传统档案管理模式下，查询、利用档案的效率仅为信息化后的30%。原有的以纸质档案为主的状况越来越不适应档案保管、利用的需求，教学档案信息化建设势在必行。

二、高校教学档案信息化建设现状分析

继2002年国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》之后，教育部、档案局2008联合年《高等学校档案管理办法》，高校档案信息化工作逐步开展，档案数字化工作有了较快发展，但在教学档案信息化开展过程中依然存在许多亟待解决的问题。

1.教学档案信息化建设缺乏资金投入

基于教育部现行的评估理念：“对国家负责，为学校服务”和“以学校为主体，以学生发展为本位”《教育部关于开展普通高等学校本科教学工作审核评估的通知》（教高【2013】10号），使得高校将办学经费更多的倾斜到到教学、科研、大学生创业就业等工作中，更为关注教学设备、教学质量等方面。高校对档案信息化建设缺乏足够的重视，在高校年度工作规划中将档案工作排在最后。高校过快扩张，基建建设、设备购置、科研投入已经让学校的财务状况捉襟见肘；档案工作信息化工作从前期建设到后期维护，都需要大量的资金投入，如此大量的资金投入让学校财务无法负担。对排在学校工作末位的档案工作而言，高校在财力、物力投入上只能维持基本的日常业务运转。

2.教学档案信息化建设标准不规范

《全国档案信息化建设实施纲要》中对于档案信息化法制建设提出了具体要求：“集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准，采取切实措施进行宣传与贯彻。要优先制订电子文件归档，档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准，加快建立健全档案信息化标准实施机制。”目前，高校教学档案信息化建设已普遍开展，但是档案信息化法规、标准建设一直滞后于档案信息化建设的整体水平，包括档案综合管理系统、电子文件归档与管理规范、电子公文归档管理暂行办法、电子文件储存机制、档案数字化标准、依据、数据的储存、管理方式、档案信息安全在内的规范多次调整，没有统一标准制的现状制约着档案信息化建设的发展。

3.教学档案信息化建设专业人才的匮乏

教学档案的特殊性，使得从事教学档案收集整理的人员除具备专业的档案知识外，还要熟悉学校教学工作。高校在选配教学档案管理人员时：专职档案员年龄偏大，女性偏多；兼职人员多由新进教师、行政人员担任，更换频繁。高校档案信息化建设的从业人员则需要相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识等相关技能。从事档案工作为教辅岗位，职务职称晋升时不具备竞争力，对专业人才缺乏吸引力度，从而导致具有相应计算机知识的人员不愿从事繁琐的档案工作，更倾向于教学一线或者从事科学研究。高校形成了教学档案业务人员缺乏相关的计算机技术，具有计算机知识人员不愿从事教学档案工作的不利局面。由于信息化建设专业人员的匮乏，档案信息化建设同时要熟悉计算机的软件升级、系统维护、数据资源开发等后期档案信息资源维护工作无法开展。

4.教学档案信息化建设发展不均衡

高校教学档案信息化建设受到高校的整体发展水平的不均衡性的影响，包括学校经费投入、整体科研水平等因素，导致高校教学档案信息化建设标准不一、形式各样。在档案数字化处理阶段也表现各一，据山东档案局统计的情况：约有30%的高校档案馆只对馆藏的特殊档案进行数字化处理，如山东大学档案馆的《山东大学报》；剩余的高校只对馆藏极少数档案进行了数字化处理。整体科研水平高的高校自行研发档案综合管理系统，如南京大学研发使用了南大之星档案管理系统；多数高校则购买档案综合管理系统。在档案信息的利用方面差距也比较明显：档案综合管理系统可以同学校其他办公系统对接使用，如山东大学档案馆通过档案综合管理系统，可以实现对学生学籍信息、考试成绩等内容的直接提取、使用；而有部分高校档案综合管理系统使用还在停留在单机版阶段。

三、高校教学档案信息化建设对策

1.加大教学档案信息化建设资金投入

学校要按照《档案法》和《高等学校档案管理办法》的要求，切实增强档案意识，高度重视学校档案工作，将档案信息化纳入“数字校园”建设的总体格局，根据高校实际制定档案信息化发展方案。按照档案信息化发展要求，保证信息化建设所需资金。不仅仅保证信息化建设必须的计算机、扫描仪、移动存储器材等硬件设施配备，还要在软件更新、系统维护、使用利用等软件设施上加大资金投入力度。

2.加速教学档案信息化标准体系建设

尽快研究制定并出台一批急需的档案信息化法规、标准。这些法规、标准要涵盖包括档案综合管理系统、电子文件归档、档案数字化、数据库建设、档案信息利用、档案信息安全在内的教学档案信息化建设的各个方面。

3.加快教学档案数字化进程

高校应对现有的馆藏档案资源进行系统的登记统计，根据统计结果，结合学校档案工作实际制定档案数字化方案，分门别类的进行数字化工作。对新生成的教学档案：将档案综合管理系统与学校OA办公系统联网，使得各教学管理和职能部门形成的教学档案形成数据库，实现网上输入、网上查询、网上利用。对原有老旧教学档案根据不同全宗、保管期限、保存状况、使用频率等因素综合制定数字化规划，安排专人、专项资金逐步进行数字化处理。数字化同时进行数据库建设，保证数字化的实用性。

4.加强档案人才队伍选配和培养

一是合理选配档案人员队伍。档案工作人才选配时除了考虑政治觉悟、责任心、业务素质方面的因素，还要考虑档案组成人员的知识结构、年龄结构和开拓意识，必要时和可以引进计算机专业人才。二是加强对档案人员继续教育。为档案人员提供在职学习机会，有计划的组织档案人员进行档案业务知识、理论知识和计算机应用技术的培训学习。三是切实提高档案人员的待遇和地位。使用合理的工作机制吸引和激励档案工作人员，在职务晋升和职称评价时充分考虑在职档案人员的工作性质和工作能力，激发其工作热情。

作者:任志强 单位:潍坊学院

第二篇：高校档案信息化建设探讨

教育部和国家档案局在2008年出台了《高等学校档案管理办法》,文件指出高校档案管理应当“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”,档案收集范围囊括了党群类、行政类、学生类、教学类、科研类等十一个门类的文件资料。这说明国家重视高校的档案管理工作,对档案信息化提出了高水平的要求。高校档案信息化工作需要高校档案管理工作者高度重视,同时也是一项函待解决的问题。

一、高校档案信息化的含义及档案信息化建设的意义

1.高校档案信息化

根据相关部门的要求,以计算机、网络作为信息技术的载体,对高校档案进行收集、整理、保管、开发和利用的管理过程就是高校档案信息化。也就是说在高校档案的管理工作中,将纸质文件采用信息化手段进行处理,同时保存纸质文件和电子文件,同时,对档案文件资源进行深度开发,为准确管理档案和高效利用档案奠定基础。2.高校档案信息化建设的意义高校档案的信息化建设是高校档案管理工作的重大创新和变革,有助于档案管理、信息挖掘和深度利用。高校档案信息化建设具有重要意义。第一,满足高校档案保藏量大且增加速度快的现实需要。第二,提升了高校档案管理水平和利用效率,为高校科34NO.214研、教学等工作更好的服务。第三,有利于保护档案安全和系统完整。第四,减少了档案存储空间和管理成本。纸质档案文件会占用较大的存储空间。档案信息化减少了人力成本和纸张的浪费。

