高职院校教务档案信息化管理探索

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摘要：高职院校教务档案管理工作是学校教学管理工作的基础，也是评价一所学校教学管理水平的重要标准。在科学信息化的今天，传统的手工档案已逐渐被高效的信息化档案所取代。文章结合高职院校教务档案管理工作实际，对高职院校在教务信息档案上面的一些相关问题进行了分析与研究，并提出了相关改进措施。

关键词：教务管理；信息化档案；规范化

随着科学技术的不断发展，传统的手工档案已逐渐被信息化档案所替代，其管理的方式方法也同样出现了信息化趋势，在档案的收集与整理，包括使用方面都越来越表现出自动化、网络化与实时性等特征。这不仅减轻了相关管理人员日常的工作负担，同时使得档案在查询与共享上也变得十分简单与便捷。教务管理工作是保证学校教育教学机制正常合理运行的枢纽，教务档案则为学校的教育教学在资料查证参考、数据统计分析及管理控制决策方面提供了重要且真实的数据资料，同时也为教学评估分析提供真实的数据支撑与评价依据。随着近年来高职教育的不断开展，其办学规模不断扩大，教学模式也得以不断丰富与更新，其教务信息档案也变得越来越重要。它从客观层面上反映了一个学校的整体教学管理水平，规范化的教务信息档案管理将为学校更好地开展教学提供基本保障。

一、教务档案管理工作中存在的问题

教务信息档案是学校教育教学中一种特殊的工作资源。它不单提供数据资料的查证，还可以为学校在管理决策上提供重要的数据分析与数据支撑。因此它是学校发展的一项重要的数据资源。但目前在教务信息档案管理工作中仍然存在一些档案管理的共性问题以及信息化管理所带来的特殊问题，主要体现在以下几个方面。

（一）部分教务管理人员档案管理意识不强

目前，部分学校的教务管理部门，尤其是学校内部的各个教学部门在教务管理工作中并没有安排或设立专门的教务档案管理人员。一般由教务管理人员来对相应的教学教务档案进行管理，而这些管理人员并没有经过专业的档案管理相关知识培训，或因教务教学管理工作所累，档案管理意识不强，没有更多的精力去面对繁杂的档案管理工作，从而造成了档案归档不及时、档案管理不规范、档案遗失等问题。

（二）档案管理规范及分类标准不统一

教务档案应根据学校在教育教学内容和形式对其所产生的归档件进行相应的分类，并对归档的形式进行统一。但目前仍然存在档案整理没有统一的分类标准和存档形式，大多是按照各个教务管理人员平时的工作习惯对档案进行存档归类，从而造成了在档案收集和数据调用的时候出现资料数据查询困难或有重复数据产生，使得档案的整体利用价值下降，同时降低了工作效率。

（三）信息化档案管理人员专业能力不高

随着时代的不断发展，档案信息化被越来越多地运用到教务档案管理工作中。但在教务档案信息化管理方面，由于大部分教务教学部门很难找到信息化管理能力和教务管理能力同时都能够达到要求的工作人员，而又没有足够的人手和精力去对工作进行分解，从而在信息化档案管理操作能力、信息化系统使用及维护能力、信息化档案安全保障等方面产生诸多问题。

（四）档案信息化管理工作还需进一步规范

档案管理工作在部分学校已经有一套基本的管理规范，但随着信息化档案运用越来越普及，对其信息化的管理从工作流程到具体工作内容仍然需要进一步完善，如信息化档案的存档与提交，通过什么载体对信息化档案进行共享与，信息化档案如何与纸质档案进行相对统一管理等方面都需要设立相应的管理流程及规范。

二、规范教务信息化档案的构成与分类

高职教务管理信息化档案是学校在各级教学及管理实践活动中所形成并具有一定价值的文字、表格、图表、图像、影音视频等相关电子档案；随着电子信息化的飞速发展，其文件类型也在逐渐增多，但无论其如何增加，教务信息档案仍然应该按照教务档案管理的规范进行相应的分类，以方便将来对这些档案进行查找与分析。

（一）教务档案的分类

关于教务档案如何分类，不同的院校可能会根据不同院校的教学特点以及教务管理人员平时的工作习惯进行不同的划分。笔者认为，从教务教学管理的日常工作内容和工作性质上来看，教务管理档案主要分成教务行政职能管理档案、教学管理档案及学生学籍档案三大部分，确定这三大类档案后再根据各院校不同特点进行相对细化。

1.教务行政职能管理档案

此类档案主要应包含国家相关的法律法规、管理条例、政策及实施细则等相关规定，学校及各院系有关教务教学管理的各项规章制度及实施细则，学校及各院系教务及教学管理相关工作人员的相关档案等。

2.教学管理相关档案

此类档案主要应包含各专业的专业建设、课程建设相关文件资料，各类课程开课及课程安排相关信息，教学实施与教学过程控制相关内容与信息，教学研讨、专业人才培养方案制定规划相关记录，各类考试安排与考务管理相关表格文档，各类学生竞赛文件、照片、视频等相关资料，教学质量情况调查统计及教学设施设备的采购与管理等相关材料档案。专业建设方面，相关档案资料可细分为重点专业建设与普通专业建设相关材料、专业建设调查报告与专业建设相关规划以及各专业的人才培养模式及计划进程等。考试管理方面，相关档案资料可细分为各类课程考试安排及考务管理相关表格、考试试卷及各类考核成绩档案，学生参与各类职业资格证书考试、英语、计算机等国家级考试相关信息表格等相关档案。课程建设方面，相关档案资料则可细分为精品课程、公共课程、专业课程建设相关文档表格资料等。课程建设方面档案包含的种类较多，其存档形式应以课程为单位分别包含了课程教材建设材料，课程师资（包含教师的个人相关资料）及教学团队相关材料，课程相关教学文件、课程标准、授课计划、教案、课程演示文稿总结等相关材料，学生的实习实训作业及相关照片、视频，同时还应包含实践课程等相关信息资料档案。

