疾控中心档案信息化建设与管理

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摘要:随着信息技术的发展，传统的档案管理迎来了巨大挑战。本文从档案信息化建设、档案管理规章制度的建立、信息安全以及人员培训等方面入手，对现代档案信息化建设和管理新要求和新方法进行了探索，并对建设和管理中取得的成就和存在的问题进行了总结。

关键词：疾控中心;电子文件;档案信息化建设;档案信息化管理

档案是来自于生活和工作中的第一手资料，它具有凭证价值，是人类社会管理中的重要工具，对人类社会的发展发挥着重要的作用。疾控中心档案管理是一项政策性、机密性、专业性很强的工作。四川省疾病预防控制中心成立于2002年，它是由原四川省防疫站、四川省劳动卫生职业病防治所、四川省结核病防治所、四川省寄生虫病防治所等单位共同组成，中心档案由这4个单位的档案组成。随着中心业务的发展，每年都要产生大量的档案资料，对这些来自于人类生产实践中的第一手资料进行高效的管理是档案工作人员的重要任务。要进行档案信息化管理的大前提是要进行档案信息化建设［1］。近年来国家高度重视疾控中心的发展，加大对中心档案室信息化设备的投入，为中心档案室增加了计算机、扫描仪、光盘刻录机、消磁柜、除湿机、防火防盗等现代化设备。结合实际工作，从以下几方面探讨档案室的信息化建设和管理。

1疾控中心信息化建设必要性

疾控中心档案是疾控中心工作的见证，它真实记录了中心的业务工作，为查找档案原始信息提供完整依据。疾控中心的工作每年会产生大量的档案资料，传统的档案整理、加工、借阅等方式已不能满足大量档案利用需求。计算机的出现为档案工作带来了全新的观念，减少了档案人员的工作强度，提升了工作效率，节省了传统档案对大量存储空间的需求、有效减轻了对纸质档案资料的破坏。

2信息化建设的依据

档案信息化建设遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，中心成立后按照国家颁布的《全国档案信息化实施纲要》，把信息化建设作为档案工作的首要目标，同时制定了《档案规范化管理手册》。

2.1资源为先

疾控中心每年在工作中产生的大量档案是档案信息化的基础，没有这些档案资料信息化的建设就无从谈起，中心领导非常重视档案信息化建设，将档案工作纳入目标管理体系，设有档案管理委员会，由中心领导和各处所负责人组成，在各处所设兼职档案员作为各处所与中心档案室的联络员，在中心建立了完整的科学的档案管理网络。每年3月兼职档案员就将上一年中心产生的档案资料完整收集后交给档案室并作移交手续。中心档案室主要有四类档案:文书档案、检验报告、财务档案和设备档案。其中检验报告具有疾控中心的特色，是中心档案室收藏的特色档案资料。中心成立后，所有的档案信息均录入计算机系统，实现计算机管理。

2.2建立电子档案

档案信息化建设是档案信息化管理的基础，信息化建设需要很多硬件和软件的支持［2］。中心档案室根据实际需要，在经过中心业务专家和档案工作人员多次论证后采用了“易用电子文件管理系统”，我们利用该软件对中心的档案进行管理，该软件具备档案“收集、管理、保存、利用”等业务功能，还具备用户权限管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护功能目。档案室现已录入档案目录34万余条，通过该软件平台开展归档立卷、检索利用、借阅管理等工作，档案使用者可以快速查阅所需档案。

2.3建立完善的档案规章制度

由于档案的特殊性，部分档案还属于机密文件，档案资料上网后的管理是档案工作人员面临的新课题［3］，我们制定了一套完整的有别于传统档案管理的信息化管理规章制度，使档案收集、整理、销毁等工作制度化，严格按照规章制度执行，销毁档案必须由主管领导审批，加强档案规范化和保密管理。采用先进管理手段，使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

2.4信息安全

加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面的工作，建立信息安全管理制度。中心档案室有专门供档案工作人员进行加工档案的工作室，该工作室凡是与档案工作无关的人员不得进入，易用档案管理软件也有加密系统，为了档案资料的安全，我们对档案利用者进行了权限设置。为防治电脑病毒，档案室坚持对电子文件备份，选用杀毒软件维护网络安全。档案工作人员还经常了解电脑病毒的发展状况及防治病毒软件的发展状况，以便及时采取措施。配套建设数字档案室保障体系，确保档案室档案系统安全和信息。制定应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处理能力。

3其他载体档案的管理

疾控中心档案室还有少部分磁性载体档案，这是一种新型档案，对它的保管有别于纸质档案，我们按照国家档案局的《磁性载体档案管理与保护规范》对收藏磁性载体档案进行保护。保持磁带机、软盘驱动器的清洁，对磁带定期倒带等。

4档案工作人员培训

新技术的发展带来了划时代的革命，作为档案工作人员在时代的高速发展下要充分发挥自己的优势，积极学习新技术，改变传统档案管理的方式，以实际工作出发，同时借鉴别的先进的省级疾控中心档案信息化管理经验，结合单位特点摸索出一套适合本单位的信息化管理模式。档案工作人员不仅要掌握本专业的知识，还要掌握计算机知识和现代管理技术，疾控中心应该积极支持档案室的工作，定期将档案人员派到专业档案机构学习，加强档案专业人员队伍的建设，促进档案人员的思想转变，大力宣传档案信息化的重要性，增强档案工作人员的积极性和主动性，为信息化建设打下良好基础。

5疾控中心信息化建设中的取得的成就和存在的一些问题

由于加强了档案室数据化的建设和管理，中心档案室在200年达到档案规范化管理一级标准，是四川省卫生系统第一家达到一级标准的单位。信息化建设是疾控中心档案工作的发展方向，但是存在的问题还是不少［4］［5］。最主要的问题是档案人员少，因此，目前只能做到录入档案目录，现阶段还不可能将纸质档案内容全部转换为电子文档，这需要大量的人力。所以，目前还不能在中心局域网内实现对全部档案资料的全文浏览。疾控中心的档案工作人员还需加强自身的学习，在当前社会信息化大背景下，努力提高档案的开发和利用，为人类的疾病预防提供有力信息保障和支持。建议全国疾控中心档案室建立一个统一的电子档案管理系统，统一的电子档案管理模式，以进一步规范电子档案，为资源共享打下基础。

作者:骆念 单位:四川省疾病预防控制中心

参考文献:

［1］冯雯棋．谈如何实现疾控中心档案信息化管理［J］．黑龙江档案，2012(3):121．

［2］胡国忠，汪建文，李琼燕，张博．疾病预防控制电子档案建立与管理的探讨［J］．中国公共卫生管理，2014，30(6):824-826．

［3］曾瑞蓉．疾病预防控制中心档案的信息化管理研究［J］．办公室业务，2011(7):151-152．

［4］冯秀芳．疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策［J］．医疗装备，2014(7):56-58．

［5］许诺，袁元．关于疾病预防控制中心档案信息化管理的几点思考［J］．计算机工程应用技术，2011(7):151-152．