二、影响高校档案信息化建设的主要影响因素

1.档案管理理念落后

高校的档案管理工作者的档案管理的理念还没有转变过来,仍停留在“重藏轻用”,不重视档案资源的深度开发和应用服务。档案管理者仍和以前一样,档案文件材料收集的主动性不够,导致部分重要的文件材料没有收集成功。

2.信息技术水平不够

信息技术在档案信息化建设中涉及到档案资源建设、档案管理、档案资源服务三个方面。档案资源的建设是档案信息化工作的第一步。档案资源包括档案原文、目录和编研信息等。档案原文信心是通过扫描等手段将纸质档案文件转化为电子版的文件材料、照片、视频等储存在磁盘等介质中。档案目录是由档案管理者人工制作得到。编研是指档案资源的深度挖掘和开发,将各种信息进行整合。档案管理是对档案资源进行管理,比如统计、鉴定、存储、备份、访问与控制等。当档案管理系统要升级时,档案资源失真、丢失的风险较大。档案管理中,应当对相关人员进行完成权限分析管理的关注,对下载的文献进行文化处理。档案资源服务是通过一种传递方式,如互联网,将档案信息资料提供给使用者使用,并通过信息技术手段提供给用户查询、使用。档案管理者可以在档案管理的基础上,为档案使用者提供网络检索服务、下载服务、网上浏览等档案管理服务。

3.档案信息化建设投人资金不足、设备利用率低

档案信息化建设需要较为先进的设备来完成,如扫描设备。高校对档案管理部门的资金投人不足,不能开发或者采购适合的先进的档案信息处理系统。部分高校,连档案管理部门连计算机都不多。也有部分高校,购人了较先进的设备,但是不重视使用,严重浪费了设备。

4.档案信息化建设人才队伍不足

由于领导的档案信息化建设意识不足,因此对档案信息化建设的人才队伍建设不重视,导致人才缺乏。合理的档案信息化建设队伍应当包括专业的档案人才、技术人才、管理人才、法律人才等。档案信息是经过档案管理者通过智力劳动加工形成的,需要具备较强的专业知识和文字功底。

三、高校档案信息化建设的应对策略

1.转变档案管理观念

档案管理工作者应当重视档案信息化建设工作,将以前的“重藏轻用”的观念转变为服务观念。将以前人工检索等较落后的方式转变为依靠信息化技术,在互联网上进行档案资源检索等服务。

2.提升信息化技术水平

在档案信息化技术方面,应当建立统一的管理平台,平台由网络、计算机、扫描仪等设备构成。管理平台的核心是档案管理软件的开发和运用。档案管理软件应当具有以下特点:(1)分级授权。档案的保密工作可以通过分级授权实现,不同级别的人可以获得相应的信息。(2)明确标准。数字化的档案的采集、整理、归类、编目需要统一标准,这样具有可移植性。原始档案应当与数字化的档案的目录一一对应。(3)数据传输安全性好,无安全漏洞。

3.加强档案信息化人才队伍建设

档案管理人员应当具备良好的档案管理知识和业务能力,同时还应掌握与档案管理相关的知识,比如基本的计算机知识、写作知识、网络知识、数据库构建等知识。学校应当制定合理的考核激励制度,激发工作人员的工作热情,给予其晋升机会,提高其工作效率。同时,应当定期组织学习档案信息化建设相关的知识,提升专业技能。同时,选聘具备信息技术的人才。通过以上措施,可以构建一支合理的、工作素质高的人才队伍。

四、结语

高校档案信息化是高校档案管理发展的必然趋势,这会提高高校档案的管理水平。影响档案信息化建设的因素包括技术因素和非技术因素。档案管理信息化建设应从转变观念、信息技术水平提高、专业人才队伍建设几个方面人手,推动档案信息化的实现。

作者:徐跃红 单位:武汉科技大学

第三篇：高校财务档案信息化建设意义

高校财务档案信息化建设是国家不断发展中的产物，信息化建设也是适应国家发展趋势。但是在高校财务管理中存在有管理人员综合素质水平限制，管理机构不完善等客观因素的原因导致高校财务档案在建设信息化过程中遇到各种阻碍。下面针对高校财务档案实行信息化建设的意义和其问题产生的原因分析，探索如何建设信息化的措施。

一、高校财务档案信息化建设的意义探索

高等学校是我国人才培养和输出的重要场所，随着国家政治经济体制改革，信息化建设不断深入和发展，高校中的信息化建设也要适应社会发展的步伐不断发展创新。根据国家颁布发《全国档案事业发展“十一五”规划》中的规定明确指出了要将档案信息化建设作为一项战略性任务。目前我国高校财务档案信息化建设虽然较以前有所进展但是仍然达不到国家的规定要求。高校财务档案管理是高校信息化建设中的重要组成部分，随着信息技术和网络技术的发展，在高校档案管理中出现电子化信息档案管理，高校财务档案信息化建设对于整个高校信息化建设有举足轻重的作用，在高校财务档案管理中实行信息化建设也是适应现代社会发展的必然要求。高校财务的档案管理是学校在各项财务上的支出和收入的信息，具有保存价值。虽然信息化建设在高校财务档案管理中具有重要作用并也在不断的完善信息化建设，但是由于信息化建设中需要管理者不断提高自身的职业素养和一些管理方式的优化，因此在信息化建设过程中还存在一些问题。目前面临在信息化建设过程中遇到的一些问题，我们应该加强组织领导、整理和采集并且提高档案的使用效率，建立健全财务档案的信息化建设。

二、高校财务档案信息化建设中存在的问题

(一)对高校财务档案信息化建设重视程度不够

高校财务档案的信息化建设是基于信息技术和网络科技技术的基础之上，需要具有创新思维和掌握新技术管理人员进行操作，但是受到长久旧观念影响，部分高校的管理人员在思想上没有真正认识到财务档案管理进行信息化建设的重要性。管理者对信息化建设的意识不强势必会导致在建设过程中进程过慢，例如资金、设备、人才等方面的支持力度不够。管理者对信息化建设领导和组织能力不加强不能将信息化建设放在工作革新的首位在一定程度上会削弱人们进行改革的积极性，减慢信息化建设的进程。

(二)高校财务档案信息化建设没有规范的标准

高校财务档案信息化建设的概念早在十几年前就已经被提出，但经过这么多年的发展信息化建设虽然有一定的进展但没有很大的突破，究其原因还是因为管理者根深蒂固的传统思想，对新鲜事物接受能力不高导致在执行过程中不顺利。在对高校财务档案信息化建设中提出的一些标准没有一个规范制度限制，人们在进行信息化建设管理中没有与高校财务档案管理工作中的一些实践工作相联系导致理论与实践的脱节。由于我国高校财务在档案信息化建设中都是从头开始，没有成功案例和经验可以值得借鉴，因此在信息化建设中没有标准的范例可遵循使得管理人员在改革过程中困难重重，这在一定程度上也限制了信息化建设的步伐。