3.学生学籍信息档案

此类档案主要应包含学校及各专业每学年的新生录取情况报表，学生相关电子照片、身份证复印件或扫描件，各专业班级情况表，每学期学生注册登记及学籍异动情况表，每学年毕业生情况信息表等相关信息档案。

（二）高职院校教务档案分类

随着高职院校的不断发展，在原有的理论教学基础上，高职教育越来越注重学生的动手操作能力与实验实训及创新能力，实践教学、顶岗实习越来越多地融入到高职教学范畴中来。教务档案管理本身就涉及学校在教育教学中的方方面面，是一个复杂的管理过程。若在原有的教务档案管理分类的基础上对这类档案进行规整的话，不但增加了档案规整的复杂性，容易产生错误，同时在档案整理与查询方面也增加了不小的难度。笔者认为，在高职教务档案管理分类上，应在原有的教务档案分类基础上再增加一项“校企合作与实践实习”信息档案类别，从而能够更好的对高职教育在校企合作及实践实习方面的教学档案进行整体的分类管理。这其中可包含校企合作相关规章及协议、校企合作“订单班”人才培养方案模式与计划、企业专家讲座教学、企业实践教学、学生顶岗实践实习及企业专家信息资料等相关信息档案。

三、教务信息化档案管理的规范性

高职教务信息档案不但涉及到学校日常教学中方方面面的信息，同时在校企合作、学生实习实践等方面也会产生大量的信息档案，因此在管理方面一定要采取必要的规范化措施以保障档案管理工作能够有条不紊的进行。

（一）规范信息化档案的类型

教务档案管理是一项严肃的工作，必须保证真实性，然而随着信息化水平不断提升，其文件载体与文件类型也多种多样，这在一定程度上影响了教务信息档案的统一性，对档案的收集与整理也造成了很大的困扰，同时也增加了档案的数据分析难度。因此，在教务信息档案管理过程中，必须要严格规范其文件存储类型和操作载体，以保证信息档案文件的统一性。

（二）规范信息化档案的文件命名格式

规范信息档案的文件命名格式，主要是为了方便档案有效的归类与查找，同时可以有效地避免档案的重复存储造成的数据冗余。

（三）规范信息化档案管理的操作流程

任何的管理模式都必须要有一套规范性的操作流程，在当前信息化的条件下，档案的收集整理与检索统计等工作，都可以利用自动化的信息技术来高效完成。这大大提高了档案管理人员的工作效率，从而能够最大限度地发挥信息技术的效能。

四、教务信息化档案管理的安全策略

当前，是信息爆炸的年代，信息载体随处可见，这也给教务档案管理工作带来了变革，使得其信息的查询与共享没有了时间与空间的概念。由于当前网络环境复杂，部分教务档案管理人员的安全意识不足，且教务档案有其一定的隐私性，因此，加强教务信息档案管理的安全意识变得尤为重要。

（一）加强教务档案管理人员的安全意识培训

通过多种渠道和方法对档案管理人员进行专业及能力培训，提高其计算机应用及软件操作能力，同时也要增强其安全防范意识。如不要将各种管理档案存放在公共的网络平台上，每一台服务器、计算机要确定其安全保障范围，服务器和计算机要有专人进行管理并设置相应的安全口令。

（二）从技术上完善安全防范措施

在教务信息档案系统中，设定专属的用户账户、权限及口令，规定和限制访问用户的合法性及操作权限。由专人通过定时备份和及时备份等相关手段，保存好教务信息档案相关数据，确保档案信息在遗失或系统瘫痪后能够以最快的速度恢复。教务档案管理的最终目的是更好地为学校的教育教学提供服务。在完善教务信息化档案管理工作的同时，我们还应该强化教务档案管理人员的管理意识，加强其档案管理的业务能力，强化管理流程和管理规范，从而使得教务档案管理工作能够更加规范、有效且顺利地开展。总之，教务档案管理工作是学校教学管理工作的基础，而教务信息化档案只是教务档案中的一部分。档案的信息化管理只是为档案管理工作所提供的一种工具，并不是档案管理的全部，因为纸质档案具有明显的原始性、真实性和权威性，这是信息化档案所无法替代的，如“学生相关信息”、“校企合作协议”和“相关的审批材料”等。因此，我们在对教务信息化档案进行规范管理的同时，一定要坚持重视纸质材料档案的存档与管理，并要做好两者之间的相对统一，以免在档案查找、利用、检查与评估的过程中出现材料缺失等相关问题。高职院校的不断发展和科学技术水平的不断提高必然会对高职院校的教务档案管理工作提出更高的要求。我们一定要充分利用现代化的资源和方法，科学有效地管理好教务档案，使其能够在学校今后的发展中发挥更大的作用。

作者:王田荣 单位:南京城市职业学院

参考文献:

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