(三)高校财务档案管理人员缺乏信息化建设的相关知识

高校经过多年的发展加上国家人们的整体素质的提升，高校中的工作人员整体素质较之前都有很大的提升，无论是从学历还是职称上都基本符合目前的岗位要求。但是由于受到传统工作理念的影响，高校财务管理人员对于工作的侧重点不一样，大多只是按照工作惯例重视财会理论与实践的学习，加上高校目前对于财务档案管理中的信息化建设还没有引起足够的重视导致管理人员的一些思想观念不能得到及时的转变仍然停留在以往对于工作的认知程度上，对于信息化建设的工作也是简单化、随意化和粗放化。学校对于高校财务档案的信息化管理和建设的认知程度不够导致在人才的培养和选择上存在限制，没有能够熟悉财务和档案，又能将纸质档案数字化和信息化处理的复合型人才。

(四)高校财务档案信息化建设中没有明确的目标

高校财务档案的信息化建设看似很简单但是其中档案资料的管理是涉及到高校的各个部门之间的工作配合的。但是档案管理在高校中一直没有得到足够的重视导致高校中的领导层没有直接对档案管理进行领导，各部门的领导人员没有尽到自己的领导义务，在工作上出现责权分不清的现象。学校领导对高校财务档案管理中的信息化建设没有确定明确的目标使得在建设工作中没有目标可循，工作进程受阻，重视程度不够。

三、构建高校财务档案信息化建设的策略

(一)建立健全高校财务档案信息化管理制度

规章制度的建立是为了规范行为，所谓“没有规矩，不成方圆”，因此建立健全高校财务档案信息化建设的管理制度是完善信息化建设的前提和保障。财务档案的信息化建设不仅是高校财务部门的事情，其他部门也涉及在内，需要在工作上给予支持，各个部门积极参与到制度建设中，结合实际情况，从实践出发，制定一套行之有效的管理制度。

(二)切实完善现代化的基础设施建设

实现档案管理的信息化建设主要是借助了现代先进的信息技术和网络技术，信息化技术是借助一些设备进行依托的，因此基础设施的建设在信息化管理中有着很重要的地位和作用。本文中所说的基础设施包括有计算机、服务器、路由器、数据库管理系统等各种硬件和软件设备。档案信息化建设是借助这些设备进行，操作人员通过借助硬件和软件设备的操作对档案进行信息化处理。档案信息化基础设施建设中应该在硬件和软件设备中找到平衡点，对于软件系统应该做到力求完美，这样才便于操作人员在硬件设备上信息化处理档案资料。完善信息化建设中的基础设施才能保障档案的信息化建设稳定、高效的进行。

(三)进一步做好档案网站的建设

档案网站的建设是实现档案信息化管理的重要一步，对档案网站建设时需要注意几点：一是服务功能的完善，二是宣传功能的体现，三是交流功能的加强。做好这三个功能，健全档案网站的建设有利于提高档案信息化建设的工作水平和管理能力。

(四)加强高校财务档案管理的辅助

决策系统的建设随着信息化技术的应用，档案管理中对于信息化的要求也越来越高，在管理方式上也有更新的提高，单纯依靠传统的单一管理方式不仅效率较低也不适应发展中的档案管理制度，为了适应现代化管理水平的需要必须建立一个较为完善的高智能化的辅助决策系统，保障高校繁重的档案管理工作。(五)提高档案管理人员的业务水平随着信息化建设的不断完善，管理人员自身的业务水平和工作能力也要适应变革中的信息化建设步伐。加强对管理人员的再教育，在工作中对其进行培训，注重培养人员专业性的知识和操作技能，以便更好的进行工作操作做好技术支持。

四、总结

高校财务档案建设的目的在于保存信息，做好财务方面的进出有据可循，加强高校财务档案信息化建设是借助现展的先进技术将档案管理方式更加信息化、科学化，优化管理方式。本文通过高校财务档案信息化建设必须实行的现实问题并探索在实行过程中所遇到的一系列问题并进行解决，希望能够引起高校的普遍重视，加强信息化建设进程。

作者:晏灿业 单位:新疆师范大学计财处

第四篇：高校毕业生档案信息化建设研究

一、档案信息化工作的内涵

“档案信息化，就是我国档案行政管理机构通过统一引导，把现代化信息技术运用到实践活动中去，对不同种类的档案资源进行管控以及提供优质服务，以便适应信息化社会时代对不同类档案信息的综合应用需求。简单来说，即档案信息输入、存储、管理、应用等全面实现网络化、共享化、数字化。”

二、高校毕业生档案信息化建设的意义

从我国当前高校毕业生档案管理的实际情况来看，进行高校毕业生档案信息化管理对于社会具有重要的作用。由于信息技术的发展，进行这一项目的建设满足了时展的要求。高校毕业生档案作为重要档案资源，单位、部门必须紧跟时代步伐，不断提高办公自动化水平，满足时展的需求，实现档案管理工作模式由管理实体资料向数字化模式转变；其次，满足了高校档案管理工作和社会人力资源的需要。进行毕业生档案信息化建设能够为高校科研、教学、社会管理工作提供高效服务；最后，能够更好地服务社会。“高校毕业生档案信息的记载相比于其他档案信息记载更加真实可靠，对社会、企业的经济价值更大，进行信息化建设，可以及时有效地为社会公众提供有所需求的服务，实现高校档案资源社会共享。”

三、高校毕业生档案管理工作的现状及问题

（一）相关单位重视程度不够，工作不到位。在现实生活中一些单位或部门把高校毕业生档案管理工作当作是一件简单的保管工作，对于它的重要价值没有深刻认识。在他们看来，它只是占据他们主要工作的时间不到十分之一，对于高校毕业生档案的转移、借阅不出现大的错误就可以了，满足基本外调、查档就足够，从而导致在实际生活中，工作管理人员对高校毕业生档案管理工作不合理，使得人力资源管理混乱。

（二）有关法律法规制度不健全，缺乏规范性。我国目前针对档案管理的相关法律，只有《中华人民档案法》，对其修改也是非常有限。各级政府、部门在传达信息、任务分工仅仅依靠通知或者采用暂时性的决策，同时，人事档案信息归卷等没有明确法律条文规定，使得信息材料无法统一。当前国家放松对户籍制度的管理，使得人员流动加快，这在高校毕业生人群中表现最为突出，由此产生的档案信息接收、转递问题不可避免，给人事档案工作人员带来极大挑战。

（三）硬件投入不足，管理方法不科学。存储毕业生档案的档案室应该是管理规范、环境良好的地方，然而在实际的工作中，一些专门负责高校毕业生档案管理的单位不愿意在档案室添置新设备，导致档案管理设备简陋，更有甚者，由于人事档案管理不规范、不标准，引起档案信息材料霉变，对以后高校毕业生档案的利用产生了严重的不良影响。（四）档案管理水平不高，管理手段落后。在实际的高校毕业生档案管理工作中，一些单位、部门对它的重要性认识不够，管理上缺乏专配人员，这就出现对毕业生档案的重要性、档案管理具体要求、档案材料整理方式、转接等工作不熟悉，难以适应高校毕业生在人力资源市场的需求的问题。在管理手段方面，显得陈旧，不懂得未就业高校毕业生档案管理，在调阅档案时绝大多数情况下是采用原始的手工操作，使得毕业生档案材料纸质发黄变脆、字迹渐退，对后来的档案利用不利。

四、人力资源部门对高校毕业生档案信息化建设的策略选择

（一）重视对高校毕业生档案材料的收集。由于人事档案管档人员、制度的改革、考察、培训等需求随着时代的发展不断发生新变化，这为新时期高校毕业生档案管理工作带来了更多的困难“对于因为某些原因出现档案的调用、查阅，需要及时把档案归置原处，并且按照档案工作的有关规定，实行全国统一标准整理装订。”

（二）加强对高校毕业生档案管理的基础建设。人力资源部门要把高校毕业生档案管理工作放在重中之重的位置，根据国家有关法律法规的要求去执行。一方面要建立坚固的、防火、防潮的专门档案库房，同时库房设施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盗、防光、防高温防蛀。

（三）加快建立高校毕业生档案目录数据库。“高校毕业生档案信息化建设是以数据形式集合成数据库，把原来纸张上顺序的、线性的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，使得档案管理形式发生了根本性的改变。”“人才交流事业发展到今天，有着十几年的历史，并且发生了巨大的改变，在高校毕业生档案管理工作中表现尤为突出，因此，我们需要加快对高校毕业生档案管理信息化建设，促进工作效率提高、优化服务水平”。

五、结语

为了转变部分单位、部门对高校毕业生档案“无用的观念和思想”，人力资源部应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的高校毕业生档案管理机制，了解信息化建设工作的重要性、理解档案工作信息化建设、发展对学校、社会经济建设具有哪些极其重要的作用。对高校毕业生档案信息化建设工作要从存在的问题出发，制定科学合理有效的应对策略，同时，确保档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨。

作者:毕见品 单位:威海市人力资源公共服务中心

第五篇：高校档案信息化建设研究

当前，随着信息科学技术的迅猛发展，信息技术对人们生活和生产的影响越来越大，并逐渐成为人们生产和生活的重要手段。随着互联网技术的快速发展和逐渐普及，信息技术在档案管理工作中的运用越来越多，在很大程度上推动着我国档案管理工作的发展。对于广大高等教育院校而言，档案管理工作水平的高低对高校文化水平的建设具有直接的影响，而网络技术的普及则为高校档案信息化建设提供了坚定的支撑。文档一体化管理的实施，不但能够有效推动高校档案信息建设，而且也能在一定程度上提升档案管理的功效性。

一、高校档案信息化建设概述

高校档案信息化是指在档案管理、档案资源开发和整合中通过信息技术的有效运用，把现代信息技术与高校档案管理工作进行有机结合，提升高等教育院校档案管理工作的成效性，推动信息化文档管理发展的一种档案管理方式。这对于信息利用的有效性和公平性具有非常现实的作用。就当前来讲，档案信息化建设包括两个阶段：一是电子档案管理阶段，二是计算机档案管理阶段。

二、文档一体化管理的实施对档案信息建设的作用

（一）可以提升高校档案管理的有效性。高等教育院校的档案样式不一、多种多样，采用传统的档案管理模式进行档案管理很难达到预期的效果，也很难满足社会发展的实际需要，而文档一体化管理模式的实施则可以通过信息技术的运用进行档案和文件管理，能在很大程度上实现档案管理效率和管理质量的提升，进而提升档案管理工作的有效性。

（二）社会发展的客观要求。随着高等教育院校的持续扩招，高校毕业生数量越来越多，毕业生面临的就业压力越来越大，文档一体化管理的推行可在管理平台上进行学生档案信息推送，社会用人企业可以对学生的成长信息、学习成绩、奖惩情况进行随时随地的查询，进而对学生形成更为详细、更为全面的认识，适当地进行就业择取。同时，档案一体化的实施，使得信息全方位的共享成为了可能，学生可以通过信息平台的利用获取各项学习资源，进而为他们的学习提供方便。

三、实施文档一体化管理，提升高校档案信息化建设的措施

（一）完善档案管理规范。用文档一体化管理促进高校档案信息化建设需要以一定的财力、人力和物力投入作为支撑，特别是需要投入很大精力进行系统平台的构建，这就需要高校档案管理机构强化管理力度，构建和健全档案管理规范，为规范化的档案信息管理提供必要的保障。同时，在办公用品的采购问题上，需要严格遵守各项规定，对文件信息实行科学的分类。同时，要定期对高校档案信息管理工作人员进行培训和培养，让他们对档案管理工作形成更加全面、深刻的认知，全面掌握各项档案管理工作技能，提升工作的积极性和自主性，确保档案管理工作朝着正确的方向发展。

（二）构建统一的档案管理机构。档案与文档密切相关，二者之间存在着息息相关的联系性，从本质上来讲，档案与文档的主体和内容并没有特别大的差别，仅仅是在时间和范围上存在着一定的区别。为了文档一体化管理的实现，高等教育院校需要在自身内部构建统一的档案管理机构，让组织管理充分发挥优势，对各种档案管理工作实行全面的考察与监督，并对各个职能部门的工作职责进行明确的划分，让他们能够各司其职、各安其政，切实提升高校档案信息化建设工作的有效性。

（三）系统性的规划档案管理软件。当前，很多高等教育院校有自己的档案管理软件，但是，软件的种类各式各样，与其他部门的软件或多或少地存在一定的不兼容现象，十分不利于档案作用的发挥。因此，必须对高校档案管理软件进行系统性地规划，全面树立整体性的管理理念。实用性强、智能程度高的档案管理软件，可以在内部使档案与文件进行便捷的调用和传输，这同样也是档案一体化实施的基本前提。同时，还要根据高校的实际情况和自身内部机构的实际工作职责制定不同的、相互包容的保管期限与保管方式，统一著录和标引。

（四）提升档案管理工作人员的安全意识。病毒入侵、黑客攻击、信息泄密和丢失等问题在文档的使用过程中是现实存在的，对于档案管理的工作人员而言，必须具备较强的责任意识和安全意识，在档案信息管理中及时进行文件信息分级，合理的进行文档加密，对于那些比较重要的、保密要求较高的文档，需要在专用的储存器中进行储存，对于文档归档载体要进行合理安全处理，避免擦伤、划伤问题的出现。此外，为确保档案的完整性，在储存初期尽量采用纸质文件与电子文档相结合的方式进行储存，在能确保电子文档无误后销毁纸质文件。四、结语总之，档案信息是高校的重要信息资源。随着社会的发展，传统的档案管理模式已很难满足社会发展的需要，档案一体化管理模式的实施势在必行。档案一体化管理模式的推行不但可以大幅提升档案的利用效率，让档案充分发挥自身作用，而且还可以在一定程度上促进高校文件建设工作的开展，降低管理成本，让档案管理工作更加规范化。

作者:朱丽娟 单位:山东省济宁市第一中学

第六篇：云计算技术在高校档案信息化建设中的应用

随着计算机网络技术、通讯技术的飞速发展，各种信息资源和数据已经充斥到人们日常工作生活的方方面面，人类已经进入到大数据时代，大量数据的存储、传输和使用均离不开云计算技术，随着这几年云计算技术的日渐成熟和迅猛发展使其在各个领域得到广泛应用。在信息时代背景下，许多高校的档案部门都在致力于档案信息化的建设工作。针对目前高校档案信息化主要是通过录入、图像、扫描、数据库转换等手段，将档案资料转换成计算机数字识别形式，形成与纸质档案原件存贮信息一致的数字化档案信息集合这一过程，考虑到云计算技术的众多优势和特点，我们考虑将云计算技术引入高校档案信息化建设工作中，期望对高校的档案信息化工作起到一定的推动作用。

一、云计算在高校档案信息化建设应用中的优势分析

云计算到底是什么？根据美国国家标准与技术研究院（NIST）定义：云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问，进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，存储，应用软件，服务），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。根据定义可以云计算具有较高的可靠性、虚拟性、可扩展性、廉价性等特点，因此，将云计算应用于高校档案信息化建设中又会有哪些优势呢？第一，云计算的虚拟化存储功能可有效解决高校档案信息化过程中产生的各类数字档案、电子档案的存储问题。随着高校的发展和档案信息化的不断推进，各类数字化档案的数量也在飞速增多，更多的存储空间将是高校档案管理者亟待解决的问题。而云计算平台的核心内容是由成千上万的服务器和计算机组成的集群，将为我们提供无可估量的数据存储空间。第二，降低了高校档案信息化、数字化建设成本，节省了人力、财力、物力。一直以来，许多高校的档案经费投入严重不足，特别是在目前档案信息化的要求下，高校档案部门心有余而力不足，巧妇难为无米之炊，在这样的情况下，引入云计算，只需要投入一些必要的终端设备和接入设备，并不需要太高的配置，无需购置服务器，所有的数据的处理及存储都是由云端来提供，因此会使高校在档案信息化的基础设施建设中的节省一大笔钱。对于软件系统的日常维护与管理，也是由云服务商直接在云终端进行，这样既提高了维护效率，又节约了维护成本。除此以外，在使用过程中操作简单，不像其他的档案管理软件系统那样需要系统培训，因此减轻了高校档案管理者的负担，不用花费更多的时间和经历去熟悉相关操作。第三，通过云计算技术可实现档案信息资源共享，从而促进高校档案信息化建设中的数字化档案利用环节，提高了高校档案的利用效率。建设云计算平台，可以将分散在高校各个部门、角落的档案信息资源有机的整合与联系起来。利用网络传输技术、虚拟化技术可以轻松档案信息实现在学校范围内的相互传输与转换，有利于档案管理者进一步开发出更多的档案信息资源。利用云计算技术，可以将各类如文字、图片、视频、声音等不同形式的档案资源加以快速整合分类，从而加快高校档案信息化进程。云计算使高校档案信息有范围的共享变成现实，将最大化的为学校师生、部门、及企事业单位、个人提供更加快捷便利的档案信息查询服务。第四，云计算的可靠性给高校档案信息化建设提供了有力保障。众所周知，档案信息的安全保密一直是档案管理者们非常重视的问题之一，特别是在档案信息化过程中，大量数字化的档案信息资源通过网络技术、计算机技术存储在服务器中，会存在中毒、恶意攻击、数据丢失等各种安全威胁。云计算技术将数据资源存储在云端，无论是日常维护还是软件更新、都是集中统一在云端进行，这样可有效防止病毒入侵，抵御外部攻击。

二、云计算在档案信息化建设中的问题

云计算技术虽然被应用到了多个领域，并不是所有人都了解云计算，云计算也会为档案信息化的发展带来意想不到的后果，在使用和推广过程中都可能会存在这样或那样的问题。毕竟事物都有两面性，有利的一面会促进事物的发展进步，有害的一面同样会制约事物的发展。

1.档案信息资源的安全保密问题。高校档案资源中有些涉及到很多科研、行政等需要保密或者仅供校内使用的档案资料，云平台的建立，使得档案资源在很大范围和程度上得以共享，有可能会造成档案秘密的泄露或者个人隐私的泄露，从而造成学校和个人的损失。无节制的档案资源共享，会造成十分严重的后果，毕竟档案不同于其它信息资源。因此需要云服务商要对用户有明确具体的权限划分，对资源库的整合方式也要做到更加精确的划分，这对于云商来说有着很大的难度，因为高校档案信息资源不仅面向着校内，还为校外及社会服务。

2.云计算应用于档案信息化领域还处于理论研究阶段，没有多少成功的案例。毕竟云计算技术的推广和应用也就是近几年的事情，许多人还没有接触到它，市面上可供我们借鉴的优秀应用案例少之又少，大家都处于摸索和探讨阶段，具体应用到实践中的也是寥寥无几。

3.高校档案工作者不熟悉云计算技术，思想观念上不太接受。大多数高校档案工作者都不是科班学计算机与网络等相关技术的，他们大多文科出身，根本不了解云计算到底是什么？思想上不接受，也就无从谈起利用云计算技术来加强档案信息化工作。因此要为普及云计算的相关知识，让大家意识到云计算的优势和作用也是一项艰巨的任务。4.目前还没有一个完善的“云”体系。所以首先要针对高校的档案工作的特点，建立完善相应的行业制度和标准，一个行业没有完善的标准和健全的制度，就没办法经受住时代的考验。其次要完善最基本的软硬件基础设施建设，没有软硬件作支撑，云计算就仅仅只是一个概念。最后要有第三方监管机制，从而保云计算档案服务应用平台的可靠性、安全性、保密性、稳定性。

三、结语

在计算机网络技术发展的今天，云计算的出现使数据资源得到了最大化的共享与传输，彻底改变了传统的资源存储、处理及共享模式，打破了信息孤岛的现象。形成了一个集信息资源收集、管理、使用、服务等一系列的体系。云计算的出现给各个行业领域都带来了新的活力，开辟了新的道路。在高校档案信息化建设中，无论是对档案的收集整理、处理存储、还是信息时代的个性化服务，都起着很重要创新意义。尽管在现阶段还存在着各种各样的困难和问题，但笔者相信在不远的将来，云计算将会为高校档案信息化建中广泛应用，这对促进高校的发展也具有着十分深远的作用。

作者:杨思炜 单位:陕西中医药大学

第七篇：高校会计档案信息化管理探究

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一项基础性工作，借助档案，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。高校的会计档案管理具有一定现实性要求，在高校高速发展的背景下，各类会计档案资料增多，只有做好档案管理，才能使档案作用最大化，进而使高校建设和管理达到高标准和高水平。高校档案管理的信息化和数字化是提升管理水平的关键举措和必要措施。信息化档案管理符合当前档案管理工作需要，信息化应用能够有效提升档案管理效率和质量。在内控背景下高校会计档案信息化管理的研究具有积极的现实意义与价值。

一、高校会计档案管理现状

高校会计档案是直接反映高校运行状况的载体，是高校实现规范化管理和强化内部控制的关键依据和重要支撑。随着高校信息化和数字化建设工作推进，科研、教学管理呈现出创新优化的发展迹象。传统固化的会计档案管理模式已经难以适应当前信息化校园建设的实际要求，不符合学校发展的现实情况。

（一）高校对会计档案管理缺乏足够关注与重视

部分高校的会计档案管理工作不论是管理的规范性和流程的科学性，还是制度体系的完善性都不尽理想。在实际的会计档案管理工作中，存在档案无专人保管、无专用档案室等情况，在实际档案使用中则出现了档案查询规范性不强，查询效率低等情况。个别财务人员存在粗心大意，认为将会计档案装订成册、固定摆放好后就完事大吉。对于科学管理和规范管理缺乏足够重视，而学校财务分管领导和处室负责人对会计档案也是重使用，轻管理，进而导致高校会计档案管理工作停滞不前。

（二）档案管理手段落后，创新性不强

高校会计业务的总量随着高校的建设和发展日益增加，会计档案记载着高校投资建设和日常运行管理的收支情况，属于非常重要的一类原始档案。而相应的档案管理手段落后，管理措施创新性不强，导致会计档案管理处于低效状态，部分高校保存保管的会计档案局限于纸质会计凭证和账簿、资料等，与会计核算相关的部分电子文档资料保存不到位，继而限制了会计档案管理工作的持续创新和优化，使会计档案管理失去实效性。

（三）会计档案开发利用不足

高校在会计档案资源的利用和有效开发方面，更多侧重于财务报告编制和财务事项分析上，而使用的主要财务信息和数据都是没有经过规范整理的数据。相应的财务报表、分析报告、记账凭证和原始票据凭证等只是简单地进行了分类管理，而缺乏有效配置，限制了会计档案的深度开发，不利于高校在后期投资建设和内部控制方面取得突破，会计档案开发利用的深度和广度不足。

（四）会计人员素质能力不足

高校的信息化和数字化建设使高校整体运行效率得到明显提升。在数字化发展大环境下，高校各部门人员都要树立正确的发展意识，不断强化个人素质与能力，进而满足于发展需要。但就实际情况来看，部分高校在人才培养和人才引进方面存在不足之处，会计人员素质能力达不到实际要求，对于会计档案的科学管理和深度开发利用造成影响。

二、高校会计档案管理信息化的必要性

高校会计档案的信息化管理符合当前高校发展的必然需要，有助于高校的规范化建设和制度化建设。高校开展信息化建设能够实现会计档案管理的长效化和常态化，使会计档案管理能够取得新的突破，进而更好地满足高校发展的实际需要，同时有助于进一步落实内控管理机制和措施，提升高校管理规范水平。

（一）有助于提升会计管理效能

高校财务档案管理工作任务重，相关的管理事项多，运用信息化技术能够全面提升会计档案管理的整体水平和效率，进而满足实际的会计管理工作需要。会计管理效能的提升需要技术和制度手段作为依托，信息化可以使会计管理的覆盖面得到扩大，进而使会计管理达到一个更高水平。会计电算化、会计在线审核、监督等职能的实现，都依托于互联网平台，通过信息技术的优化应用，使会计管理不断取得创新突破。

（二）有利于落实内控措施

实时在线的财务管理能够使高校内控措施得到具体体现，更好地满足高校发展过程中的内控工作需求。结合高校的工作实际，通过信息化和数据化管理能够有效分析高校财务管理的工作事项，通过事项的细化研究，能够形成必要的管理体系和管理框架，使财务管理工作的规范性得到保障。在线运行使校内审计部门能够第一时间对违规财务问题进行预警，进而及时修正错误，起到防患于未然的作用，构建信息化监管网络，围绕内控管理需要实现信息化建设和改革，使内控工作能充分结合信息、数字技术得到全面强化。

（三）有助于控制财务管理成本

高校进一步落实内控背景下的会计管理信息化工作，有助于更好地控制财务管理成本。高校财务管理工作任务重，参与人员多，内控水平高低直接影响着财务工作的规范性和实效性，信息化改造能够使财务管理成本下降，有效控制高校内部各项管理成本的支出，使高校管理工作能够保持一个稳定状态，使管理的价值得到体现。控制财务运行管理成本符合当前节约办校的精神要求，信息化技术引进和应用一劳永逸，统一有效规划，建立起成本优化、效率强化的管理体系，突出管理常态，取得持续效果。

三、高校会计档案信息化管理措施分析

加强内部控制是提升高校运行管理规范性的关键之举和重要措施之一。在内控背景下高校会计档案信息化管理面临一系列问题，改变现阶段高校会计档案信息化存在的效率低、专业性差、管理措施单一等实际问题，需要各方加以努力，既要从制度机制约束方面采取措施，同时也要从档案信息化管理技术方面取得突破，通过各方合力推动内控背景下高校会计档案信息化的健康开展。

（一）结合内控要求落实会计档案信息化管理

高校要结合学校实际情况，强化制度建设，逐步完善相应的机制。在实际的会计档案管理工作中要突出内控要求的有效落实，围绕严格管理和规范管理，开展会计档案信息化管理工作。按照规范制度要求，实现会计档案的定期收集和整理、归档，通过信息化改造，使会计档案能够实现信息数字化管理，提高会计档案管理的实效性。随着高校内控要求的日益提升，会计档案的查档率和使用率日益提升，信息化后的会计档案更利于相关部门进行档案的查询和核对，有利于对财务程序和会计制度落实情况进行监管，使高校会计管理工作能够保持常态和长效。

（二）打造信息化平台推行在线管理等管理新措施

高校的数字化建设，使数字校园普及率达到一个新的高度。在互联网时代，高校内控工作面临新的问题，如果内控工作不能延伸到信息化平台之上，那么内控价值与作用就无从谈起。高校要加快打造信息化平台，推动财务管理的信息化建设工作，通过打造符合高校实际特点的信息化平台，使会计档案在线管理等新的管理措施得到运用。在信息化平台当中加设会计档案管理模块，提升会计档案查询调取速度，同时留存管理痕迹和管理轨迹，通过信息化建设和数字化运行保障会计档案的实效性，使会计档案管理工作取得持续突破。

（三）加强数字化工作落实会计档案管理责任

内控管理从本质来讲就是责任化管理和职责化管理，高校会计档案管理的内控基本要求在于岗位责任明确、管理流程规范。在数字化应用大趋势下，大量数字化会计档案涌现，使会计档案管理流程出现变化，急需加以优化和调整。会计人员的岗位职责中应加入相应内容，将纸质会计档案电子化和数字化作为基本职责之一，强化其岗位技能，使会计人员能够在电子记账过程中，进行原始凭证的复制和扫描，使纸质凭证成为电子化数据，同时要设置相应的数字化会计档案编目，逐渐实现纸质会计档案和电子版档案的同步收集整理。四、结束语加强高校会计档案信息化建设符合当前高校发展的实际情况，与高校整体建设要求相吻合。在内控环境下高校会计档案信息化管理面临一系列新问题，有效实现机制的构建和信息化平台的打造，逐步强化和落实数字化工作已经成为会计档案管理的关键举措.

作者:欧博温 单位:中国地质大学

第八篇：高校后勤档案信息化管理研究

一、大数据背景下高校后勤档案管理工作新的特点

大数据统计分析应用技术是对量级数据流进行集中的统计分析处理，特别是针对多元化的数据源，非结构化数据越来越多，通过清洗，整理，筛选转化为结构数据。当数据流量达到规模，可以通过更多的数据达到更加真实、全面的反馈。大数据信息技术的应用，改变了档案管理的传统管理理念，同时也促进高校后勤工作者对信息数据资源的利用方式和加强后勤档案管理信息化建设的认识观念得以增强。对后勤档案管理的数字技术手段应用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推动信息化建设的过程中，高校后勤各个业务服务保障部门都开发了相应的业务系统，这些业务数据产生的终端数据量和类型发生了变化，也使得高校后勤档案管理工作呈现了新的特点。

(一)形成电子档案的数据量逐渐增大

高校后勤档案由后勤保障部门在各项服务保障工作中的原始信息数据形成。后勤各个部门都依据本部门的业务内容建立相应的业务系统，如节能维修系统、库房管理系统、安防管理系统等。按照大数据技术应用的标准，这些业务系统产生数据文件、流媒体文件、图片文件都属于后勤档案收集范围，具有很高的保存、利用价值。目前，各类服务保障项目的增加、验收流程的严谨，使得数据保存的作用和价值愈发凸显，加强“痕迹管理”直接导致了巨大的数据量。不仅如此，电子档案数据还包括文件本身的数字转化，通过人工方式生成新的数据类型也成为主要的数据增长来源。

(二)后勤档案数据类型多源异构

高校后勤档案涉及后勤行政管理、财务管理、工程管理等多项服务保障项目，档案数据囊括办公文件、项目合同、宣传资料等，各个业务管理系统也产生不同类型的数据档案，形成非结构化数据、半结构化数据、结构化数据共同存在、交叉联系的现象，造成了档案数据多源异构的新特点。

(三)后勤档案的利用需求更加多样化

大数据的应用背景下，高校后勤各个部门的业务系统不仅是是数据的产生者，同时也是数据的利用者。在利用档案数据方面涉及后勤制度建设、文化建设等方面的工作。后勤利用统计后的大数据进行分析学校师生对后勤服务保障的需求、满意度，作为不断改善、提升后勤服务保障工作的依据;同时高校后勤的功能较传统后勤有了更加丰富的内容，后勤社会化程度不断提高对后勤文化建设也提出了更高的要求，后勤内涵建设、文化宣传活动产生的流媒体资料、图片资料、特色资料档案也在不断增多。因此，后勤档案的利用手段、方式也随着需求的丰富变得更加多样化。

(四)大数据分析提升后勤档案利用价值

高校后勤档案是后勤一线服务保障工作最直接、最真实的信息记录，并且在推动后勤档案信息化管理向大数据技术应用过渡的进程中，各个服务保障业务产生的各种中间数据、重点数据均有其利用价值。因此，利用大数据统计分析功能对不同业务系统、工作过程产生的大量初级的、多样的、碎片化的数据进行深入地分析挖掘，才能真正激发后勤档案的宝贵利用价值。

二、大数据背景下高校后勤档案信息化管理面临的问题

随着大数据、云计算技术的应用，特别是后勤社会化改革的需要，也对高校档案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到档案收集、整理、归纳的传统方式影响和缺乏信息化技术应用的限制，后勤档案管理仍停留在对纸质档案的初级管理层次，尚存在以下几个问题:

(一)后勤档案管理方式传统粗放，档案信息决策功能受到限制

目前，后勤档案管理缺乏对档案中记录的各类数据进行深层次地统计、分析，忽视对各类分散信息的整理，缺乏对大数据环境下动态数据流的前端控制和全程管理的能力，使档案管理整体结构不合理，容易导致重要信息资料的价值被忽视，无法充分发挥后勤档案在服务保障项目推进过程中的指导作用，制约了利用档案中的信息资料开展推动服务保障工作的决策作用。

(二)档案信息化管理机制建设不健全，缺乏制度依据

高校后勤档案管理主要依靠兼职人员进行管理，缺乏相应的统一管理机制，后勤档案管理的制度建设还需完善。由于后勤档案管理组织的缺失和机制建设不完善，直接造成后勤各类档案管理工作相对滞后，档案的保管、保密等工作都没有相关的制度参照执行，容易造成资料流失，严重影响档案应用效率。

(三)后勤档案信息管理风险增加，存在安全漏洞

信息技术的推广和应用，增加了后勤档案信息化管理工作的风险，直接给信息安全带来隐患。目前后勤档案管理主要人员属于兼职，由于工作量大，工作内容繁琐，因此容易忽略档案信息安全管理。同时由于管理人员信息化技术水平的限制，对信息安全的管理存在不足，易造成档案信息的丢失或泄露。

(四)后勤信息档案信息化技术应用率低，容易形成“信息孤岛”

在大数据信息技术应用背景下时代下，复杂多样的数据类型和存储格式使电子档案文件的统一收集难度增加，同时对档案利用的方式过于传统，缺乏多元化的利用手段，容易使各类档案形成“信息孤岛”，难以发挥其真正的信息支持功能。

三、大数据背景下高校后勤档案信息化管理的工作思路

针对目前高校后勤档案信息化管理存在的问题，在大数据背景下，尚无法完全体现后勤档案的利用价值，实现档案的有效管理。因此，高校后勤需要通过设计建设档案信息化管理平台，并推动应用大数据统计分析技术与档案信息化管理工作相结合，实现数字化管理方式，进一步推进高校后勤档案信息化管理工作改革。

(一)树立后勤档案大数据信息化管理工作理念，为数字化管理奠定管理基础

要利用大数据信息化技术充分实现高校后勤档案利用价值，必须转变高校后勤“重藏轻用”的管理观念。明确建立档案数字化管理是必要手段，实现数据决策支持才是档案管理工作的最终目的。通过创新建立相应的信息化管理机制，才能更好地发挥大数据技术在档案信息化管理中的作用。

(二)建立高校后勤档案大数据信息化管理工作机制，确保管理工作规范、安全、高效

伴随高校后勤大数据信息管理工作的推进，应及时建立配套的管理制度，明确档案收集、处理、使用的工作标准和管理责任，通过制度建设规范后勤档案管理工作。在建立完善制度的同时，明确细化档案管理工作的具体要求，配合档案大数据管理建设需求，确保后勤档案数字化管理工作实现精细化、规范化。并通过制度规范做好档案使用要求和保密制度，保证后勤档案安全管理，实现数据高效利用。

(三)建立高质量的档案管理人才队伍，提高档案数字化管理工作效率

目前高校后勤档案管理工作主要由后勤内部的非专业或兼职人员进行管理。这些人员缺乏专业的档案管理知识，数字化、信息化管理技术的掌握和使用也受到学历、年龄的限制，极大地影响了档案管理工作效率。因此，在大数据技术背景下，要建立专业的档案信息化管理队伍。通过引进专业人员或加强本单位专业人才培养，培养和提高管理人员的专业技术能力和综合管理水平。同时，还要全面加强档案管理人员的职业素养，从安全意识、信息风险意识以及保密意识等，提高档案管理工作人员的责任感，优化管理人员内部结构，有效提高后勤档案管理工作效率。

作者:吕丽华 于涛 单位:天津职业大学

第九篇：高校人事档案信息化管理探究

随着社会的不断发展，信息化时代的来临使得许多原有发展思路不能满足当前所需。高校人事档案是高校重要的信息资源，在对其管理发展的过程中，也要打破传统模式，在信息时代特有的背景环境中探索出更符合高校人事管理档案规律的新方向，使高校人事管理档案工作不断进步。

一、信息化时代为高校人事档案管理带来机遇

(一)加速了高校人事制度改革步伐。当前，我国高校的用人制度逐渐从“终生制”向“聘用制”迈进，“铁饭碗”的时代在高校用人历史中终将退去。在这个转变过程中，高校人事档案管理部门会通过运用信息化工具，帮助其更快速地完成人才流动，保证高校在人事管理上的工作效率。具体来说，高校人事管理部门通过网络等信息手段，能够更方便地查询到更多可用人才，在进行人才的筛选上更加快捷，然后从人才服务相关网站将人才信息下载保存，在人才使用过程中不断将其信息通过网络进行完善，在整个过程中，高校人事管理部门不仅能够更有效率地完成任务，对于人才的监管更加有保障，这种信息化管理无形中加速了高校人事制度改革步伐，推动了“聘用制”时代的来临。

(二)提高了工作人员业务水平与工作效率。高校中传统的人事档案管理工作主要是进行实体档案管理，工作人员要花费许多时间来将各类档案分门别类整编，在档案信息的检索方面，工作人员需要将所需资料先通过分类目录找到记录，再根据记录去档案库房内找到其实体档案，这一系列工作使得工作人员耗费的人力物力众多，工作效率却比较低。如果我们将信息化管理的思路与相关技术引进高校人事档案管理工作中，那么工作人员的工作效率将大大提高。我们运用校园网将所有档案通过网络进行录入，这一次的录入可以反复进行资源共享，工作人员在进行各种查阅、完善工作时将不会耗费任何体力和脑力，在进行各项数据统计时，利用网络信息就可以迅速产生结果，无需人工操作，省时省力。除此之外，人事档案信息化管理能够帮助工作人员节省出更多的时间，利用这些时间可以去进行业务能力的提高和专业知识的再学习，信息化的技术和管理将工作人员解放出来，让他们的能力得以进一步提高。

(三)便于纸质档案的维护。纸质档案具有易被破坏、不易保存的缺点，高校许多评议活动中需要对各种档案反复拆装、翻阅，所以，在人事档案发展的过程中，怎样能将这些宝贵信息资源更好地保护起来也是一个难点。信息化时代的来临使得人与这些纸质档案的接触变少了，通过无纸化操作能够让这些纸质档案更长久地得以保存。

二、当前高校人事档案信息化管理存在的问题

我们看到，将高校人事档案管理工作进行信息化管理具备多重优势，但根据目前各高校对于信息化管理人事档案的现状来看，仍存在一些问题。

(一)服务观念的缺乏。对于一项新技术的引入，通常由于认识上的不足被首先否认。当前，我国各高校在利用信息化管理模式上仍不能打破传统思维，高校人事档案管理工作仍处在“轻利用，重保管”的旧有模式，而一些档案管理工作人员对于怎样能够更好地提高工作效率服务大众的意识较为缺乏，他们不能够克服自身在档案管理工作中的惰性，过分追求安逸，不符合信息化时代的服务要求。

(二)管理人员素质有待提高。信息化时代下的各项管理工作，均需要对其技术有很高的驾驭能力。传统高校人事管理工作者主要是依靠自身手工劳动对档案进行管理，但在今天，信息化时代各项技术日新月异，档案管理工作者不仅需要对固有知识的了解，对于各项新技术的快速掌握也是对其素质的极大考验，例如计算机网络操作、自动化技术等，都需要在岗位上不断学习，对于高校人事管理工作中所引进的先进设备和先进技术，当前许多管理人员不能够很好地进行操作，阻碍了人事档案信息化管理的推动进程。

(三)制度化管理的不足。高校人事档案管理需要进行制度化的管理，而在信息时代条件下，我们尚未能很好地根据当前信息化管理的相关特性来完善更新相关制度，各项信息化操作仍处在不规范、不协调状态，相关制度维持在原有的传统模式下，不能够更好地推动高校人事档案管理信息化发展。

三、高校人事档案信息化管理未来发展

信息化时代的来临使得未来高校在进行人事档案管理工作中采取信息化管理成为必然趋势，面对这样的趋势，近些年高校在进行人事档案管理工作时取得一定成效，但与理想状态中的信息化管理仍存在不小差距。在未来的发展过程中，应采取各种有效措施，帮助高校在进行人事档案管理工作中不断向信息化方向发展，使各种信息化技术、资源得以充分利用，这样才能更好地为高校档案管理工作服务。

(一)树立正确的管理理念。当前信息时代下的信息交换、流通，已不是过去时代中的那么封闭保守，我们对于信息的流通应抱有积极对待的理念。当今市场竞争激烈，谁能够有效抓住可利用信息，成为一个企业或者个人成功的有利因素，所以，我们应该转变思想观念，对信息管理树立正确的态度。在当前社会中应一分为二地看待人事档案保密性强这个固有观念，对于一些具有保密特性的信息当然继续将其处在保密状态，但是对于一些可以利用的信息资源就要主动开发利用，对这类信息的管理采取积极开放的理念。在当前，高校人才相互流动频繁，固有的人事管理制度显然不能满足人才与用人单位的双向需求。

(二)提高高校人事档案管理规范标准。信息化时代中的各项操作需要具有严格的标准和严谨的态度，所以在信息化管理的当前，需要不断提高管理规范的标准。人事档案规范化管理即根据人事、组织、劳动等部门的具体要求，系统、科学、动态地管理人事档案，高校人事档案管理同样符合这样的要求，我们不仅要在进行信息化管理过程中符合相关法律规定及标准，更要根据具体情况，在发展过程中提高人事档案管理工作的标准。

(三)提高管理人员的综合素质。作为高校人事档案信息化管理的操作者，工作人员的综合素质对于其建设具有举足轻重的作用，在未来发展的目标就是要建成一支综合素质较高的专业团队，为日后的更好工作打下坚实基础。一是要对从事高校人事档案管理工作的工作团队进行专业技术素质的培训，使其能够不断掌握最新的技术，并能很好地应用于现实工作中。二是要提高其服务意识，让他们在工作中更积极主动，更好地为学校人事工作开展服务。三是高校人事管理工作人员也要具备良好的思想道德水准。人事档案管理是一项严肃的保密性工作，对其工作质量有着很高的要求，因此，管理人员需要在岗位中自觉用道德行为规范约束自身行为，不断提高自身思想道德水准。我国高校人事档案管理工作正在向信息化迈进，但通过观察不难发现，我们仍处于较为落后的阶段，随着科技的不断发展，各种信息化手段终将代替传统模式，面对信息化时代来临给高校人事档案管理带来的机遇与挑战，我们有理由相信，只要不断在实践中探索，找到更符合我国高校人事档案发展的规律，就必然会将该事业带向新的发展境界，使高校在人事档案管理中不断提高效率，更好地推动高校人事档案管理事业向前迈进。

作者:娄楠 单位:北华大学